Ochrana dat

Ochrana dat se týká ochrany osobních údajů. Osobní údaje jsou informace popisující fyzickou osobu, ze kterých lze osobu přímo či nepřímo identifikovat. Mezi takové informace patří například jméno, e-mailová adresa, rodné číslo, fotografie a telefonní číslo.

Proč se data shromažďují v městských službách?

Osobní údaje jsou shromažďovány a zpracovávány za účelem provádění úředních činností v souladu s legislativou a předpisy. Povinností úřední činnosti je navíc sestavování statistik, pro které jsou dle potřeby využívány anonymizované osobní údaje, tedy údaje ve formě, ze které nelze osobu identifikovat.

Jaké informace jsou zpracovávány ve službách města?

Když zákazník, tedy subjekt údajů, začne službu využívat, jsou shromažďovány informace nezbytné pro realizaci dané služby. Město svým občanům nabízí různé služby, například výukové a předškolní služby, knihovnické služby a sportovní služby. V důsledku toho se obsah shromážděných informací liší. Město Kerava shromažďuje pouze osobní údaje nezbytné pro danou službu. Informace shromážděné v různých službách lze podrobněji nalézt v prohlášeních o ochraně osobních údajů na této webové stránce podle tematických oblastí.

Kde získáváte informace pro městské služby?

Osobní údaje jsou zpravidla získávány od samotného zákazníka. Kromě toho jsou informace získávány ze systémů spravovaných jinými orgány, jako je Centrum evidence obyvatel. V průběhu zákaznického vztahu může navíc poskytovatel služeb jednající jménem města na základě smluvního vztahu udržovat a doplňovat údaje zákazníka.

Jak jsou osobní údaje zpracovávány ve službách města?

S osobními údaji je nakládáno opatrně. Údaje jsou zpracovávány pouze pro předem definovaný účel. Při zpracování osobních údajů dodržujeme právní předpisy a správné postupy zpracování údajů.

Právním základem podle Nařízení o ochraně osobních údajů jsou kogentní právní předpisy, smlouva, souhlas nebo oprávněný zájem. Ve městě Kerava vždy existuje právní základ pro zpracování osobních údajů. V různých službách může být zpracování osobních údajů založeno také na legislativě upravující danou službu, například při výukové činnosti.

Naši pracovníci jsou vázáni povinností mlčenlivosti. Personál nakládající s osobními údaji je pravidelně školen. Používání a práva systémů obsahujících osobní údaje jsou sledovány. Osobní údaje může zpracovávat pouze zaměstnanec, který má právo zpracovávat předmětné údaje pro plnění svých pracovních povinností.

Kdo zpracovává data v městských službách?

Osobní údaje zákazníků města, tedy registrovaných uživatelů, mohou v zásadě zpracovávat pouze zaměstnanci, kteří mají potřebu zpracovávat předmětné údaje pro své pracovní povinnosti. Kromě toho město využívá subdodavatele a partnery, kteří mají přístup k osobním údajům potřebným k organizaci služeb. Tyto strany mohou zpracovávat údaje pouze v souladu s pokyny a dohodami danými městem Kerava.

Komu mohou být zpřístupněny informace z městských rejstříků?

Předávání osobních údajů se týká situací, kdy jsou osobní údaje předány jinému správci údajů pro jeho vlastní, nezávislé použití. Osobní údaje lze zpřístupnit pouze v rámci stanoveném zákonem nebo se souhlasem zákazníka.

Pokud jde o město Kerava, osobní údaje jsou zpřístupňovány dalším úřadům na základě požadavků legislativy. Informace mohou být sděleny například Národní penzijní službě nebo službě KOSKI, kterou provozuje Finská národní rada pro vzdělávání.

Registrovaná osoba, tedy zákazník města, má dle Nařízení o ochraně osobních údajů právo:

• zkontrolovat osobní údaje o sobě
• požadovat opravu nebo vymazání svých údajů
• požadovat omezení zpracování nebo vznést námitku proti zpracování
• požadovat přenos osobních údajů z jednoho systému do druhého
• k získání informací o zpracování osobních údajů

Žadatel o registraci nemůže využívat všechna práva ve všech situacích. Situaci ovlivňuje například to, na jakém právním základě podle nařízení o ochraně osobních údajů jsou osobní údaje zpracovávány.

Právo na kontrolu osobních údajů

Registrovaná osoba, tedy zákazník města, má právo získat od správce potvrzení o tom, že osobní údaje, které se jí týkají, jsou zpracovávány nebo že nejsou zpracovávány. Správce musí subjektu údajů na požádání poskytnout kopii osobních údajů zpracovávaných jeho jménem.

Žádost o kontrolu doporučujeme podávat především prostřednictvím elektronických transakcí se silnou identifikací (vyžaduje použití bankovních údajů). Elektronický formulář najdete odtud.

Pokud zákazník nemůže využít elektronický formulář, lze žádost podat také na podatelně města nebo na obslužném místě Sampola. K tomu potřebujete s sebou průkaz totožnosti s fotografií, protože osoba, která žádost podává, musí být vždy identifikovatelná. Telefonicky nebo e-mailem není možné zadat požadavek, protože v těchto kanálech nedokážeme osobu spolehlivě identifikovat.

Právo na opravu údajů

Registrovaný zákazník, tedy zákazník města, má právo požadovat, aby byly bez zbytečného odkladu opraveny nebo doplněny nesprávné, nepřesné nebo neúplné osobní údaje, které se ho týkají. Kromě toho má subjekt údajů právo požadovat vymazání nepotřebných osobních údajů. Redundance a nepřesnost se posuzují podle doby uložení dat.

Pokud město žádosti o nápravu nevyhoví, je ve věci vydáno rozhodnutí, ve kterém jsou uvedeny důvody, na základě kterých nebylo žádosti vyhověno.

Žádost o opravu údajů doporučujeme podávat především prostřednictvím elektronických transakcí se silnou identifikací (vyžaduje použití bankovních údajů). Elektronický formulář najdete odtud.

Žádost o opravu údajů lze uplatnit i na místě na podatelně města nebo na obslužném místě Sampola. Totožnost osoby, která žádost podává, se kontroluje při podání žádosti.

Vyžádejte si čas zpracování a poplatky

Snahou města Kerava je vyřídit požadavky co nejdříve. Lhůta pro podání informace nebo poskytnutí doplňujících informací souvisejících s žádostí o nahlédnutí do osobních údajů je jeden měsíc od doručení žádosti o nahlédnutí. Pokud je žádost o kontrolu mimořádně složitá a rozsáhlá, lze lhůtu prodloužit o dva měsíce. O prodloužení doby zpracování bude zákazník osobně vyrozuměn.

Údaje o žadateli o registraci jsou v zásadě poskytovány zdarma. V případě požadavku na více kopií si však město může účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Je-li žádost o informace zjevně neopodstatněná a nedůvodná, zejména jsou-li žádosti o informace podávány opakovaně, může město vyúčtovat administrativní náklady vynaložené na poskytnutí informace nebo poskytnutí informace zcela odmítnout. V takovém případě město prokáže zjevnou neopodstatněnost či nedůvodnost požadavku.

Úřad pověřence pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud se subjekt údajů domnívá, že při zpracování osobních údajů, které se ho týkají, byly porušeny platné právní předpisy o ochraně údajů.

Pokud město žádosti o nápravu nevyhoví, je ve věci vydáno rozhodnutí, ve kterém jsou uvedeny důvody, na základě kterých nebylo žádosti vyhověno. Informujeme vás také o právu na opravné prostředky, například o možnosti podat stížnost u pověřence pro ochranu osobních údajů.

Informování zákazníka o zpracování osobních údajů

Obecné nařízení Evropské unie o ochraně osobních údajů ukládá správci (městu) povinnost informovat subjekt údajů (zákazníka) o zpracování jeho osobních údajů. Informování žadatele o registraci ve městě Kerava se provádí pomocí prohlášení o ochraně údajů specifických pro daný registr a informací shromážděných na webových stránkách. Prohlášení o ochraně osobních údajů konkrétních registrů naleznete v dolní části stránky.

Účel zpracování osobních údajů

Řízení úkolů města vychází ze zákona a plnění zákonem stanovených úkolů zpravidla vyžaduje zpracování osobních údajů. Základem zpracování osobních údajů ve městě Kerava je tedy zpravidla plnění zákonných povinností.

Doba uchovávání osobních údajů

Doba uchovávání obecních dokumentů je stanovena buď legislativou, vyhláškou Národního archivu nebo doporučením Národní asociace obcí a obcí. První dvě kritéria jsou povinná a např. dokumenty, které mají být uloženy vertikálně, určuje Národní archiv. Lhůty uchování, archivace, vyřazování a důvěrné informace dokumentů města Kerava jsou blíže definovány v provozním řádu archivních služeb a plánu správy dokumentů. Dokumenty jsou zničeny po uplynutí doby uchovávání definované v plánu správy dokumentů, čímž je zajištěna ochrana dat.

Popis registrovaných skupin a skupin osobních údajů, které mají být zpracovány

Registrovanou osobou se rozumí osoba, které se zpracování osobních údajů týká. Registranty města jsou zaměstnanci, správci a zákazníci města, jako jsou obyvatelé magistrátu, na které se vztahují vzdělávací a volnočasové služby a technické služby.

Za účelem plnění zákonných povinností zpracovává město různé osobní údaje. Osobními údaji jsou veškeré informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, jako je jméno, rodné číslo, adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa. Město navíc zpracovává tzv. zvláštní (citlivé) osobní údaje, kterými se rozumí například informace týkající se zdravotního stavu, ekonomického postavení, politického přesvědčení nebo etnického původu. Zvláštní informace musí být uchovávány v tajnosti a mohou být zpracovány pouze v situacích konkrétně definovaných v nařízení o ochraně údajů, kterými jsou např. souhlas subjektu údajů a plnění zákonných povinností správce.

Zpřístupnění osobních údajů

Předávání osobních údajů je podrobně vysvětleno v prohlášeních o ochraně osobních údajů specifických pro rejstřík, která naleznete ve spodní části stránky. Obecně lze konstatovat, že informace jsou poskytovány mimo město pouze se souhlasem subjektu údajů nebo vzájemnou součinností úřadů na základě zákonných důvodů.

Technická a organizační bezpečnostní opatření

Zařízení informačních technologií je umístěno v chráněných a monitorovaných prostorách. Přístupová práva k informačním systémům a souborům jsou založena na osobních přístupových právech a jejich využívání je sledováno. Přístupová práva jsou udělována jednotlivě. Každý uživatel přijímá povinnost používat a zachovávat důvěrnost dat a informačních systémů. Kromě toho mají archivy a pracovní jednotky kontrolu přístupu a dveřní zámky. Dokumenty jsou uloženy v řízených místnostech a v uzamčených skříních.

Upozornění na ochranu osobních údajů

Popisy jsou soubory pdf, které se otevírají na stejné kartě.

• Prohlášení o ochraně osobních údajů Resident Choices (pdf)
• Personální rejstřík (pdf)
• Registr správy zákazníků obchodních služeb (pdf)
• Univerzita Kerava (pdf)
• Vzdělávání v raném dětství a předškolní vzdělávání (pdf)
• Základní vzdělání (pdf)
• střední škola (pdf)
• Podpora růstu a učení (pdf)
• Infrastrukturní služby (pdf)
• Rejstřík správy případů a dokumentů (pdf)
• Služby zaměstnanosti (pdf)
• Zásobování vodou Kerava (pdf)
• Registr zákazníků knihovního systému městské knihovny Kerava a knihoven Kirkes (pdf)
• Video dohled služeb knihovny (pdf)
• Registr správce (pdf)
• Služby muzea (pdf)
• Informační registr rezervace prostoru pro dokumenty Timmi (pdf)
• Žádosti o grant (pdf)
• Registr materiálů odpovědí na průzkum Maptionaire (pdf)
• eParking (pdf)
• Registr uživatelů online školení prostředí Navisec Flex (pdf)
• Registr klientů pro úřední úkoly stavebního dozoru (pdf)
• Osobní registr bezpečnosti práce, rizik a informační bezpečnosti Granite management a oznamování (pdf)
• Průzkum webropol města Kerava (pdf)
• Kontaktní formulář služby Smilee chat registrace zákazníka (pdf)
• Elektronický systém správy vozového parku se spotem (pdf)
• Osobní registr finanční správy města Kerava (pdf)
• Osobní registr kamerového dohledového systému pro veřejná prostranství v centru města (pdf)
• Kamerový monitorovací systém pro záznam nemovitostí Kerava City (pdf)
• Aktivita Park God (pdf)
• Pořádání výletů a potravinová pomoc pro rodiny (pdf)
• Osobní registr žádostí o dotaci v sektoru volného času a pohody (pdf)
• Stream ze zasedání zastupitelstva města (pdf)
• Povolení k parkování zaměstnanců na parkovišti sportovního parku Kaleva (pdf)
• Seznam osob pracujících na projektech samosprávných staveb městského inženýrství (pdf)
• Registr zákazníků kontroly parkování města Kerava (pdf)
• Registr zákazníků služeb mládeže města Kerava (pdf)
• Správa smluv Cloudia (pdf)
• Registr zaměstnanců marketingu akcí pro volný čas a pohodu (pdf)
• Piiloduuni.fi (pdf)
• Organizace akcí a marketingový registr kulturních služeb Kerava (pdf)
• Registr organizace rady mládeže Kerava a volby mládeže (pdf)
• Registr umístění vozidel, strojů a pracovníků městského inženýrství (pdf)
• Registr interního kanálu pro hlášení zneužití města Kerava (pdf)
• Aterieregistr služeb (pdf)
• Registr průzkumu jmenného stromu (pdf)
• Nový registr stavebních slavností (pdf)
• Registr zúčastněných stran odvětví volného času a blahobytu (pdf)
• Informační dokument, registr správy uživatelů (pdf)
• Informační dokument, cloudová služba M365 a registr správy mobilních zařízení Intune (pdf)
• Informointiasiakirja, kiinteistörekisteri (pdf)