Para el organizador del evento

La idea del evento y el grupo objetivo.

Cuando empieces a planificar un evento, primero piensa en:

• ¿A quién está destinado el evento?
• ¿A quién podría importarle?
• ¿Qué tipo de contenido sería bueno tener en el evento?
• ¿Qué tipo de equipo necesitas para que el evento se lleve a cabo?

Económico

El presupuesto es una parte importante en la planificación de un evento, pero dependiendo de la naturaleza del mismo, es posible organizarlo incluso con una pequeña inversión.

En el presupuesto es bueno tener en cuenta gastos como, por ejemplo,

• costos derivados del lugar
• gastos de empleados
• estructuras, por ejemplo escenario, carpas, sistema de sonido, iluminación, baños alquilados y contenedores de basura
• tarifas de licencia
• honorarios de los artistas intérpretes o ejecutantes.

Piensa en cómo puedes financiar el evento. Puedes adquirir ingresos, por ejemplo.

• con boletos de entrada
• con acuerdos de patrocinio
• con subvenciones
• con actividades de ventas en el evento, por ejemplo una cafetería o venta de productos
• alquilando puntos de presentación o venta en la zona a vendedores.

Para obtener más información sobre las subvenciones de la ciudad, visite el sitio web de la ciudad.

También puedes solicitar subvenciones del estado o de fundaciones.

Evento

Kerava tiene muchas áreas y lugares adecuados para eventos de diferentes tamaños. La elección del lugar está influenciada por:

• la naturaleza del evento
• hora del evento
• grupo objetivo del evento
• ubicación
• libertad
• costos de alquiler.

La ciudad de Kerava gestiona varias instalaciones. Los espacios interiores propiedad de la ciudad se reservan a través del sistema Timmi. Puedes encontrar más información sobre las instalaciones en la web de la ciudad.

Los espacios exteriores propiedad de la ciudad son gestionados por los servicios de infraestructura de Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Es posible organizar eventos de cooperación con la biblioteca de la ciudad de Kerava. Puede encontrar más información en el sitio web de la biblioteca.

A continuación encontrará información sobre los permisos y trámites para eventos más comunes. Dependiendo del contenido y la naturaleza del evento, es posible que también necesite otros tipos de permisos y arreglos.

Permiso de uso de suelo

Para eventos al aire libre siempre se requiere el permiso del propietario del terreno. Los permisos para áreas públicas propiedad de la ciudad, como calles y áreas de parques, los emiten los servicios de infraestructura de Kerava. El permiso se solicita a través del servicio Lupapiste.fi. El propietario del área decide sobre el permiso para utilizar áreas privadas. Puedes encontrar el interior de la ciudad en el sistema Timmi.

Si las calles están cerradas y una ruta de autobús pasa por la calle que se va a cerrar, o si los arreglos del evento afectan el tráfico de autobuses, se debe contactar a HSL sobre los cambios de ruta.

Notificación a la policía y servicios de salvamento.

La notificación del evento público debe hacerse por escrito con los documentos adjuntos requeridos a la policía a más tardar cinco días antes del evento y al servicio de rescate a más tardar 14 días antes del evento. Cuanto más grande sea el evento, más temprano deberías estar en movimiento.

No será necesario realizar el anuncio en pequeños actos públicos con pocos participantes y que por la naturaleza del acto o del lugar no requieran medidas de mantenimiento del orden y la seguridad. Si no está seguro de si es necesario realizar una denuncia, comuníquese con la policía o con el servicio de asesoramiento de los servicios de emergencia:

• Policía de Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (centralita) o servicios generales.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Servicio de rescate central de Uusimaa, 09 4191 4475 o paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Puede encontrar más información sobre eventos públicos y cómo denunciarlos en el sitio web de la policía.

Puede encontrar más información sobre la seguridad del evento en el sitio web de la operación de rescate.

Notificación de ruido

Un evento público debe informarse por escrito a la autoridad de protección ambiental del municipio si provoca temporalmente ruidos o vibraciones particularmente perturbadoras, por ejemplo en un concierto al aire libre. La notificación se realiza con mucha antelación a la toma de la medida o al inicio de la actividad, pero no más tarde de 30 días antes de este momento.

Si hay motivos para suponer que el ruido del evento es una perturbación, se debe realizar un informe de ruido. La reproducción de sonido se podrá utilizar en eventos organizados entre las 7 y las 22 horas sin necesidad de presentar informe de ruido, siempre que el volumen se mantenga a un nivel razonable. La música no se puede reproducir a un volumen tan alto que pueda oírse en apartamentos, en zonas sensibles o fuera del área del evento.

Los vecinos de los alrededores deben ser informados del acontecimiento con antelación, ya sea en el tablón de anuncios de la asociación de vivienda o mediante mensajes en el buzón. También se deben tener en cuenta las zonas sensibles al ruido del entorno del evento, como residencias de ancianos, escuelas e iglesias.

El Centro Ambiental Central de Uusimaa es responsable de los informes de ruido en la zona.

Puede encontrar más información sobre el informe de ruido en el sitio web del Centro Medioambiental Central de Uusimaa.

derechos de autor

Tocar música en eventos y eventos requiere el pago de la tarifa de compensación de derechos de autor de Teosto.

Puede encontrar más información sobre la interpretación musical y las licencias de uso en el sitio web de Teosto.

Alimentos

Los operadores más pequeños, como particulares o clubes de aficionados, no necesitan realizar un informe sobre la pequeña venta o servicio de comida. Si asisten vendedores profesionales al evento, deberán informar de sus propias actividades al Centro Medioambiental Central de Uusimaa. Las licencias de servicio temporal las concede la autoridad administrativa regional.

Puede encontrar más información sobre los permisos para la venta profesional de alimentos en el sitio web del Centro Medioambiental Central de Uusimaa.

plan de rescate

El organizador deberá preparar un plan de rescate para el evento.

• donde se estima que al menos 200 personas estarán presentes al mismo tiempo
• Se utilizan llamas abiertas, fuegos artificiales u otros productos pirotécnicos, o se utilizan fuego y productos químicos explosivos como efectos especiales.
• las disposiciones para salir del lugar difieren de las habituales o la naturaleza del evento supone un peligro especial para las personas.

Durante la construcción del evento se debe garantizar que haya suficiente espacio para los socorristas y los que salen, un paso de al menos cuatro metros. El organizador del evento deberá realizar un mapa de la zona lo más preciso posible, el cual será distribuido a todas las partes involucradas en la construcción del evento.

El plan de rescate se envía a la policía, al servicio de salvamento y al personal del evento.

Puede encontrar más información sobre la seguridad del evento en el sitio web del servicio de rescate de Central Uusimaa.

Control de pedidos

Si es necesario, la seguridad durante el evento será supervisada por celadores designados por el organizador del evento. La policía establece un límite mínimo para el número de celadores por evento.

Primeros auxilios

El organizador del evento tiene la obligación de tener suficiente disponibilidad de primeros auxilios para el evento. No existe un número inequívoco de personal de primeros auxilios para un evento, por lo que debe estar relacionado con la cantidad de personas, los riesgos y el tamaño del área. Los eventos con entre 200 y 2 personas deben tener un oficial de primeros auxilios designado que haya completado al menos el curso EA 000 o equivalente. El resto del personal de primeros auxilios debe tener suficientes habilidades en primeros auxilios.

Seguros

El organizador del evento es responsable de cualquier accidente. Infórmese ya en la fase de planificación si es necesario un seguro para el evento y, en caso afirmativo, de qué tipo. Puede informarse al respecto en la compañía de seguros y en la policía.

Electricidad y agua

Al reservar el lugar, infórmate sobre la disponibilidad de electricidad. Tenga en cuenta que normalmente un enchufe estándar no es suficiente, pero los dispositivos más grandes necesitan corriente trifásica (16A). Si se vende o sirve comida en el evento, también debe haber agua disponible en el lugar. Deberá consultar sobre la disponibilidad de luz y agua al arrendatario del local.

Infórmese sobre la disponibilidad de electricidad y agua en los espacios exteriores de Kerava, así como sobre las llaves de los armarios eléctricos y puntos de agua de los servicios de infraestructura de Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Estructura

A menudo se necesitan varias estructuras para el evento, como un escenario, carpas, marquesinas y baños. Es responsabilidad del organizador del evento garantizar que las estructuras puedan resistir incluso fenómenos meteorológicos inesperados y otras cargas que se les apliquen. Asegúrese, por ejemplo, de que las tiendas de campaña y las marquesinas tengan el peso adecuado.

Gestión, limpieza y reciclaje de residuos.

Piensa qué tipo de basura se genera en el evento y cómo te encargas de reciclarla. El organizador del evento es responsable de la gestión de residuos del evento y de la posterior limpieza de las zonas con basura.

Asegúrese de que haya baños en el área del evento y de haber acordado su uso con el administrador del espacio. Si no hay baños permanentes en la zona, hay que alquilarlos.

Puede obtener más información sobre los requisitos de gestión de residuos en los eventos de los servicios de infraestructura de Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Señales

El evento debe contar con señalización de los baños (incluidos baños para discapacitados y guarderías) y el puesto de primeros auxilios. Las zonas para fumadores y las zonas para no fumadores también deberán estar señalizadas por separado en la zona. En los eventos más importantes se debe tener en cuenta la señalización de las plazas de aparcamiento y la orientación para llegar a ellas.

Bienes encontrados

El organizador del evento deberá hacerse cargo de la mercancía encontrada y planificar su recepción y envío.

Libertad

La accesibilidad permite la participación equitativa de las personas en el evento. Se podrá tener en cuenta, por ejemplo, en podios reservados a personas con movilidad reducida o en lugares reservados a ellas de otras formas. También es una buena idea agregar información de accesibilidad a las páginas de eventos. Si el evento no está libre de barreras, recuerde avisarnos con antelación.

Puedes encontrar instrucciones para organizar un evento accesible en el sitio web de Invalidiliito.

El marketing de eventos debe realizarse utilizando múltiples canales. Piense en quién pertenece al grupo objetivo del evento y cómo puede llegar mejor a ellos.

Canales de marketing

Calendario de eventos de Kerava

Anuncie el evento con antelación en el calendario de eventos de Kerava. El calendario de eventos es un canal gratuito que pueden utilizar todas las partes que organizan eventos en Kerava. El uso del calendario requiere registrarse como usuario del servicio ya sea como empresa, comunidad o unidad. Una vez que te hayas registrado, podrás publicar eventos en el calendario.

Enlace a la portada del calendario de eventos.

Breve vídeo instructivo sobre el registro (events.kerava.fi).

Vídeo breve instructivo sobre cómo crear un evento (YouTube)

Canales y redes propios

• sitio web
• redes sociales
• listas de correo electrónico
• boletines
• canales de sus propios stakeholders y socios
• carteles y folletos

repartiendo carteles

Los carteles deben distribuirse ampliamente. Puedes compartirlos en los siguientes lugares, por ejemplo:

• el lugar y sus alrededores
• Biblioteca Kerava
• Punto de venta de Sampola
• Los tablones de anuncios de la calle peatonal Kauppakaare y de la estación Kerava.

Puede pedir prestadas las llaves de los tablones de anuncios de la calle peatonal Kauppakaari y de la estación de Kerava con un recibo del servicio de atención al cliente de la biblioteca de la ciudad. La llave debe devolverse inmediatamente después de su uso. Los carteles en tamaño A4 o A3 se pueden exportar a tablones de anuncios. Los carteles se colocan bajo una solapa de plástico que se cierra automáticamente. ¡No necesitas cinta ni otros dispositivos de fijación! Por favor retire sus carteles de los tableros después de su evento.

Otros tablones de anuncios al aire libre se pueden encontrar, por ejemplo, en Kannisto, cerca del parque deportivo Kaleva y al lado de la K-shop de Ahjo.

Cooperación con los medios

Vale la pena informar sobre el evento a los medios locales y, dependiendo del grupo objetivo del evento, a los medios nacionales. Envía un comunicado de prensa u ofrece una historia terminada cuando se publique el programa del evento o cuando se acerque.

Los medios locales pueden estar interesados ​​en el evento, por ejemplo Keski-Uusimaa y Keski-Uusimaa Viikko. Se debe dirigirse a los medios nacionales, por ejemplo, periódicos y publicaciones periódicas, canales de radio y televisión y medios en línea. También vale la pena pensar en la cooperación con personas influyentes en las redes sociales y productores de contenidos adecuados para el evento.

Cooperación comunicativa con la ciudad.

La ciudad de Kerava transmite periódicamente eventos locales en sus propios canales. El evento deberá añadirse al calendario común de eventos, a partir del cual la ciudad, si es posible, compartirá el evento en sus propios canales.

Puede ponerse en contacto con la unidad de comunicación de la ciudad sobre una posible cooperación en materia de comunicación: viestinta@kerava.fi.

Designación del director del proyecto o productor del evento.

• Compartir responsabilidades
• hacer un plan de evento

Finanzas y presupuesto

• ¿Evento pago o gratuito?
• Venta de entradas
• Ayudas y becas
• Socios y patrocinadores
• Otros métodos de recaudación de fondos

Permisos y contratos de eventos.

• Permisos y notificaciones (uso del suelo, policía, bomberos, permiso de ruido, etc.): informar a todas las partes
• Contratos (alquiler, escenario, sonido, intérpretes, etc.)

Horarios de eventos

• Horario de construccion
• Horario del programa
• Calendario de desmantelamiento

Contenido del evento

• Programa
• Participantes
• Artistas
• Presentador
• Invitados
• Medios de comunicación
• Porciones

Seguridad y gestión de riesgos.

• Evaluación de riesgos
• Plan de rescate y seguridad.
• Control de pedidos
• Primeros auxilios
• Guardia
• Seguros

Evento

• Estructura
• Accesorios
• Reproducción de sonido
• Información
• Señales
• Control de trafico
• Mapa

Comunicación

• Plan de comunicación
• Sitio web
• Medios sosiaalinen
• Carteles y folletos
• Comunicados de prensa
• publicidad pagada
• Información del cliente, por ejemplo instrucciones de llegada y estacionamiento.
• Canales de cooperación socios y stakeholders

Limpieza y ambiente del evento.

• Baños
• Contenedores de basura
• Aclarar

Trabajadores y trabajadoras de Talkoo

• Inducción
• Deberes laborales
• Turnos de trabajo
• Comidas

Evaluación final

• Recopilación de comentarios
• Proporcionar retroalimentación a quienes participaron en la implementación del evento.
• Monitoreo de medios