Adat védelem

Az adatvédelem a személyes adatok védelmét jelenti. A személyes adat egy természetes személyt leíró információ, amelyből a személy közvetlenül vagy közvetve azonosítható. Ilyen információ például a név, e-mail cím, társadalombiztosítási szám, fénykép és telefonszám.

Miért gyűjtenek adatokat a városi szolgáltatásokban?

A személyes adatok gyűjtése és feldolgozása a jogszabályoknak és előírásoknak megfelelő hatósági tevékenység végzéséhez történik. Ezen túlmenően a hatósági tevékenység kötelezettsége a statisztika készítése, amelyhez szükség szerint anonimizált személyes adatot használnak fel, azaz az adat olyan formában van, amelyből a személy nem azonosítható.

Milyen információkat dolgoznak fel a városi szolgáltatások?

Amikor az ügyfél, azaz az érintett megkezdi a szolgáltatás igénybevételét, az adott szolgáltatás megvalósításához szükséges információk összegyűjtésre kerülnek. A város különféle szolgáltatásokat kínál polgárainak, például oktatási és kisgyermekkori nevelési szolgáltatásokat, könyvtári szolgáltatásokat, sportszolgáltatásokat. Következésképpen az összegyűjtött információk tartalma változó. Kerava városa csak az adott szolgáltatáshoz szükséges személyes adatokat gyűjti. A különböző szolgáltatásokban gyűjtött információk részletesebben a jelen weboldal adatvédelmi nyilatkozataiban találhatók témakörönként.

Honnan szerzi a városi szolgáltatásokkal kapcsolatos információkat?

Általános szabály, hogy a személyes adatokat magától az ügyféltől szerezzük be. Ezen túlmenően más hatóságok, például a Népességnyilvántartási Központ által karbantartott rendszerekből szereznek információkat. Ezen túlmenően az ügyfélkapcsolat ideje alatt a város nevében eljáró szolgáltató a szerződéses jogviszony alapján az ügyfél adatait karbantarthatja, kiegészítheti.

Hogyan kezelik a személyes adatokat a városi szolgáltatásokban?

A személyes adatokat gondosan kezeljük. Az adatokat csak az előre meghatározott célból kezeljük. A személyes adatok kezelése során betartjuk a jogszabályokat és a helyes adatkezelési gyakorlatot.

Az adatvédelmi rendelet szerinti jogalap kötelező jogszabály, szerződés, hozzájárulás vagy jogos érdek. Kerava városában mindig van jogalap a személyes adatok feldolgozására. Különféle szolgáltatásokban a személyes adatok kezelése az adott szolgáltatásra irányadó jogszabályokon is alapulhat, például az oktatási tevékenységben.

Munkatársainkat titoktartási kötelezettség terheli. A személyes adatokat kezelő személyzetet rendszeresen képezik. A személyes adatokat tartalmazó rendszerek használatát és jogait ellenőrzik. Személyes adatot csak az a munkavállaló kezelhet, aki munkaköri feladatai alapján jogosult a szóban forgó adatok kezelésére.

Ki kezeli az adatokat a városi szolgáltatásokban?

A város ügyfelei, azaz a regisztrált felhasználók személyes adatait elvileg csak azok a munkavállalók kezelhetik, akiknek munkaköri feladataik ellátásához szükségük van az adott adatok kezelésére. Emellett a város alvállalkozókat, partnereket vesz igénybe, akik hozzáférnek a szolgáltatások megszervezéséhez szükséges személyes adatokhoz. Ezek a felek csak Kerava városa által adott utasítások és megállapodások szerint dolgozhatnak fel adatokat.

Kinek adhatók ki a városi nyilvántartásokból származó információk?

A személyes adatok továbbítása olyan helyzetekre vonatkozik, amikor személyes adatot adnak át egy másik adatkezelőnek saját, független használatra. Személyes adatok csak a jogszabályban meghatározott keretek között, vagy az ügyfél hozzájárulásával adhatók ki.

Ami Kerava városát illeti, a személyes adatokat a jogszabályok előírásai alapján adják át más hatóságoknak. Az információkat fel lehet adni például az Országos Nyugdíjszolgálatnak vagy a Finn Nemzeti Oktatási Tanács által fenntartott KOSKI szolgálatnak.

Az adatvédelmi rendelet értelmében a regisztrált személynek, azaz a város ügyfelének joga van:

• hogy ellenőrizze saját személyes adatait
• kérhetik adataik helyesbítését vagy törlését
• kérheti az adatkezelés korlátozását vagy tiltakozhat az adatkezelés ellen
• kérheti személyes adatok egyik rendszerből a másikba történő átvitelét
• tájékoztatást kapni a személyes adatok kezeléséről

A regisztráló nem használhat minden jogot minden helyzetben. A helyzetet befolyásolja például, hogy az adatvédelmi rendelet szerinti jogalap alapján kezelik a személyes adatokat.

A személyes adatokba való betekintés joga

A regisztrált személy, azaz a város ügyfele jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszaigazolást kapjon arról, hogy a rá vonatkozó személyes adatok kezelése folyamatban van, vagy nem kerül kezelésre. Az adatkezelőnek kérésére az érintett részére másolatot kell adnia a nevében kezelt személyes adatokról.

Javasoljuk, hogy az ellenőrzési kérelmet elsősorban erős azonosítással rendelkező elektronikus tranzakciókon keresztül nyújtsák be (banki hitelesítő adatok használata szükséges). Az elektronikus űrlapot megtalálja ezt.

Amennyiben az ügyfél az elektronikus űrlapot nem tudja igénybe venni, az igényt a városi anyakönyvi hivatalban vagy a Sampola szervizén is megteheti. Ehhez fényképes igazolvány szükséges, hiszen a kérelmezőnek mindig azonosíthatónak kell lennie. Telefonon vagy e-mailben nem lehet kérni, mert ezeken a csatornákon nem tudunk megbízhatóan azonosítani egy személyt.

Az adatok helyesbítéséhez való jog

A regisztrált ügyfél, azaz a város ügyfele jogosult kérni a rá vonatkozó téves, pontatlan vagy hiányos személyes adatok indokolatlan késedelem nélküli helyesbítését vagy kiegészítését. Ezen túlmenően az érintett jogosult kérni a szükségtelen személyes adatok törlését. A redundanciát és a pontatlanságot az adattárolás időpontja szerint értékeljük.

Ha a város a kijavítási kérelmet nem fogadja el, az ügyben határozatot hoznak, amelyben megemlítik azokat az indokokat, amelyek alapján a kérelmet nem fogadták el.

Adathelyesbítési kérelem benyújtását elsősorban erős azonosítással (banki hitelesítést igénylő) elektronikus tranzakciókkal javasoljuk. Az elektronikus űrlapot megtalálja ezt.

Helyesbítési kérelmet a városi anyakönyvi hivatalban vagy a Sampola szolgáltatási pontján is lehet kérni a helyszínen. A kérelmező személyazonosságát a kérelem benyújtásakor ellenőrzik.

Kérjen feldolgozási időt és díjakat

Kerava városa törekszik a kérések mielőbbi feldolgozására. A személyes adatokba való betekintés iránti kérelemmel kapcsolatos felvilágosítás, illetve kiegészítő tájékoztatás határideje a vizsgálati kérelem beérkezésétől számított egy hónap. Ha az ellenőrzési kérelem rendkívül összetett és kiterjedt, a határidő két hónappal meghosszabbítható. Az ügyintézési idő meghosszabbításáról az Ügyfelet személyesen értesítjük.

A regisztráló tájékoztatása alapvetően ingyenes. Ha azonban több példányt kérnek, a város az adminisztratív költségeken alapuló ésszerű díjat számíthat fel. Ha az adatigénylés nyilvánvalóan megalapozatlan és indokolatlan, különösen, ha a tájékoztatás kérése ismétlődően történik, a város az adatszolgáltatással kapcsolatban felmerült adminisztrációs költséget felszámíthatja, vagy a tájékoztatást teljes mértékben megtagadhatja. Ilyen esetben a város bizonyítani fogja a kérés nyilvánvaló megalapozatlanságát vagy indokolatlanságát.

Az adatvédelmi biztos hivatala

Az érintett jogosult panasszal élni az Adatvédelmi Biztos Hivatalánál, ha az érintett úgy ítéli meg, hogy a rá vonatkozó személyes adatok kezelése során megsértették a hatályos adatvédelmi jogszabályokat.

Ha a város a kijavítási kérelmet nem fogadja el, az ügyben határozat születik, melyben megemlítik, hogy milyen indokok alapján nem fogadták el a kérelmet. Tájékoztatjuk továbbá a jogorvoslathoz való jogról, például az adatvédelmi biztosnál történő panasztétel lehetőségéről.

Az ügyfél tájékoztatása a személyes adatok kezeléséről

Az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete kötelezi az adatkezelőt (várost), hogy az érintettet (ügyfelet) tájékoztassa személyes adatainak kezeléséről. Kerava városában a regisztráló tájékoztatása mind a nyilvántartás-specifikus adatvédelmi nyilatkozatok, mind a honlapon gyűjtött információk segítségével történik. A regiszterspecifikus adatvédelmi nyilatkozatokat az oldal alján találja.

A személyes adatok kezelésének célja

A város feladatainak ellátása jogszabályon alapul, a jogszabályi feladatok ellátása általában személyes adatok kezelését igényli. A személyes adatok kezelésének alapja tehát Kerava városában főszabály szerint a törvényi kötelezettségek teljesítése.

A személyes adatok megőrzési időszakai

Az önkormányzati dokumentumok megőrzési idejét vagy jogszabály, az Országos Levéltár szabályzata, vagy az Önkormányzatok Országos Szövetsége megőrzési időre vonatkozó ajánlása határozza meg. Az első két kritérium kötelező, és például a függőlegesen tárolandó dokumentumokat az Országos Levéltár határozza meg. Kerava város iratainak megőrzési idejét, archiválását, selejtezését, bizalmas információit a levéltári szolgáltatások működési szabályzata és az iratkezelési terv határozza meg részletesebben. A dokumentumokat a dokumentumkezelési tervben meghatározott megőrzési idő lejártát követően megsemmisítjük, biztosítva az adatvédelmet.

A regisztrált csoportok és a feldolgozandó személyes adatcsoportok leírása

A regisztrált személy az a személy, akit a személyes adatok kezelése érint. A város regisztrálói a város alkalmazottai, megbízottjai és ügyfelei, például az önkormányzati lakosok, akik oktatási és szabadidős szolgáltatásokkal, műszaki szolgáltatásokkal rendelkeznek.

A törvényi kötelezettségek teljesítése érdekében a város különböző személyes adatokat kezel. Személyes adatnak minősül minden olyan információ, amely egy azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozik, úgymint név, társadalombiztosítási szám, cím, telefonszám és e-mail cím. Emellett a város úgynevezett speciális (érzékeny) személyes adatokat dolgoz fel, amelyek például egészségi állapottal, gazdasági helyzettel, politikai meggyőződéssel vagy etnikai háttérrel kapcsolatos információkat jelentenek. A különleges információkat titokban kell tartani, és csak az adatvédelmi rendeletben kifejezetten meghatározott helyzetekben lehet feldolgozni, amelyek pl. az érintett hozzájárulása és az adatkezelő jogszabályi kötelezettségeinek teljesítése.

Személyes adatok nyilvánosságra hozatala

A személyes adatok továbbítását részletesen az oldal alján található nyilvántartás-specifikus adatvédelmi nyilatkozatok ismertetik. Főszabályként megállapítható, hogy a városon kívülre csak az érintett hozzájárulásával vagy a hatósági együttműködéssel, jogszabályi indokok alapján adnak ki információt.

Műszaki és szervezési biztonsági intézkedések

Az informatikai berendezések védett és ellenőrzött helyiségekben találhatók. Az információs rendszerekhez és állományokhoz való hozzáférési jogok személyes hozzáférési jogokon alapulnak, és azok felhasználását ellenőrzik. A hozzáférési jogok megadása feladatonként történik. Minden felhasználó vállalja az adatok és információs rendszerek bizalmas kezelésének és megőrzésének kötelezettségét. Ezenkívül a levéltárak és a munkaegységek beléptető- és ajtózárakkal rendelkeznek. A dokumentumokat ellenőrzött helyiségekben és zárt szekrényekben tárolják.

Adatvédelmi nyilatkozatok

A leírások pdf fájlok, amelyek ugyanazon a lapon nyílnak meg.

• A Resident Choices adatvédelmi nyilatkozata (pdf)
• Személyzeti nyilvántartás (pdf)
• Üzleti szolgáltatások ügyfélkezelési nyilvántartása (pdf)
• Kerava Egyetem (pdf)
• Kisgyermekkori nevelés és óvodai nevelés (pdf)
• Alapfokú oktatás (pdf)
• Középiskola (pdf)
• Támogatás a növekedéshez és a tanuláshoz (pdf)
• Infrastrukturális szolgáltatások (pdf)
• Ügy- és iratkezelési nyilvántartás (pdf)
• Foglalkoztatási szolgáltatások (pdf)
• Kerava vízellátása (pdf)
• A Kerava városi könyvtár és a Kirkes könyvtárak könyvtári rendszerének ügyfélnyilvántartása (pdf)
• Könyvtári szolgáltatások videó megfigyelés (pdf)
• Megbízotti névjegyzék (pdf)
• Múzeumi szolgáltatások (pdf)
• Tájékoztató dokumentum helyfoglalási nyilvántartás Timmi (pdf)
• Támogatási kérelmek (pdf)
• A Maptionaire felmérés válaszanyagainak nyilvántartása (pdf)
• eParkolás (pdf)
• Navisec Flex adatvédelmi online képzési környezet felhasználói regisztrációja (pdf)
• Ügyfélnyilvántartás épületfelügyeleti hatósági feladatokhoz (pdf)
• Gránit munkavédelmi, kockázat- és információbiztonsági eltéréskezelési és bejelentési személyi nyilvántartás (pdf)
• Kerava város webropol felmérése (pdf)
• Smilee chat szolgáltatás kapcsolatfelvételi űrlap ügyfélnyilvántartás (pdf)
• Elektronikus flottakezelő rendszer spottal (pdf)
• Kerava város pénzügyi igazgatásának személyi nyilvántartása (pdf)
• A belvárosi közterületek kamerás megfigyelőrendszerének személyi nyilvántartása (pdf)
• Kerava City ingatlanfelvételi kamerás megfigyelőrendszere (pdf)
• Park God tevékenység (pdf)
• Családi kirándulások és élelmezésszervezés (pdf)
• Szabadidős és jóléti ágazati támogatási kérelmek személyi nyilvántartása (pdf)
• A városi tanács ülésének közvetítése (pdf)
• Személyzeti parkolási engedélyek a Kaleva sportpark parkolójához (pdf)
• Önkormányzati mérnöki önvezetésű építési projektekben dolgozók listája (pdf)
• Kerava városi parkolási ellenőrző ügyfélnyilvántartás (pdf)
• Kerava városi ifjúsági szolgáltatások ügyfélnyilvántartása (pdf)
• Cloudia szerződéskezelés (pdf)
• A szabadidős és jóléti iparág eseménymarketing munkatársi nyilvántartása (pdf)
• Piiloduuni.fi (pdf)
• Kerava kulturális szolgáltatások rendezvényszervezési és marketing nyilvántartása (pdf)
• Kerava ifjúsági önkormányzati szervezeti és ifjúsági választási névjegyzék (pdf)
• Városi gépészeti járművek, gépek és dolgozók telephelyének nyilvántartása (pdf)
• Kerava város belső visszaélés-bejelentő csatornájának nyilvántartása (pdf)
• Étkezésszolgáltatások nyilvántartása (pdf)
• Névfa felmérési nyilvántartás (pdf)
• Új építési fesztivál nyilvántartás (pdf)
• Szabadidős és jóléti ipar érintetti nyilvántartása (pdf)
• Tájékoztató, felhasználókezelési nyilvántartás (pdf)
• Tájékoztató, M365 felhőszolgáltatás és Intune mobileszköz-kezelési nyilvántartás (pdf)
• Tájékoztató, ingatlan-nyilvántartás (pdf)