Za organizatora događaja

Ideja događaja i ciljna skupina

Kada počnete planirati događaj, prvo razmislite o:

• Kome je događaj namijenjen?
• Koga bi to moglo zanimati?
• Kakav sadržaj bi bilo dobro imati na eventu?
• Kakav vam je tim potreban da biste organizirali događaj?

Ekonomski

Budžet je važan dio planiranja događaja, ali ovisno o prirodi događaja, moguće ga je organizirati i uz mala ulaganja.

U proračunu je dobro uzeti u obzir izdatke, kao na pr

• troškovi koji proizlaze iz mjesta događaja
• troškovi zaposlenika
• strukture, na primjer pozornica, šatori, ozvučenje, rasvjeta, iznajmljeni toaleti i kontejneri za smeće
• naknade za licence
• honorari izvođača.

Razmislite o tome kako možete financirati događaj. Možete steći prihod, na primjer

• s ulaznicama
• sa sponzorskim ugovorima
• s potporama
• s prodajnim aktivnostima na događaju, primjerice kafiću ili prodaji proizvoda
• iznajmljivanjem prezentacijskih ili prodajnih mjesta u prostoru prodavačima.

Za više informacija o gradskim potporama posjetite web stranicu grada.

Također se možete prijaviti za potpore od države ili zaklada.

Mjesto radnje

Kerava ima mnogo prostora i mjesta pogodnih za događaje različitih veličina. Na izbor mjesta utječu:

• prirodu događaja
• vrijeme događaja
• ciljnu skupinu događaja
• mjesto
• sloboda
• troškovi najma.

Grad Kerava upravlja s nekoliko objekata. Zatvoreni prostori u vlasništvu grada rezervirani su kroz sustav Timmi. Više informacija o objektima možete pronaći na stranicama grada.

Vanjskim prostorima u vlasništvu grada upravljaju infrastrukturne službe Kerave: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Moguće je organizirati suradnje s Gradskom knjižnicom Kerava. Više informacija možete pronaći na stranicama knjižnice.

U nastavku ćete pronaći informacije o najčešćim dozvolama za događaje i postupcima. Ovisno o sadržaju i prirodi događaja, možda ćete trebati i druge vrste dozvola i dogovora.

Uporabna dozvola za zemljište

Za događanja na otvorenom uvijek je potrebna dozvola vlasnika zemljišta. Dozvole za javne površine u gradskom vlasništvu, poput ulica i parkovnih površina, izdaju infrastrukturne službe Kerave. Zahtjev za dozvolu podnosi se na servisu Lupapiste.fi. O dozvoli korištenja privatnih površina odlučuje vlasnik površine. Unutrašnjost grada možete pronaći u sustavu Timmi.

Ako su ulice zatvorene i autobusna ruta prometuje ulicom koju treba zatvoriti ili ako dogovori događaja na neki drugi način utječu na autobusni promet, potrebno je kontaktirati HSL u vezi s promjenama rute.

Obavijest policiji i službama spašavanja

Obavijest o održavanju javne priredbe mora se izvršiti pisanim putem s potrebnim prilozima policiji najkasnije pet dana prije priredbe, a spasilačkoj službi najkasnije 14 dana prije priredbe. Što je događaj veći, to biste ranije trebali krenuti.

Najava nije potrebna u manjim javnim priredbama s manjim brojem sudionika i koje zbog prirode priredbe ili mjesta održavanja ne zahtijevaju mjere za održavanje reda i sigurnosti. Ako niste sigurni treba li podnijeti prijavu, obratite se policiji ili savjetodavnoj službi hitne pomoći:

• Itä-Uusimaa policija: 0295 430 291 (centrala) ili opće službe.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Središnja služba spašavanja Uusimaa, 09 4191 4475 ili paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Više informacija o javnim događanjima i načinu prijave možete pronaći na stranicama policije.

Više informacija o sigurnosti događanja možete pronaći na stranicama spasilačke akcije.

Obavijest o buci

Javni događaj mora se pisanim putem prijaviti općinskom tijelu za zaštitu okoliša ako uzrokuje privremenu osobito uznemirujuću buku ili vibracije, na primjer koncert na otvorenom. Obavijest se daje znatno prije poduzimanja mjere ili početka aktivnosti, ali najkasnije 30 dana prije tog vremena.

Ako postoji razlog za pretpostavku da je buka uzrokovana događajem smetnja, potrebno je sastaviti izvješće o buci. Reprodukcija zvuka može se koristiti na događajima koji se organiziraju između 7 i 22 sata bez prijave buke, pod uvjetom da se glasnoća održava na razumnoj razini. Glazba se ne smije puštati tako glasno da se može čuti u stanovima, osjetljivim područjima ili daleko izvan područja događaja.

O događaju je potrebno unaprijed obavijestiti susjedstvo u okolici, bilo na oglasnoj ploči stambene zajednice ili porukama u sandučiću. Područja osjetljiva na buku okoline događaja, kao što su starački domovi, škole i crkve, također se moraju uzeti u obzir.

Središnji centar za okoliš Uusimaa odgovoran je za izvješća o buci u tom području.

Više informacija o izvješću o buci možete pronaći na web stranici Središnjeg centra za okoliš Uusimaa.

Autorska prava

Izvođenje glazbe na događajima i događanjima zahtijeva plaćanje naknade za autorska prava Teosta.

Više informacija o izvođenju glazbe i licencama za korištenje možete pronaći na web stranici Teosto.

Hrana

Manji subjekti, kao što su pojedinci ili hobby klubovi, ne moraju sastavljati izvještaj o maloj prodaji ili posluživanju hrane. Ako profesionalni prodavači dolaze na događaj, moraju prijaviti svoje aktivnosti Središnjem centru za okoliš Uusimaa. Privremene dozvole za rad izdaje regionalno upravno tijelo.

Više informacija o dozvolama za profesionalnu prodaju hrane možete pronaći na web-mjestu Središnjeg centra za okoliš Uusimaa.

Plan spašavanja

Organizator mora pripremiti plan spašavanja događaja

• gdje se procjenjuje da će istovremeno biti prisutno najmanje 200 ljudi
• koristi se otvoreni plamen, vatromet ili druga pirotehnička sredstva ili se koriste vatrene i eksplozivne kemikalije kao specijalni efekti
• aranžmani za izlazak s mjesta događaja razlikuju se od uobičajenih ili priroda događaja predstavlja posebnu opasnost za ljude.

Prilikom izgradnje priredbe mora se osigurati dovoljno prostora za spašavatelje i izlaze, prolaz od najmanje četiri metra. Organizator događaja mora izraditi što točniju kartu područja koja će biti podijeljena svim stranama uključenim u izgradnju događaja.

Plan spašavanja šalje se policiji, spasilačkoj službi i osoblju događaja.

Više informacija o sigurnosti događaja možete pronaći na web stranici spasilačke službe Central Uusimaa.

Kontrola naloga

Po potrebi sigurnost tijekom događanja nadzirat će redari koje imenuje organizator događanja. Policija postavlja minimalno ograničenje broja redara po događaju.

Prva pomoć

Organizator događanja ima obvezu osigurati dostatnu pripravnost prve pomoći za događanje. Ne postoji nedvosmislen broj osoblja za pružanje prve pomoći za događaj, pa ga treba povezati s brojem ljudi, rizicima i veličinom područja. Događaji s 200–2 ljudi moraju imati određenog službenika prve pomoći koji je završio najmanje tečaj EA 000 ili ekvivalent. Ostalo osoblje za pružanje prve pomoći mora imati odgovarajuće vještine pružanja prve pomoći.

Osiguranja

Za eventualne nezgode odgovoran je organizator. Molimo Vas da već u fazi planiranja saznate je li za događaj potrebno osiguranje i kakvo. O tome se možete raspitati u osiguravajućem društvu i policiji.

Struja i voda

Kada rezervirate mjesto, informirajte se o dostupnosti električne energije. Imajte na umu da standardna utičnica obično nije dovoljna, već je za veće uređaje potrebna trofazna struja (16A). Ako se hrana prodaje ili poslužuje na događaju, voda također mora biti dostupna na mjestu događaja. O dostupnosti struje i vode morate se raspitati kod iznajmljivača prostora.

Raspitajte se o dostupnosti struje i vode u vanjskim prostorima Kerave, kao io ključevima električnih ormara i točaka za vodu u infrastrukturnim službama Kerave: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Okvir

Za događaj su često potrebne razne strukture, poput pozornice, šatora, nadstrešnica i toaleta. Odgovornost je organizatora događaja osigurati da konstrukcije mogu izdržati čak i neočekivane vremenske pojave i druga opterećenja koja se na njih stavljaju. Provjerite, primjerice, imaju li šatori i nadstrešnice odgovarajuće težine.

Gospodarenje otpadom, čišćenje i recikliranje

Razmislite o tome kakvo smeće nastaje na događaju i kako se brinete za njegovo recikliranje. Organizator manifestacije odgovoran je za zbrinjavanje otpada i naknadno čišćenje zatrpanih površina.

Molimo provjerite postoje li toaleti u prostoru događanja i jeste li njihovu upotrebu dogovorili s administratorom prostora. Ako na tom području nema stalnih toaleta, morate ih iznajmiti.

Više informacija o zahtjevima gospodarenja otpadom možete dobiti na događajima od Kerava infrastrukturnih usluga: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Znakovi

Događaj mora imati znakove za WC (uključujući WC za osobe s invaliditetom i dječji vrtić) i stanicu prve pomoći. U prostoru također moraju biti posebno označeni prostori za pušače i prostori za nepušače. Na najvećim događanjima mora se voditi računa o označavanju parkirnih mjesta i usmjeravanju do njih.

Pronađena roba

Organizator priredbe mora se pobrinuti za pronađenu robu i planirati njen prijem i otpremu.

Sloboda

Pristupačnost omogućuje ravnopravno sudjelovanje ljudi u događaju. Može se uzeti u obzir, primjerice, na podistima rezerviranim za osobe smanjene pokretljivosti ili na mjestima rezerviranim za njih na druge načine. Također je dobra ideja dodati informacije o pristupačnosti na stranice događaja. Ako događaj nije bez prepreka, ne zaboravite nas obavijestiti unaprijed.

Upute za organiziranje pristupačnog događaja možete pronaći na web stranici Invalidiliita.

Marketing događaja trebao bi se provoditi korištenjem više kanala. Razmislite tko pripada ciljnoj skupini događanja i kako do njih najbolje doći.

Marketinški kanali

Keravin kalendar događanja

Događaj na vrijeme najavite u Keravinom kalendaru događanja. Kalendar događanja je besplatni kanal koji mogu koristiti svi organizatori događanja u Keravi. Za korištenje kalendara potrebno je registrirati se kao korisnik usluge bilo kao tvrtka, zajednica ili jedinica. Nakon što se registrirate, možete objavljivati ​​događaje u kalendaru.

Poveznica na naslovnu stranicu kalendara događanja.

Kratki video s uputama o registraciji (events.kerava.fi).

Kratki video s uputama za kreiranje događaja (YouTube)

Vlastiti kanali i mreže

• web stranica
• društveni mediji
• popise e-pošte
• bilteni
• kanale vlastitih dionika i partnera
• plakata i letaka

Dijeljenje plakata

Posteri bi trebali biti široko distribuirani. Možete ih podijeliti na sljedećim mjestima, na primjer:

• mjesto događaja i njegova okolna područja
• Knjižnica Kerava
• Prodajno mjesto Sampola
• Oglasne ploče pješačke ulice Kauppakaare i stanice Kerava.

Ključeve oglasnih ploča pješačke ulice Kauppakaari i stanice Kerava možete posuditi uz potvrdu u korisničkoj službi Gradske knjižnice. Ključ je potrebno vratiti odmah nakon korištenja. Plakate veličine A4 ili A3 moguće je eksportirati na oglasne ploče. Plakati su pričvršćeni ispod plastičnog poklopca koji se automatski zatvara. Ne trebate traku ili druge uređaje za pričvršćivanje! Molimo vas da nakon događaja uklonite svoje plakate s ploča.

Ostale vanjske oglasne ploče možete pronaći, primjerice, u Kannistu i u blizini sportskog parka Kaleva te pokraj Ahjo's K-shopa.

Medijska suradnja

Vrijedi o događaju komunicirati lokalnim medijima i, ovisno o ciljnoj skupini događaja, nacionalnim medijima. Pošaljite priopćenje za medije ili ponudite gotovu priču kada program događaja bude objavljen ili kada se približi.

Lokalni mediji mogu biti zainteresirani za događaj, na primjer Keski-Uusimaa i Keski-Uusimaa Viikko. Nacionalnim medijima treba pristupiti, primjerice, novinama i časopisima, radijskim i televizijskim kanalima te internetskim medijima. Također vrijedi razmisliti o suradnji s influencerima na društvenim mrežama i proizvođačima sadržaja prikladnog za događaj.

Komunikacijska suradnja s gradom

Grad Kerava povremeno emitira lokalne događaje na svojim kanalima. Događaj treba dodati u zajednički kalendar događanja iz kojeg će grad po mogućnosti podijeliti događaj na svojim kanalima.

Za moguću komunikacijsku suradnju možete kontaktirati gradsku jedinicu za komunikacije: viestinta@kerava.fi.

Imenovanje voditelja projekta ili producenta događaja

• Podijelite odgovornosti
• Napravite plan događaja

Financije i proračun

• Događaj koji se plaća ili besplatan?
• Prodaja karata
• Potpore i stipendije
• Partneri i sponzori
• Ostali načini prikupljanja sredstava

Dozvole i ugovori za događanja

• Dozvole i obavijesti (korištenje zemljišta, policija, vatrogasci, dozvola za buku i tako dalje): informiranje svih strana
• Ugovori (najam, pozornica, zvuk, izvođači i tako dalje)

Rasporedi događanja

• Plan izgradnje
• Raspored programa
• Raspored demontaže

Sadržaj događaja

• Program
• Sudionici
• Izvođači
• Prezenter
• Pozvani gosti
• Mediji
• Posluge

Sigurnost i upravljanje rizicima

• Procjena rizika
• Plan spašavanja i sigurnosti
• Kontrola naloga
• Prva pomoć
• Straža
• Osiguranja

Mjesto radnje

• Okvir
• Pribor
• Reprodukcija zvuka
• Informacija
• Znakovi
• Kontrola prometa
• Karta

Komunikacija

• Komunikacijski plan
• Web stranica
• Društveni mediji
• Plakati i letci
• Medijske objave
• Plaćeno oglašavanje
• Informacije o kupcima, na primjer upute za dolazak i parkiranje
• Kanali suradnje partnera i dionika

Čistoća i okoliš događanja

• Zahodi
• Kontejneri za smeće
• Raščišćavanje

Radnici i radnici iz Talkooa

• Indukcija
• Poslovne odgovornosti
• Radne smjene
• Obroci

Konačna ocjena

• Prikupljanje povratnih informacija
• Pružanje povratnih informacija onima koji su sudjelovali u provedbi događaja
• Praćenje medija