Por la aranĝanto

La ideo kaj celgrupo de la evento

Kiam vi komencas plani eventon, unue pensu pri:

• Al kiu la evento estas destinita?
• Kiu povus zorgi?
• Kian enhavon estus bone havi en la evento?
• Kian teamon vi bezonas por ke la evento okazu?

Ekonomia

La buĝeto estas grava parto de aranĝoplanado, sed depende de la naturo de la evento, eblas organizi ĝin eĉ kun malgranda investo.

En la buĝeto, estas bone konsideri elspezojn, kiel ekz

• kostoj devenantaj de la ejo
• dungitaj elspezoj
• strukturoj, ekzemple scenejo, tendoj, sonsistemo, lumigado, luitaj necesejoj kaj rubujoj
• licencaj kotizoj
• kotizoj de artistoj.

Pensu pri kiel vi povas financi la eventon. Vi povas akiri enspezon, ekzemple

• kun enirbiletoj
• kun sponsoraj interkonsentoj
• kun subvencioj
• kun vendaj agadoj ĉe la evento, ekzemple kafejo aŭ vendado de produktoj
• luante prezentaĵojn aŭ vendajn punktojn en la areo al vendistoj.

Por pliaj informoj pri la subvencioj de la urbo, vizitu la retejon de la urbo.

Vi ankaŭ povas peti subvenciojn de la ŝtato aŭ fondaĵoj.

Loko

Kerava havas multajn areojn kaj lokojn taŭgajn por eventoj de malsamaj grandecoj. La elekto de ejo estas influita de:

• la naturo de la evento
• evento tempo
• celgrupo de la evento
• loko
• libereco
• lukostoj.

La grandurbo de Kerava administras plurajn instalaĵojn. Endomaj spacoj posedataj fare de la grandurbo estas rezervitaj tra la Timmi-sistemo. Pliajn informojn pri la instalaĵoj vi povas trovi en la retejo de la urbo.

Subĉielaj spacoj posedataj fare de la grandurbo estas administritaj fare de Kerava infrastrukturservoj: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Eblas organizi kunlaborajn eventojn kun Kerava Urba Biblioteko. Vi povas trovi pliajn informojn en la retejo de la biblioteko.

Malsupre vi trovos informojn pri la plej oftaj aranĝaj permesoj kaj proceduroj. Depende de la enhavo kaj naturo de la evento, vi eble bezonos ankaŭ aliajn specojn de permesoj kaj aranĝoj.

Permesilo pri uzado de tero

La permeso de la terposedanto ĉiam estas postulata por subĉielaj eventoj. Permesiloj por publikaj areoj posedataj fare de la grandurbo, kiel ekzemple stratoj kaj parkregionoj, estas emisiitaj fare de la infrastrukturservoj de Kerava. La permesilo estas petata ĉe Lupapiste.fi. La posedanto de la areo decidas pri la permeso uzi privatajn areojn. Vi povas trovi la internon de la urbo en la Timmi-sistemo.

Se stratoj estas fermitaj kaj busitinero kuras sur la strato por esti fermita, aŭ okazaĵaranĝoj alie influas bustrafikon, HSL devas esti kontaktita koncerne itinerŝanĝojn.

Sciigo al la polico kaj savservoj

Sciigo pri la publika evento devas esti farita skribe kun la bezonataj aldonaĵoj al la polico ne pli malfrue ol kvin tagojn antaŭ la evento kaj al la savservo ne pli malfrue ol 14 tagojn antaŭ la evento. Ju pli granda estas la evento, des pli frue vi devus moviĝi.

La anonco ne bezonas esti farita en malgrandaj publikaj eventoj kun malmultaj partoprenantoj kaj kiuj, pro la naturo de la evento aŭ la loko, ne postulas rimedojn por konservi ordon kaj sekurecon. Se vi ne certas ĉu raporto devas esti farita, kontaktu la konsilan servon de polico aŭ savservoj:

• Polico de Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (ĉefpanelo) aŭ ĝeneralaj servoj.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Centra savservo de Uusimaa, 09 4191 4475 aŭ paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Vi povas trovi pliajn informojn pri publikaj eventoj kaj kiel raporti ilin en la retejo de la polico.

Vi povas trovi pliajn informojn pri evento-sekureco en la retejo de la savoperacio.

Sciigo pri bruo

Publika evento devas esti skribe raportita al la mediprotekta aŭtoritato de la municipo, se ĝi kaŭzas provizoran aparte ĝenan bruon aŭ vibradon, ekzemple en subĉiela koncerto. La sciigo estas farita multe antaŭ ol preni la mezuron aŭ komenci la agadon, sed ne pli malfrue ol 30 tagojn antaŭ ĉi tiu tempo.

Se ekzistas kialo supozi ke la bruo de la okazaĵo estas tumulto, brua raporto devas esti farita. Sonreproduktado povas esti uzata ĉe aranĝoj organizitaj inter la 7-a kaj la 22-a horo sen prezenti bruo-raporton, kondiĉe ke la volumo estas konservita je racia nivelo. Muziko eble ne estas ludita tiel laŭte ke ĝi povas esti aŭdita en apartamentoj, en sentemaj lokoj aŭ vaste ekster la okazaĵareo.

Pri la evento oni devas anticipe informi la najbarecon en la ĉirkaŭaĵo, ĉu sur la anonctabulo de la loĝeja asocio aŭ per leterkestomesaĝoj. Areoj sentemaj al la bruo de la okazaĵa medio, kiel flegejoj, lernejoj kaj preĝejoj, ankaŭ devas esti konsiderataj.

Centra Uusimaa Media Centro respondecas pri bruraportoj en la areo.

Pliajn informojn pri la brua raporto vi povas trovi en la retejo de la Media Centro de Centra Uusimaa.

Kopirajtoj

Prezenti muzikon ĉe eventoj kaj eventoj postulas pagon de la kopirajta kompenskotizo de Teosto.

Vi povas trovi pliajn informojn pri muzika agado kaj uzado-licencoj en la retejo de Teosto.

Manĝaĵoj

Pli malgrandaj funkciigistoj, kiel ekzemple individuoj aŭ ŝatokupoj, ne bezonas fari raporton pri la malgranda vendo aŭ servado de manĝaĵo. Se profesiaj vendistoj venas al la evento, ili devas raporti siajn proprajn agadojn al la Centra Uusimaa Media Centro. Portempaj licencoj estas donitaj de la regiona administra aŭtoritato.

Vi povas trovi pliajn informojn pri permesoj por profesiaj manĝaĵoj en la retejo de la Centra Uusimaa Media Centro.

Savplano

La organizanto devas prepari savplanon por la evento

• kie oni taksas, ke almenaŭ 200 homoj ĉeestos samtempe
• malfermaj flamoj, artfajraĵo aŭ aliaj piroteknikaj produktoj estas uzataj, aŭ fajro kaj eksplodaj kemiaĵoj estas uzataj kiel specialaj efikoj
• la aranĝoj por eliri la ejon diferencas de la kutima aŭ la naturo de la evento prezentas specialan danĝeron por homoj.

Konstruante la eventon, oni devas certigi, ke estas sufiĉe da spaco por savantoj kaj elirantoj, trairejo de almenaŭ kvar metroj. La aranĝanto devas fari mapon de la areo kiel eble plej preciza, kiu estos disdonita al ĉiuj partioj implikitaj en la konstruado de la evento.

La savplano estas sendita al la polico, la savservo kaj la okazaĵkunlaborantaro.

Vi povas trovi pliajn informojn pri evento-sekureco en la retejo de la savservo de Centra Uusimaa.

Ordokontrolo

Se necese, sekureco dum la aranĝo estos kontrolata de ordonistoj nomumitaj de la aranĝanto. La polico fiksas minimuman limon por la nombro da ordonistoj per evento.

Unua helpo

La organizanto de la aranĝo havas la devon rezervi sufiĉan unuahelpan pretecon por la evento. Ne estas senduba nombro da unuahelpa personaro por evento, do ĝi devus rilati al la nombro da homoj, riskoj kaj la grandeco de la areo. Okazaĵoj kun 200–2 homoj devas havi elektitan sukuroficiston kiu kompletigis almenaŭ la EA 000-kurson aŭ ekvivalenton. Alia sukurpersonaro devas havi sufiĉajn sukurkapablojn.

Asekuroj

La aranĝanto respondecas pri eventualaj akcidentoj. Bonvolu ekscii jam en la planfazo, ĉu por la evento necesas asekuro kaj, se jes, kia. Vi povas demandi pri ĝi ĉe la asekura kompanio kaj la polico.

Elektro kaj akvo

Kiam vi rezervas la ejon, eksciu pri la havebleco de elektro. Bonvolu noti, ke kutime norma ingo ne sufiĉas, sed pli grandaj aparatoj bezonas trifazan kurenton (16A). Se manĝaĵo estas vendita aŭ servata ĉe la evento, akvo ankaŭ devas esti havebla ĉe la ejo. Vi devas demandi pri la havebleco de elektro kaj akvo de la luanto de la ejo.

Demandu pri la havebleco de elektro kaj akvo en la subĉielaj spacoj de Kerava, kaj ankaŭ pri ŝlosiloj de elektraj ŝrankoj kaj akvopunktoj de la infrastrukturaj servoj de Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Kadro

Ofte necesas diversaj strukturoj por la evento, kiel scenejo, tendoj, kanopeoj kaj necesejoj. Estas la respondeco de la aranĝanto por certigi, ke la strukturoj povas elteni eĉ neatenditajn veterfenomenojn kaj aliajn ŝarĝojn metitajn sur ilin. Bonvolu certigi, ekzemple, ke la tendoj kaj baldakedoj havas taŭgajn pezojn.

Mastrumado de ruboj, purigado kaj reciklado

Pensu pri kia rubo estas generita ĉe la evento kaj kiel vi zorgas pri reciklado de ĝi. La organizanto de la evento respondecas pri la rubadministrado de la evento kaj la posta purigado de rubitaj areoj.

Bonvolu certigi, ke estas necesejoj en la okazaĵareo kaj ke vi konsentis pri ilia uzo kun la spaca administranto. Se ne estas konstantaj necesejoj en la areo, vi devas lui ilin.

Vi povas akiri pliajn informojn pri postuloj pri rubo-administrado ĉe eventoj de Kerava-infrastrukturaj servoj: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Signoj

La evento devas havi ŝildojn por la necesejoj (inkluzive de handikapitaj necesejoj kaj infanzorgado) kaj la sukurstacio. Fumaj areoj kaj nefumantaj areoj ankaŭ devas esti markitaj aparte en la areo. Markado de parkumejoj kaj gvidado al ili devas esti konsiderataj ĉe la plej grandaj eventoj.

Trovitaj varoj

La organizanto de la evento devas zorgi pri la trovitaj varoj kaj plani ilian ricevon kaj sendon.

Libereco

Alirebleco ebligas egalan partoprenon de homoj en la evento. Ĝi povas esti konsiderata, ekzemple, sur podioj rezervitaj al homoj kun reduktita moviĝeblo aŭ en lokoj rezervitaj al ili alimaniere. Ankaŭ estas bona ideo aldoni informojn pri alirebleco al eventopaĝoj. Se la evento ne estas senbariero, bonvolu memori sciigi nin anticipe.

Vi povas trovi instrukciojn por organizi atingeblan eventon en la retejo de la Invalidiliito.

Eventa merkatado devas esti farita uzante plurajn kanalojn. Pensu pri kiu apartenas al la celgrupo de la evento kaj kiel vi povas plej bone atingi ilin.

Merkataj kanaloj

La eventkalendaro de Kerava

Anoncu la eventon ĝustatempe en la eventa kalendaro de Kerava. La eventkalendaro estas senpaga kanalo, kiun ĉiuj partioj organizantaj eventojn ĉe Kerava povas uzi. La uzo de la kalendaro postulas registriĝon kiel uzanto de la servo ĉu kiel firmao, komunumo aŭ unuo. Post kiam vi registriĝis, vi povas publikigi eventojn en la kalendaro.

Ligo al la ĉefpaĝo de la eventa kalendaro.

Mallonga instrua video pri aliĝo (events.kerava.fi).

Mallonga instrua video pri kreado de evento (YouTube)

Propraj kanaloj kaj retoj

• retejo
• sociaj amaskomunikiloj
• retpoŝtaj listoj
• bultenoj
• kanaloj de propraj koncernatoj kaj partneroj
• afiŝoj kaj flugfolioj

Disdonado de afiŝoj

Afiŝoj devas esti vaste distribuitaj. Vi povas dividi ilin en la sekvaj lokoj, ekzemple:

• la ejo kaj ĝiaj ĉirkaŭaĵoj
• Biblioteko Kerava
• La vendloko de Sampola
• La anonctabuloj de la Kauppakaare piedira strato kaj Kerava stacio.

Vi povas prunti la ŝlosilojn de la anonctabuloj de la piedira strato Kauppakaari kaj la stacidomo Kerava kun kvitanco de la klientservo de la urba biblioteko. La ŝlosilo devas esti resendita tuj post uzo. Afiŝoj en grandeco A4 aŭ A3 povas esti eksportitaj al anonctabuloj. La afiŝoj estas alfiksitaj sub plasta klapo, kiu aŭtomate fermiĝas. Vi ne bezonas glubendon aŭ aliajn fiksajn aparatojn! Bonvolu forigi viajn afiŝojn de la tabuloj post via evento.

Aliaj subĉielaj anonctabuloj troviĝas ekzemple en Kannisto kaj proksime de la sporta parko Kaleva kaj apud la K-butiko de Ahjo.

Media kunlaboro

Indas komuniki pri la evento al la lokaj amaskomunikiloj kaj, depende de la celgrupo de la evento, al la naciaj amaskomunikiloj. Sendu amaskomunikilaron aŭ proponu finitan rakonton kiam la eventoprogramo estas publikigita aŭ kiam ĝi alproksimiĝas.

Lokaj amaskomunikiloj povas interesiĝi pri la evento, ekzemple Keski-Uusimaa kaj Keski-Uusimaa Viikko. Oni devas kontakti naciajn amaskomunikilojn, ekzemple, gazetojn kaj periodaĵojn, radio- kaj televidkanalojn kaj retajn amaskomunikilojn. Ankaŭ indas pensi pri kunlaboro kun sociaj amaskomunikiloj influantoj kaj enhavproduktantoj taŭgaj por la evento.

Komunika kunlaboro kun la urbo

La grandurbo de Kerava periode dissendas lokajn okazaĵojn sur siaj propraj kanaloj. La evento devus esti aldonita al la komuna eventa kalendaro, de kiu la urbo, se eble, kundividos la eventon per siaj propraj kanaloj.

Vi povas kontakti la komunikan unuon de la urbo pri ebla komunika kunlaboro: viestinta@kerava.fi.

Nomo de projektestro aŭ eventa produktanto

• Kunhavigu respondecojn
• Faru eventoplanon

Financo kaj buĝeto

• Pagita aŭ senpaga evento?
• Vendo de biletoj
• Subvencioj kaj stipendioj
• Partneroj kaj sponsoroj
• Aliaj monkolektaj metodoj

Eventaj permesoj kaj kontraktoj

• Permesiloj kaj sciigoj (teruzo, polico, fajro-instanco, brua permeso kaj tiel plu): informado de ĉiuj partioj
• Kontraktoj (luo, scenejo, sono, prezentistoj kaj tiel plu)

Eventaj horaroj

• Konstrua horaro
• Programa horaro
• Malmuntado de horaro

Eventenhavo

• Programo
• Partoprenantoj
• Prezentistoj
• Prezentisto
• Invititaj gastoj
• Amaskomunikiloj
• Porcioj

Sekureco kaj riska administrado

• Takso de risko
• Savo kaj sekureca plano
• Ordokontrolo
• Unua helpo
• Gardisto
• Asekuroj

Loko

• Kadro
• Akcesoraĵoj
• Sonreproduktado
• Informoj
• Signoj
• Kontrolo de trafiko
• Mapo

Komunikado

• Plano de komunikado
• Retejo
• Sociaj amaskomunikiloj
• Afiŝoj kaj Flugfolioj
• Amaskomunikiloj
• Pagita reklamado
• Informoj pri klientoj, ekzemple instrukcioj pri alveno kaj parkumado
• Kanaloj de kunlaboraj partneroj kaj koncernatoj

Pureco kaj medio de la evento

• Necesejoj
• Rubujoj
• Malplenigo

Laboristoj kaj laboristoj de Talkoo

• Indukto
• Labordevoj
• Laboraj deĵoroj
• Manĝoj

Fina taksado

• Kolektante reagojn
• Provizante retrosciigon al tiuj kiuj partoprenis en la efektivigo de la evento
• Monitorado de amaskomunikiloj