Dokumentbestuur

'n Fooi van EUR 5,00 word gehef vir die eerste bladsy en EUR 0,50 vir elke daaropvolgende bladsy vir die gewone verskaffing van inligting, notules, kopieë of ander uitdrukke.

Vir die verskaffing van inligting wat spesiale maatreëls vereis, 'n dokument, kopie of ander drukstuk, word 'n vaste basiese fooi gehef, wat volgens die moeilikheidsgraad van die inligtingsoektog soos volg afgeskaal word:

• normale inligtingsoektog (werktyd minder as 2 uur) 30 euro
• veeleisende inligtingsoektog (werktyd 2 – 5 uur) 60 euro en
• baie veeleisende inligtingsoektog (werklading meer as 5 uur) 100 euro.

Benewens die basiese fooi word 'n fooi per bladsy gehef. In 'n dringende geval kan die dokumentfooi in een en 'n half keer gehef word.

Elkeen het die reg om inligting oor die owerheid se openbare dokument te ontvang ooreenkomstig die Wet op die Publisiteit van die Owerheid se aktiwiteite (621/1999).

Dit is nie nodig om 'n versoek om inligting oor openbare materiaal te regverdig nie, en die persoon wat die inligting aanvra, hoef nie te sê waarvoor die inligting gebruik gaan word nie. Sulke versoeke kan vrylik gerig word, byvoorbeeld per telefoon of e-pos. Versoeke vir inligting rakende dokumente van die stad Kerava word direk gerig aan die ampshouer of domein verantwoordelik vir die saak.

Indien nodig, kan u advies van die stad se registerkantoor kry oor die domeine van verskillende owerhede en die datamateriaal wat daar verwerk word.

Die stadsregisterkantoor kan óf per e-pos by kirjaamo@kerava.fi óf per telefoon by 09 29491 gekontak word.

Dit is 'n goeie idee om die inligtingsversoek so presies moontlik te spesifiseer om dit makliker te maak om die dokument te vind. Die versoek om inligting moet op so 'n wyse geïdentifiseer word dat dit duidelik is oor watter dokument of dokumente die versoek betrekking het. Byvoorbeeld, jy moet altyd die datum of titel van die dokument noem as dit bekend is. Die stadsowerheid kan die persoon wat die inligtingsversoek doen vra om hul versoek te beperk en te spesifiseer.

Wanneer jy die inligtingsversoek op dokumente rig, kan identifiserende inligting byvoorbeeld die naam van die register of diens wees waarin die dokument ingesluit is, asook inligting oor die tipe dokument (aansoek, besluit, tekening, bulletin). Die stad se dokumentpublisiteitsbeskrywing kan gevind word op die dokumentpublisiteitsbeskrywingbladsy. Om die versoek te spesifiseer, indien nodig, kontak die stadsdomein wie se dokument ter sprake is.

Die owerheid se dokumente sluit ook inligting in wat slegs onder sekere voorwaardes deur die wet gegee kan word en waarvoor die owerheid moet oorweeg of die inligting aan die versoeker gegee kan word. Dit geld byvoorbeeld inligting wat ingevolge die Publisiteitswet of spesiale wetgewing geheim gehou word.

Volgens die Publisiteitswet het 'n persoon wie se reg, belang of verpligting deur die aangeleentheid geraak word die reg om inligting oor die inhoud van 'n nie-openbare dokument te ontvang van die owerheid wat die saak hanteer of hanteer, wat 'n impak kan of gehad het oor die hantering van sy saak. Wanneer inligting oor 'n vertroulike dokument of dokumente aangevra word waaroor inligting slegs onder sekere voorwaardes vrygestel kan word, moet die persoon wat die dokument aanvra die doel van die gebruik van die inligting vermeld en hul identiteit kan verifieer. Jy kan die elektroniese vorm vind van hier af. Versoeke vir inligting wat sonder elektroniese identifikasie gemaak word, moet met 'n geldige amptelike foto ID-kaart gedoen word By die Kerava-transaksiepunt.

Wanneer slegs 'n gedeelte van die dokument publiek is, word die gevraagde inligting uit die publieke gedeelte van die dokument gegee sodat die geheime gedeelte nie geopenbaar word nie. Die versoeker van die dokument kan vir bykomende inligting gevra word indien dit nodig is om die voorwaardes vir die oorhandiging van die inligting duidelik te maak.

Inligting oor die publieke dokument sal so gou moontlik verskaf word, nie later nie as twee weke nadat die versoek om inligting gedoen is. Indien die verwerking en oplossing van die inligtingsversoek spesiale maatreëls of 'n groter werklading as gewoonlik vereis, sal inligting oor die dokument verskaf word of die aangeleentheid sal opgelos word binne een maand nadat die inligtingsversoek op die laatste gedoen is.

Volgens die EU Algemene Databeskermingsregulasie moet 'n versoek vir inspeksie van persoonlike data en 'n versoek vir regstelling van verkeerde data sonder onnodige vertraging en nie later nie as een maand na ontvangs van die versoek beantwoord word. Die tyd kan met 'n maksimum van twee maande verleng word.

Afhangende van die aard, omvang en vorm van die gevraagde inligting, kan die stad die gevraagde inligting hetsy elektronies, op papier of ter plaatse oorhandig.

Die databestuurseenheid moet ’n beskrywing byhou van die datareserwes wat hy bestuur en die saakregister in ooreenstemming met Artikel 906 van die Databestuurswet (2019/28). Die stad Kerava tree op as die inligtingbestuurseenheid wat in die wet genoem word.

Met behulp van hierdie beskrywing word die kliënte van die stad Kerava vertel hoe die stad datamateriaal bestuur wat in die owerheid se saakverwerking en diensverskaffing geskep word. Die doel van die beskrywing is om kliënte te help om die inhoud van die inligtingversoek te identifiseer en die inligtingversoek na die regte party te rig.

Die dokumentpublisiteitsbeskrywing vertel ook in watter mate die stad data verwerk wanneer hulle dienste lewer of sake hanteer. Die moontlikheid om inligting te kry oor watter datareserwes die stad het, dien die deursigtigheid van die administrasie.