Pour l'organisateur de l'événement

L'idée de l'événement et le groupe cible

Lorsque vous commencez à planifier un événement, pensez d’abord à :

• A qui est destiné l’événement ?
• Qui pourrait s’en soucier ?
• Quel type de contenu serait-il bon d'avoir lors de l'événement ?
• De quel type d’équipe avez-vous besoin pour réaliser l’événement ?

Économique

Le budget est un élément important de la planification d'un événement, mais selon la nature de l'événement, il est possible de l'organiser même avec un petit investissement.

Dans le budget, il est bon de prendre en compte les dépenses, comme

• les frais liés au lieu
• dépenses du personnel
• structures, par exemple scène, tentes, système de sonorisation, éclairage, toilettes louées et poubelles
• frais de licence
• cachets des artistes.

Réfléchissez à la manière dont vous pouvez financer l'événement. Vous pouvez acquérir des revenus, par exemple

• avec billets d'entrée
• avec des accords de sponsoring
• avec des subventions
• avec des activités de vente lors de l'événement, par exemple un café ou la vente de produits
• en louant à des vendeurs des points de présentation ou de vente sur le territoire.

Pour plus d'informations sur les subventions de la ville, visitez le site Internet de la ville.

Vous pouvez également demander des subventions auprès de l’État ou de fondations.

Lieu

Kerava dispose de nombreux espaces et lieux adaptés à des événements de différentes tailles. Le choix du lieu est influencé par :

• la nature de l'événement
• heure de l'évènement
• groupe cible de l'événement
• emplacement
• liberté
• frais de location.

La ville de Kerava gère plusieurs installations. Les espaces intérieurs appartenant à la ville sont réservés via le système Timmi. Vous pouvez trouver plus d’informations sur les installations sur le site Internet de la ville.

Les espaces extérieurs appartenant à la ville sont gérés par les services d'infrastructure de Kerava : kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Il est possible d'organiser des événements de coopération avec la bibliothèque municipale de Kerava. Vous pouvez trouver plus d'informations sur le site Internet de la bibliothèque.

Vous trouverez ci-dessous des informations sur les autorisations et procédures événementielles les plus courantes. En fonction du contenu et de la nature de l'événement, vous pourriez également avoir besoin d'autres types de permis et d'arrangements.

Permis d'utilisation du sol

L'autorisation du propriétaire du terrain est toujours requise pour les événements extérieurs. Les permis pour les espaces publics appartenant à la ville, tels que les rues et les parcs, sont délivrés par les services d'infrastructure de Kerava. Le permis se demande sur Lupapiste.fi. Le propriétaire du terrain décide de l'autorisation d'utiliser les espaces privés. Vous pouvez retrouver l’intérieur de la ville dans le système Timmi.

Si des rues sont fermées et qu'une ligne de bus circule dans la rue à fermer, ou si des dispositions événementielles affectent autrement la circulation des bus, HSL doit être contactée au sujet des modifications d'itinéraire.

Notification à la police et aux services de secours

La notification de l'événement public doit être faite par écrit avec les pièces jointes requises à la police au plus tard cinq jours avant l'événement et aux services de secours au plus tard 14 jours avant l'événement. Plus l’événement est important, plus tôt vous devez partir.

Il n'est pas nécessaire que cette annonce soit faite lors de petits événements publics avec peu de participants et qui, en raison de la nature de l'événement ou du lieu, ne nécessitent pas de mesures de maintien de l'ordre et de la sécurité. Si vous n'êtes pas sûr de la nécessité d'une déclaration, contactez le service consultatif de la police ou des services d'urgence :

• Police d'Itä-Uusimaa : 0295 430 291 (standard) ou services généraux.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Service de secours central d'Uusimaa, 09 4191 4475 ou paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Vous pouvez trouver plus d'informations sur les événements publics et sur la manière de les signaler sur le site Internet de la police.

Vous pouvez trouver plus d'informations sur la sécurité des événements sur le site Web de l'opération de sauvetage.

Notification de bruit

Un événement public doit être signalé par écrit à l'autorité de protection de l'environnement de la commune s'il provoque temporairement des bruits ou des vibrations particulièrement gênants, par exemple lors d'un concert en plein air. La notification est faite bien avant la prise de la mesure ou le début de l'activité, mais au plus tard 30 jours avant cette heure.

S'il y a des raisons de supposer que le bruit de l'événement constitue une perturbation, un rapport de bruit doit être établi. La restitution sonore peut être utilisée lors d'événements organisés entre 7h22 et XNUMXhXNUMX sans faire de constat sonore, à condition que le volume soit maintenu à un niveau raisonnable. La musique ne doit pas être diffusée à un volume tel qu'elle puisse être entendue dans les appartements, dans les zones sensibles ou largement en dehors de la zone de l'événement.

Le quartier environnant doit être informé à l'avance de l'événement, soit sur le tableau d'affichage de la société de logement, soit par message postal. Les zones sensibles au bruit de l’environnement événementiel, comme les maisons de retraite, les écoles et les églises, doivent également être prises en compte.

Le Centre environnemental central d'Uusimaa est responsable des rapports sur le bruit dans la région.

Vous pouvez trouver plus d’informations sur le rapport sur le bruit sur le site Internet du Centre environnemental central d’Uusimaa.

Droits d'auteur

L'exécution de musique lors d'événements et d'événements nécessite le paiement des frais de compensation des droits d'auteur de Teosto.

Vous pouvez trouver plus d'informations sur les performances musicales et les licences d'utilisation sur le site Web de Teosto.

nourriture

Les petits exploitants, tels que les particuliers ou les clubs de loisirs, n'ont pas besoin de déclarer les petites ventes ou portions de nourriture. Si des vendeurs professionnels viennent à l'événement, ils doivent signaler leurs propres activités au Centre environnemental central d'Uusimaa. Les autorisations de service temporaire sont délivrées par l'autorité administrative régionale.

Vous pouvez trouver plus d'informations sur les autorisations pour la vente professionnelle de produits alimentaires sur le site Internet du Centre environnemental central d'Uusimaa.

Plan de sauvetage

L'organisateur doit préparer un plan de sauvetage pour l'événement

• où l'on estime qu'au moins 200 personnes seront présentes en même temps
• des flammes nues, des feux d'artifice ou d'autres produits pyrotechniques sont utilisés, ou du feu et des produits chimiques explosifs sont utilisés comme effets spéciaux
• les modalités de sortie du lieu diffèrent de celles habituelles ou la nature de l'événement présente un danger particulier pour les personnes.

Lors de la construction de l'événement, il faut s'assurer qu'il y a suffisamment d'espace pour les sauveteurs et les sortants, un passage d'au moins quatre mètres. L'organisateur de l'événement doit réaliser une carte de la zone aussi précise que possible, qui sera distribuée à toutes les parties impliquées dans la construction de l'événement.

Le plan de sauvetage est transmis à la police, aux services de secours et au personnel de l'événement.

Vous pouvez trouver plus d'informations sur la sécurité des événements sur le site Internet du service de secours de Central Uusimaa.

Contrôle des commandes

Si nécessaire, la sécurité pendant l'événement sera assurée par des aides-soignants désignés par l'organisateur de l'événement. La police fixe une limite minimale au nombre d'aides-soignants par événement.

PREMIERS SECOURS

L'organisateur de l'événement a l'obligation de réserver suffisamment de matériel de premiers secours pour l'événement. Il n'y a pas de nombre univoque de secouristes pour un événement, il doit donc être lié au nombre de personnes, aux risques et à la taille de la zone. Les événements réunissant 200 à 2 000 personnes doivent avoir un secouriste désigné qui a suivi au moins le cours EA 1 ou équivalent. Les autres secouristes doivent avoir des compétences suffisantes en premiers secours.

Assurances

L'organisateur de l'événement est responsable de tout accident. Veuillez vous renseigner dès la phase de planification si une assurance est nécessaire pour l'événement et, si oui, de quel type. Vous pouvez vous renseigner auprès de la compagnie d’assurance et de la police.

Électricité et eau

Lors de votre réservation, renseignez-vous sur la disponibilité de l'électricité. Veuillez noter qu'une prise standard ne suffit généralement pas, mais que les appareils plus grands ont besoin d'un courant triphasé (16 A). Si de la nourriture est vendue ou servie lors de l'événement, de l'eau doit également être disponible sur place. Vous devez vous renseigner sur la disponibilité de l’électricité et de l’eau auprès du locataire du lieu.

Renseignez-vous sur la disponibilité de l'électricité et de l'eau dans les espaces extérieurs de Kerava, ainsi que sur les clés des armoires électriques et des points d'eau auprès des services d'infrastructure de Kerava : kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Cadre

Diverses structures sont souvent nécessaires pour l'événement, comme une scène, des tentes, des auvents et des toilettes. Il est de la responsabilité de l'organisateur de l'événement de s'assurer que les structures résistent même aux phénomènes météorologiques inattendus et aux autres charges qui leur sont imposées. Veuillez vous assurer, par exemple, que les tentes et les auvents ont un poids approprié.

Gestion des déchets, nettoyage et recyclage

Pensez au type de déchets générés lors de l'événement et à la manière dont vous vous occupez de leur recyclage. L'organisateur de l'événement est responsable de la gestion des déchets de l'événement et du nettoyage ultérieur des zones détritus.

Veuillez vous assurer qu'il y a des toilettes dans la zone événementielle et que vous avez convenu de leur utilisation avec le gestionnaire de l'espace. S'il n'y a pas de toilettes permanentes dans le quartier, vous devez les louer.

Vous pouvez obtenir plus d'informations sur les exigences en matière de gestion des déchets lors d'événements auprès des services d'infrastructure de Kerava : kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Panneaux

L'événement doit comporter une signalisation indiquant les toilettes (y compris les toilettes pour personnes handicapées et la garderie) et le poste de secours. Les zones fumeurs et les zones non-fumeurs doivent également être marquées séparément dans la zone. Le marquage des places de stationnement et leur guidage doivent être pris en compte lors des plus grands événements.

Biens trouvés

L'organisateur de l'événement doit prendre soin des biens trouvés et planifier leur réception et leur acheminement.

Liberté

L'accessibilité permet une participation égale des personnes à l'événement. Elle peut être prise en compte par exemple sur des podiums réservés aux personnes à mobilité réduite ou dans des endroits qui leur sont réservés par d'autres moyens. C'est également une bonne idée d'ajouter des informations d'accessibilité aux pages d'événements. Si l'événement n'est pas accessible aux personnes handicapées, n'oubliez pas de nous en informer à l'avance.

Vous pouvez trouver les instructions pour organiser un événement accessible sur le site Internet de l'Invalidiliito.

Le marketing événementiel doit être effectué en utilisant plusieurs canaux. Réfléchissez à qui appartient au groupe cible de l'événement et à la meilleure façon de les atteindre.

Circuits de commercialisation

Calendrier des événements de Kerava

Annoncez l'événement à temps dans le calendrier des événements de Kerava. Le calendrier des événements est un canal gratuit que toutes les parties organisant des événements à Kerava peuvent utiliser. L'utilisation du calendrier nécessite l'inscription en tant qu'utilisateur du service, soit en tant qu'entreprise, communauté ou unité. Une fois inscrit, vous pouvez publier des événements dans le calendrier.

Lien vers la première page du calendrier des événements.

Courte vidéo pédagogique sur l'inscription (events.kerava.fi).

Courte vidéo pédagogique sur la création d'un événement (YouTube)

Propres chaînes et réseaux

• site web
• réseaux sociaux
• listes de diffusion
• bulletins d'information
• canaux de nos propres parties prenantes et partenaires
• affiches et dépliants

Distribution d'affiches

Les affiches devraient être largement distribuées. Vous pouvez les partager aux endroits suivants, par exemple :

• le lieu et ses environs
• Bibliothèque Kerava
• Point de vente de Sampola
• Les panneaux d'affichage de la rue piétonne Kauppakaare et de la gare Kerava.

Vous pouvez emprunter les clés des panneaux d'affichage de la rue piétonne Kauppakaari et de la gare Kerava moyennant un reçu auprès du service client de la bibliothèque municipale. La clé doit être restituée immédiatement après utilisation. Les affiches au format A4 ou A3 peuvent être exportées vers des tableaux d’affichage. Les affiches sont fixées sous un rabat en plastique qui se ferme automatiquement. Vous n'avez pas besoin de ruban adhésif ou d'autres dispositifs de fixation ! Veuillez retirer vos affiches des panneaux après votre événement.

D'autres panneaux d'affichage extérieurs se trouvent par exemple à Kannisto et à proximité du parc sportif Kaleva et à côté du K-shop d'Ahjo.

Coopération médiatique

Il est utile de communiquer sur l'événement auprès des médias locaux et, selon le groupe cible de l'événement, auprès des médias nationaux. Envoyez un communiqué de presse ou proposez un récit terminé lorsque le programme de l'événement est publié ou à l'approche.

Les médias locaux pourraient être intéressés par l'événement, par exemple Keski-Uusimaa et Keski-Uusimaa Viikko. Il convient de s'adresser aux médias nationaux, par exemple aux journaux et périodiques, aux chaînes de radio et de télévision et aux médias en ligne. Il convient également de réfléchir à une coopération avec des influenceurs des réseaux sociaux et des producteurs de contenu adaptés à l’événement.

Coopération en matière de communication avec la ville

La ville de Kerava diffuse périodiquement des événements locaux sur ses propres chaînes. L'événement doit être ajouté au calendrier commun des événements, à partir duquel la ville partagera, si possible, l'événement sur ses propres chaînes.

Vous pouvez contacter l'unité de communication de la ville au sujet d'une éventuelle coopération en matière de communication : viestinta@kerava.fi.

Désignation de chef de projet ou producteur d'événement

• Partager les responsabilités
• Faire un plan d'événement

Finances et budget

• Événement payant ou gratuit ?
• Vente de billets
• Subventions et bourses
• Partenaires et sponsors
• Autres méthodes de collecte de fonds

Permis et contrats événementiels

• Permis et notifications (occupation du sol, police, pompiers, permis de bruit, etc.) : informer toutes les parties
• Contrats (location, scène, son, artistes, etc.)

Horaires des événements

• Planning de construction
• Calendrier du programme
• Calendrier de démontage

Contenu de l'événement

• Programme
• Participants
• Interprètes
• Présentateur
• Des invités
• Médias
• Portions

Sécurité et gestion des risques

• L'évaluation des risques
• Plan de sauvetage et de sécurité
• Contrôle des commandes
• PREMIERS SECOURS
• Garde
• Assurances

Lieu

• Cadre
• Accessoires
• Restitution sonore
• Information
• Panneaux
• Contrôle de la circulation
• Carte

Communication

• Plan de communication
• Site web
• Médias sociaux
• Affiches et dépliants
• Communiqués de presse
• Publicité payante
• Informations client, par exemple instructions d'arrivée et de stationnement
• Canaux de coopération des partenaires et des parties prenantes

Propreté et environnement de l'événement

• Toilettes
• Conteneurs à déchets
• Évacuer

Ouvriers et ouvriers de Talkoo

• Induction
• Tâches du poste
• Quarts de travail
• Repas

Évaluation finale

• Recueillir des commentaires
• Fournir des commentaires à ceux qui ont participé à la mise en œuvre de l'événement
• Surveillance des médias