لمنظم الحدث

فكرة الفعالية والفئة المستهدفة

عند البدء في التخطيط لحدث ما، فكر أولاً في:

• من هو الحدث المقصود؟
• من قد يهتم؟
• ما نوع المحتوى الذي سيكون من الجيد وجوده في هذا الحدث؟
• ما نوع الفريق الذي تحتاجه لتحقيق هذا الحدث؟

اقتصادي

تعد الميزانية جزءًا مهمًا من التخطيط للحدث، ولكن اعتمادًا على طبيعة الحدث، من الممكن تنظيمه حتى باستثمار صغير.

في الميزانية، من الجيد أن تأخذ في الاعتبار النفقات، مثل

• التكاليف الناشئة عن المكان
• نفقات الموظفين
• الهياكل، على سبيل المثال المسرح والخيام ونظام الصوت والإضاءة والمراحيض المستأجرة وحاويات القمامة
• رسوم الترخيص
• رسوم فناني الأداء.

فكر في كيفية تمويل هذا الحدث. يمكنك الحصول على دخل، على سبيل المثال

• مع تذاكر الدخول
• مع اتفاقيات الرعاية
• مع المنح
• مع أنشطة المبيعات في الحدث، على سبيل المثال مقهى أو بيع المنتجات
• عن طريق تأجير نقاط العرض أو البيع في المنطقة للبائعين.

لمزيد من المعلومات حول منح المدينة، قم بزيارة موقع المدينة.

يمكنك أيضًا التقدم بطلب للحصول على منح من الدولة أو المؤسسات.

تاباهتومابايكا

تضم مدينة كيرافا العديد من المناطق والأماكن المناسبة لإقامة الفعاليات بمختلف أحجامها. يتأثر اختيار المكان بما يلي:

• طبيعة الحدث
• وقت الحدث
• الفئة المستهدفة من الحدث
• موقع
• حرية
• تكاليف الإيجار.

تدير مدينة كيرافا العديد من المرافق. يتم حجز المساحات الداخلية المملوكة للمدينة من خلال نظام تيمي. يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول المرافق على موقع المدينة.

تتم إدارة المساحات الخارجية المملوكة للمدينة من خلال خدمات البنية التحتية في Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

من الممكن تنظيم فعاليات تعاون مع مكتبة مدينة كيرافا. يمكنك العثور على مزيد من المعلومات على موقع المكتبة.

ستجد أدناه معلومات حول تصاريح وإجراءات الفعاليات الأكثر شيوعًا. اعتمادًا على محتوى الحدث وطبيعته، قد تحتاج أيضًا إلى أنواع أخرى من التصاريح والترتيبات.

تصريح استخدام الأراضي

مطلوب دائمًا الحصول على إذن مالك الأرض للمناسبات الخارجية. يتم إصدار تصاريح المناطق العامة المملوكة للمدينة، مثل الشوارع ومناطق المتنزهات، من قبل خدمات البنية التحتية في كيرافا. يتم طلب التصريح على موقع Lupapiste.fi. يقرر مالك المنطقة السماح باستخدام المناطق الخاصة. يمكنك العثور على المناطق الداخلية للمدينة في نظام Timmi.

إذا كانت الشوارع مغلقة وكان مسار الحافلة يسير في الشارع المراد إغلاقه، أو كانت ترتيبات الحدث تؤثر بطريقة أخرى على حركة الحافلات، فيجب الاتصال بـ HSL بشأن تغييرات المسار.

إخطار الشرطة وخدمات الإنقاذ

يجب أن يتم الإخطار بالحدث العام كتابيًا مع المرفقات المطلوبة إلى الشرطة في موعد لا يتجاوز خمسة أيام قبل الحدث وإلى خدمة الإنقاذ في موعد لا يتجاوز 14 يومًا قبل الحدث. كلما كان الحدث أكبر، كلما كان عليك التحرك مبكرًا.

لا يلزم أن يتم الإعلان في مناسبات عامة صغيرة مع عدد قليل من المشاركين والتي، نظرًا لطبيعة الحدث أو المكان، لا تتطلب اتخاذ تدابير للحفاظ على النظام والسلامة. إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان يجب تقديم تقرير أم لا، فاتصل بالشرطة أو الخدمة الاستشارية لخدمات الطوارئ:

• شرطة Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (لوحة التبديل) أو الخدمات العامة.ita-uusimaa@poliisi.fi
• خدمة الإنقاذ المركزية في أوسيما، 09 4191 4475 أو paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول الأحداث العامة وكيفية الإبلاغ عنها على موقع الشرطة.

يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول أمان الأحداث على الموقع الإلكتروني لعملية الإنقاذ.

إشعار الضوضاء

يجب الإبلاغ عن حدث عام كتابيًا إلى هيئة حماية البيئة التابعة للبلدية إذا تسبب في حدوث ضوضاء أو اهتزازات مزعجة بشكل خاص، على سبيل المثال في حفل موسيقي في الهواء الطلق. يتم إرسال الإخطار قبل وقت طويل من اتخاذ الإجراء أو بدء النشاط، ولكن في موعد لا يتجاوز 30 يومًا قبل هذا الوقت.

إذا كان هناك سبب لافتراض أن الضوضاء الناتجة عن الحدث تمثل إزعاجًا، فيجب إعداد تقرير عن الضوضاء. يمكن استخدام إعادة إنتاج الصوت في الأحداث التي يتم تنظيمها بين الساعة 7 صباحًا و22 مساءً دون تقديم تقرير عن الضوضاء، بشرط الحفاظ على مستوى الصوت عند مستوى معقول. لا يجوز تشغيل الموسيقى بصوت عالٍ بحيث يمكن سماعها في الشقق أو في المناطق الحساسة أو على نطاق واسع خارج منطقة الحدث.

يجب إبلاغ الحي الموجود في المنطقة المحيطة بالحدث مسبقًا، إما على لوحة إعلانات جمعية الإسكان أو عن طريق رسائل صندوق البريد. ويجب أيضًا مراعاة المناطق الحساسة لضوضاء بيئة الحدث، مثل دور رعاية المسنين والمدارس والكنائس.

يعد مركز Uusimaa البيئي المركزي مسؤولاً عن تقارير الضوضاء في المنطقة.

يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول تقرير الضوضاء على الموقع الإلكتروني لمركز البيئة المركزي في أوسيما.

حقوق النشر

يتطلب أداء الموسيقى في الأحداث والمناسبات دفع رسوم تعويض حقوق الطبع والنشر لشركة Teosto.

يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول تراخيص الأداء والاستخدام الموسيقي على موقع Teosto الإلكتروني.

الأطعمة

لا يحتاج صغار المشغلين، مثل الأفراد أو نوادي الهوايات، إلى تقديم تقرير عن عمليات البيع الصغيرة أو تقديم الطعام. إذا كان البائعون المحترفون قادمون إلى الحدث، فيجب عليهم الإبلاغ عن أنشطتهم الخاصة إلى مركز البيئة المركزي في أوسيما. يتم منح تراخيص الخدمة المؤقتة من قبل السلطة الإدارية الإقليمية.

يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول تصاريح مبيعات المواد الغذائية الاحترافية على الموقع الإلكتروني لمركز البيئة المركزي في أوسيما.

خطة الإنقاذ

يجب على المنظم إعداد خطة إنقاذ لهذا الحدث

• حيث تشير التقديرات إلى أن ما لا يقل عن 200 شخص سيكونون حاضرين في نفس الوقت
• يتم استخدام اللهب المكشوف أو الألعاب النارية أو غيرها من منتجات الألعاب النارية، أو يتم استخدام المواد الكيميائية النارية والمتفجرة كمؤثرات خاصة
• تختلف ترتيبات الخروج من المكان عن المعتاد أو أن طبيعة الحدث تشكل خطراً خاصاً على الناس.

ويجب عند بناء الفعالية التأكد من وجود مساحة كافية للمنقذين والمخرجين، وممر لا يقل عن أربعة أمتار. يجب على منظم الحدث وضع خريطة للمنطقة بأكبر قدر ممكن من الدقة، والتي سيتم توزيعها على جميع الأطراف المشاركة في بناء الحدث.

يتم إرسال خطة الإنقاذ إلى الشرطة وخدمة الإنقاذ وموظفي الحدث.

يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول أمن الأحداث على الموقع الإلكتروني لخدمة الإنقاذ في وسط أوسيما.

مراقبة الطلب

إذا لزم الأمر، سيتم مراقبة الأمن أثناء الحدث من قبل منظمين يعينهم منظم الحدث. تضع الشرطة حدًا أدنى لعدد المنظمين لكل حدث.

إنسيابو

يلتزم منظم الحدث بتوفير الاستعداد الكافي للإسعافات الأولية لهذا الحدث. لا يوجد عدد لا لبس فيه من موظفي الإسعافات الأولية لحدث ما، لذلك يجب أن يكون مرتبطًا بعدد الأشخاص والمخاطر وحجم المنطقة. يجب أن يكون للفعاليات التي تضم ما بين 200 إلى 2 شخص موظف إسعافات أولية معين أكمل دورة EA 000 على الأقل أو ما يعادلها. يجب أن يتمتع أفراد الإسعافات الأولية الآخرون بمهارات كافية في الإسعافات الأولية.

فاكوتوكسيت

منظم الحدث هو المسؤول عن أي حوادث. يرجى معرفة ما إذا كان التأمين ضروريًا للحدث، في مرحلة التخطيط، وما هو نوعه إذا كان الأمر كذلك. بإمكانك الاستفسار عن ذلك من شركة التأمين والشرطة.

الكهرباء والماء

عند حجز المكان، تعرف على مدى توفر الكهرباء. يرجى ملاحظة أن المقبس القياسي لا يكفي عادةً، لكن الأجهزة الأكبر حجمًا تحتاج إلى تيار ثلاثي الطور (16 أمبير). إذا تم بيع الطعام أو تقديمه في الحدث، فيجب أيضًا توفير المياه في المكان. يجب عليك الاستفسار عن مدى توفر الكهرباء والماء من مستأجر المكان.

استفسر عن توفر الكهرباء والماء في المساحات الخارجية في كيرافا، بالإضافة إلى مفاتيح الخزانات الكهربائية ونقاط المياه من خدمات البنية التحتية في كيرافا: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

نطاق

غالبًا ما تكون هناك حاجة إلى هياكل مختلفة لهذا الحدث، مثل المسرح والخيام والمظلات والمراحيض. تقع على عاتق منظم الحدث مسؤولية التأكد من أن الهياكل يمكنها تحمل حتى الظواهر الجوية غير المتوقعة والأحمال الأخرى المفروضة عليها. يرجى التأكد، على سبيل المثال، من أن الخيام والمظلات لها أوزان مناسبة.

إدارة النفايات والتنظيف وإعادة التدوير

فكر في نوع القمامة التي يتم توليدها في هذا الحدث وكيفية الاهتمام بإعادة تدويرها. يتحمل منظم الحدث مسؤولية إدارة نفايات الحدث والتنظيف اللاحق للمناطق المتناثرة.

يرجى التأكد من وجود مراحيض في منطقة الحدث وأنك وافقت على استخدامها مع مدير المساحة. إذا لم تكن هناك مراحيض دائمة في المنطقة، عليك استئجارها.

يمكنك الحصول على مزيد من المعلومات حول متطلبات إدارة النفايات في الأحداث من خدمات البنية التحتية لشركة Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

علامات

يجب أن يحتوي الحدث على لافتات للمراحيض (بما في ذلك مراحيض ذوي الاحتياجات الخاصة ورعاية الأطفال) ومحطة الإسعافات الأولية. يجب أيضًا تحديد مناطق التدخين والمناطق المخصصة لغير المدخنين بشكل منفصل في المنطقة. يجب مراعاة وضع علامات على أماكن وقوف السيارات وتوجيهها في الأحداث الكبرى.

وجدت البضائع

يجب على منظم الحدث الاهتمام بالبضائع التي تم العثور عليها والتخطيط لاستقبالها وإرسالها.

حرية

تتيح إمكانية الوصول المشاركة المتساوية للأشخاص في الحدث. ويمكن أخذها بعين الاعتبار، على سبيل المثال، على المنصات المخصصة للأشخاص ذوي الحركة المحدودة أو في الأماكن المخصصة لهم بطرق أخرى. من الجيد أيضًا إضافة معلومات إمكانية الوصول إلى صفحات الأحداث. إذا لم يكن الحدث خاليًا من العوائق، فيرجى تذكر إخطارنا مسبقًا.

يمكنك العثور على تعليمات لتنظيم حدث يمكن الوصول إليه على الموقع الإلكتروني لـ Invalidiliito.

يجب أن يتم تسويق الأحداث باستخدام قنوات متعددة. فكر في من ينتمي إلى المجموعة المستهدفة للحدث وكيف يمكنك الوصول إليهم على أفضل وجه.

قنوات التسويق

تقويم أحداث Kerava

أعلن عن الحدث في الوقت المناسب في تقويم أحداث Kerava. تقويم الأحداث هو قناة مجانية يمكن لجميع الأطراف التي تنظم الأحداث في Kerava استخدامها. يتطلب استخدام التقويم التسجيل كمستخدم للخدمة إما كشركة أو مجتمع أو وحدة. بمجرد التسجيل، يمكنك نشر الأحداث في التقويم.

رابط إلى الصفحة الأولى من تقويم الحدث.

فيديو تعليمي قصير عن التسجيل (events.kerava.fi).

فيديو تعليمي قصير حول إنشاء حدث (يوتيوب)

القنوات والشبكات الخاصة

• موقع إلكتروني
• وسائل التواصل الاجتماعي
• قوائم البريد الإلكتروني
• النشرات الإخبارية
• قنوات أصحاب المصلحة والشركاء
• الملصقات والمنشورات

توزيع الملصقات

يجب توزيع الملصقات على نطاق واسع. يمكنك مشاركتها في الأماكن التالية على سبيل المثال:

• المكان والمناطق المحيطة به
• مكتبة كيرافا
• نقطة بيع سامبولا
• لوحات الإعلانات في شارع المشاة Kauppakaare ومحطة Kerava.

يمكنك استعارة مفاتيح لوحات الإعلانات في شارع المشاة Kauppakaari ومحطة Kerava بإيصال من خدمة العملاء بمكتبة المدينة. ويجب إعادة المفتاح مباشرة بعد الاستخدام. يمكن تصدير الملصقات بحجم A4 أو A3 إلى لوحات الإعلانات. الملصقات مرفقة تحت غطاء بلاستيكي، والذي يغلق تلقائيًا. لا تحتاج إلى شريط أو أجهزة تثبيت أخرى! يرجى إزالة الملصقات الخاصة بك من اللوحات بعد الحدث الخاص بك.

يمكن العثور على لوحات إعلانات خارجية أخرى، على سبيل المثال، في كانيستو وبالقرب من منتزه كاليفا الرياضي وبجوار متجر Ahjo's K.

التعاون الإعلامي

ومن الجدير بالحديث عن هذا الحدث إلى وسائل الإعلام المحلية، واعتمادًا على المجموعة المستهدفة للحدث، إلى وسائل الإعلام الوطنية. أرسل بيانًا إعلاميًا أو قدم قصة منتهية عند نشر برنامج الحدث أو عند اقتراب موعده.

قد تكون وسائل الإعلام المحلية مهتمة بالحدث، على سبيل المثال Keski-Uusimaa وKeski-Uusimaa Viikko. وينبغي الاتصال بوسائل الإعلام الوطنية، على سبيل المثال، الصحف والدوريات وقنوات الإذاعة والتلفزيون ووسائل الإعلام عبر الإنترنت. ومن الجدير أيضًا التفكير في التعاون مع المؤثرين على وسائل التواصل الاجتماعي ومنتجي المحتوى المناسب لهذا الحدث.

التعاون التواصلي مع المدينة

تبث مدينة كيرافا بشكل دوري الأحداث المحلية على قنواتها الخاصة. يجب إضافة الحدث إلى تقويم الأحداث المشترك، والذي ستشارك المدينة من خلاله، إن أمكن، الحدث على قنواتها الخاصة.

يمكنك الاتصال بوحدة الاتصالات بالمدينة بشأن التعاون الاتصالاتي المحتمل: viestinta@kerava.fi.

تعيين مدير المشروع أو منتج الحدث

• تقاسم المسؤوليات
• ضع خطة للحدث

المالية والميزانية

• حدث مدفوع أم مجاني؟
• بيع التذاكر
• المنح والمنح الدراسية
• الشركاء والرعاة
• طرق جمع التبرعات الأخرى

تصاريح الأحداث والعقود

• التصاريح والإخطارات (استخدام الأراضي، الشرطة، هيئة الإطفاء، تصريح الضوضاء وما إلى ذلك): إبلاغ جميع الأطراف
• العقود (الإيجار، المسرح، الصوت، فناني الأداء، وما إلى ذلك)

جداول الأحداث

• جدول البناء
• جدول برنامج
• جدول التفكيك

محتوى الحدث

• برنامج
• مشاركون
• فناني الأداء
• مقدم
• الضيوف المدعوين
• وسائط
• حصص

السلامة وإدارة المخاطر

• تقييم المخاطر
• خطة الإنقاذ والسلامة
• مراقبة الطلب
• إنسيابو
• يحمي
• فاكوتوكسيت

تاباهتومابايكا

• نطاق
• مُكَمِّلات
• استنساخ الصوت
• معلومة
• علامات
• التحكم بالمرور
• كارتا

تواصل

• خطة تواصل
• فيركوسيفوستو
• وسائل التواصل الاجتماعي
• الملصقات والنشرات
• النشرات الإعلامية
• الإعلانات المدفوعة
• معلومات العملاء، على سبيل المثال تعليمات الوصول ومواقف السيارات
• قنوات شركاء التعاون وأصحاب المصلحة

نظافة وبيئة الحدث

• مراحيض
• حاويات القمامة
• مسح

العمال والعاملات من Talkoo

• تعريفي
• واجبات العمل
• نوبات العمل
• وجبات

التقييم النهائي

• جمع ردود الفعل
• تقديم التغذية الراجعة لمن شارك في تنفيذ الحدث
• رصد وسائل الإعلام