Προστασία δεδομένων

Η προστασία δεδομένων αναφέρεται στην προστασία των προσωπικών δεδομένων. Τα προσωπικά δεδομένα είναι πληροφορίες που περιγράφουν ένα φυσικό πρόσωπο από το οποίο μπορεί να αναγνωριστεί άμεσα ή έμμεσα το πρόσωπο. Τέτοιες πληροφορίες περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, όνομα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμό κοινωνικής ασφάλισης, φωτογραφία και αριθμό τηλεφώνου.

Γιατί συλλέγονται δεδομένα στις υπηρεσίες της πόλης;

Τα προσωπικά δεδομένα συλλέγονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία για την εκτέλεση επίσημων δραστηριοτήτων σύμφωνα με τη νομοθεσία και τους κανονισμούς. Επιπλέον, υποχρέωση των επίσημων δραστηριοτήτων είναι η κατάρτιση στατιστικών στοιχείων, για τα οποία χρησιμοποιούνται ανώνυμα προσωπικά δεδομένα όπως απαιτείται, δηλαδή τα δεδομένα είναι σε μορφή από την οποία δεν μπορεί να προσδιοριστεί το άτομο.

Ποιες πληροφορίες επεξεργάζονται στις υπηρεσίες της πόλης;

Όταν ο πελάτης, δηλαδή το υποκείμενο των δεδομένων, αρχίσει να χρησιμοποιεί την υπηρεσία, συλλέγονται οι απαραίτητες πληροφορίες για την υλοποίηση της εν λόγω υπηρεσίας. Η πόλη προσφέρει διάφορες υπηρεσίες στους πολίτες της, για παράδειγμα υπηρεσίες διδασκαλίας και προσχολικής εκπαίδευσης, υπηρεσίες βιβλιοθήκης και αθλητικές υπηρεσίες. Κατά συνέπεια, το περιεχόμενο των πληροφοριών που συλλέγονται ποικίλλει. Η πόλη της Kerava συλλέγει μόνο τα προσωπικά δεδομένα που είναι απαραίτητα για την εν λόγω υπηρεσία. Οι πληροφορίες που συλλέγονται στις διάφορες υπηρεσίες μπορούν να βρεθούν με περισσότερες λεπτομέρειες στις δηλώσεις απορρήτου αυτού του ιστότοπου ανά θεματική περιοχή.

Από πού αντλείτε τις πληροφορίες για τις υπηρεσίες της πόλης;

Κατά κανόνα, τα προσωπικά δεδομένα λαμβάνονται από τον ίδιο τον πελάτη. Επιπλέον, οι πληροφορίες λαμβάνονται από συστήματα που διατηρούνται από άλλες αρχές, όπως το Κέντρο Μητρώου Πληθυσμού. Επιπλέον, κατά τη διάρκεια της πελατειακής σχέσης, ο πάροχος υπηρεσιών που ενεργεί για λογαριασμό της πόλης μπορεί, βάσει της συμβατικής σχέσης, να διατηρεί και να συμπληρώνει τις πληροφορίες του πελάτη.

Πώς γίνεται η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων στις υπηρεσίες της πόλης;

Ο χειρισμός των προσωπικών δεδομένων γίνεται με προσοχή. Η επεξεργασία των δεδομένων γίνεται μόνο για τον προκαθορισμένο σκοπό. Κατά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, συμμορφωνόμαστε με τη νομοθεσία και τις καλές πρακτικές επεξεργασίας δεδομένων.

Νομικοί λόγοι σύμφωνα με τον Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων είναι υποχρεωτική νομοθεσία, σύμβαση, συναίνεση ή έννομο συμφέρον. Στην πόλη Kerava, υπάρχει πάντα μια νομική βάση για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Σε διάφορες υπηρεσίες, η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων μπορεί επίσης να βασίζεται στη νομοθεσία που διέπει την εν λόγω υπηρεσία, για παράδειγμα σε δραστηριότητες διδασκαλίας.

Το προσωπικό μας δεσμεύεται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας. Το προσωπικό που χειρίζεται προσωπικά δεδομένα εκπαιδεύεται τακτικά. Η χρήση και τα δικαιώματα συστημάτων που περιέχουν προσωπικά δεδομένα παρακολουθούνται. Τα προσωπικά δεδομένα μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία μόνο από εργαζόμενο που έχει το δικαίωμα να επεξεργάζεται τα εν λόγω δεδομένα για λογαριασμό των εργασιακών του καθηκόντων.

Ποιος επεξεργάζεται δεδομένα στις υπηρεσίες της πόλης;

Κατ' αρχήν, τα προσωπικά δεδομένα των πελατών της πόλης, δηλαδή των εγγεγραμμένων χρηστών, μπορούν να υποβάλλονται σε επεξεργασία μόνο από υπαλλήλους που έχουν ανάγκη να επεξεργαστούν τα εν λόγω δεδομένα για τα εργασιακά τους καθήκοντα. Επιπλέον, η πόλη χρησιμοποιεί υπεργολάβους και συνεργάτες που έχουν πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που απαιτούνται για την οργάνωση των υπηρεσιών. Αυτά τα μέρη μπορούν να επεξεργάζονται δεδομένα μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες και τις συμφωνίες που δίνονται από την πόλη της Kerava.

Σε ποιον μπορούν να γνωστοποιηθούν πληροφορίες από τα μητρώα της πόλης;

Η μεταφορά δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα αναφέρεται σε καταστάσεις όπου τα προσωπικά δεδομένα δίνονται σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων για δική του, ανεξάρτητη χρήση. Τα προσωπικά δεδομένα μπορούν να αποκαλυφθούν μόνο εντός του πλαισίου που ορίζει ο νόμος ή με τη συγκατάθεση του πελάτη.

Όσον αφορά την πόλη Kerava, τα προσωπικά δεδομένα γνωστοποιούνται σε άλλες αρχές με βάση τις απαιτήσεις της νομοθεσίας. Οι πληροφορίες μπορούν να γνωστοποιηθούν, για παράδειγμα, στην Εθνική Υπηρεσία Συντάξεων ή στην υπηρεσία KOSKI που διατηρεί το Φινλανδικό Εθνικό Εκπαιδευτικό Συμβούλιο.

Σύμφωνα με τον Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων, το εγγεγραμμένο πρόσωπο, δηλαδή ο πελάτης της πόλης, έχει το δικαίωμα:

• να ελέγξει προσωπικές πληροφορίες για τον εαυτό του
• να ζητήσουν διόρθωση ή διαγραφή των δεδομένων τους
• να ζητήσει περιορισμό επεξεργασίας ή να αντιταχθεί στην επεξεργασία
• να ζητήσει τη μεταφορά προσωπικών δεδομένων από το ένα σύστημα στο άλλο
• να λαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

Ο καταχωρίζων δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει όλα τα δικαιώματα σε όλες τις περιπτώσεις. Επηρεάζεται, για παράδειγμα, η κατάσταση από την οποία η νομική βάση σύμφωνα με τον κανονισμό προστασίας δεδομένων υφίσταται επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Το δικαίωμα επιθεώρησης προσωπικών δεδομένων

Το εγγεγραμμένο πρόσωπο, δηλαδή ο πελάτης της πόλης, έχει το δικαίωμα να λάβει επιβεβαίωση από τον υπεύθυνο επεξεργασίας ότι τα προσωπικά δεδομένα που το αφορούν υποβάλλονται σε επεξεργασία ή ότι δεν υποβάλλονται σε επεξεργασία. Κατόπιν αιτήματος, ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να παρέχει στο υποκείμενο των δεδομένων αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία για λογαριασμό του.

Συνιστούμε την υποβολή αιτήματος επιθεώρησης κυρίως μέσω ηλεκτρονικών συναλλαγών με ισχυρή ταυτότητα (απαιτείται η χρήση τραπεζικών διαπιστευτηρίων). Μπορείτε να βρείτε την ηλεκτρονική φόρμα από εδώ.

Εάν ο πελάτης δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει την ηλεκτρονική φόρμα, το αίτημα μπορεί επίσης να υποβληθεί στο ληξιαρχείο της πόλης ή στο σημείο εξυπηρέτησης της Sampola. Για αυτό, χρειάζεστε μαζί σας ταυτότητα με φωτογραφία, καθώς το άτομο που υποβάλλει το αίτημα πρέπει πάντα να είναι αναγνωρίσιμο. Δεν είναι δυνατή η υποβολή αιτήματος μέσω τηλεφώνου ή e-mail, επειδή δεν μπορούμε να προσδιορίσουμε αξιόπιστα ένα άτομο σε αυτά τα κανάλια.

Δικαίωμα διόρθωσης δεδομένων

Ο εγγεγραμμένος πελάτης, δηλαδή ο πελάτης της πόλης, έχει το δικαίωμα να απαιτήσει τη διόρθωση ή τη συμπλήρωση λανθασμένων, ανακριβών ή ελλιπών προσωπικών δεδομένων που τον αφορούν χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση. Επιπλέον, το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να απαιτήσει τη διαγραφή περιττών προσωπικών δεδομένων. Ο πλεονασμός και η ανακρίβεια αξιολογούνται ανάλογα με το χρόνο αποθήκευσης των δεδομένων.

Εάν ο δήμος δεν αποδεχθεί το αίτημα διόρθωσης, εκδίδεται απόφαση για το θέμα, στην οποία αναφέρονται οι λόγοι για τους οποίους το αίτημα δεν έγινε δεκτό.

Συνιστούμε την υποβολή αιτήματος για διόρθωση δεδομένων κυρίως μέσω ηλεκτρονικών συναλλαγών με ισχυρή ταυτότητα (απαιτείται η χρήση τραπεζικών διαπιστευτηρίων). Μπορείτε να βρείτε την ηλεκτρονική φόρμα από εδώ.

Αίτημα για διόρθωση πληροφοριών μπορεί επίσης να υποβληθεί επιτόπου στο ληξιαρχείο της πόλης ή στο σημείο εξυπηρέτησης του Sampola. Η ταυτότητα του προσώπου που υποβάλλει το αίτημα ελέγχεται κατά την υποβολή του αιτήματος.

Χρόνος επεξεργασίας αιτήματος και χρεώσεις

Η πόλη της Kerava προσπαθεί να διεκπεραιώσει αιτήματα το συντομότερο δυνατό. Η προθεσμία υποβολής πληροφοριών ή παροχής πρόσθετων πληροφοριών σχετικά με το αίτημα για έλεγχο προσωπικών δεδομένων είναι ένας μήνας από την παραλαβή του αιτήματος επιθεώρησης. Εάν το αίτημα επιθεώρησης είναι εξαιρετικά περίπλοκο και εκτεταμένο, η προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά δύο μήνες. Ο πελάτης θα ενημερωθεί προσωπικά για την παράταση του χρόνου διεκπεραίωσης.

Οι πληροφορίες του καταχωρίζοντος παρέχονται βασικά δωρεάν. Εάν ζητηθούν περισσότερα αντίγραφα, ωστόσο, η πόλη μπορεί να χρεώσει ένα εύλογο τέλος με βάση το διοικητικό κόστος. Εάν το αίτημα για πληροφορίες είναι προφανώς αβάσιμο και παράλογο, ειδικά εάν τα αιτήματα για πληροφορίες υποβάλλονται επανειλημμένα, η πόλη μπορεί να χρεώσει τα διοικητικά έξοδα για την παροχή των πληροφοριών ή να αρνηθεί να παράσχει τις πληροφορίες εντελώς. Σε μια τέτοια περίπτωση, η πόλη θα αποδείξει την προφανή αβάσιμη ή μη λογική του αιτήματος.

Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων

Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να υποβάλει καταγγελία στο Γραφείο του Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων, εάν το υποκείμενο των δεδομένων θεωρεί ότι έχει παραβιαστεί έγκυρη νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων κατά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν.

Εάν ο δήμος δεν αποδεχθεί το αίτημα διόρθωσης, εκδίδεται απόφαση για το θέμα, στην οποία αναφέρονται οι λόγοι για τους οποίους το αίτημα δεν έγινε δεκτό. Σας ενημερώνουμε επίσης για το δικαίωμα σε ένδικα μέσα, για παράδειγμα τη δυνατότητα υποβολής καταγγελίας στον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων.

Ενημέρωση του πελάτη για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων της Ευρωπαϊκής Ένωσης υποχρεώνει τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων (πόλη) να ενημερώνει το υποκείμενο των δεδομένων (πελάτη) για την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων. Η ενημέρωση του καταχωρίζοντος στην πόλη Kerava πραγματοποιείται με τη βοήθεια τόσο των δηλώσεων προστασίας δεδομένων που αφορούν ειδικά το μητρώο όσο και των πληροφοριών που συγκεντρώνονται στον ιστότοπο. Μπορείτε να βρείτε τις δηλώσεις απορρήτου που αφορούν το μητρώο στο κάτω μέρος της σελίδας.

Σκοπός επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων

Η διαχείριση των καθηκόντων της πόλης βασίζεται στο νόμο και η διαχείριση των θεσμοθετημένων καθηκόντων συνήθως απαιτεί την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Ως εκ τούτου, η βάση για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στην πόλη Kerava είναι, κατά κανόνα, η εκπλήρωση των νόμιμων υποχρεώσεων.

Περίοδοι διατήρησης προσωπικών δεδομένων

Η περίοδος διατήρησης των δημοτικών εγγράφων καθορίζεται είτε από τη νομοθεσία, τους κανονισμούς των Εθνικών Αρχείων ή τις συστάσεις της Εθνικής Ένωσης Δήμων για την περίοδο διατήρησης. Τα δύο πρώτα κριτήρια είναι υποχρεωτικά και, για παράδειγμα, τα έγγραφα που πρέπει να αποθηκεύονται κάθετα καθορίζονται από τα Εθνικά Αρχεία. Οι περίοδοι διατήρησης, αρχειοθέτησης, διάθεσης και εμπιστευτικών πληροφοριών των εγγράφων της πόλης της Κεράβα καθορίζονται λεπτομερέστερα στους κανόνες λειτουργίας των υπηρεσιών αρχειοθέτησης και στο σχέδιο διαχείρισης εγγράφων. Τα έγγραφα καταστρέφονται μετά τη λήξη της περιόδου διατήρησης που ορίζεται στο σχέδιο διαχείρισης εγγράφων, διασφαλίζοντας την προστασία των δεδομένων.

Περιγραφή των εγγεγραμμένων ομάδων και των ομάδων προσωπικών δεδομένων προς επεξεργασία

Ως εγγεγραμμένο πρόσωπο νοείται το πρόσωπο στο οποίο αφορά η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Οι εγγεγραμμένοι της πόλης είναι οι υπάλληλοι, οι διαχειριστές και οι πελάτες της πόλης, όπως οι κάτοικοι του δήμου που καλύπτονται από υπηρεσίες εκπαίδευσης και αναψυχής και τεχνικές υπηρεσίες.

Προκειμένου να εκπληρώσει τις νόμιμες υποχρεώσεις, η πόλη επεξεργάζεται διάφορα προσωπικά δεδομένα. Τα προσωπικά δεδομένα αναφέρονται σε όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με ένα αναγνωρισμένο ή αναγνωρίσιμο φυσικό πρόσωπο, όπως όνομα, αριθμός κοινωνικής ασφάλισης, διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιπλέον, η πόλη επεξεργάζεται τα λεγόμενα ειδικά (ευαίσθητα) προσωπικά δεδομένα, που σημαίνει, για παράδειγμα, πληροφορίες που σχετίζονται με την υγεία, την οικονομική κατάσταση, τις πολιτικές πεποιθήσεις ή το εθνικό υπόβαθρο. Οι ειδικές πληροφορίες πρέπει να διατηρούνται μυστικές και μπορούν να υποστούν επεξεργασία μόνο σε καταστάσεις που ορίζονται ειδικά στον κανονισμό προστασίας δεδομένων, οι οποίες είναι π.χ. τη συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων και την εκπλήρωση των νόμιμων υποχρεώσεων του υπεύθυνου επεξεργασίας.

Αποκάλυψη προσωπικών δεδομένων

Η μεταφορά προσωπικών δεδομένων επεξηγείται λεπτομερώς στις δηλώσεις απορρήτου που αφορούν το μητρώο, οι οποίες βρίσκονται στο κάτω μέρος της σελίδας. Κατά γενικό κανόνα, μπορεί να δηλωθεί ότι οι πληροφορίες δημοσιοποιούνται εκτός πόλης μόνο με τη συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων ή την αμοιβαία συνεργασία των αρχών με βάση νομοθετικούς λόγους.

Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας

Ο εξοπλισμός πληροφορικής βρίσκεται σε προστατευμένες και ελεγχόμενες εγκαταστάσεις. Τα δικαιώματα πρόσβασης σε πληροφοριακά συστήματα και αρχεία βασίζονται σε προσωπικά δικαιώματα πρόσβασης και η χρήση τους παρακολουθείται. Τα δικαιώματα πρόσβασης παραχωρούνται ανά εργασία. Κάθε χρήστης αποδέχεται την υποχρέωση να χρησιμοποιεί και να διατηρεί το απόρρητο των δεδομένων και των πληροφοριακών συστημάτων. Επιπλέον, τα αρχεία και οι μονάδες εργασίας διαθέτουν έλεγχο πρόσβασης και κλειδαριές θυρών. Τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ελεγχόμενα δωμάτια και σε κλειδωμένα ντουλάπια.

Σημειώσεις απορρήτου

Οι περιγραφές είναι αρχεία pdf που ανοίγουν στην ίδια καρτέλα.

• Δήλωση απορρήτου Resident Choices (pdf)
• Μητρώο προσωπικού (pdf)
• Μητρώο διαχείρισης πελατών επιχειρηματικών υπηρεσιών (pdf)
• Πανεπιστήμιο Kerava (pdf)
• Προσχολική εκπαίδευση και προσχολική εκπαίδευση (pdf)
• Βασική εκπαίδευση (pdf)
• Λύκειο (pdf)
• Υποστήριξη για ανάπτυξη και μάθηση (pdf)
• Υπηρεσίες υποδομής (pdf)
• Μητρώο διαχείρισης υποθέσεων και εγγράφων (pdf)
• Υπηρεσίες απασχόλησης (pdf)
• Παροχή νερού Kerava (pdf)
• Μητρώο πελατών του συστήματος βιβλιοθηκών της βιβλιοθήκης της πόλης Kerava και των βιβλιοθηκών Kirkes (pdf)
• Υπηρεσίες βιβλιοθήκης παρακολούθηση βίντεο (pdf)
• Μητρώο διαχειριστών (pdf)
• Υπηρεσίες μουσείων (pdf)
• Έγγραφο πληροφοριών μητρώο κρατήσεων χώρου Timmi (pdf)
• Αιτήσεις επιχορήγησης (pdf)
• Μητρώο υλικού απαντήσεων σε έρευνα χαρτογράφου (pdf)
• eParking (pdf)
• Εγγραφή χρήστη στο διαδικτυακό περιβάλλον εκπαίδευσης προστασίας δεδομένων Navisec Flex (pdf)
• Μητρώο πελατών για υπηρεσιακά καθήκοντα ελέγχου κτιρίων (pdf)
• Προσωπικό μητρώο διαχείρισης αποκλίσεων και ειδοποίησης ασφάλειας, κινδύνου και ασφάλειας πληροφοριών από γρανίτη (pdf)
• Έρευνα της πόλης Kerava webropol (pdf)
• Φόρμα επικοινωνίας υπηρεσίας συνομιλίας Smilee εγγραφή πελατών (pdf)
• Ηλεκτρονικό Σύστημα Διαχείρισης Στόλου με Spot (pdf)
• Προσωπικό μητρώο της οικονομικής διοίκησης της πόλης Kerava (pdf)
• Προσωπικό μητρώο του συστήματος κάμερας παρακολούθησης για δημόσιους χώρους στο κέντρο της πόλης (pdf)
• Σύστημα παρακολούθησης κάμερας καταγραφής ακινήτων της Kerava City (pdf)
• Δραστηριότητα Park God (pdf)
• Οργάνωση εκδρομών και επισιτιστική βοήθεια για οικογένειες (pdf)
• Προσωπικό μητρώο αιτήσεων επιχορήγησης στον τομέα της ψυχαγωγίας και της ευημερίας (pdf)
• Streaming της συνεδρίασης του δημοτικού συμβουλίου (pdf)
• Άδειες στάθμευσης προσωπικού για το χώρο στάθμευσης του αθλητικού πάρκου Kaleva (pdf)
• Κατάλογος ατόμων που εργάζονται σε αυτοδιαχειριζόμενα κατασκευαστικά έργα δημοτικής μηχανικής (pdf)
• Μητρώο πελατών ελέγχου στάθμευσης πόλης Kerava (pdf)
• Εγγραφή πελατών υπηρεσιών νεολαίας της πόλης Kerava (pdf)
• Διαχείριση συμβολαίου Cloudia (pdf)
• Μητρώο προσωπικού μάρκετινγκ εκδηλώσεων της βιομηχανίας αναψυχής και ευημερίας (pdf)
• Piiloduuni.fi (pdf)
• Μητρώο οργάνωσης εκδηλώσεων και μάρκετινγκ πολιτιστικών υπηρεσιών Kerava (pdf)
• Μητρώο οργάνωσης συμβουλίων νεολαίας Κεράβα και εκλογές νεολαίας (pdf)
• Μητρώο θέσης οχημάτων, μηχανημάτων και εργαζομένων αστικής μηχανικής (pdf)
• Μητρώο του καναλιού αναφοράς εσωτερικής κακοποίησης της πόλης Kerava (pdf)
• Γεύμαμητρώο υπηρεσιών (pdf)
• Μητρώο έρευνας δέντρου ονόματος (pdf)
• Μητρώο φεστιβάλ νέων κατασκευών (pdf)
• Μητρώο ενδιαφερόμενων μερών της βιομηχανίας αναψυχής και ευεξίας (pdf)
• Έγγραφο πληροφοριών, μητρώο διαχείρισης χρηστών (pdf)
• Έγγραφο πληροφοριών, υπηρεσία cloud M365 και μητρώο διαχείρισης φορητών συσκευών Intune (pdf)
• Πληροφοριακό έγγραφο, μητρώο ακινήτων (pdf)