إدارة الوثائق

بالنسبة لتوفير المعلومات أو المحاضر أو ​​النسخ أو المطبوعات الأخرى بشكل عادي، يتم فرض رسوم قدرها 5,00 يورو للصفحة الأولى و0,50 يورو لكل صفحة لاحقة.

لتوفير المعلومات التي تتطلب تدابير خاصة، وثيقة أو نسخة أو نسخة مطبوعة أخرى، يتم فرض رسوم أساسية ثابتة، والتي تتدرج وفقا لصعوبة البحث عن المعلومات على النحو التالي:

• البحث العادي عن المعلومات (وقت العمل أقل من ساعتين) 2 يورو
• البحث عن المعلومات المطلوبة (وقت العمل 2 - 5 ساعات) 60 يورو و
• البحث عن معلومات متطلب للغاية (عبء العمل أكثر من 5 ساعات) 100 يورو.

بالإضافة إلى الرسوم الأساسية، يتم فرض رسوم على كل صفحة. في الحالة العاجلة، يمكن تحصيل رسوم المستند مرة ونصف.

يحق لكل شخص الحصول على معلومات حول الوثيقة العامة للهيئة وفقا لقانون إشهار أنشطة الهيئة (621/1999).

ليست هناك حاجة لتبرير طلب الحصول على معلومات بشأن المواد العامة، ولا يتعين على الشخص الذي يطلب المعلومات أن يخبرنا عن الغرض الذي سيتم استخدام المعلومات من أجله. ويمكن تقديم مثل هذه الطلبات بحرية، على سبيل المثال عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. يتم توجيه طلبات الحصول على معلومات بخصوص وثائق مدينة كيرافا مباشرةً إلى صاحب المكتب أو المجال المسؤول عن الأمر.

إذا لزم الأمر، يمكنك الحصول على المشورة من مكتب التسجيل في المدينة حول نطاقات السلطات المختلفة ومواد البيانات التي تتم معالجتها هناك.

يمكن الاتصال بمكتب تسجيل المدينة إما عبر البريد الإلكتروني على kirjaamo@kerava.fi أو عبر الهاتف على الرقم 09 29491.

إنها فكرة جيدة أن تحدد طلب المعلومات بأكبر قدر ممكن من الدقة لتسهيل العثور على المستند. يجب تحديد طلب الحصول على المعلومات بطريقة تجعل من الواضح الوثيقة أو المستندات التي يتعلق بها الطلب. على سبيل المثال، يجب عليك دائمًا ذكر تاريخ أو عنوان المستند إذا كان معروفًا. يمكن لسلطة المدينة أن تطلب من الشخص الذي يقدم طلب المعلومات تحديد طلبه وتحديده.

عند توجيه طلب المعلومات إلى المستندات، يمكن أن تكون المعلومات التعريفية، على سبيل المثال، اسم السجل أو الخدمة التي تم تضمين المستند فيها، بالإضافة إلى معلومات حول نوع المستند (طلب، قرار، رسم، نشرة). يمكن العثور على وصف دعاية وثيقة المدينة في صفحة وصف دعاية الوثيقة. لتحديد الطلب، إذا لزم الأمر، اتصل بمجال المدينة الذي تكون وثيقته محل شك.

تتضمن وثائق الهيئة أيضًا معلومات لا يمكن تقديمها إلا في ظل ظروف معينة بموجب القانون والتي يجب على السلطة النظر فيما إذا كان من الممكن تقديم المعلومات لمقدم الطلب. وينطبق هذا، على سبيل المثال، على المعلومات التي تظل سرية بموجب قانون الدعاية أو التشريعات الخاصة.

وفقًا لقانون الدعاية، يحق للشخص الذي يتأثر حقه أو مصلحته أو التزامه بالمسألة الحصول على معلومات حول محتوى وثيقة غير عامة من السلطة التي تتعامل مع الأمر أو التي تتعامل معه، والتي يمكن أن يكون لها تأثير أو كان لها تأثير بشأن التعامل مع قضيته. عند طلب معلومات حول وثيقة سرية أو مستندات لا يمكن الكشف عنها إلا في ظل ظروف معينة، يجب على الشخص الذي يطلب الوثيقة أن يذكر الغرض من المعلومات وأن يكون قادرًا على التحقق من هويته. يمكنك العثور على النموذج الإلكتروني من هنا. يجب تقديم طلبات الحصول على المعلومات المقدمة دون تحديد هوية إلكترونية باستخدام بطاقة هوية رسمية سارية تحمل صورة عند نقطة معاملة Kerava.

عندما يكون جزء فقط من المستند عامًا، يتم تقديم المعلومات المطلوبة من الجزء العام من المستند حتى لا يتم الكشف عن الجزء السري. يمكن أن يطلب من طالب الوثيقة معلومات إضافية إذا كانت هناك حاجة إليها لتوضيح شروط تسليم المعلومات.

سيتم توفير المعلومات حول الوثيقة العامة في أقرب وقت ممكن، في موعد لا يتجاوز أسبوعين بعد تقديم طلب المعلومات. إذا كانت معالجة طلب المعلومات وحله تتطلب تدابير خاصة أو عبء عمل أكبر من المعتاد، فسيتم توفير معلومات حول المستند أو سيتم حل المشكلة خلال شهر واحد من تقديم طلب المعلومات على أبعد تقدير.

وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي، يجب الرد على طلب فحص البيانات الشخصية وطلب تصحيح البيانات غير الصحيحة دون تأخير لا مبرر له وفي موعد لا يتجاوز شهرًا واحدًا بعد تلقي الطلب. ويمكن تمديد المدة لمدة شهرين كحد أقصى.

اعتمادًا على طبيعة المعلومات المطلوبة ونطاقها وشكلها، يمكن للمدينة تسليم المعلومات المطلوبة إما إلكترونيًا أو ورقيًا أو في الموقع.

يجب أن تحتفظ وحدة إدارة البيانات بوصف لاحتياطيات البيانات التي تديرها وسجل الحالات وفقًا للمادة 906 من قانون إدارة البيانات (2019/28). تعمل مدينة كيرافا كوحدة إدارة المعلومات المذكورة في القانون.

بمساعدة هذا الوصف، يتم إخبار عملاء مدينة كيرافا بكيفية إدارة المدينة لمواد البيانات التي يتم إنشاؤها في معالجة الحالة وتقديم الخدمة الخاصة بالهيئة. الهدف من الوصف هو مساعدة العملاء على التعرف على محتوى طلب المعلومات وتوجيه طلب المعلومات إلى الطرف المناسب.

يوضح وصف الإعلان عن الوثيقة أيضًا إلى أي مدى تقوم المدينة بمعالجة البيانات عند إنتاج الخدمات أو التعامل مع الأمور. إن إمكانية الحصول على معلومات حول البيانات التي تحتفظ بها المدينة تخدم شفافية الإدارة.