Andmekaitse

Andmekaitse viitab isikuandmete kaitsele. Isikuandmed on füüsilist isikut kirjeldavad andmed, millest saab isikut otseselt või kaudselt tuvastada. Sellise teabe hulka kuuluvad näiteks nimi, e-posti aadress, sotsiaalkindlustuse number, foto ja telefoninumber.

Miks linnateenustes andmeid kogutakse?

Isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse ametitoimingute läbiviimiseks vastavalt õigusaktidele ja määrustele. Lisaks on ametitegevuse kohustuseks statistika tegemine, mille tegemiseks kasutatakse vastavalt vajadusele anonüümseid isikuandmeid, s.t andmed on kujul, millest isikut ei ole võimalik tuvastada.

Millist teavet linnateenustes töödeldakse?

Kui klient ehk andmesubjekt hakkab teenust kasutama, kogutakse vastava teenuse rakendamiseks vajalikku teavet. Linn pakub oma kodanikele erinevaid teenuseid, näiteks õppe- ja alushariduse teenuseid, raamatukoguteenuseid ja sporditeenuseid. Sellest tulenevalt on kogutava teabe sisu erinev. Kerava linn kogub ainult kõnealuse teenuse jaoks vajalikke isikuandmeid. Erinevates teenustes kogutud teabe leiate üksikasjalikumalt selle veebisaidi privaatsusavaldustest teemavaldkondade kaupa.

Kust saate linnateenuste kohta teavet?

Isikuandmed saadakse reeglina kliendilt endalt. Lisaks hangitakse infot süsteemidest, mida haldavad teised asutused, näiteks Rahvastikuregistri Keskus. Lisaks saab linna nimel tegutsev teenuseosutaja kliendisuhte kestel lepingulise suhte alusel säilitada ja täiendada kliendi andmeid.

Kuidas töödeldakse isikuandmeid linnateenustes?

Isikuandmeid käsitletakse hoolikalt. Andmeid töödeldakse ainult eelnevalt määratletud eesmärgil. Isikuandmete töötlemisel järgime seadusandlust ja andmetöötluse häid tavasid.

Andmekaitsemääruse kohaselt on õiguslikeks alusteks kohustuslikud õigusaktid, leping, nõusolek või õigustatud huvi. Kerava linnas on isikuandmete töötlemiseks alati õiguslik alus. Erinevates teenustes võib isikuandmete töötlemisel lähtuda ka vastavat teenust reguleerivatest õigusaktidest, näiteks õppetegevuses.

Meie töötajad on seotud konfidentsiaalsuskohustusega. Isikuandmeid töötlevaid töötajaid koolitatakse regulaarselt. Jälgitakse isikuandmeid sisaldavate süsteemide kasutamist ja õigusi. Isikuandmeid võib töödelda ainult töötaja, kellel on oma tööülesannete täitmiseks õigus kõnealuseid andmeid töödelda.

Kes töötleb andmeid linnateenustes?

Põhimõtteliselt võivad linna klientide ehk registreeritud kasutajate isikuandmeid töödelda ainult töötajad, kellel on vajadus kõnealuste andmete töötlemiseks oma tööülesannete täitmiseks. Lisaks kasutab linn alltöövõtjaid ja partnereid, kellel on juurdepääs teenuste korraldamiseks vajalikele isikuandmetele. Need osapooled saavad andmeid töödelda ainult vastavalt Kerava linna poolt antud juhistele ja kokkulepetele.

Kellele võib linnaregistrite andmeid avaldada?

Isikuandmete edastamine tähendab olukordi, kus isikuandmed antakse teisele vastutavale töötlejale tema enda sõltumatuks kasutamiseks. Isikuandmeid võib avaldada ainult seadusega kehtestatud raamides või kliendi nõusolekul.

Kerava linna osas avaldatakse isikuandmeid teistele ametiasutustele lähtuvalt õigusaktide nõuetest. Teavet võib avaldada näiteks riiklikule pensioniteenistusele või Soome Haridusameti hallatavale KOSKI-teenusele.

Andmekaitsemääruse kohaselt on registreeritud isikul ehk linna kliendil õigus:

• enda kohta käivate isikuandmete kontrollimiseks
• nõuda oma andmete parandamist või kustutamist
• taotleda töötlemise piiramist või esitada vastuväiteid töötlemisele
• taotleda isikuandmete edastamist ühest süsteemist teise
• saada teavet isikuandmete töötlemise kohta

Registreerija ei saa kasutada kõiki õigusi igas olukorras. Olukorda mõjutab näiteks see, milline andmekaitsemääruse kohane õiguslik alus isikuandmeid töödeldakse.

Õigus tutvuda isikuandmetega

Registreeritud isikul ehk linna kliendil on õigus saada vastutavalt töötlejalt kinnitus, et teda puudutavaid isikuandmeid töödeldakse või neid ei töödelda. Vastutav töötleja peab andmesubjektile nõudmisel esitama koopia tema nimel töödeldavatest isikuandmetest.

Ülevaatustaotluse soovitame esitada eelkõige tugeva isikutuvastusega elektrooniliste tehingute kaudu (nõuab pangavolikirjade kasutamist). Elektroonilise vormi leiate siia.

Kui kliendil ei ole võimalik elektroonilist vormi kasutada, saab päringu esitada ka linna perekonnaseisuametis või Sampola teeninduspunktis. Selleks on vaja kaasas pildiga isikut tõendavat dokumenti, kuna päringu esitaja peab alati olema tuvastatav. Telefoni või e-kirja teel päringut teha ei saa, kuna me ei suuda nendes kanalites isikut usaldusväärselt tuvastada.

Õigus andmete parandamisele

Registreeritud kliendil, s.o linna kliendil on õigus nõuda teda puudutavate ebaõigete, ebatäpsete või mittetäielike isikuandmete põhjendamatu viivituseta parandamist või täiendamist. Lisaks on andmesubjektil õigus nõuda mittevajalike isikuandmete kustutamist. Liiasust ja ebatäpsust hinnatakse andmete salvestamise aja järgi.

Kui linn parandustaotlust vastu ei võta, tehakse asja kohta otsus, kus on ära toodud põhjused, mille alusel taotlust ei rahuldatud.

Soovitame andmete parandamise taotluse esitada eelkõige tugeva isikutuvastusega elektrooniliste tehingute kaudu (nõuab pangavolikirjade kasutamist). Elektroonilise vormi leiate siia.

Teabe parandamise soovi saab esitada ka kohapeal linna perekonnaseisuametis või Sampola teeninduspunktis. Taotluse esitaja isikusamasust kontrollitakse päringu esitamisel.

Küsige töötlemisaega ja tasusid

Kerava linn püüab taotlusi menetleda esimesel võimalusel. Isikuandmetega tutvumise taotlusega seotud teabe esitamise või täiendava teabe esitamise tähtaeg on üks kuu alates kontrollinõude saamisest. Kui kontrollitaotlus on erakordselt keeruline ja mahukas, võib tähtaega kahe kuu võrra pikendada. Menetlusaja pikenemisest teavitatakse klienti isiklikult.

Registreerija andmed antakse põhimõtteliselt tasuta. Kui aga soovitakse rohkem koopiaid, võib linn nõuda mõistlikku tasu, mis põhineb halduskuludel. Kui teabenõue on ilmselgelt alusetu ja ebamõistlik, eriti kui teabenõudeid esitatakse korduvalt, võib linn nõuda teabe andmisega seotud halduskulud või keelduda teabe esitamisest üldse. Sellisel juhul demonstreerib linn taotluse ilmset alusetust või ebamõistlikkust.

Andmekaitsevoliniku büroo

Andmesubjektil on õigus esitada kaebus andmekaitsevoliniku büroole, kui andmesubjekt leiab, et teda puudutavate isikuandmete töötlemisel on rikutud kehtivaid andmekaitsealaseid õigusakte.

Kui linn parandustaotlust vastu ei võta, tehakse asja kohta otsus, kus on ära toodud põhjused, mille alusel taotlust ei rahuldatud. Samuti teavitame teid õigusest õiguskaitsevahenditele, näiteks andmekaitsevolinikule kaebuse esitamise võimalusest.

Registreerija teavitamine isikuandmete töötlemisest

Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus kohustab vastutavat töötlejat (linna) teavitama andmesubjekti (klienti) tema isikuandmete töötlemisest. Registreerija teavitamine Kerava linnas toimub nii registripõhiste andmekaitseavalduste kui ka veebilehel kogutud teabe abil. Registripõhised privaatsusavaldused leiate lehe allservast.

Isikuandmete töötlemise eesmärk

Linna ülesannete haldamine toimub seaduse alusel ning põhikirjaliste ülesannete täitmine eeldab reeglina isikuandmete töötlemist. Isikuandmete töötlemise aluseks Kerava linnas on seega reeglina seadusest tulenevate kohustuste täitmine.

Isikuandmete säilitamise tähtajad

Omavalitsuste dokumentide säilitustähtaeg määratakse kas õigusaktide, Rahvusarhiivi määruste või Omavalitsuste Liidu säilitustähtaja soovitustega. Esimesed kaks kriteeriumi on kohustuslikud ja näiteks vertikaalselt säilitatavad dokumendid määrab rahvusarhiiv. Kerava linna dokumentide säilitustähtajad, arhiveerimine, käsutamine ja konfidentsiaalne teave on täpsemalt määratletud arhiiviteenuste tegevuseeskirjades ja dokumendihalduskavas. Dokumendid hävitatakse pärast dokumendihalduskavas määratud säilitustähtaja möödumist, tagades andmekaitse.

Registreeritud gruppide ja töödeldavate isikuandmete rühmade kirjeldus

Registreeritud isik on isik, keda isikuandmete töötlemine puudutab. Linna registreerijad on linna töötajad, usaldusisikud ja kliendid, näiteks vallaelanikud, kes on hõlmatud haridus- ja vabaajateenuste ning tehnoteenustega.

Seadusjärgsete kohustuste täitmiseks töötleb linn erinevaid isikuandmeid. Isikuandmete all mõeldakse kogu tuvastatud või tuvastatava füüsilise isikuga seotud teavet, nagu nimi, sotsiaalkindlustuse number, aadress, telefoninumber ja e-posti aadress. Lisaks töötleb linn nn erilisi (tundlikke) isikuandmeid, mis tähendab näiteks tervise, majandusliku seisundi, poliitilise veendumuse või etnilise taustaga seotud teavet. Eriinfot tuleb hoida saladuses ja seda tohib töödelda ainult andmekaitsemääruses konkreetselt määratletud olukordades, milleks on nt. andmesubjekti nõusolek ja vastutava töötleja seadusest tulenevate kohustuste täitmine.

Isikuandmete avalikustamine

Isikuandmete edastamine on üksikasjalikult lahti seletatud registripõhistes privaatsusavaldustes, mille leiate lehe allservast. Üldreeglina saab väita, et väljaspool linna väljastatakse teavet ainult andmesubjekti nõusolekul või seadusjärgsel alusel ametiasutuste vastastikusel koostööl.

Tehnilised ja organisatsioonilised turvameetmed

Infotehnoloogia seadmed asuvad kaitstud ja valvega ruumides. Juurdepääsuõigused infosüsteemidele ja failidele põhinevad isiklikel juurdepääsuõigustel ning nende kasutamist jälgitakse. Juurdepääsuõigused antakse ülesandepõhiselt. Iga kasutaja võtab endale kohustuse kasutada ja hoida andmete ja infosüsteemide konfidentsiaalsust. Lisaks on arhiivides ja tööüksustes läbipääsukontroll ja ukselukud. Dokumente hoitakse kontrollitavates ruumides ja lukustatud kappides.

Privaatsusteated

Privaatsusteatised on jaotatud Kerava linna teeninduspiirkondade kaupa.

Andmekaitseavaldused avaldatakse linna digitaalse turvalisuse ja infohalduse haldussüsteemist. Kirjeldusi uuendatakse regulaarselt. Kui teil on küsimusi või märkate kirjelduses võimalikku puudust, võite pöörduda linna andmekaitseametniku poole: andmekaitse@kerava.fi

Privaatsusavaldused (mine lehele).