Διαχείρηση αρχείων

Για τη συνήθη παροχή πληροφοριών, πρακτικών, αντιγράφων ή άλλων εκτυπώσεων, χρεώνεται τέλος 5,00 ευρώ για την πρώτη σελίδα και 0,50 ευρώ για κάθε επόμενη σελίδα.

Για την παροχή πληροφοριών που απαιτούν ειδικά μέτρα, έγγραφο, αντίγραφο ή άλλη εκτύπωση, χρεώνεται ένα πάγιο βασικό τέλος, το οποίο κλιμακώνεται ανάλογα με τη δυσκολία της αναζήτησης πληροφοριών ως εξής:

• κανονική αναζήτηση πληροφοριών (χρόνος εργασίας μικρότερος από 2 ώρες) 30 ευρώ
• απαιτητική αναζήτηση πληροφοριών (χρόνος εργασίας 2 – 5 ώρες) 60 ευρώ και
• πολύ απαιτητική αναζήτηση πληροφοριών (φόρτος εργασίας άνω των 5 ωρών) 100 ευρώ.

Εκτός από τη βασική χρέωση, χρεώνεται και χρέωση ανά σελίδα. Σε επείγουσα περίπτωση, το τέλος παραστατικού μπορεί να χρεωθεί σε μιάμιση φορά.

Καθένας έχει δικαίωμα να λαμβάνει πληροφορίες για το δημόσιο έγγραφο της αρχής σύμφωνα με τον νόμο περί δημοσιότητας των δραστηριοτήτων της αρχής (621/1999).

Δεν χρειάζεται να αιτιολογηθεί ένα αίτημα για πληροφορίες σχετικά με δημόσιο υλικό και το άτομο που ζητά τις πληροφορίες δεν χρειάζεται να πει για ποιο σκοπό θα χρησιμοποιηθούν οι πληροφορίες. Τέτοια αιτήματα μπορούν να υποβληθούν ελεύθερα, για παράδειγμα μέσω τηλεφώνου ή e-mail. Τα αιτήματα για πληροφορίες σχετικά με έγγραφα της πόλης Kerava απευθύνονται απευθείας στον κάτοχο του γραφείου ή στον τομέα που είναι υπεύθυνος για το θέμα.

Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να λάβετε συμβουλές από το γραφείο μητρώου της πόλης σχετικά με τους τομείς διαφορετικών αρχών και το υλικό δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία εκεί.

Μπορείτε να επικοινωνήσετε με το ληξιαρχείο της πόλης είτε μέσω email στο kirjaamo@kerava.fi είτε τηλεφωνικά στο 09 29491.

Είναι καλή ιδέα να προσδιορίσετε το αίτημα πληροφοριών όσο το δυνατόν ακριβέστερα για να διευκολυνθεί η εύρεση του εγγράφου. Το αίτημα για πληροφορίες πρέπει να προσδιορίζεται με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι σαφές ποιο έγγραφο ή έγγραφα αφορά το αίτημα. Για παράδειγμα, θα πρέπει πάντα να αναφέρετε την ημερομηνία ή τον τίτλο του εγγράφου εάν είναι γνωστό. Η δημοτική αρχή μπορεί να ζητήσει από το άτομο που υποβάλλει το αίτημα πληροφοριών να περιορίσει και να προσδιορίσει το αίτημά του.

Όταν στοχεύετε το αίτημα πληροφοριών σε έγγραφα, τα στοιχεία αναγνώρισης μπορεί να είναι, για παράδειγμα, το όνομα του μητρώου ή της υπηρεσίας στην οποία περιλαμβάνεται το έγγραφο, καθώς και πληροφορίες σχετικά με τον τύπο του εγγράφου (αίτηση, απόφαση, σχέδιο, δελτίο). Η περιγραφή της δημοσιότητας εγγράφων της πόλης βρίσκεται στη σελίδα περιγραφής δημοσιότητας εγγράφων. Για να καθορίσετε το αίτημα, εάν είναι απαραίτητο, επικοινωνήστε με τον τομέα της πόλης για το έγγραφο του οποίου πρόκειται.

Τα έγγραφα της αρχής περιλαμβάνουν επίσης πληροφορίες που μπορούν να δοθούν μόνο υπό ορισμένες προϋποθέσεις από το νόμο και για τις οποίες η αρχή πρέπει να εξετάσει εάν οι πληροφορίες μπορούν να δοθούν στον αιτούντα. Αυτό ισχύει, για παράδειγμα, για πληροφορίες που διατηρούνται μυστικές βάσει του νόμου περί δημοσιότητας ή ειδικής νομοθεσίας.

Σύμφωνα με τον νόμο περί δημοσιότητας, ένα πρόσωπο του οποίου το δικαίωμα, συμφέρον ή υποχρέωση επηρεάζεται από το θέμα έχει το δικαίωμα να λάβει πληροφορίες σχετικά με το περιεχόμενο ενός μη δημόσιου εγγράφου από την αρχή που χειρίζεται ή χειρίζεται το θέμα, το οποίο μπορεί ή είχε αντίκτυπο για τον χειρισμό της υπόθεσής του. Όταν ζητάτε πληροφορίες για ένα εμπιστευτικό έγγραφο ή έγγραφα για τα οποία πληροφορίες μπορούν να δημοσιοποιηθούν μόνο υπό ορισμένες προϋποθέσεις, το άτομο που ζητά το έγγραφο πρέπει να δηλώσει τον σκοπό χρήσης των πληροφοριών και να μπορεί να επαληθεύσει την ταυτότητά του. Μπορείτε να βρείτε την ηλεκτρονική φόρμα από εδώ. Τα αιτήματα για πληροφορίες που γίνονται χωρίς ηλεκτρονική ταυτότητα πρέπει να υποβάλλονται με έγκυρο επίσημο δελτίο ταυτότητας με φωτογραφία Στο σημείο συναλλαγής Kerava.

Όταν μόνο μέρος του εγγράφου είναι δημόσιο, οι ζητούμενες πληροφορίες δίνονται από το δημόσιο μέρος του εγγράφου ώστε να μην αποκαλυφθεί το μυστικό μέρος. Από τον αιτούντα του εγγράφου μπορούν να ζητηθούν πρόσθετες πληροφορίες εάν χρειάζονται για να διευκρινιστούν οι προϋποθέσεις παράδοσης των πληροφοριών.

Πληροφορίες σχετικά με το δημόσιο έγγραφο θα παρέχονται το συντομότερο δυνατό, το αργότερο δύο εβδομάδες μετά την υποβολή του αιτήματος για πληροφορίες. Εάν η επεξεργασία και η επίλυση του αιτήματος πληροφοριών απαιτούν ειδικά μέτρα ή μεγαλύτερο φόρτο εργασίας από το συνηθισμένο, θα παρέχονται πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο ή το ζήτημα θα επιλυθεί εντός ενός μηνός από την υποβολή του αιτήματος πληροφοριών το αργότερο.

Σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων της ΕΕ, ένα αίτημα για επιθεώρηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ένα αίτημα για διόρθωση λανθασμένων δεδομένων πρέπει να απαντώνται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο ένα μήνα μετά την παραλαβή του αιτήματος. Ο χρόνος μπορεί να παραταθεί κατά δύο μήνες το πολύ.

Ανάλογα με τη φύση, το εύρος και τη μορφή των ζητούμενων πληροφοριών, η πόλη μπορεί να παραδώσει τις ζητούμενες πληροφορίες είτε ηλεκτρονικά, σε έντυπη μορφή ή επιτόπου.

Η μονάδα διαχείρισης δεδομένων πρέπει να διατηρεί περιγραφή των αποθεμάτων δεδομένων που διαχειρίζεται και του μητρώου υποθέσεων σύμφωνα με την ενότητα 906 του νόμου περί διαχείρισης δεδομένων (2019/28). Η πόλη της Κέραβα ενεργεί ως η μονάδα διαχείρισης πληροφοριών που αναφέρεται στο νόμο.

Με τη βοήθεια αυτής της περιγραφής, οι πελάτες της πόλης της Kerava ενημερώνονται για το πώς η πόλη διαχειρίζεται τα υλικά δεδομένων που δημιουργούνται για την επεξεργασία υποθέσεων και την παροχή υπηρεσιών της αρχής. Ο στόχος της περιγραφής είναι να βοηθήσει τους πελάτες να αναγνωρίσουν το περιεχόμενο του αιτήματος πληροφοριών και να κατευθύνουν το αίτημα πληροφοριών στο σωστό μέρος.

Η περιγραφή της δημοσιότητας του εγγράφου δείχνει επίσης σε ποιο βαθμό η πόλη επεξεργάζεται δεδομένα όταν παράγει υπηρεσίες ή χειρίζεται θέματα. Η δυνατότητα λήψης πληροφοριών για το τι δεδομένα διατηρεί η πόλη εξυπηρετεί τη διαφάνεια της διοίκησης.