Para o organizador do evento

Idea do evento e grupo obxectivo

Cando comeces a planificar un evento, primeiro pensa en:

• A quen está destinado o evento?
• A quen lle pode importar?
• Que tipo de contido sería bo ter no evento?
• Que tipo de equipo necesitas para que o evento suceda?

Económico

O orzamento é unha parte importante da planificación do evento, pero dependendo da natureza do evento, é posible organizalo mesmo cun pequeno investimento.

No orzamento, é bo ter en conta os gastos, como

• gastos derivados do recinto
• gastos dos empregados
• estruturas, por exemplo escenario, tendas de campaña, sistema de son, iluminación, aseos alugados e colectores de lixo
• taxas de licenza
• honorarios dos intérpretes.

Pensa en como podes financiar o evento. Podes adquirir ingresos, por exemplo

• con entradas
• con acordos de patrocinio
• con subvencións
• con actividades de venda no evento, por exemplo unha cafetería ou venda de produtos
• alugando puntos de presentación ou venda na zona a vendedores.

Para obter máis información sobre as subvencións da cidade, visite o sitio web da cidade.

Tamén se poden solicitar subvencións do Estado ou das fundacións.

Lugar

Kerava ten moitas áreas e lugares axeitados para eventos de diferentes tamaños. A elección do lugar está influenciada por:

• a natureza do evento
• hora do evento
• grupo destinatario do evento
• localización
• liberdade
• custos de aluguer.

A cidade de Kerava xestiona varias instalacións. Os espazos interiores propiedade da cidade resérvanse a través do sistema Timmi. Podes atopar máis información sobre as instalacións na páxina web da cidade.

Os espazos ao aire libre propiedade da cidade son xestionados polos servizos de infraestrutura de Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

É posible organizar eventos de cooperación coa Biblioteca Municipal de Kerava. Podes atopar máis información na páxina web da biblioteca.

A continuación atoparás información sobre os permisos e trámites máis habituais para eventos. Segundo o contido e a natureza do evento, tamén podes necesitar outro tipo de permisos e arranxos.

Permiso de uso do solo

O permiso do propietario do terreo sempre é necesario para eventos ao aire libre. Os permisos para áreas públicas propiedade da cidade, como rúas e áreas de parques, son emitidos polos servizos de infraestrutura de Kerava. O permiso solicítase no servizo Lupapiste.fi. O propietario da zona decide sobre o permiso de uso das zonas privadas. Podes atopar o interior da cidade no sistema Timmi.

Se as rúas están pechadas e unha ruta de autobús circula pola rúa que se vai pechar, ou se os arranxos do evento afectan o tráfico de autobuses, débese contactar con HSL sobre os cambios de ruta.

Aviso á policía e aos servizos de salvamento

A notificación do acto público deberá realizarse por escrito cos anexos requiridos á policía como moi tarde cinco días antes do suceso e ao servizo de salvamento como máximo 14 días antes do suceso. Canto maior sexa o evento, antes deberías estar en movemento.

Non é preciso que o anuncio se faga en pequenos actos públicos con poucos participantes e que, pola natureza do evento ou do recinto, non requiran medidas para manter a orde e a seguridade. Se non está seguro de se debe denunciar, póñase en contacto coa policía ou o servizo de asesoramento dos servizos de emerxencia:

• Policía de Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (cadro de distribución) ou servizos xerais.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Servizo de rescate central de Uusimaa, 09 4191 4475 ou paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Podes atopar máis información sobre eventos públicos e como denuncialos na páxina web da policía.

Podes atopar máis información sobre a seguridade dos eventos no sitio web da operación de rescate.

Notificación de ruído

Un acto público debe comunicarse por escrito á autoridade de protección ambiental do municipio se provoca ruídos ou vibracións especialmente perturbadores temporais, por exemplo nun concerto ao aire libre. A notificación realízase con bastante antelación á toma da medida ou ao inicio da actividade, pero como máximo 30 días antes desta hora.

Se hai motivos para supoñer que o ruído do evento é unha perturbación, deberase realizar un informe de ruído. A reprodución do son pódese utilizar en eventos organizados entre as 7 e as 22 horas sen facer un informe de ruído, sempre que o volume se manteña a un nivel razoable. É posible que a música non se reproduza tan alto que se poida escoitar nos apartamentos, en zonas sensibles ou fóra da zona do evento.

O evento deberá ser informado previamente á veciñanza da contorna, ben no taboleiro de anuncios da asociación de vivendas ou mediante mensaxes de correo. Tamén se deben ter en conta as zonas sensibles ao ruído do ambiente do evento, como as residencias de maiores, colexios e igrexas.

O Centro Ambiental Central Uusimaa é o responsable dos informes de ruído na zona.

Podes atopar máis información sobre o informe de ruídos na páxina web do Centro Ambiental Central Uusimaa.

Dereitos de autor

Interpretar música en eventos e eventos require o pago da taxa de compensación por copyright de Teosto.

Podes atopar máis información sobre a interpretación musical e as licenzas de uso na páxina web de Teosto.

Alimentos

Os operadores máis pequenos, como individuos ou clubs de afección, non precisan facer un informe sobre a pequena venda ou porción de alimentos. Se ao evento acuden vendedores profesionais, deberán comunicar as súas propias actividades ao Centro Ambiental Central Uusimaa. As licenzas de servizo temporal son outorgadas pola autoridade administrativa autonómica.

Podes atopar máis información sobre os permisos para a venda profesional de alimentos na páxina web do Centro Ambiental Central Uusimaa.

Plan de rescate

O organizador deberá preparar un plan de rescate para o evento

• onde se estima que polo menos 200 persoas estarán presentes ao mesmo tempo
• utilízanse chamas abertas, fogos artificiais ou outros produtos pirotécnicos, ou utilízanse produtos químicos explosivos e de lume como efectos especiais.
• as modalidades de saída do recinto difiren das habituais ou a natureza do evento supón un perigo especial para as persoas.

Á hora de construír o evento, débese garantir que haxa espazo suficiente para os socorristas e saíntes, un paso de polo menos catro metros. O organizador do evento deberá elaborar un mapa da zona o máis preciso posible, que será distribuído a todas as partes implicadas na construción do evento.

O plan de rescate envíase á policía, ao servizo de salvamento e ao persoal do evento.

Podes atopar máis información sobre a seguridade dos eventos na páxina web do servizo de rescate de Central Uusimaa.

Control de pedidos

Se é necesario, a seguridade durante o evento será vixiada por encargados designados polo organizador do evento. A policía establece un límite mínimo para o número de encargados por evento.

Primeiros auxilios

O organizador do evento ten a obriga de reservar a suficiente preparación de primeiros auxilios para o evento. Non existe un número inequívoco de persoal de primeiros auxilios para un evento, polo que debe estar relacionado co número de persoas, os riscos e o tamaño da zona. Os eventos con entre 200 e 2 persoas deben ter un oficial de primeiros auxilios designado que teña completado polo menos o curso EA 000 ou equivalente. O resto do persoal de primeiros auxilios debe ter as habilidades suficientes en primeiros auxilios.

Seguros

O organizador do evento é responsable de calquera accidente. Descubra xa na fase de planificación se é necesario un seguro para o evento e, en caso afirmativo, de que tipo. Podes informarte sobre iso da compañía de seguros e da policía.

Electricidade e auga

Cando reserve o local, infórmese sobre a dispoñibilidade de electricidade. Teña en conta que normalmente unha toma estándar non é suficiente, pero os dispositivos máis grandes necesitan corrente trifásica (16 A). Se se venden ou serven comida no evento, tamén debe haber auga dispoñible no lugar. Debes consultar a dispoñibilidade de luz e auga do aluguer do local.

Pregunta sobre a dispoñibilidade de electricidade e auga nos espazos exteriores de Kerava, así como sobre as chaves dos armarios eléctricos e dos puntos de auga dos servizos de infraestrutura de Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Marco

Moitas veces son necesarias varias estruturas para o evento, como un escenario, tendas de campaña, marquesiñas e aseos. É responsabilidade do organizador do evento asegurarse de que as estruturas poidan soportar mesmo fenómenos meteorolóxicos inesperados e outras cargas que se lles impoñan. Asegúrese, por exemplo, de que as tendas e marquesiñas teñan o peso adecuado.

Xestión de residuos, limpeza e reciclaxe

Pensa que tipo de lixo se xera no evento e como te encargas de reciclalo. O organizador do evento encárgase da xestión dos residuos do evento e da posterior limpeza das zonas con lixo.

Asegúrate de que hai baños na zona do evento e de que tes acordado o seu uso co administrador do espazo. Se na zona non hai aseos permanentes, hai que alugalos.

Podes obter máis información sobre os requisitos de xestión de residuos nos eventos dos servizos de infraestrutura de Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Sinais

O evento debe contar con sinais para os aseos (incluídos aseos para minusválidos e gardería) e o posto de primeiros auxilios. As zonas de fumadores e as zonas de non fumadores tamén deberán estar sinaladas por separado na zona. A sinalización das prazas de aparcamento e a orientación ás mesmas debe terse en conta nos maiores eventos.

Bens atopados

O organizador do evento deberá coidar os bens atopados e planificar a súa recepción e envío.

Liberdade

A accesibilidade permite a participación igualitaria das persoas no evento. Pódese ter en conta, por exemplo, en podios reservados a persoas con mobilidade reducida ou en lugares reservados para elas doutro xeito. Tamén é unha boa idea engadir información de accesibilidade ás páxinas do evento. Se o evento non está libre de barreiras, lembre de avisalo con antelación.

Podes atopar instrucións para organizar un evento accesible na páxina web do Invalidiliito.

O marketing de eventos debe facerse mediante varias canles. Pensa en quen pertence ao grupo obxectivo do evento e como podes chegar a eles.

Canles de mercadotecnia

Calendario de eventos de Kerava

Anuncia o evento a tempo no calendario de eventos de Kerava. O calendario de eventos é unha canle gratuíta que poden usar todas as partes que organizan eventos en Kerava. O uso do calendario require o rexistro como usuario do servizo xa sexa como empresa, comunidade ou unidade. Unha vez rexistrado, podes publicar eventos no calendario.

Ligazón á portada do calendario de eventos.

Breve vídeo instrutivo sobre o rexistro (events.kerava.fi).

Vídeo breve instrutivo sobre a creación dun evento (YouTube)

Canles e redes propias

• sitio web
• redes sociais
• listas de correo electrónico
• boletíns informativos
• canles dos propios stakeholders e socios
• carteis e folletos

Entrega de carteis

Os carteis deben ser amplamente distribuídos. Podes compartilos nos seguintes lugares, por exemplo:

• o lugar e os seus arredores
• Biblioteca Kerava
• Punto de venda de Sampola
• Os taboleiros de anuncios da rúa peonil Kauppakaare e da estación de Kerava.

Podes tomar prestadas as chaves dos taboleiros de anuncios da rúa peonil Kauppakaari e da estación de Kerava cun recibo do servizo de atención ao cliente da biblioteca municipal. A chave debe ser devolta inmediatamente despois do uso. Os carteis en tamaño A4 ou A3 pódense exportar a taboleiros de anuncios. Os carteis están pegados baixo unha tapa de plástico, que se pecha automaticamente. Non necesitas cinta nin outros dispositivos de fixación. Por favor, retire os seus carteis dos taboleiros despois do evento.

Outros taboleiros de anuncios ao aire libre pódense atopar, por exemplo, en Kannisto e preto do parque deportivo Kaleva e xunto á tenda K de Ahjo.

Cooperación mediática

Paga a pena comunicar o evento aos medios locais e, segundo o grupo destinatario do evento, aos medios nacionais. Envía un comunicado de prensa ou ofrece unha historia rematada cando se publique o programa do evento ou cando se achegue.

Os medios locais poden estar interesados ​​no evento, por exemplo Keski-Uusimaa e Keski-Uusimaa Viikko. Deberíase achegar aos medios nacionais, por exemplo, xornais e publicacións periódicas, canles de radio e televisión e medios en liña. Tamén paga a pena pensar na cooperación con influencers das redes sociais e produtores de contido axeitados para o evento.

Cooperación comunicativa coa cidade

A cidade de Kerava transmite periodicamente eventos locais nas súas propias canles. O evento debería engadirse ao calendario común de eventos, desde o cal a cidade, se é posible, compartirá o evento nas súas propias canles.

Podes contactar coa unidade de comunicación da cidade sobre posibles cooperacións de comunicación: viestinta@kerava.fi.

Designación de xefe de proxecto ou produtor de eventos

• Compartir responsabilidades
• Fai un plan de eventos

Facenda e orzamento

• Evento de pago ou gratuíto?
• Venda de entradas
• Axudas e bolsas
• Socios e patrocinadores
• Outros métodos de captación de fondos

Permisos e contratos de eventos

• Permisos e notificacións (uso do solo, policía, autoridade contra incendios, permiso de ruído, etc.): informar a todas as partes
• Contratos (aluguer, escenario, son, intérpretes, etc.)

Horarios de eventos

• Calendario de construción
• Horario do programa
• Horario de desmontaxe

Contido do evento

• Programa
• Participantes
• Intérpretes
• Presentador
• Invitados
• Medios
• Porcións

Seguridade e xestión de riscos

• Avaliación do risco
• Plan de salvamento e seguridade
• Control de pedidos
• Primeiros auxilios
• Garda
• Seguros

Lugar

• Marco
• Accesorios
• Reprodución sonora
• Información
• Sinais
• Control de tráfico
• Mapa

Comunicación

• Plan de comunicación
• Verkkosvusto
• Redes sociais
• Carteis e Folletos
• Comunicados de prensa
• Publicidade de pago
• Información do cliente, por exemplo instrucións de chegada e aparcamento
• Canles de cooperación socios e partes interesadas

Limpeza e ambiente do evento

• WC
• Contedores de lixo
• Desocupado

Traballadores e traballadores de Talkoo

• Indución
• Deberes laborais
• Quendas de traballo
• Comidas

Avaliación final

• Recollendo comentarios
• Proporcionar comentarios aos que participaron na realización do evento
• Seguimento de medios