Vir die geleentheid organiseerder

Die geleentheid se idee en teikengroep

Wanneer jy 'n geleentheid begin beplan, dink eers aan:

• Vir wie is die geleentheid bedoel?
• Wie gee dalk om?
• Watter soort inhoud sal dit goed wees om in die geleentheid te hê?
• Watter soort span het jy nodig om die geleentheid te laat gebeur?

ekonomiese

Die begroting is 'n belangrike deel van geleentheidbeplanning, maar afhangende van die aard van die geleentheid, is dit moontlik om dit selfs met 'n klein belegging te organiseer.

In die begroting is dit goed om uitgawes in ag te neem, soos bv

• koste wat uit die lokaal spruit
• werknemer uitgawes
• strukture, byvoorbeeld verhoog, tente, klankstelsel, beligting, gehuurde toilette en vullishouers
• lisensiegelde
• kunstenaarsgelde.

Dink na oor hoe jy die geleentheid kan finansier. Jy kan byvoorbeeld inkomste verkry

• met toegangskaartjies
• met borgskapooreenkomste
• met toelaes
• met verkoopsaktiwiteite by die geleentheid, byvoorbeeld 'n kafee of die verkoop van produkte
• deur aanbiedings- of verkoopspunte in die area aan verkopers te verhuur.

Vir meer inligting oor die stad se toelaes, besoek die stad se webwerf.

Jy kan ook aansoek doen vir toelaes van die staat of stigtings.

Lokaal

Kerava het baie gebiede en plekke wat geskik is vir geleenthede van verskillende groottes. Die keuse van lokaal word beïnvloed deur:

• die aard van die gebeurtenis
• geleentheid tyd
• teikengroep van die geleentheid
• ligging
• vryheid
• huurkoste.

Die stad Kerava bestuur verskeie fasiliteite. Binnenshuise ruimtes wat deur die stad besit word, word deur die Timmi-stelsel gereserveer. Jy kan meer inligting oor die fasiliteite op die stad se webwerf kry.

Buitelugruimtes wat deur die stad besit word, word bestuur deur Kerava-infrastruktuurdienste: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Dit is moontlik om samewerkingsgeleenthede met Kerava Stadsbiblioteek te reël. Jy kan meer inligting op die biblioteek se webwerf kry.

Hieronder vind u inligting oor die mees algemene geleentheidspermitte en -prosedures. Afhangende van die inhoud en aard van die geleentheid, kan jy ook ander soorte permitte en reëlings benodig.

Grondgebruikpermit

Die grondeienaar se toestemming word altyd vereis vir buiteluggeleenthede. Permitte vir openbare gebiede wat deur die stad besit word, soos strate en parkareas, word deur Kerava se infrastruktuurdienste uitgereik. Die permit word by Lupapiste.fi aangevra. Die eienaar van die area besluit oor die toestemming om privaat areas te gebruik. Jy kan die binnekant van die stad in die Timmi-stelsel vind.

Indien strate gesluit is en 'n busroete loop op die straat wat gesluit moet word, of gebeurtenisreëlings andersins busverkeer beïnvloed, moet HSL oor roeteveranderings gekontak word.

Kennisgewing aan die polisie en reddingsdienste

Kennisgewing van die openbare geleentheid moet skriftelik met die vereiste aanhangsels by die polisie gemaak word nie later nie as vyf dae voor die gebeurtenis en aan die reddingsdiens nie later nie as 14 dae voor die gebeurtenis. Hoe groter die geleentheid, hoe vroeër moet jy aan die beweeg wees.

Die aankondiging hoef nie in klein openbare geleenthede met min deelnemers gemaak te word nie en wat weens die aard van die geleentheid of die plek nie maatreëls vereis om orde en veiligheid te handhaaf nie. As jy onseker is of 'n verslag gedoen moet word, kontak die polisie of nooddienste-adviesdiens:

• Itä-Uusimaa-polisie: 0295 430 291 (skakelbord) of algemene dienste.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Sentraal-Uusimaa-reddingsdiens, 09 4191 4475 of paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Jy kan meer inligting oor openbare geleenthede en hoe om dit aan te meld op die polisie se webwerf kry.

Jy kan meer inligting oor gebeurtenissekuriteit op die reddingsoperasie se webwerf kry.

Geraaskennisgewing

’n Openbare geleentheid moet skriftelik by die munisipaliteit se omgewingsbeskermingsowerheid aangemeld word indien dit tydelike besonder steurende geraas of vibrasie veroorsaak, byvoorbeeld in ’n buitelugkonsert. Die kennisgewing word lank voor die neem van die maatreël of die aanvang van die aktiwiteit gemaak, maar nie later nie as 30 dae voor hierdie tyd.

Indien daar rede is om aan te neem dat die geraas van die gebeurtenis 'n steuring is, moet 'n geraasverslag gemaak word. Klankweergawe kan gebruik word by geleenthede wat tussen 7:22 en XNUMX:XNUMX gereël word sonder om 'n geraasverslag te maak, mits die volume op 'n redelike vlak gehou word. Musiek mag nie so hard gespeel word dat dit in woonstelle, in sensitiewe areas of wyd buite die geleentheidsarea gehoor kan word nie.

Die woonbuurt in die omliggende area moet vooraf oor die geleentheid ingelig word, hetsy op die behuisingsvereniging se kennisgewingbord of per posbusboodskappe. Gebiede wat sensitief is vir die geraas van die geleentheidsomgewing, soos ouetehuise, skole en kerke, moet ook in ag geneem word.

Sentraal-Uusimaa-omgewingsentrum is verantwoordelik vir geraasverslae in die area.

Jy kan meer inligting oor die geraasverslag op die webwerf van die Sentraal-Uusimaa-omgewingsentrum kry.

Kopiereg

Die uitvoering van musiek by geleenthede en geleenthede vereis betaling van Teosto se kopieregvergoedingsfooi.

Jy kan meer inligting oor musiekuitvoering en gebruikslisensies op Teosto se webwerf kry.

Kos

Kleiner operateurs, soos individue of stokperdjieklubs, hoef nie 'n verslag oor die klein verkope of bediening van kos te maak nie. Indien professionele verkopers na die geleentheid kom, moet hulle hul eie aktiwiteite by die Sentraal-Uusimaa-omgewingsentrum aanmeld. Tydelike bedieningslisensies word deur die plaaslike administratiewe owerheid toegestaan.

Jy kan meer inligting oor permitte vir professionele voedselverkope op die webwerf van die Sentraal-Uusimaa-omgewingsentrum kry.

Reddingsplan

Die organiseerder moet 'n reddingsplan vir die geleentheid voorberei

• waar daar na raming minstens 200 mense gelyktydig teenwoordig sal wees
• oop vlamme, vuurwerke of ander pirotegniese produkte word gebruik, of vuur en plofbare chemikalieë word as spesiale effekte gebruik
• die reëlings om die lokaal te verlaat verskil van gewoonlik of die aard van die geleentheid hou 'n spesiale gevaar vir mense in.

Wanneer die geleentheid gebou word, moet verseker word dat daar genoeg spasie vir redders en uittrekkers is, 'n deurgang van minstens vier meter. Die geleentheidsorganiseerder moet 'n kaart van die area so akkuraat moontlik maak, wat aan alle partye betrokke by die bou van die geleentheid versprei sal word.

Die reddingsplan word aan die polisie, die reddingsdiens en die geleentheidspersoneel gestuur.

Jy kan meer inligting oor gebeurtenissekuriteit kry op die webwerf van die reddingsdiens van Sentraal-Uusimaa.

Bestelling beheer

Indien nodig, sal sekuriteit tydens die geleentheid gemonitor word deur ordeleiers wat deur die geleentheidsorganiseerder aangestel is. Die polisie stel 'n minimum limiet vir die aantal bevelvoerders per geleentheid.

Eerstehulp

Die organiseerder van die geleentheid het die verpligting om voldoende noodhulpgereedheid vir die geleentheid te bespreek. Daar is nie 'n ondubbelsinnige aantal noodhulppersoneel vir 'n geleentheid nie, so dit moet verband hou met die aantal mense, risiko's en die grootte van die area. Geleenthede met 200–2 000 mense moet 'n aangewese noodhulpbeampte hê wat ten minste die EA 1-kursus of ekwivalent voltooi het. Ander noodhulppersoneel moet oor voldoende noodhulpvaardighede beskik.

Versekerings

Die geleentheidsorganiseerder is verantwoordelik vir enige ongelukke. Vind asseblief reeds in die beplanningsfase uit of versekering nodig is vir die geleentheid en, indien wel, watter soort. Jy kan by die versekeringsmaatskappy en die polisie daaroor navraag doen.

Elektrisiteit en water

Wanneer jy die lokaal bespreek, vind uit oor die beskikbaarheid van elektrisiteit. Neem asseblief kennis dat 'n standaardsok gewoonlik nie genoeg is nie, maar groter toestelle benodig driefasestroom (16A). Indien kos by die geleentheid verkoop of bedien word, moet water ook by die lokaal beskikbaar wees. Jy moet by die huurder van die lokaal navraag doen oor die beskikbaarheid van elektrisiteit en water.

Doen navraag oor die beskikbaarheid van elektrisiteit en water in Kerava se buitelugruimtes, asook sleutels tot elektriese kaste en waterpunte van Kervo se infrastruktuurdienste: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Raamwerk

Verskeie strukture word dikwels benodig vir die geleentheid, soos 'n verhoog, tente, afdakke en toilette. Dit is die verantwoordelikheid van die geleentheidsorganiseerder om te verseker dat die strukture selfs onverwagte weerverskynsels en ander vragte wat daarop geplaas word, kan weerstaan. Maak asseblief seker dat die tente en afdakke gepaste gewigte het.

Afvalbestuur, skoonmaak en herwinning

Dink aan watter soort vullis by die geleentheid gegenereer word en hoe jy sorg daarvoor om dit te herwin. Die organiseerder van die geleentheid is verantwoordelik vir die byeenkoms se afvalbestuur en die daaropvolgende skoonmaak van rommel areas.

Maak asseblief seker dat daar toilette in die geleentheidsarea is en dat jy met die ruimtebestuurder ooreengekom het oor die gebruik daarvan. As daar nie permanente toilette in die area is nie, moet jy dit huur.

Jy kan meer inligting oor afvalbestuurvereistes by geleenthede by Kerava-infrastruktuurdienste kry: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Tekens

Die geleentheid moet tekens hê vir die toilette (insluitend gestremde toilette en kindersorg) en die noodhulpstasie. Rookareas en nie-rookareas moet ook apart in die area gemerk word. Merk van parkeerplekke en leiding daarvoor moet by die grootste geleenthede in ag geneem word.

Goedere gevind

Die organiseerder van die geleentheid moet na die gevind goedere omsien en die ontvangs en aanstuur daarvan beplan.

Vryheid

Toeganklikheid maak gelyke deelname van mense aan die geleentheid moontlik. Dit kan byvoorbeeld in ag geneem word op podiums wat gereserveer is vir mense met verminderde mobiliteit of op plekke wat op ander maniere vir hulle gereserveer is. Dit is ook 'n goeie idee om toeganklikheidinligting by gebeurtenisbladsye te voeg. Indien die geleentheid nie hindernisvry is nie, onthou asseblief om ons vooraf in kennis te stel.

Jy kan instruksies vind om 'n toeganklike geleentheid te organiseer op die webwerf van die Invalidiliito.

Gebeurtenisbemarking moet deur verskeie kanale gedoen word. Dink na oor wie aan die geleentheid se teikengroep behoort en hoe jy hulle die beste kan bereik.

Bemarkingskanale

Kerava se gebeurteniskalender

Kondig die geleentheid vroegtydig aan in Kerava se geleentheidskalender. Die geleentheidskalender is 'n gratis kanaal wat alle partye wat geleenthede by Kerava organiseer, kan gebruik. Die gebruik van die kalender vereis registrasie as 'n gebruiker van die diens, hetsy as 'n maatskappy, gemeenskap of eenheid. Sodra jy geregistreer het, kan jy gebeure in die kalender publiseer.

Skakel na die voorblad van die geleentheidskalender.

Kort instruksionele video oor registrasie (events.kerava.fi).

Kort instruksionele video oor die skep van 'n geleentheid (YouTube)

Eie kanale en netwerke

• webwerf
• sosiale media
• e-pos lyste
• nuusbriewe
• kanale van eie belanghebbendes en vennote
• plakkate en pamflette

Die uitdeel van plakkate

Plakkate moet wyd versprei word. Jy kan hulle byvoorbeeld op die volgende plekke deel:

• die lokaal en sy omliggende areas
• Kerava biblioteek
• Sampola se verkooppunt
• Die kennisgewingborde van die Kauppakaare-voetgangerstraat en Kerava-stasie.

Jy kan die sleutels van die kennisgewingborde van die Kauppakaari-voetgangerstraat en die Kerava-stasie leen met 'n kwitansie van die stadsbiblioteek se kliëntediens. Die sleutel moet onmiddellik na gebruik terugbesorg word. Plakkate in A4- of A3-grootte kan na kennisgewingborde uitgevoer word. Die plakkate is onder 'n plastiekflap vasgemaak, wat outomaties toemaak. Jy het nie kleefband of ander vasmaaktoestelle nodig nie! Haal asseblief jou plakkate van die planke af na jou geleentheid.

Ander buitelugkennisgewingsborde kan byvoorbeeld in Kannisto en naby die Kaleva-sportpark en langs Ahjo se K-winkel gevind word.

Media samewerking

Dit is die moeite werd om oor die geleentheid aan die plaaslike media te kommunikeer en, afhangend van die geleentheid se teikengroep, met die nasionale media. Stuur 'n mediavrystelling of bied 'n voltooide storie aan wanneer die geleentheidprogram gepubliseer word of wanneer dit nader kom.

Plaaslike media kan in die geleentheid belangstel, byvoorbeeld Keski-Uusimaa en Keski-Uusimaa Viikko. Nasionale media moet genader word, byvoorbeeld koerante en tydskrifte, radio- en televisiekanale en aanlyn media. Dit is ook die moeite werd om na te dink oor samewerking met sosiale media-beïnvloeders en inhoudvervaardigers wat geskik is vir die geleentheid.

Kommunikasie samewerking met die stad

Die stad Kerava saai gereeld plaaslike geleenthede op sy eie kanale uit. Die geleentheid moet by die gemeenskaplike geleentheidskalender gevoeg word, vanwaar die stad, indien moontlik, die geleentheid op sy eie kanale sal deel.

Jy kan die stad se kommunikasie-eenheid kontak oor moontlike kommunikasiesamewerking: viestinta@kerava.fi.

Aanwysing van projekbestuurder of gebeurtenisvervaardiger

• Deel verantwoordelikhede
• Maak 'n geleentheidsplan

Finansies en begroting

• Betaalde of gratis geleentheid?
• Kaartjieverkoping
• Toekennings en beurse
• Vennote en borge
• Ander fondsinsamelingsmetodes

Geleentheidpermitte en kontrakte

• Permitte en kennisgewings (grondgebruik, polisie, brandweer, geraaspermit ensovoorts): om alle partye in te lig
• Kontrakte (huur, verhoog, klank, kunstenaars en so meer)

Gebeurtenisskedules

• Konstruksie skedule
• Programskedule
• Demontage skedule

Gebeurtenis inhoud

• Program
• Deelnemers
• Kunstenaars
• Aanbieder
• Genooide gaste
• Media
• Porsies

Veiligheid en risikobestuur

• Risikobepaling
• Redding en veiligheid plan
• Bestelling beheer
• Eerstehulp
• Wag
• Versekerings

Lokaal

• Raamwerk
• Bykomstighede
• Klankweergawe
• Inligting
• Tekens
• Verkeersbeheer
• Kaart

Kommunikasie

• Kommunikasieplan
• Webwerf
• Sosiale media
• Plakkate en Pamflette
• Mediavrystellings
• Betaalde advertensies
• Kliëntinligting, byvoorbeeld aankoms- en parkeerinstruksies
• Kanale van samewerkingsvennote en belanghebbendes

Netheid en omgewing van die geleentheid

• Toilette
• Vullishouers
• Opruiming

Werkers en werkers van Talkoo

• Induksie
• Werksverpligtinge
• Werk skofte
• Etes

Finale evaluering

• Versamel terugvoer
• Die verskaffing van terugvoer aan diegene wat aan die implementering van die geleentheid deelgeneem het
• Media monitering