Réservation des locaux

Vous devez vous inscrire en tant qu'utilisateur Timmi avant de pouvoir faire des demandes de réservation de chambre. L'inscription s'effectue grâce à l'identification forte du service suomi.fi avec des identifiants bancaires ou un certificat mobile. Toutes les demandes de réservation et annulations concernant les locaux de la ville se font au moyen d'une identification forte même après inscription.

Une fois inscrit en tant qu'utilisateur du service Timmi, vous pouvez vous connecter au service en tant que particulier. En tant que client privé, vous réservez des locaux pour votre propre usage, auquel cas vous êtes également personnellement responsable des locaux et des paiements. Si vous souhaitez réserver les installations de la ville également en tant que représentant d'un club, d'une association ou d'une entreprise et réserver les installations de Kerava, consultez la section Extension des droits d'utilisation d'un particulier en tant que représentant d'une organisation.

Connectez-vous en tant qu'individu en sélectionnant la section Connexion sur la page d'accueil du service, après quoi le service nécessite une identification électronique forte de votre part.

Après une authentification réussie, vous êtes connecté à Timmi et pouvez effectuer de nouvelles demandes de réservation et annulations.

1. Une fois connecté à Timmi, accédez au calendrier de réservation du service pour parcourir les espaces à louer. Si vous effectuez une réservation de chambre pour l'organisation que vous représentez, choisissez la personne de contact de l'organisation comme rôle.
2. Choisissez l'heure que vous souhaitez. Vous pouvez consulter le statut de réservation de l'espace soit par jour, soit pour toute la semaine. Vous pouvez afficher le calendrier hebdomadaire en sélectionnant un numéro de semaine dans le calendrier. Mettez à jour le calendrier après avoir sélectionné l'heure souhaitée. Après avoir mis à jour le calendrier, vous pouvez voir les heures réservées et libres de l'espace.
   Les réservations de nuitées Timmä s'effectuent dans le calendrier de réservation en cliquant sur le bouton droit de la souris le jour souhaité, après quoi un menu s'ouvre.
3. Procédez à une demande de réservation en sélectionnant la date souhaitée dans le calendrier. Remplissez les informations de réservation, par exemple, le nom du club ou la nature de l'événement (par exemple, un événement privé). Vérifiez que la date et le créneau horaire de la réservation sont corrects.
4. Sous Récurrent, choisissez s’il s’agit d’une réservation unique ou d’une réservation récurrente.
5. Enfin, sélectionnez Créer une application, après quoi vous recevrez une confirmation dans votre e-mail.

Si vous souhaitez également agir en tant que représentant d'un club, d'une association ou d'une entreprise lors de la réservation d'installations municipales, vous pouvez étendre vos droits d'utilisation à Timmi. Ne réservez pas de chambres avant d'avoir reçu une notification indiquant que l'extension des droits d'accès a été approuvée. Dans le cas contraire, les factures vous sont adressées en tant que particulier.

Avant d'étendre les droits des utilisateurs, il est bon de réfléchir à qui dans votre organisation jouera quel rôle : les rôles ont-ils été officiellement convenus (la ville peut exiger un protocole officiel pour vérifier s'il s'agit d'un nouveau client) et s'il existe suffisamment d'informations. sur toutes les personnes (nom, prénom, coordonnées, adresse e-mail, numéro de téléphone).

Dans le tableau ci-joint, vous pouvez trouver les différents rôles, tâches et procédures nécessaires pour vous inscrire et faire des demandes de réservation de chambres à Timmi.

1. Connectez-vous à Timmi en tant que client privé selon les instructions sur cette page.
2. Cliquez sur le lien en première page, qui est le mot ici à la fin de cette phrase : "Si vous souhaitez faire des affaires à Timmi dans un autre rôle de client, en tant qu'individu ou en tant que représentant d'une communauté, vous pouvez créer plusieurs différents rôles de client pour vous-même en utilisant l'extension de droits d'accès ICI."
   Si vous n'êtes pas à la une, vous pouvez accéder à l'extension des droits d'accès depuis le menu Mes informations sous Extension des droits d'accès.
3. Lorsque vous êtes passé à la section Extension des droits d'utilisateur, sélectionnez le rôle client Nouveau - en tant que personne de contact de l'organisation et de la zone administrative de la ville de Kerava.
4. Trouvez l'organisation que vous représentez dans le registre. Vous devez saisir les trois premiers caractères du nom de l'organisation dans le champ de recherche pour lancer la recherche. Vous pouvez trouver votre organisation plus facilement en utilisant le Y-ID, s'il y en a un dans le registre. Si vous ne trouvez pas votre propre organisation ou si vous n'en êtes pas sûr, sélectionnez Organisation introuvable, je vous fournirai les informations. Après la sélection, vous pouvez passer à l'étape suivante.
   Indiquez au nom de qui les factures des réservations sont émises, la personne de contact pour les réservations et la personne de contact pour le payeur. Si vous sélectionnez l'option Autre personne pour tous les points de l'étape, le formulaire est vide à l'exception de vos propres informations.
5.  Enregistrez les informations, après quoi vous recevrez un résumé des informations que vous avez enregistrées dans une nouvelle fenêtre. Assurez-vous que les informations que vous fournissez sont correctes.
6. Une fois les informations demandées par le formulaire renseignées, acceptez les conditions d'utilisation des lieux et enregistrez les informations.

Une fois le formulaire enregistré, le responsable des réservations recevra une notification de l'inscription par e-mail. La personne de contact doit accepter la notification via le lien contenu dans l'e-mail, après quoi les personnes agissant dans d'autres rôles (par exemple, payeur et booker) recevront une notification similaire dans leur propre e-mail. Ils doivent également accepter la notification.

Une fois les informations que vous avez fournies ont été approuvées et vérifiées, vous recevrez un e-mail confirmant l'approbation et vous pourrez commencer à utiliser Timmi en tant que représentant de l'organisation. Avant cela, vous ne pouvez effectuer des réservations qu’en tant que particulier ! Dans la colonne Zone d'administration, sélectionnez le rôle dans lequel vous souhaitez agir lors de la réservation. Le rôle sélectionné est affiché dans le coin supérieur droit de Timmi et dans le tableau du calendrier de réservation.