Za organizatora događaja

Ideja događaja i ciljna grupa

Kada počnete planirati događaj, prvo razmislite o:

• Kome je događaj namijenjen?
• Koga bi to moglo zanimati?
• Kakav bi sadržaj bilo dobro imati na događaju?
• Kakav vam je tim potreban da bi se događaj održao?

Ekonomski

Budžet je važan dio planiranja događaja, ali u zavisnosti od prirode događaja moguće ga je organizirati i uz mala ulaganja.

U budžetu je dobro uzeti u obzir rashode, kao npr

• troškovi koji proizlaze iz mjesta održavanja
• troškovi zaposlenih
• strukture, na primjer bina, šatori, ozvučenje, rasvjeta, iznajmljeni toaleti i kontejneri za smeće
• naknade za licence
• honorari izvođača.

Razmislite o tome kako možete finansirati događaj. Na primjer, možete ostvariti prihod

• sa ulaznicama
• uz sponzorske ugovore
• sa grantovima
• sa prodajnim aktivnostima na događaju, na primjer kafić ili prodaja proizvoda
• iznajmljivanjem prezentacionih ili prodajnih mjesta u okolini prodavcima.

Za više informacija o gradskim grantovima posjetite gradsku web stranicu.

Možete se prijaviti i za grantove od države ili fondacija.

Mjesto održavanja

Kerava ima mnogo prostora i mjesta pogodnih za događaje različitih veličina. Na izbor lokacije utiču:

• prirodu događaja
• vrijeme događaja
• ciljna grupa događaja
• lokacija
• sloboda
• troškovi najma.

Grad Kerava upravlja nekoliko objekata. Zatvoreni prostori u vlasništvu grada su rezervisani kroz Timmi sistem. Više informacija o objektima možete pronaći na web stranici grada.

Vanjskim prostorima u vlasništvu grada upravljaju Keravine infrastrukturne službe: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Moguće je organizovati događaje saradnje sa Gradskom bibliotekom Kerava. Više informacija možete pronaći na web stranici biblioteke.

U nastavku ćete pronaći informacije o najčešćim dozvolama i procedurama za događaje. Ovisno o sadržaju i prirodi događaja, možda će vam trebati i druge vrste dozvola i aranžmana.

Upotrebna dozvola

Za događaje na otvorenom uvijek je potrebna dozvola vlasnika zemljišta. Dozvole za javne površine u vlasništvu grada, kao što su ulice i parkovske površine, izdaju Keravine infrastrukturne službe. Dozvola se podnosi na Lupapiste.fi. Vlasnik površine odlučuje o dozvoli korištenja privatnih površina. Unutrašnjost grada možete pronaći u Timmi sistemu.

Ako su ulice zatvorene, a autobuska ruta prometuje ulicom koja treba da bude zatvorena, ili aranžmani događaja na drugi način utiču na autobuski saobraćaj, HSL mora biti kontaktiran u vezi promjena rute.

Obavijest policiji i spasilačkim službama

Obavještenje o javnom događaju mora se dostaviti u pisanom obliku sa potrebnim prilozima policiji najkasnije pet dana prije događaja, a službi spašavanja najkasnije 14 dana prije događaja. Što je događaj veći, ranije bi trebalo da krenete.

Oglašavanje nije potrebno vršiti na manjim javnim događajima sa malo učesnika i koji zbog prirode događaja ili mjesta održavanja ne zahtijevaju mjere za održavanje reda i sigurnosti. Ako niste sigurni da li je potrebno podnijeti prijavu, obratite se policiji ili savjetodavnoj službi hitne službe:

• Policija Itä-Uusimaa: 0295 430 291 ( centrala) ili general services.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Centralna služba spašavanja Uusimaa, 09 4191 4475 ili paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Više informacija o javnim događajima i načinu prijavljivanja možete pronaći na web stranici policije.

Više informacija o sigurnosti događaja možete pronaći na web stranici spasilačke operacije.

Obavještenje o buci

Javni događaj se mora pismeno prijaviti opštinskom organu za zaštitu životne sredine ako prouzrokuje privremenu posebno uznemirujuću buku ili vibraciju, na primer na koncertu na otvorenom. Obavijest se vrši dosta prije poduzimanja mjere ili početka aktivnosti, ali najkasnije 30 dana prije ovog roka.

Ako postoji razlog za pretpostavku da je buka iz događaja smetnja, mora se sačiniti izvještaj o buci. Reprodukcija zvuka se može koristiti na događajima koji se organizuju između 7 i 22 sata bez pravljenja izvještaja o buci, pod uslovom da se jačina zvuka održava na razumnom nivou. Muzika se možda neće puštati tako glasno da se može čuti u stanovima, na osjetljivim područjima ili izvan prostora događaja.

O događaju se mora unaprijed obavijestiti susjedstvo u okolini, bilo na oglasnoj tabli stambene zajednice ili porukama u poštanskom sandučetu. Područja osjetljiva na buku okruženja događaja, kao što su starački domovi, škole i crkve, također se moraju uzeti u obzir.

Centralni centar za životnu sredinu Uusimaa odgovoran je za izvještaje o buci u tom području.

Više informacija o izvještaju o buci možete pronaći na web stranici Centra za okoliš Central Uusimaa.

Autorska prava

Za izvođenje muzike na događajima i događajima potrebno je platiti Teostovu naknadu za autorska prava.

Više informacija o muzičkom izvođenju i licencama za upotrebu možete pronaći na Teostovoj web stranici.

Hrana

Manji operateri, kao što su pojedinci ili hobi klubovi, ne moraju da prave izveštaj o maloj prodaji ili serviranju hrane. Ako profesionalni prodavci dolaze na događaj, oni moraju prijaviti svoje aktivnosti Centralnom Uusimaa centru za životnu sredinu. Dozvolu za privremeni rad izdaje područni organ uprave.

Više informacija o dozvolama za profesionalnu prodaju hrane možete pronaći na web stranici Centra za zaštitu okoliša Central Uusimaa.

Plan spasavanja

Organizator mora pripremiti plan spašavanja za događaj

• gdje se procjenjuje da će istovremeno biti prisutno najmanje 200 ljudi
• koristi se otvoreni plamen, vatromet ili drugi pirotehnički proizvodi ili se koriste vatra i eksplozivne hemikalije kao specijalni efekti
• aranžmani za izlazak sa mjesta održavanja se razlikuju od uobičajenih ili priroda događaja predstavlja posebnu opasnost za ljude.

Prilikom izgradnje događaja mora se osigurati da ima dovoljno prostora za spasioce i izlaze, prolaz od najmanje četiri metra. Organizator događaja mora napraviti što precizniju mapu područja, koja će biti distribuirana svim stranama uključenim u izgradnju događaja.

Plan spašavanja se šalje policiji, spasilačkoj službi i osoblju događaja.

Više informacija o sigurnosti događaja možete pronaći na web stranici spasilačke službe Central Uusimaa.

Kontrola narudžbi

U slučaju potrebe, sigurnost tokom manifestacije će pratiti dežurni službenici koje odredi organizator događaja. Policija postavlja minimalno ograničenje za broj redara po događaju.

Prva pomoć

Organizator manifestacije je dužan da rezerviše dovoljnu pripravnost prve pomoći za događaj. Ne postoji nedvosmislen broj osoblja prve pomoći za događaj, pa ga treba povezati s brojem ljudi, rizicima i veličinom područja. Događaji sa 200-2 ljudi moraju imati određenog službenika prve pomoći koji je završio najmanje EA 000 kurs ili ekvivalent. Drugo osoblje prve pomoći mora imati dovoljne vještine pružanja prve pomoći.

Osiguranja

Za sve nezgode odgovoran je organizator događaja. Molimo vas da već u fazi planiranja saznate da li je potrebno osiguranje za događaj i, ako jeste, kakvo. Možete se raspitati o tome kod osiguravajućeg društva i policije.

Struja i voda

Kada rezervišete mjesto, informirajte se o dostupnosti struje. Imajte na umu da standardna utičnica obično nije dovoljna, već je za veće uređaje potrebna trofazna struja (16A). Ako se hrana prodaje ili servira na događaju, voda također mora biti dostupna na mjestu održavanja. O dostupnosti struje i vode morate se raspitati kod iznajmljivača objekta.

Raspitajte se o dostupnosti struje i vode u Keravinim vanjskim prostorima, kao i o ključevima za električne ormare i vodovodne točke kod Keravinih infrastrukturnih usluga: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Framework

Za događaj su često potrebne različite strukture, kao što su bina, šatori, nadstrešnice i toaleti. Odgovornost organizatora događaja je da osigura da konstrukcije mogu izdržati čak i neočekivane vremenske pojave i druga opterećenja na njih. Uvjerite se, na primjer, da šatori i nadstrešnice imaju odgovarajuću težinu.

Upravljanje otpadom, čišćenje i reciklaža

Razmislite o tome kakvo smeće nastaje na događaju i kako se brinete o recikliranju. Organizator događaja je odgovoran za zbrinjavanje otpada na manifestaciji i naknadno čišćenje zasutih površina.

Molimo provjerite ima li toaleta u prostoru događaja i da ste se o njihovom korištenju dogovorili sa upraviteljem prostora. Ako u okolini nema stalnih toaleta, morate ih iznajmiti.

Više informacija o zahtjevima upravljanja otpadom možete dobiti na događajima od Keravinih infrastrukturnih službi: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Znakovi

Događaj mora imati oznake za toalete (uključujući toalete za invalide i brigu o djeci) i stanicu prve pomoći. Prostori za pušače i prostori za nepušače također moraju biti posebno označeni u prostoru. Obilježavanje parking mjesta i usmjeravanje prema njima mora se voditi računa na najvećim događajima.

Pronađena roba

Organizator priredbe mora voditi računa o pronađenoj robi i planirati njen prijem i prosljeđivanje.

sloboda

Pristupačnost omogućava ravnopravno učešće ljudi u događaju. Može se uzeti u obzir, na primjer, na podijumima rezerviranim za osobe sa smanjenom pokretljivošću ili na mjestima rezerviranim za njih na druge načine. Također je dobra ideja dodati informacije o pristupačnosti na stranice događaja. Ako događaj nije bez barijera, ne zaboravite nas obavijestiti unaprijed.

Upute za organizaciju pristupačnog događaja možete pronaći na web stranici Invalidiliitoa.

Događaj marketing treba da se vrši korišćenjem više kanala. Razmislite o tome ko pripada ciljnoj grupi događaja i kako možete najbolje doći do njih.

Marketinški kanali

Keravin kalendar događaja

Najavite događaj na vrijeme u Keravinom kalendaru događaja. Kalendar događaja je besplatan kanal koji mogu koristiti sve stranke koje organiziraju događaje u Keravi. Za korištenje kalendara potrebna je registracija kao korisnik usluge, bilo kao kompanija, zajednica ili jedinica. Nakon što se registrujete, možete objavljivati ​​događaje u kalendaru.

Link do naslovne strane kalendara događaja.

Kratki video s uputama o registraciji (events.kerava.fi).

Kratki video s uputama o kreiranju događaja (YouTube)

Vlastiti kanali i mreže

• web stranica
• društvenim medijima
• email liste
• bilteni
• kanali vlastitih dionika i partnera
• posteri i letci

Dijeljenje postera

Posteri treba da budu široko distribuirani. Možete ih podijeliti na sljedećim mjestima, na primjer:

• mjesto održavanja i okolna područja
• Biblioteka Kerava
• Sampolino prodajno mjesto
• Oglasne ploče pješačke ulice Kauppakaare i stanice Kerava.

Ključeve oglasnih ploča pješačke ulice Kauppakaari i stanice Kerava možete posuditi uz račun službe za korisnike gradske biblioteke. Ključ se mora vratiti odmah nakon upotrebe. Posteri veličine A4 ili A3 mogu se izvesti na oglasne table. Plakati su pričvršćeni ispod plastičnog poklopca koji se automatski zatvara. Ne trebate traku ili druge uređaje za fiksiranje! Molimo vas da nakon vašeg događaja skinete svoje postere sa tabli.

Druge vanjske oglasne ploče mogu se naći, na primjer, u Kannistu iu blizini sportskog parka Kaleva i pored Ahjo's K-shopa.

Medijska saradnja

O događaju je vrijedno komunicirati s lokalnim medijima i, ovisno o ciljnoj grupi događaja, nacionalnim medijima. Pošaljite saopštenje za medije ili ponudite gotovu priču kada program događaja bude objavljen ili kada se približava.

Lokalni mediji mogu biti zainteresirani za događaj, na primjer Keski-Uusimaa i Keski-Uusimaa Viikko. Trebalo bi se obratiti nacionalnim medijima, na primjer, novinama i časopisima, radio i televizijskim kanalima i onlajn medijima. Vrijedi razmisliti i o saradnji sa uticajnim na društvenim mrežama i proizvođačima sadržaja pogodnih za događaj.

Komunikacijska saradnja sa gradom

Grad Kerava periodično prenosi lokalne događaje na svojim kanalima. Događaj treba dodati u zajednički kalendar događaja iz kojeg će grad, ako je moguće, dijeliti događaj na svojim kanalima.

O mogućoj komunikacijskoj saradnji možete kontaktirati gradsku jedinicu za komunikaciju: viestinta@kerava.fi.

Određivanje voditelja projekta ili producenta događaja

• Podijelite odgovornosti
• Napravite plan događaja

Finansije i budžet

• Plaćeni ili besplatni događaj?
• Prodaja karata
• Grantovi i stipendije
• Partneri i sponzori
• Druge metode prikupljanja sredstava

Dozvole i ugovori za događaje

• Dozvole i obavještenja (namjena zemljišta, policija, vatrogasna uprava, dozvola za buku i tako dalje): obavještavanje svih strana
• Ugovori (najam, pozornica, zvuk, izvođači i tako dalje)

Raspored događaja

• Raspored izgradnje
• Raspored programa
• Raspored demontaže

Sadržaj događaja

• Program
• Učesnici
• Performers
• Presenter
• Pozvani gosti
• Mediji
• Porcije

Sigurnost i upravljanje rizikom

• Procjena rizika
• Plan spašavanja i sigurnosti
• Kontrola narudžbi
• Prva pomoć
• Guard
• Osiguranja

Mjesto održavanja

• Framework
• Dodaci
• Reprodukcija zvuka
• Informacije
• Znakovi
• Kontrola saobraćaja
• Mapa

Komunikacija

• Komunikacijski plan
• Website
• Društveni mediji
• Posteri i letci
• Medijska saopštenja
• Plaćeno oglašavanje
• Informacije o korisnicima, na primjer upute za dolazak i parkiranje
• Kanali saradnje partnera i zainteresovanih strana

Čistoća i okruženje događaja

• Toaleti
• Kontejneri za smeće
• Rasprodati

Radnici i radnici iz Talkooa

• Indukcija
• Radne obaveze
• Radne smene
• Obroci

Finalna evaluacija

• Prikupljanje povratnih informacija
• Pružanje povratnih informacija onima koji su učestvovali u realizaciji događaja
• Praćenje medija