Upravljanje dokumentima

Za uobičajeno davanje informacija, zapisnika, kopija ili drugih ispisa naplaćuje se naknada od 5,00 eura za prvu stranicu i 0,50 eura za svaku narednu stranicu.

Za davanje informacija koje zahtijevaju posebne mjere, dokumenta, kopiju ili drugi ispis, naplaćuje se fiksna osnovna naknada, koja se skalira prema težini traženja informacija na sljedeći način:

• normalno pretraživanje informacija (radno vrijeme manje od 2 sata) 30 eura
• zahtjevno traženje informacija (radno vrijeme 2 – 5 sati) 60 eura i
• veoma zahtjevna pretraga informacija (opterećenje više od 5 sati) 100 eura.

Pored osnovne naknade, naplaćuje se i naknada po stranici. U hitnom slučaju, taksa za dokument se može naplatiti u jednom i pol puta.

Svako ima pravo na informaciju o javnoj ispravi organa u skladu sa Zakonom o javnosti rada organa (621/1999).

Zahtjev za informacijama nije potrebno obrazlagati na javnom materijalu, a osoba koja traži informaciju ne mora reći za šta će se informacije koristiti. Takvi zahtjevi se mogu uputiti slobodno, na primjer telefonom ili e-poštom. Zahtjevi za informacijama u vezi sa dokumentima grada Kerave upućuju se direktno nosiocu funkcije ili domeni odgovornom za predmet.

Ako je potrebno, možete dobiti savjet od gradske matične službe o domenima različitih tijela i materijalima koji se tamo obrađuju.

Gradski matični ured se može kontaktirati putem e-pošte na kirjaamo@kerava.fi ili putem telefona na broj 09 29491.

Dobra je ideja što preciznije navesti zahtjev za informacijama kako biste lakše pronašli dokument. Zahtjev za informacijama mora biti identificiran na način da bude jasno na koji se dokument ili dokumente zahtjev odnosi. Na primjer, uvijek treba navesti datum ili naslov dokumenta ako je poznat. Gradska vlast može tražiti od osobe koja traži informaciju da ograniči i precizira svoj zahtjev.

Kada zahtjev za informacijama ciljate na dokumente, identifikacijski podaci mogu biti, na primjer, naziv registra ili servisa u koji je dokument uključen, kao i informacija o vrsti dokumenta (zahtjev, odluka, crtež, bilten). Opis javnog dokumenta grada može se naći na stranici opisa javnosti dokumenta. Za preciziranje zahtjeva, ako je potrebno, kontaktirajte gradsku domenu čiji je dokument u pitanju.

U dokumentima organa nalaze se i informacije koje se mogu dati samo pod određenim uslovima zakonom i za koje organ mora razmotriti da li se informacije mogu dati podnosiocu zahtjeva. Ovo se, na primjer, odnosi na informacije koje se čuvaju u tajnosti prema Zakonu o javnosti ili posebnim zakonima.

Prema Zakonu o javnoj javnosti, osoba na čije pravo, interes ili obavezu je zahvaćena stvar ima pravo dobiti informaciju o sadržaju dokumenta koji nije za javnost od organa koji se bavi ili vodi predmet, a koji može ili je imao utjecaja o vođenju njegovog slučaja. Prilikom traženja informacija o povjerljivom dokumentu ili dokumentima koji se mogu otkriti samo pod određenim uslovima, osoba koja traži dokument mora navesti svrhu informacije i moći provjeriti svoj identitet. Elektronski obrazac možete pronaći odavde. Zahtjevi za informacijama bez elektronske identifikacije moraju se podnijeti uz važeću službenu ličnu kartu sa fotografijom Na transakcijskom mjestu Kerava.

Kada je samo dio dokumenta javan, tražena informacija se daje iz javnog dijela dokumenta kako se tajni dio ne bi otkrio. Od tražioca dokumenta mogu se tražiti dodatne informacije ako su potrebne radi razjašnjenja uslova za predaju informacije.

Informacija o javnoj ispravi biće dostavljena u najkraćem mogućem roku, a najkasnije dvije sedmice od podnošenja zahtjeva za informacijama. Ukoliko obrada i rješavanje zahtjeva za informacijom zahtijevaju posebne mjere ili veći obim posla od uobičajenog, podaci o dokumentu će se dati ili će se stvar riješiti najkasnije u roku od mjesec dana od podnošenja zahtjeva za informacijom.

Prema Općoj uredbi EU o zaštiti podataka, na zahtjev za uvid u lične podatke i zahtjev za ispravku netačnih podataka mora se odgovoriti bez nepotrebnog odlaganja, a najkasnije mjesec dana od prijema zahtjeva. Vrijeme se može produžiti za najviše dva mjeseca.

U zavisnosti od prirode, obima i oblika tražene informacije, grad može predati traženu informaciju elektronski, na papiru ili na licu mesta.

Jedinica za upravljanje podacima mora održavati opis rezervi podataka kojima upravlja i registar predmeta u skladu s članom 906. Zakona o upravljanju podacima (2019/28). Grad Kerava djeluje kao jedinica za upravljanje informacijama koja se spominje u zakonu.

Uz pomoć ovog opisa, kupcima grada Kerave se govori kako grad upravlja materijalima podataka koji nastaju u procesu obrade predmeta i pružanja usluga organa. Cilj opisa je pomoći korisnicima da identifikuju sadržaj zahtjeva za informacijama i usmjere zahtjev za informacijama pravoj strani.

Opis javnosti dokumenta također govori u kojoj mjeri grad obrađuje podatke kada proizvodi usluge ili rješava pitanja. Mogućnost dobijanja informacija o tome koje rezerve podataka ima grad služi transparentnosti uprave.