A rendezvényszervezőnek

A rendezvény ötlete és célcsoportja

Amikor elkezdi egy rendezvény tervezését, először gondoljon a következőkre:

• Kiknek szól a rendezvény?
• Kit érdekelhet?
• Milyen tartalom lenne jó a rendezvényen?
• Milyen csapatra van szükség a rendezvény lebonyolításához?

Gazdasági

A költségvetés fontos része a rendezvényszervezésnek, de a rendezvény jellegétől függően akár kisebb befektetéssel is megoldható.

A költségvetésben jó számításba venni a kiadásokat, mint pl

• a helyszínből eredő költségek
• munkavállalói költségek
• építmények, például színpad, sátrak, hangosítás, világítás, bérelt WC-k és szemeteskonténerek
• licencdíjak
• előadói díjak.

Gondolja át, hogyan tudná finanszírozni az eseményt. Jövedelmet szerezhet például

• belépőjegyekkel
• szponzori szerződésekkel
• támogatásokkal
• értékesítési tevékenységekkel az eseményen, például egy kávézóban vagy termékek értékesítésében
• a környékbeli bemutató vagy értékesítési pontok bérbeadásával eladóknak.

A városi támogatásokról bővebb információ a város honlapján található.

Állami vagy alapítványi támogatásra is lehet pályázni.

Helyszín

Kerava számos olyan területtel és hellyel rendelkezik, amely alkalmas különböző méretű rendezvények lebonyolítására. A helyszín kiválasztását befolyásolja:

• az esemény jellege
• rendezvény ideje
• a rendezvény célcsoportja
• elhelyezkedés
• szabadság
• bérleti költségek.

Kerava város több létesítményt kezel. A város tulajdonában lévő fedett terek a Timmi rendszeren keresztül vannak lefoglalva. A létesítményekről bővebb információt a város honlapján találhat.

A város tulajdonában lévő szabadtéri tereket a Kerava infrastrukturális szolgálatai kezelik: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Lehetőség van a Kerava Városi Könyvtárral együttműködési rendezvények szervezésére. További információkat a könyvtár honlapján találhat.

Az alábbiakban a leggyakoribb rendezvényengedélyekről és eljárásokról olvashat. Az esemény tartalmától és jellegétől függően más típusú engedélyekre és megállapodásokra is szükség lehet.

Földhasználati engedély

A szabadtéri rendezvényekhez minden esetben a földtulajdonos engedélye szükséges. A város tulajdonában lévő közterületekre, így az utcákra, parkterületekre az engedélyeket Kerava infrastrukturális szolgálatai adják ki. Az engedélyt a Lupapiste.fi szolgáltatástól kérik. A magánterületek használatának engedélyezéséről a terület tulajdonosa dönt. A város belsejét a Timmi rendszerben találhatja meg.

Ha utcák zárva vannak, és a lezárandó utcában autóbuszjárat közlekedik, vagy a rendezvényszervezés egyébként befolyásolja az autóbuszforgalmat, az útvonalváltozásokkal kapcsolatban a HSL-hez kell fordulni.

Értesítés a rendőrségnek és a mentőszolgálatnak

A nyilvános rendezvényről írásban, a szükséges mellékletekkel együtt kell bejelenteni a rendőrséget legkésőbb öt nappal a rendezvény előtt, a mentőszolgálatot pedig legkésőbb 14 nappal a rendezvény előtt. Minél nagyobb az esemény, annál hamarabb indulnia kell.

A bejelentést nem kell megtenni kis létszámú nyilvános rendezvényeken, ahol kevés résztvevő van, és amelyek a rendezvény vagy a helyszín jellegéből adódóan nem igényelnek rendet és biztonságot szolgáló intézkedéseket. Ha nem biztos abban, hogy bejelentést kell tennie, forduljon a rendőrséghez vagy a mentőszolgálathoz:

• Itä-Uusimaa rendőrség: 0295 430 291 (kapcsolótábla) vagy általános services.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Közép-Uusimaa mentőszolgálat, 09 4191 4475 vagy paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

A lakossági rendezvényekről és a bejelentések módjáról bővebb információt a rendőrség honlapján találhat.

A rendezvények biztonságáról a mentőakció honlapján olvashat bővebben.

Zajértesítés

A nyilvános rendezvényt írásban be kell jelenteni az önkormányzat környezetvédelmi hatóságának, ha az átmeneti különösen zavaró zajt vagy rezgést okoz, például szabadtéri koncerten. A bejelentést jóval az intézkedés megtétele vagy a tevékenység megkezdése előtt kell megtenni, de legkésőbb ezt megelőzően 30 nappal.

Ha okkal feltételezhető, hogy az eseményből származó zaj zavaró, akkor zajjelentést kell készíteni. A reggel 7 és este 22 óra között szervezett rendezvényeken hangvisszaadás zajjelentés nélkül is használható, amennyiben a hangerőt ésszerű szinten tartják. A zenét nem lehet olyan hangosan lejátszani, hogy az apartmanokban, érzékeny területeken vagy széles körben a rendezvény területén kívül hallható legyen.

Az eseményről a környékbeli környéket előre értesíteni kell, akár a lakóközösség hirdetőtábláján, akár postafiók üzenetekkel. Figyelembe kell venni a rendezvény környezetének zajára érzékeny területeket is, mint az idősek otthona, iskolája, temploma.

A Central Uusimaa Környezetvédelmi Központ felelős a zajjelentésekért a területen.

A zajjelentésről bővebb információt a Central Uusimaa Környezetvédelmi Központ honlapján talál.

Szerzői jogok

Rendezvényeken és rendezvényeken való zenei előadáshoz a Teosto szerzői jogi térítési díját kell fizetni.

A zenei előadásokról és a felhasználási engedélyekről a Teosto honlapján talál további információkat.

élelmiszerek

A kisebb üzemeltetőknek, például magánszemélyeknek vagy hobbikluboknak nem kell bejelentést tenniük az élelmiszer kisértékesítéséről vagy felszolgálásáról. Ha professzionális eladók érkeznek a rendezvényre, be kell jelenteniük tevékenységüket a Közép-Uusimaa Környezetvédelmi Központnak. Az ideiglenes kiszolgálási engedélyt a regionális közigazgatási hatóság adja ki.

A professzionális élelmiszer-értékesítési engedélyekről a Közép-Uusimaa Környezetvédelmi Központ honlapján talál további információkat.

Mentési terv

A szervezőnek mentési tervet kell készítenie a rendezvényre

• ahol a becslések szerint legalább 200 ember lesz jelen egy időben
• nyílt lángot, tűzijátékot vagy egyéb pirotechnikai terméket, vagy tűz- és robbanásveszélyes vegyszereket használnak speciális effektusként
• a helyszín elhagyásának módja eltér a megszokottól, vagy a rendezvény jellege különleges veszélyt jelent az emberekre.

A rendezvény építésénél gondoskodni kell a mentők és kilépők számára elegendő helyről, legalább négy méteres átjáróról. A rendezvényszervezőnek a területről a lehető legpontosabb térképet kell készítenie, amelyet a rendezvény kivitelezésében érintett valamennyi félnek eljuttat.

A mentési tervet megküldik a rendőrségnek, a mentőszolgálatnak és a rendezvény munkatársainak.

A rendezvények biztonságáról a Közép-Uusimaa mentőszolgálat honlapján talál további információkat.

Rendelés ellenőrzése

Szükség esetén a rendezvény ideje alatt a biztonságot a rendezvényszervező által kijelölt rendfenntartók felügyelik. A rendõrség rendezvényenként minimum korlátot szab a rendõrök számának.

Elsősegély

A rendezvény szervezője köteles a rendezvényre megfelelő elsősegélynyújtó készenlétet lekötni. Egy rendezvényen nincs egyértelmű elsősegélynyújtó létszám, ezért ennek kapcsolódnia kell a létszámhoz, a kockázatokhoz és a terület méretéhez. A 200–2 fős rendezvényeken olyan elsősegélynyújtó tisztnek kell lennie, aki legalább az EA 000 tanfolyamot vagy azzal egyenértékű tanfolyamot elvégezte. A többi elsősegélynyújtó személyzetnek megfelelő elsősegélynyújtási ismeretekkel kell rendelkeznie.

Biztosítások

Az esetleges balesetekért a rendezvény szervezője a felelős. Kérjük, már a tervezési szakaszban tájékozódjon arról, hogy a rendezvényhez szükséges-e biztosítás, és ha igen, milyen jellegű. Érdeklődni lehet a biztosítónál és a rendőrségnél.

Villany és víz

Amikor lefoglalja a helyszínt, tájékozódjon az elektromos áram elérhetőségéről. Felhívjuk figyelmét, hogy általában nem elegendő egy szabványos aljzat, de a nagyobb készülékekhez háromfázisú áramra (16A) van szükség. Ha a rendezvényen ételt árulnak vagy felszolgálnak, a helyszínen víznek is rendelkezésre kell állnia. A villany és víz elérhetőségéről a helyszín bérlőjétől kell érdeklődni.

Érdeklődjön a kerava külterületi áram és víz elérhetőségéről, valamint az elektromos szekrények és vízpontok kulcsairól Kerava infrastrukturális szolgáltatásainál: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Keretrendszer

A rendezvényhez gyakran különféle építményekre van szükség, például színpadra, sátrakra, előtetőkre és WC-kre. A rendezvényszervező felelőssége, hogy a szerkezetek ellenálljanak a váratlan időjárási jelenségeknek és a rájuk nehezedő egyéb terheléseknek is. Kérjük, ellenőrizze például, hogy a sátrak és előtetők megfelelő súlyúak legyenek.

Hulladékkezelés, tisztítás és újrahasznosítás

Gondolja át, milyen szemét keletkezik a rendezvényen, és hogyan gondoskodik annak újrahasznosításáról. A rendezvény hulladékkezeléséért és a lomtalanított területek utólagos takarításáért a rendezvény szervezője a felelős.

Kérjük, győződjön meg arról, hogy a rendezvény területén vannak WC-k, és ezek használatát egyeztették a tér adminisztrátorával. Ha nincs állandó illemhely a környéken, akkor bérelni kell.

A rendezvények hulladékgazdálkodási követelményeiről a Kerava infrastrukturális szolgálataitól kaphat bővebb információt: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Jelek

A rendezvényen fel kell tüntetni az illemhelyeket (beleértve a mozgássérült illemhelyeket és a gyermekfelügyeletet) és az elsősegélynyújtó állomást. A dohányzóhelyeket és a nemdohányzó helyeket is külön meg kell jelölni a területen. A legnagyobb rendezvényeken a parkolóhelyek kijelölésére és az odavezetésre is figyelni kell.

Talált áruk

A talált árukról a rendezvény szervezőjének kell gondoskodnia, átvételét, szállítását megtervezni.

Szabadság

Az akadálymentesítés lehetővé teszi az emberek egyenlő részvételét az eseményen. Figyelembe vehető például a mozgáskorlátozottak számára fenntartott pódiumokon, vagy más módon számukra fenntartott helyeken. Az is jó ötlet, hogy kisegítő lehetőségeket adjon hozzá az eseményoldalakhoz. Ha a rendezvény nem akadálymentes, kérjük, ne felejtsen el előre jelezni.

Az Invalidiliito honlapján megtalálja az akadálymentesített rendezvény megszervezésére vonatkozó utasításokat.

Az eseménymarketinget több csatornán kell megvalósítani. Gondold át, kik tartoznak az esemény célcsoportjába, és hogyan érheted el őket a legjobban.

Marketing csatornák

Kerava rendezvénynaptára

Az eseményt időben hirdesse a Kerava rendezvénynaptárában. Az eseménynaptár egy ingyenes csatorna, amelyet minden Keraván rendezvényszervező fél használhat. A naptár használatához regisztráció szükséges a szolgáltatás felhasználójaként akár cégként, közösségként vagy egységként. A regisztráció után közzéteheti az eseményeket a naptárban.

Link az eseménynaptár címlapjára.

Rövid oktatóvideó a regisztrációról (events.kerava.fi).

Rövid oktatóvideó az esemény létrehozásáról (YouTube)

Saját csatornák és hálózatok

• weboldal
• közösségi média
• email listák
• hírlevelek
• saját érdekelt felek és partnerek csatornái
• plakátok és szórólapok

Plakátok kiosztása

A plakátokat széles körben kell terjeszteni. Megoszthatja őket például a következő helyeken:

• a helyszínt és környékét
• Kerava könyvtár
• Sampola értékesítési pontja
• A Kauppakaare sétálóutca és Kerava állomás hirdetőtáblái.

A Kauppakaari sétálóutca és a Kerava állomás hirdetőtábláinak kulcsait a városi könyvtár ügyfélszolgálatán lehet kölcsönözni. A kulcsot használat után azonnal vissza kell adni. Az A4-es vagy A3-as méretű plakátok hirdetőtáblákra exportálhatók. A plakátok egy műanyag fedél alá vannak rögzítve, amely automatikusan záródik. Nincs szükség ragasztószalagra vagy egyéb rögzítő eszközökre! Kérjük, plakátjait a rendezvény után távolítsa el a táblákról.

Más kültéri hirdetőtáblák találhatók például a Kannistoban és a Kaleva sportpark közelében, valamint az Ahjo's K-shop mellett.

Média együttműködés

A rendezvényről érdemes kommunikálni a helyi médiával, illetve a rendezvény célcsoportjától függően az országos médiával. Küldjön sajtóközleményt vagy ajánljon fel egy kész történetet, amikor az esemény programja megjelenik, vagy amikor közeledik.

A helyi média érdeklődhet az esemény iránt, például Keski-Uusimaa és Keski-Uusimaa Viikko. Meg kell közelíteni a nemzeti médiát, például az újságokat és folyóiratokat, a rádió- és televíziócsatornákat és az online médiát. Érdemes elgondolkodni a rendezvényre alkalmas közösségi média influencerekkel, tartalomgyártókkal való együttműködésen is.

Kommunikációs együttműködés a várossal

Kerava városa saját csatornáin rendszeresen közvetíti a helyi eseményeket. Az eseményt fel kell venni a közös eseménynaptárba, ahonnan a város lehetőség szerint saját csatornáin osztja meg az eseményt.

Az esetleges kommunikációs együttműködésről a város kommunikációs osztályán lehet érdeklődni: a kommunikációs@kerava.fi címen.

Projektmenedzser vagy rendezvényproducer kijelölése

• Oszd meg a felelősséget
• Készítsen rendezvénytervet

Pénzügy és költségvetés

• Fizetős vagy ingyenes rendezvény?
• Jegyértékesítés
• Ösztöndíjak és ösztöndíjak
• Partnerek és szponzorok
• Egyéb adománygyűjtési módszerek

Rendezvényengedélyek és szerződések

• Engedélyek és értesítések (területhasználat, rendőrség, tűzoltóság, zajengedély és így tovább): minden fél tájékoztatása
• Szerződések (bérlet, színpad, hang, előadók és így tovább)

Események menetrendjei

• Építési ütemterv
• Program menetrend
• Leszerelés ütemezése

Az esemény tartalma

• Program
• Résztvevők
• Előadók
• Bemutató
• Meghívott vendégek
• Média
• Adagok

Biztonság és kockázatkezelés

• Kockázatértékelés
• Mentési és biztonsági terv
• Rendelés ellenőrzése
• Elsősegély
• Őr
• Biztosítások

Helyszín

• Keretrendszer
• kiegészítők
• Hangvisszaadás
• Információ
• Jelek
• Forgalomszabályozás
• Térkép

Kommunikáció

• Kommunikációs terv
• Weboldal
• Közösségi média
• Plakátok és szórólapok
• Sajtóközlemények
• Fizetett reklám
• Ügyféladatok, például érkezési és parkolási utasítások
• Az együttműködési partnerek és érdekelt felek csatornái

A rendezvény tisztasága és környezete

• WC
• Szemetes konténerek
• Kitakarít

Talkoo munkásai és munkásai

• Indukció
• Munkaköri kötelességek
• Műszakok
• Étkezés

Végső értékelés

• Visszajelzés gyűjtése
• A rendezvény megvalósításában részt vevők visszajelzése
• Médiafigyelés