Rheoli dogfennau

Codir ffi o EUR 5,00 am y dudalen gyntaf ac EUR 0,50 am bob tudalen ddilynol am y ddarpariaeth arferol o wybodaeth, cofnodion, copïau neu allbrintiau eraill.

Am ddarparu gwybodaeth sy’n gofyn am fesurau arbennig, dogfen, copi neu allbrint arall, codir ffi sylfaenol sefydlog, sy’n cael ei raddio yn unol ag anhawster y chwiliad gwybodaeth fel a ganlyn:

• chwiliad gwybodaeth arferol (amser gwaith llai na 2 awr) 30 ewro
• chwilio am wybodaeth heriol (amser gwaith 2 – 5 awr) 60 ewro a
• chwiliad gwybodaeth heriol iawn (llwyth gwaith mwy na 5 awr) 100 ewro.

Yn ogystal â'r ffi sylfaenol, codir ffi fesul tudalen. Mewn achos brys, gellir codi ffi'r ddogfen unwaith a hanner.

Mae gan bawb yr hawl i dderbyn gwybodaeth am ddogfen gyhoeddus yr awdurdod yn unol â'r Ddeddf ar Gyhoeddusrwydd Gweithgareddau'r Awdurdod (621/1999).

Nid oes angen cyfiawnhau cais am wybodaeth ar ddeunydd cyhoeddus, ac nid oes rhaid i’r sawl sy’n gofyn am y wybodaeth ddweud ar gyfer beth y bydd y wybodaeth yn cael ei defnyddio. Gellir gwneud ceisiadau o'r fath yn rhydd, er enghraifft dros y ffôn neu e-bost. Mae ceisiadau am wybodaeth ynghylch dogfennau dinas Kerava yn cael eu cyfeirio'n uniongyrchol at y deiliad swydd neu'r parth sy'n gyfrifol am y mater.

Os oes angen, gallwch gael cyngor gan swyddfa gofrestru'r ddinas am barthau gwahanol awdurdodau a'r deunyddiau data a brosesir yno.

Gellir cysylltu â swyddfa gofrestru'r ddinas naill ai trwy e-bost yn kirjaamo@kerava.fi neu dros y ffôn ar 09 29491.

Mae’n syniad da nodi’r cais am wybodaeth mor fanwl gywir â phosibl er mwyn ei gwneud yn haws dod o hyd i’r ddogfen. Rhaid nodi’r cais am wybodaeth yn y fath fodd fel ei bod yn glir pa ddogfen neu ddogfennau y mae’r cais yn ymwneud â hwy. Er enghraifft, dylech bob amser nodi dyddiad neu deitl y ddogfen os yw'n hysbys. Gall awdurdod y ddinas ofyn i'r sawl sy'n gwneud y cais am wybodaeth gyfyngu ar ei gais a nodi ei fanylion.

Pan fyddwch yn targedu'r cais am wybodaeth at ddogfennau, gall gwybodaeth adnabod fod, er enghraifft, enw'r gofrestr neu'r gwasanaeth y mae'r ddogfen wedi'i chynnwys ynddi, yn ogystal â gwybodaeth am y math o ddogfen (cais, penderfyniad, lluniadu, bwletin). Mae disgrifiad cyhoeddusrwydd dogfen y ddinas i'w weld ar y dudalen disgrifiad cyhoeddusrwydd dogfen. I nodi'r cais, os oes angen, cysylltwch â'r parth dinas y mae ei ddogfen dan sylw.

Mae dogfennau'r awdurdod hefyd yn cynnwys gwybodaeth na ellir ond ei rhoi o dan amodau penodol yn ôl y gyfraith ac y mae'n rhaid i'r awdurdod ystyried a ellir rhoi'r wybodaeth i'r ceisydd ar ei chyfer. Mae hyn yn berthnasol, er enghraifft, i wybodaeth a gedwir yn gyfrinachol o dan y Ddeddf Cyhoeddusrwydd neu ddeddfwriaeth arbennig.

Yn ôl y Ddeddf Cyhoeddusrwydd, mae gan berson y mae’r mater yn effeithio ar ei hawl, ei fuddiant neu ei rwymedigaeth yr hawl i dderbyn gwybodaeth am gynnwys dogfen nad yw’n gyhoeddus gan yr awdurdod sy’n trin neu’n trin y mater, a all neu sydd wedi cael effaith. ar yr ymdriniaeth o'i achos. Wrth wneud cais am wybodaeth am ddogfen gyfrinachol neu ddogfennau y gellir rhyddhau gwybodaeth amdanynt o dan amodau penodol yn unig, rhaid i'r person sy'n gofyn am y ddogfen ddatgan pwrpas defnyddio'r wybodaeth a gallu gwirio pwy ydynt. Gallwch ddod o hyd i'r ffurflen electronig oddi yma. Rhaid i geisiadau am wybodaeth a wneir heb ddull adnabod electronig gael eu gwneud gyda cherdyn adnabod â llun swyddogol dilys Yn y man trafod Kerava.

Pan mai dim ond rhan o'r ddogfen sy'n gyhoeddus, rhoddir y wybodaeth y gofynnir amdani o ran gyhoeddus y ddogfen fel nad yw'r rhan gyfrinachol yn cael ei datgelu. Gellir gofyn i’r sawl sy’n gwneud cais am y ddogfen am wybodaeth ychwanegol os oes angen er mwyn egluro’r amodau ar gyfer trosglwyddo’r wybodaeth.

Bydd gwybodaeth am y ddogfen gyhoeddus yn cael ei darparu cyn gynted â phosibl, dim hwyrach na phythefnos ar ôl gwneud y cais am wybodaeth. Os bydd angen mesurau arbennig neu lwyth gwaith mwy na’r arfer ar gyfer prosesu a datrys y cais am wybodaeth, bydd gwybodaeth am y ddogfen yn cael ei darparu neu bydd y mater yn cael ei ddatrys o fewn mis o wneud y cais am wybodaeth fan bellaf.

Yn ôl Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol yr UE, rhaid ateb cais am archwilio data personol a chais i gywiro data anghywir heb oedi gormodol a dim hwyrach na mis ar ôl derbyn y cais. Gellir ymestyn yr amser am uchafswm o ddau fis.

Yn dibynnu ar natur, cwmpas a ffurf y wybodaeth y gofynnwyd amdani, gall y ddinas drosglwyddo'r wybodaeth y gofynnwyd amdani naill ai'n electronig, ar bapur neu ar y safle.

Rhaid i’r uned rheoli data gadw disgrifiad o’r cronfeydd data y mae’n eu rheoli a’r gofrestr achosion yn unol ag Adran 906 o’r Ddeddf Rheoli Data (2019/28). Mae dinas Kerava yn gweithredu fel yr uned rheoli gwybodaeth a grybwyllir yn y gyfraith.

Gyda chymorth y disgrifiad hwn, dywedir wrth gwsmeriaid dinas Kerava sut mae'r ddinas yn rheoli deunyddiau data sy'n cael eu creu ym mhrosesau prosesu achosion a darpariaeth gwasanaeth yr awdurdod. Nod y disgrifiad yw helpu cwsmeriaid i nodi cynnwys y cais am wybodaeth a chyfeirio'r cais am wybodaeth at y parti cywir.

Mae disgrifiad cyhoeddusrwydd y ddogfen hefyd yn dweud i ba raddau y mae'r ddinas yn prosesu data wrth gynhyrchu gwasanaethau neu drin materion. Mae'r posibilrwydd o gael gwybodaeth am ba gronfeydd data sydd gan y ddinas yn gwasanaethu tryloywder y weinyddiaeth.