برای برگزار کننده رویداد

ایده و گروه هدف رویداد

وقتی شروع به برنامه ریزی یک رویداد می کنید، ابتدا به این فکر کنید:

• این رویداد برای چه کسانی در نظر گرفته شده است؟
• چه کسی ممکن است اهمیت دهد؟
• چه نوع محتوایی در این رویداد خوب است؟
• برای انجام این رویداد به چه تیمی نیاز دارید؟

اقتصادی

بودجه بخش مهمی از برنامه ریزی رویداد است، اما بسته به ماهیت رویداد، می توان آن را حتی با سرمایه گذاری کوچک برگزار کرد.

در بودجه خوب است هزینه هایی در نظر گرفته شود مانند

• هزینه های ناشی از محل برگزاری
• هزینه های کارکنان
• سازه ها، به عنوان مثال صحنه، چادر، سیستم صوتی، روشنایی، توالت های اجاره ای و ظروف زباله
• هزینه های مجوز
• دستمزد مجریان

به این فکر کنید که چگونه می توانید بودجه رویداد را تامین کنید. برای مثال می توانید درآمد کسب کنید

• با بلیط ورودی
• با قراردادهای حمایتی
• با کمک های بلاعوض
• با فعالیت های فروش در رویداد، به عنوان مثال یک کافه یا فروش محصولات
• با اجاره دادن نقاط ارائه یا فروش در منطقه به فروشندگان.

برای اطلاعات بیشتر در مورد کمک های بلاعوض شهر به وب سایت شهر مراجعه کنید.

شما همچنین می توانید برای کمک های مالی از ایالت یا بنیادها درخواست دهید.

محل

کراوا دارای مناطق و مکان های زیادی است که برای رویدادها با اندازه های مختلف مناسب است. انتخاب مکان تحت تأثیر موارد زیر است:

• ماهیت رویداد
• زمان رویداد
• گروه هدف رویداد
• محل
• آزادی
• هزینه های اجاره

شهر کراوا چندین تاسیسات را مدیریت می کند. فضاهای داخلی متعلق به شهر از طریق سیستم تیمی رزرو شده است. اطلاعات بیشتر در مورد امکانات را می توانید در وب سایت این شهر بیابید.

فضاهای بیرونی متعلق به شهر توسط خدمات زیرساختی Kerava مدیریت می شود: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

امکان برگزاری رویدادهای همکاری با کتابخانه شهر کراوا وجود دارد. اطلاعات بیشتر را می توانید در وب سایت این کتابخانه بیابید.

در زیر اطلاعاتی در مورد رایج ترین مجوزها و رویه های رویداد خواهید یافت. بسته به محتوا و ماهیت رویداد، ممکن است به انواع دیگری از مجوزها و ترتیبات نیز نیاز داشته باشید.

مجوز استفاده از زمین

اجازه مالک زمین همیشه برای رویدادهای فضای باز مورد نیاز است. مجوز برای مناطق عمومی متعلق به شهر، مانند خیابان ها و محوطه های پارک، توسط خدمات زیربنایی Kerava صادر می شود. مجوز در Lupapiste.fi درخواست می شود. مالک منطقه در مورد مجوز استفاده از مناطق خصوصی تصمیم می گیرد. شما می توانید فضای داخلی شهر را در سیستم تیمی بیابید.

اگر خیابان‌ها بسته هستند و مسیر اتوبوسی در خیابان برای بسته شدن حرکت می‌کند، یا ترتیبات رویدادها بر ترافیک اتوبوس تأثیر می‌گذارد، باید با HSL در مورد تغییر مسیر تماس گرفته شود.

اطلاع رسانی به پلیس و خدمات امدادی

اطلاع رسانی رویداد عمومی باید به صورت کتبی با پیوست های لازم حداکثر پنج روز قبل از رویداد به پلیس و حداکثر 14 روز قبل از رویداد به خدمات امداد و نجات انجام شود. هر چه رویداد بزرگتر باشد، باید زودتر در حرکت باشید.

این اطلاعیه نیازی به اعلام در رویدادهای عمومی کوچک با شرکت کنندگان کم ندارد و به دلیل ماهیت رویداد یا محل برگزاری، نیازی به اقداماتی برای حفظ نظم و ایمنی نیست. اگر مطمئن نیستید که باید گزارشی تهیه شود، با پلیس یا خدمات مشاوره خدمات اضطراری تماس بگیرید:

• پلیس Ita-Uusimaa: 0295 430 291 (Switchboard) یا خدمات عمومی.ita-uusimaa@poliisi.fi
• خدمات نجات مرکزی Uusimaa، 09 4191 4475 یا paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

اطلاعات بیشتر در مورد رویدادهای عمومی و نحوه گزارش آنها را می توانید در وب سایت پلیس بیابید.

می توانید اطلاعات بیشتر در مورد امنیت رویداد را در وب سایت عملیات نجات بیابید.

اعلان نویز

یک رویداد عمومی باید به صورت کتبی به مقامات حفاظت از محیط زیست شهرداری گزارش شود اگر باعث ایجاد سر و صدا یا لرزش موقت به خصوص مزاحم شود، به عنوان مثال در یک کنسرت در فضای باز. این اطلاعیه خیلی قبل از انجام اقدام یا شروع فعالیت انجام می شود، اما حداکثر 30 روز قبل از این زمان.

اگر دلیلی وجود داشته باشد که فرض کنیم سر و صدای رویداد یک اختلال است، باید گزارش نویز تهیه شود. تولید مثل صدا را می توان در رویدادهایی که بین ساعت 7 صبح تا 22 بعد از ظهر برگزار می شود بدون گزارش نویز استفاده کرد، مشروط بر اینکه میزان صدا در سطح معقولی حفظ شود. موسیقی ممکن است آنقدر بلند پخش نشود که بتوان آن را در آپارتمان ها، در مناطق حساس یا به طور گسترده ای خارج از منطقه رویداد شنید.

محله در منطقه اطراف باید از قبل در مورد این رویداد مطلع شود، یا در تابلوی اعلانات انجمن مسکن و یا از طریق پیام های صندوق پستی. مناطق حساس به سر و صدای محیط رویداد مانند خانه های سالمندان، مدارس و کلیساها نیز باید در نظر گرفته شوند.

مرکز زیست محیطی مرکزی Uusimaa مسئول گزارش های نویز در این منطقه است.

می توانید اطلاعات بیشتر در مورد گزارش نویز را در وب سایت مرکز محیط زیست مرکزی Uusimaa بیابید.

حق چاپ

اجرای موسیقی در رویدادها و رویدادها مستلزم پرداخت هزینه جبران حق چاپ Teosto است.

می توانید اطلاعات بیشتر در مورد اجرای موسیقی و مجوزهای استفاده را در وب سایت Teosto بیابید.

خوراکی ها

اپراتورهای کوچکتر، مانند افراد یا کلوپ های سرگرمی، نیازی به تهیه گزارش در مورد فروش کوچک یا سرو غذا ندارند. اگر فروشندگان حرفه ای به این رویداد می آیند، باید فعالیت های خود را به مرکز زیست محیطی Uusimaa مرکزی گزارش دهند. مجوزهای خدمت موقت توسط مقام اداری منطقه ای صادر می شود.

می توانید اطلاعات بیشتر در مورد مجوزهای فروش حرفه ای مواد غذایی را در وب سایت مرکز محیط زیست مرکزی Uusimaa بیابید.

طرح نجات

برگزارکننده باید یک طرح نجات برای رویداد آماده کند

• جایی که تخمین زده می شود حداقل 200 نفر همزمان حضور داشته باشند
• از شعله های باز، آتش بازی یا سایر محصولات آتش نشانی استفاده می شود، یا از آتش و مواد شیمیایی انفجاری به عنوان جلوه های ویژه استفاده می شود.
• ترتیبات خروج از محل برگزاری با معمول متفاوت است یا ماهیت رویداد برای مردم خطر خاصی دارد.

هنگام ساخت رویداد، باید از وجود فضای کافی برای امدادگران و خروجی ها، یک گذرگاه حداقل چهار متری اطمینان حاصل شود. برگزارکننده رویداد باید تا حد امکان نقشه ای از منطقه تهیه کند که برای همه طرف های درگیر در ساخت رویداد توزیع شود.

طرح نجات برای پلیس، خدمات امداد و نجات و کارکنان رویداد ارسال می شود.

می توانید اطلاعات بیشتر در مورد امنیت رویدادها را در وب سایت خدمات نجات مرکزی Uusimaa بیابید.

کنترل سفارش

در صورت لزوم، امنیت در طول رویداد توسط دستور دهندگان منصوب شده توسط برگزار کننده رویداد نظارت می شود. پلیس حداقل محدودیتی را برای تعداد سفارش‌دهندگان در هر رویداد تعیین می‌کند.

انسیاپو

برگزارکننده رویداد موظف است آمادگی کمک های اولیه کافی را برای رویداد رزرو کند. هیچ تعداد مشخصی از پرسنل کمک های اولیه برای یک رویداد وجود ندارد، بنابراین باید با تعداد افراد، خطرات و وسعت منطقه مرتبط باشد. رویدادهایی با 200-2 نفر باید دارای یک افسر کمک های اولیه باشد که حداقل دوره EA 000 یا معادل آن را گذرانده باشد. سایر پرسنل کمک های اولیه باید مهارت های کمک های اولیه کافی را داشته باشند.

بیمه ها

مسئول برگزاری هر گونه حادثه می باشد. لطفاً از قبل در مرحله برنامه ریزی دریابید که آیا بیمه برای رویداد مورد نیاز است و اگر چنین است، چه نوع بیمه ای لازم است. می توانید در مورد آن از شرکت بیمه و پلیس استعلام بگیرید.

برق و آب

هنگامی که مکان را رزرو می کنید، از در دسترس بودن برق مطلع شوید. لطفا توجه داشته باشید که معمولا یک سوکت استاندارد کافی نیست، اما دستگاه های بزرگتر به جریان سه فاز (16A) نیاز دارند. اگر در این مراسم غذا فروخته یا سرو می شود، آب نیز باید در محل برگزاری در دسترس باشد. شما باید در مورد در دسترس بودن برق و آب از اجاره کننده محل استعلام بگیرید.

در مورد وجود برق و آب در فضاهای بیرونی کراوا و همچنین کلید کابینت های برق و نقاط آب از خدمات زیرساختی کراوا پرس و جو کنید: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

چارچوب

سازه های مختلفی مانند صحنه، چادر، سایبان و توالت اغلب برای این رویداد مورد نیاز است. این مسئولیت برگزارکننده رویداد است که اطمینان حاصل کند که سازه ها می توانند حتی در برابر پدیده های جوی غیرمنتظره و سایر بارهای وارد شده بر آنها مقاومت کنند. لطفاً دقت کنید که مثلاً چادرها و سایبان ها دارای وزن مناسب باشند.

مدیریت زباله، تمیز کردن و بازیافت

به این فکر کنید که چه نوع زباله ای در این رویداد تولید می شود و چگونه از بازیافت آن مراقبت می کنید. برگزارکننده رویداد مسئولیت مدیریت پسماند رویداد و متعاقب آن پاکسازی مناطق پر از زباله را بر عهده دارد.

لطفاً مطمئن شوید که توالت در محوطه رویداد وجود دارد و در مورد استفاده از آنها با مدیر فضا به توافق رسیده اید. اگر توالت دائمی در منطقه وجود ندارد، باید آنها را اجاره کنید.

می توانید اطلاعات بیشتری در مورد الزامات مدیریت زباله در رویدادها از خدمات زیرساخت Kerava دریافت کنید: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

نشانه ها

این رویداد باید دارای تابلوهایی برای توالت ها (شامل توالت های معلولین و مهد کودک) و پایگاه کمک های اولیه باشد. محل استعمال دخانیات و مناطق غیرسیگاری نیز باید به طور جداگانه در منطقه مشخص شود. علامت گذاری مکان های پارکینگ و راهنمایی برای آنها باید در بزرگترین رویدادها مورد توجه قرار گیرد.

کالا پیدا شد

برگزارکننده رویداد باید مراقب کالاهای یافت شده و برنامه ریزی برای پذیرش و ارسال آنها باشد.

آزادی

دسترس پذیری امکان مشارکت برابر مردم در رویداد را فراهم می کند. می توان آن را در نظر گرفت، به عنوان مثال، در سکوهای اختصاص داده شده برای افراد با تحرک کم یا در مکان هایی که به روش های دیگر برای آنها رزرو شده است. همچنین اضافه کردن اطلاعات دسترسی به صفحات رویداد ایده خوبی است. اگر رویداد بدون مانع نیست، لطفاً از قبل به ما اطلاع دهید.

می توانید دستورالعمل های سازماندهی یک رویداد قابل دسترسی را در وب سایت Invalidiliito بیابید.

بازاریابی رویداد باید با استفاده از چندین کانال انجام شود. به این فکر کنید که چه کسانی به گروه هدف رویداد تعلق دارند و چگونه می توانید به بهترین شکل به آنها دسترسی پیدا کنید.

کانال های بازاریابی

تقویم رویداد کراوا

رویداد را به موقع در تقویم رویداد Kerava اعلام کنید. تقویم رویدادها یک کانال رایگان است که همه احزاب برگزار کننده رویدادها در Kerava می توانند از آن استفاده کنند. استفاده از تقویم مستلزم ثبت نام به عنوان کاربر سرویس چه به عنوان یک شرکت، انجمن یا واحد است. پس از ثبت نام، می توانید رویدادها را در تقویم منتشر کنید.

پیوند به صفحه اول تقویم رویداد.

فیلم آموزشی کوتاه ثبت نام (events.kerava.fi).

فیلم آموزشی کوتاه در مورد ایجاد یک رویداد (YouTube)

کانال ها و شبکه های خود را داشته باشید

• سایت اینترنتی
• رسانه های اجتماعی
• لیست های ایمیل
• خبرنامه ها
• کانال های ذینفعان و شرکای خود
• پوسترها و بروشورها

پخش پوستر

پوسترها باید به طور گسترده توزیع شوند. می توانید آنها را در مکان های زیر به اشتراک بگذارید، به عنوان مثال:

• محل برگزاری و مناطق اطراف آن
• کتابخانه کراوا
• محل فروش سامپولا
• تابلوهای اعلانات خیابان عابر پیاده Kauppakaare و ایستگاه Kerava.

شما می توانید کلید تابلوهای اعلانات خیابان عابر پیاده کاوپپاکاری و ایستگاه کراوا را با رسیدی از خدمات مشتریان کتابخانه شهر به امانت بگیرید. کلید باید بلافاصله پس از استفاده بازگردانده شود. پوسترهایی در اندازه A4 یا A3 را می توان به تابلوهای اعلانات صادر کرد. پوسترها زیر یک دریچه پلاستیکی چسبانده شده اند که به طور خودکار بسته می شود. شما نیازی به چسب یا وسایل ثابت کننده دیگر ندارید! لطفا پوسترهای خود را بعد از مراسم خود از روی تابلو بردارید.

سایر تابلوهای اعلانات در فضای باز را می توانید پیدا کنید، برای مثال، در Kannisto و نزدیک پارک ورزشی Kaleva و در کنار فروشگاه Ahjo.

همکاری رسانه ای

شایان ذکر است که این رویداد با رسانه های داخلی و بسته به گروه هدف رویداد، با رسانه ملی ارتباط برقرار کند. هنگامی که برنامه رویداد منتشر می شود یا زمانی که نزدیک است، یک انتشار رسانه ای ارسال کنید یا یک داستان تمام شده ارائه دهید.

رسانه های محلی ممکن است به این رویداد علاقه مند باشند، برای مثال Keski-Uusimaa و Keski-Uusimaa Viikko. باید به رسانه های ملی مانند روزنامه ها و نشریات، شبکه های رادیویی و تلویزیونی و رسانه های آنلاین مراجعه کرد. همچنین لازم است به همکاری با اینفلوئنسرهای رسانه های اجتماعی و تولیدکنندگان محتوای مناسب برای این رویداد فکر کنید.

همکاری ارتباطی با شهرستان

شهر کراوا به صورت دوره ای رویدادهای محلی را از طریق کانال های خود پخش می کند. این رویداد باید به تقویم رویدادهای مشترک اضافه شود، که در صورت امکان، شهر رویداد را در کانال های خود به اشتراک می گذارد.

برای همکاری احتمالی ارتباطی می توانید با واحد ارتباطات شهرستان viestinta@kerava.fi تماس حاصل فرمایید.

تعیین مدیر پروژه یا تهیه کننده رویداد

• مسئولیت ها را به اشتراک بگذارید
• یک برنامه رویداد تهیه کنید

مالی و بودجه

• رویداد پولی یا رایگان؟
• فروش بلیط
• کمک هزینه و بورسیه
• شرکا و حامیان مالی
• سایر روش های جمع آوری کمک های مالی

مجوزها و قراردادها

• مجوزها و اطلاعیه ها (کاربری زمین، پلیس، آتش نشانی، مجوز صدا و غیره): اطلاع رسانی به همه طرفین
• قراردادها (اجاره، صحنه، صدا، مجری و غیره)

برنامه های رویداد

• برنامه زمانبندی ساخت و ساز
• برنامه زمانبندی
• برنامه برچیدن

محتوای رویداد

• برنامه
• شركت كنندگان
• مجریان
• ارائه کننده
• مهمانان دعوت شده
• رسانه ها
• خدمات

ایمنی و مدیریت ریسک

• ارزیابی ریسک
• طرح نجات و ایمنی
• کنترل سفارش
• انسیاپو
• نگهبان
• بیمه ها

محل

• چارچوب
• تجهیزات جانبی
• بازتولید صدا
• اطلاعات
• نشانه ها
• کنترل ترافیک
• کارتتا

ارتباط

• طرح ارتباطی
• سایت اینترنتی
• رسانه های اجتماعی
• پوستر و بروشور
• انتشارات رسانه ای
• تبلیغات پولی
• اطلاعات مشتری، برای مثال دستورالعمل ورود و پارکینگ
• کانال های شرکا و ذینفعان همکاری

پاکیزگی و محیط برگزاری مراسم

• توالت
• ظروف زباله
• پاکسازی

کارگران و کارگران تالکو

• القاء
• وظایف کاری
• شیفت کاری
• وعده های غذایی

ارزیابی نهایی

• جمع آوری بازخورد
• ارائه بازخورد به کسانی که در اجرای رویداد شرکت کردند
• نظارت بر رسانه ها