За организатора на събитието

Идея на събитието и целева група

Когато започнете да планирате събитие, първо помислете за:

• За кого е предназначено събитието?
• На кого може да му пука?
• Какъв вид съдържание би било добре да има в събитието?
• Какъв екип ви е необходим, за да се случи събитието?

Икономически

Бюджетът е важна част от планирането на събитието, но в зависимост от естеството на събитието е възможно то да се организира дори с малка инвестиция.

В бюджета е добре да се отчетат разходи, като напр

• разходи, произтичащи от мястото
• разходи за служители
• конструкции, например сцена, шатри, озвучителна система, осветление, тоалетни под наем и контейнери за боклук
• лицензионни такси
• хонорари на изпълнители.

Помислете как можете да финансирате събитието. Можете да получите доход, например

• с входни билети
• със спонсорски договори
• с грантове
• с дейности по продажби на събитието, например кафене или продажба на продукти
• чрез наемане на презентационни или търговски точки в района на продавачи.

За повече информация относно грантовете на града посетете уебсайта на града.

Можете също да кандидатствате за субсидии от държавата или фондации.

Тапахтумапаикка

Kerava разполага с много зони и места, подходящи за събития от различен мащаб. Изборът на място се влияе от:

• естеството на събитието
• време на събитието
• целева група на събитието
• местоположение
• свобода
• разходи за наем.

Град Керава управлява няколко съоръжения. Вътрешните пространства, собственост на града, се запазват чрез системата Timmi. Повече информация за съоръженията можете да намерите на сайта на града.

Външните пространства, собственост на града, се управляват от инфраструктурните услуги на Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Възможно е да се организират събития за сътрудничество с Градската библиотека на Керава. Повече информация можете да намерите на сайта на библиотеката.

По-долу ще намерите информация за най-често срещаните разрешителни и процедури за събития. В зависимост от съдържанието и естеството на събитието може да имате нужда и от други видове разрешителни и договорености.

Разрешение за ползване на земя

За събития на открито винаги се изисква разрешение от собственика на земята. Разрешителните за обществени площи, собственост на града, като улици и паркови зони, се издават от инфраструктурните служби на Kerava. Разрешителното се кандидатства на Lupapiste.fi. Собственикът на района взема решение относно разрешението за използване на частни площи. Можете да намерите вътрешността на града в системата Timmi.

Ако улиците са затворени и автобусен маршрут минава по улицата, която трябва да бъде затворена, или организирането на събитие по друг начин засяга автобусния трафик, трябва да се свържете с HSL относно промени в маршрута.

Уведомяване на полицията и спасителните служби

Уведомяването за публичното събитие трябва да бъде направено писмено с необходимите приложения до полицията не по-късно от пет дни преди събитието и до спасителната служба не по-късно от 14 дни преди събитието. Колкото по-голямо е събитието, толкова по-рано трябва да тръгнете.

Не е необходимо обявяването да се прави при малки публични събития с малко участници и които поради естеството на събитието или мястото на провеждане не изискват мерки за опазване на реда и безопасността. Ако не сте сигурни дали трябва да бъде подаден сигнал, свържете се с полицията или службата за бърза помощ:

• Полиция Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (централно табло) или общи услуги.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Централна спасителна служба на Уусимаа, 09 4191 4475 или paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Можете да намерите повече информация за публични прояви и как да подадете сигнал за тях на сайта на полицията.

Можете да намерите повече информация за сигурността на събитията на уебсайта на спасителната операция.

Уведомяване за шум

Публичното събитие трябва да бъде докладвано писмено на общинския орган по опазване на околната среда, ако причинява временен особено обезпокоителен шум или вибрации, например при концерт на открито. Уведомяването се извършва достатъчно време преди предприемане на мярката или започване на дейността, но не по-късно от 30 дни преди този час.

Ако има основание да се предполага, че шумът от събитието е смущение, трябва да се направи доклад за шума. Възпроизвеждането на звук може да се използва на събития, организирани между 7 сутринта и 22 часа, без да се прави доклад за шум, при условие че силата на звука се поддържа на разумно ниво. Музиката може да не се възпроизвежда толкова силно, че да се чува в апартаменти, в чувствителни зони или извън зоната на събитието.

Кварталът в района трябва да бъде информиран за събитието предварително или на таблото на жилищната асоциация, или чрез съобщения в пощенската кутия. Зоните, чувствителни към шума от средата на събитието, като старчески домове, училища и църкви, също трябва да бъдат взети под внимание.

Централният екологичен център на Уусимаа отговаря за докладите за шума в района.

Можете да намерите повече информация за доклада за шума на уебсайта на Централния екологичен център на Уусимаа.

Авторски права

Изпълнението на музика на събития и събития изисква плащане на таксата за компенсация за авторски права на Teosto.

Можете да намерите повече информация относно музикалното изпълнение и лицензите за използване на уебсайта на Teosto.

храни

По-малките оператори, като физически лица или хоби клубове, не трябва да правят отчет за малката продажба или сервиране на храна. Ако професионални продавачи идват на събитието, те трябва да докладват собствените си дейности на Централния екологичен център на Уусимаа. Лицензите за временно обслужване се издават от областния административен орган.

Можете да намерите повече информация относно разрешителните за професионална продажба на храни на уебсайта на Централния екологичен център на Уусимаа.

Спасителен план

Организаторът трябва да подготви спасителен план за събитието

• където се очаква да присъстват поне 200 души едновременно
• се използват открити пламъци, фойерверки или други пиротехнически продукти или се използват пожарни и експлозивни химикали като специални ефекти
• условията за излизане от мястото на събитието се различават от обичайните или естеството на събитието представлява особена опасност за хората.

При изграждането на събитието трябва да се гарантира, че има достатъчно място за спасители и напускащи, проход от най-малко четири метра. Организаторът на събитието трябва да направи възможно най-точна карта на района, която ще бъде разпространена на всички страни, участващи в изграждането на събитието.

Спасителният план се изпраща на полицията, спасителната служба и персонала на събитието.

Можете да намерите повече информация относно сигурността на събитията на уебсайта на спасителната служба на Централна Уусимаа.

Контрол на поръчката

При необходимост сигурността по време на събитието ще се следи от санитари, назначени от организатора на събитието. Полицията определя минимален лимит за броя на санитарите на събитие.

Енсиапу

Организаторът на събитието има задължението да осигури достатъчна готовност за първа помощ за събитието. Няма недвусмислен брой на персонала за първа помощ за дадено събитие, така че той трябва да бъде свързан с броя на хората, рисковете и размера на района. Събития с 200–2 души трябва да имат назначен служител по първа помощ, който е завършил поне курс EA 000 или еквивалентен. Другият персонал за оказване на първа помощ трябва да има достатъчно умения за оказване на първа помощ.

Застраховки

Организаторът на събитието носи отговорност за евентуални инциденти. Моля, разберете още във фазата на планиране дали е необходима застраховка за събитието и ако да, каква. Можете да попитате за това в застрахователната компания и полицията.

Ток и вода

Когато резервирате място, информирайте се за наличието на електричество. Моля, имайте предвид, че обикновено стандартен контакт не е достатъчен, но по-големите устройства се нуждаят от трифазен ток (16A). Ако на събитието се продава или сервира храна, на мястото трябва да има и вода. За наличието на ток и вода трябва да се информирате от наемателя на обекта.

Попитайте за наличието на електричество и вода във външните пространства на Kerava, както и за ключове за електрически шкафове и точки за вода от инфраструктурните услуги на Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

рамка

Често са необходими различни конструкции за събитието, като сцена, шатри, сенници и тоалетни. Отговорност на организатора на събитието е да гарантира, че конструкциите могат да издържат дори на неочаквани метеорологични явления и други натоварвания върху тях. Моля, уверете се например, че палатките и сенниците имат подходящи тежести.

Управление на отпадъци, почистване и рециклиране

Помислете какъв вид боклук се генерира на събитието и как се грижите за рециклирането му. Организаторът на събитието е отговорен за управлението на отпадъците на събитието и последващото почистване на затрупаните площи.

Моля, уверете се, че има тоалетни в зоната на събитието и че сте се договорили за тяхното използване с мениджъра на пространството. Ако в района няма постоянни тоалетни, трябва да ги наемете.

Можете да получите повече информация относно изискванията за управление на отпадъците на събития от инфраструктурните услуги на Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Знаци

Събитието трябва да има знаци за тоалетните (включително тоалетните за хора с увреждания и детските) и станцията за първа помощ. Зоните за пушачи и зоните за непушачи също трябва да бъдат маркирани отделно в зоната. Маркирането на местата за паркиране и насочването към тях трябва да се вземат предвид при най-големите събития.

Намерени стоки

Организаторът на събитието трябва да се погрижи за намерените стоки и да планира тяхното приемане и изпращане.

Свобода

Достъпността позволява равностойно участие на хората в събитието. Може да се вземе предвид например на подиуми, запазени за хора с намалена подвижност, или на места, запазени за тях по друг начин. Също така е добра идея да добавите информация за достъпност към страниците на събитието. Ако събитието не е без бариери, моля, не забравяйте да ни уведомите предварително.

Инструкции за организиране на достъпно събитие можете да намерите на сайта на Invalidiliito.

Маркетингът на събития трябва да се извършва с помощта на множество канали. Помислете кой принадлежи към целевата група на събитието и как най-добре можете да достигнете до тях.

Маркетингови канали

Календар на събитията на Kerava

Обявете събитието своевременно в календара на събитията на Kerava. Календарът на събитията е безплатен канал, който могат да използват всички страни, организиращи събития в Kerava. Използването на календара изисква регистрация като потребител на услугата като компания, общност или единица. След като се регистрирате, можете да публикувате събития в календара.

Връзка към началната страница на календара на събитията.

Кратко видео с инструкции за регистрация (events.kerava.fi).

Кратко видео с инструкции за създаване на събитие (YouTube)

Собствени канали и мрежи

• уебсайт
• социална медия
• имейл списъци
• бюлетини
• канали на собствени заинтересовани страни и партньори
• плакати и листовки

Раздаване на плакати

Плакатите трябва да се разпространяват широко. Можете да ги споделите на следните места, например:

• мястото и околните райони
• Библиотека Керава
• Търговски обект на Sampola
• Таблата на пешеходната улица Kauppakaare и гара Kerava.

Можете да вземете назаем ключовете от информационните табла на пешеходната улица Kauppakaari и гара Kerava с касова бележка от отдела за обслужване на клиенти на градската библиотека. Ключът трябва да бъде върнат веднага след употреба. Плакати с размер А4 или А3 могат да бъдат експортирани на табла за обяви. Плакатите са прикрепени под пластмасов капак, който се затваря автоматично. Нямате нужда от тиксо или други фиксиращи устройства! Моля, свалете плакатите си от дъските след събитието.

Други табла за обяви на открито могат да бъдат намерени например в Каннисто и близо до спортен парк Калева и до K-shop на Ahjo.

Медийно сътрудничество

Струва си да съобщите за събитието на местните медии и, в зависимост от целевата група на събитието, на националните медии. Изпратете медийно съобщение или предложете готова история, когато програмата на събитието е публикувана или когато наближава.

Местните медии може да се интересуват от събитието, например Keski-Uusimaa и Keski-Uusimaa Viikko. Трябва да се подходи към националните медии, например вестници и периодични издания, радио и телевизионни канали и онлайн медии. Също така си струва да помислите за сътрудничество с инфлуенсъри в социалните медии и производители на съдържание, подходящи за събитието.

Комуникационно сътрудничество с града

Град Керава периодично излъчва местни събития по собствените си канали. Събитието трябва да бъде добавено към общия календар на събитията, от който градът, ако е възможно, ще сподели събитието в собствените си канали.

Можете да се свържете с комуникационното звено на града относно възможно комуникационно сътрудничество: viestinta@kerava.fi.

Определяне на ръководител на проекта или продуцент на събитие

• Споделете отговорностите
• Направете план за събитието

Финанси и бюджет

• Платено или безплатно събитие?
• Продажба на билети
• Безвъзмездни средства и стипендии
• Партньори и спонсори
• Други методи за набиране на средства

Разрешения и договори за събития

• Разрешителни и уведомления (използване на земя, полиция, противопожарна служба, разрешително за шум и т.н.): информиране на всички страни
• Договори (наем, сцена, звук, изпълнители и т.н.)

Графици на събитията

• График на строителството
• График на програмата
• График за демонтаж

Съдържание на събитието

• програма
• Участници
• Изпълнители
• Водещ
• Поканени гости
• Медия
• Порции

Безопасност и управление на риска

• Оценка на риска
• План за спасяване и безопасност
• Контрол на поръчката
• Енсиапу
• Пазач
• Застраховки

Тапахтумапаикка

• рамка
• Аксесоари
• Възпроизвеждане на звук
• Информация
• Знаци
• Контрол на трафика
• Карта

Комуникация

• Комуникационен план
• уебсайт
• Социална медия
• Плакати и флаери
• Съобщения за медиите
• Платена реклама
• Информация за клиента, например инструкции за пристигане и паркиране
• Канали за сътрудничество партньори и заинтересовани страни

Чистота и среда на събитието

• Тоалетни
• Контейнери за боклук
• Изчиствам

Работници и работници от Talkoo

• Индукция
• Работни задължения
• Работни смени
• Храна

Крайна оценка

• Събиране на обратна връзка
• Осигуряване на обратна връзка с участвалите в реализирането на събитието
• Медиен мониторинг