Dokumendihaldus

Tavapärase teabe, protokollide, koopiate või muude väljatrükkide edastamise eest võetakse tasu 5,00 eurot esimese lehekülje eest ja 0,50 eurot iga järgneva lehe eest.

Erimeetmeid vajava teabe, dokumendi, koopia või muu väljatrüki edastamise eest võetakse fikseeritud põhitasu, mis on vastavalt teabeotsingu raskusastmele skaleeritud järgmiselt:

• tavapärane infootsing (tööaeg alla 2h) 30 eurot
• nõudlik infootsing (tööaeg 2 – 5 tundi) 60 eurot ja
• väga nõudlik infootsing (töökoormus üle 5 tunni) 100 eurot.

Lisaks põhitasule tuleb tasuda leheküljetasu. Kiireloomulisel juhul saab dokumenditasu sisse nõuda pooleteisekordselt.

Igaühel on õigus saada teavet ametiasutuse avaliku dokumendi kohta vastavalt asutuse tegevuse avalikustamise seadusele (621/1999).

Avaliku materjali kohta teabenõuet ei pea põhjendama ning teabenõudja ei pea ütlema, milleks seda teavet kasutatakse. Selliseid taotlusi saab esitada vabalt, näiteks telefoni või e-posti teel. Teabenõuded Kerava linna dokumentide kohta on suunatud otse asja eest vastutavale ametiisikule või domeenile.

Vajadusel saab linna perekonnaseisuametist nõu erinevate ametiasutuste domeenide ja seal töödeldavate andmematerjalide kohta.

Linna perekonnaseisuametiga saab ühendust võtta e-posti aadressil kirjaamo@kerava.fi või telefonil 09 29491.

Teabepäring on hea täpsustada võimalikult täpselt, et dokumenti oleks lihtsam leida. Teabenõue tuleb identifitseerida nii, et oleks selge, millist dokumenti või dokumente taotlus puudutab. Näiteks peaksite alati märkima dokumendi kuupäeva või pealkirja, kui see on teada. Linnaasutus võib paluda teabenõude esitajal oma päringut piirata ja täpsustada.

Kui sihite teabepäringu dokumentidele, võib identifitseeriv teave olla näiteks registri või teenuse nimi, kuhu dokument on lisatud, samuti teave dokumendi liigi kohta (avaldus, otsus, joonis, bülletään). Linna dokumendiavalikustamise kirjelduse leiab dokumendiavalikustamise kirjelduse lehelt. Soovi täpsustamiseks võtke vajadusel ühendust linna domeeniga, mille dokumendiga on tegemist.

Ametiasutuse dokumentide hulgas on ka teave, mida saab seadusega anda ainult teatud tingimustel ja mille kohta ametiasutus peab kaaluma, kas teavet saab teabe taotlejale anda. See kehtib näiteks avalikustamise seaduse või eriõigusaktide alusel saladuses hoitava teabe kohta.

Vastavalt avalikustamise seadusele on isikul, kelle õigust, huvi või kohustust asi puudutab, õigus saada asja menetlevalt või menetlevalt asutuselt teavet mitteavaliku dokumendi sisu kohta, mis võib või on avaldanud mõju. tema juhtumi käsitlemise kohta. Konfidentsiaalse dokumendi või ainult teatud tingimustel avalikustatavate dokumentide kohta teabe küsimisel peab dokumendi taotleja teatama teabe eesmärgi ja suutma oma isikut kontrollida. Elektroonilise vormi leiate siia. Ilma elektroonilise isikutuvastuseta tehtud teabepäringud tuleb esitada kehtiva ametliku fotoga ID-kaardiga Kerava tehingupunktis.

Kui ainult osa dokumendist on avalik, antakse nõutud teave dokumendi avalikust osast, nii et salajane osa ei avalikustataks. Dokumendi taotlejalt saab küsida lisateavet, kui see on vajalik teabe üleandmise tingimuste selgitamiseks.

Teave avaliku dokumendi kohta edastatakse esimesel võimalusel, hiljemalt kahe nädala jooksul pärast teabenõude esitamist. Kui teabenõude menetlemine ja lahendamine nõuavad erimeetmeid või tavapärasest suuremat töömahtu, antakse dokumendi kohta teave või lahendatakse asi hiljemalt ühe kuu jooksul teabenõude tegemisest.

Vastavalt EL isikuandmete kaitse üldmäärusele tuleb isikuandmetega tutvumise taotlusele ja ebaõigete andmete parandamise taotlusele vastata põhjendamatu viivituseta ja hiljemalt ühe kuu jooksul pärast taotluse saamist. Aega saab pikendada maksimaalselt kahe kuu võrra.

Sõltuvalt küsitava teabe iseloomust, mahust ja vormist saab linn küsitud teabe üle anda kas elektrooniliselt, paberkandjal või kohapeal.

Andmehaldusüksus peab pidama enda hallatavate andmereservide kirjeldust ja juhtumiregistrit vastavalt andmehaldusseaduse (906/2019) paragrahvile 28. Seaduses nimetatud infohaldusüksusena tegutseb Kerava linn.

Selle kirjelduse abil selgitatakse Kerava linna klientidele, kuidas linn haldab andmematerjale, mis tekivad ametiasutuse juhtumite menetlemisel ja teenuse osutamisel. Kirjelduse eesmärk on aidata klientidel tuvastada teabepäringu sisu ja suunata teabepäring õigele osapoolele.

Dokumendi avalikustamise kirjelduses on ka kirjas, mil määral linn teenuste osutamisel või asjade ajamisel andmeid töötleb. Võimalus saada teavet selle kohta, millised andmereservid linnal on, teenib asjaajamise läbipaistvust.

Dokumendi avalikustamise kirjeldus