Rendezvény szervezése a könyvtárban

A könyvtár számos együttműködési rendezvényt szervez különböző szereplőkkel. Ha nyílt, ingyenes nyilvános rendezvény szervezésén gondolkodik, bátran mondja el saját rendezvényötletét! Mondja el az esemény nevét, tartalmát, dátumát, fellépőit és elérhetőségeit. Az elérhetőségeket az oldal végén találja.

A könyvtárban szervezett együttműködési rendezvényeknek nyíltnak, megkülönböztetéstől mentesnek, többszólamúnak és belépésmentesnek kell lenniük. Politikai rendezvények akkor lehetségesek, ha legalább három párt képviselői jelen vannak.

Kereskedelmi és értékesítési célú rendezvények nem megengedettek, de kis méretű mellékértékesítés lehetséges. Kiegészítő értékesítés lehet például egy önkéntes kézikönyv, könyvértékesítés vagy valami hasonló. Egyéb kereskedelmi együttműködést a könyvtárral előre egyeztetni kell.

A rendezvényt legalább három héttel a rendezvény időpontja előtt meg kell egyeztetni.

Kapcsolatfelvétel után közösen átgondoljuk, hogy az Ön rendezvénye alkalmas-e együttműködési lehetőségnek, és találunk-e rá megfelelő időpontot és helyszínt.

A rendezvény előtt megállapodunk abban is, hogy pl.

• a rendezvénytér és a színpad bútorelrendezéseiről
• hangmérnök szükségességéről
• az esemény marketingje

Jó, ha a szervező a rendezvény kezdete előtt körülbelül fél órával a rendezvénytér ajtajában van, hogy üdvözölje a közönséget és válaszoljon a felmerülő kérdésekre.

Kommunikáció és marketing

Alapvetően maga a rendezvényszervező teszi:

• poszter (függőleges pdf formátumban és png vagy jpg formátumban; a könyvtár A3 és A4 méretű, valamint szórólapokat is tud nyomtatni)
• marketing szöveg
• Facebook esemény (csatlakoztassa a könyvtárat párhuzamos szervezőként)
• az eseményt a városi eseménynaptárba, ahová bárki exportálhatja nyilvános eseményeket
• lehetséges kézikönyv (a könyvtár nyomtathat)

A könyvtár lehetőség szerint saját csatornáin tájékoztat az eseményekről. A könyvtár a rendezvény plakátjait kinyomtathatja, hogy a könyvtárban megjelenítse, és elmondhassa az eseményről saját közösségi csatornáin és a könyvtár elektronikus képernyőin.

Az egyéb kommunikáció, például a sajtóközlemények, a különböző eseménynaptárak, a plakátok terjesztése és a közösségi médiában történő marketing a rendezvényszervező felelőssége.

Jegyezze meg ezeket a pontokat:

• Rendezvényszervezőként saját szervezete mellett említse meg a Kerava Városi Könyvtárat is.
• A könyvtár rendezvénytereinek helyes írásmódja: Satusiipi, Pentinkulma-sali, Kerava-parvi.
• Részesítse előnyben a függőleges plakátot, amely nagyobbnak tűnik a könyvtár elektronikus információs képernyőjén, mint a vízszintes.
• Az információkat a város eseménynaptárába és Facebook eseményeibe kell vinni, amint az esemény lényeges információi világosak. Az információk később kiegészíthetők.
• A plakátokat és az információs képernyős hirdetményeket a rendezvény előtt 2-4 héttel a könyvtárban kihelyezzük

Meséljen a helyi médiának az eseményéről

Eseményéről információkat küldhet a Keski-Uusimaa újságnak a svetning.keskiuusimaa(a)media.fi címen.