Untuk penyelenggara acara

Ide acara dan kelompok sasaran

Saat Anda mulai merencanakan sebuah acara, pertama-tama pikirkan tentang:

• Untuk siapa acara tersebut ditujukan?
• Siapa yang mungkin peduli?
• Konten seperti apa yang sebaiknya ada dalam acara tersebut?
• Tim seperti apa yang Anda butuhkan untuk mewujudkan acara tersebut?

Ekonomis

Anggaran adalah bagian penting dari perencanaan acara, namun tergantung pada sifat acara, anggaran dapat diatur bahkan dengan investasi kecil.

Dalam anggaran, ada baiknya memperhitungkan pengeluaran, seperti

• biaya yang timbul dari tempat tersebut
• pengeluaran karyawan
• bangunan, misalnya panggung, tenda, sound system, penerangan, toilet sewaan, dan tempat sampah
• biaya lisensi
• biaya artis.

Pikirkan tentang bagaimana Anda dapat membiayai acara tersebut. Anda bisa memperoleh penghasilan, misalnya

• dengan tiket masuk
• dengan perjanjian sponsorship
• dengan hibah
• dengan kegiatan penjualan pada acara tersebut, misalnya kafe atau penjualan produk
• dengan menyewakan tempat presentasi atau penjualan di area tersebut kepada penjual.

Untuk informasi lebih lanjut tentang hibah kota, kunjungi situs web kota.

Anda juga dapat mengajukan permohonan hibah dari negara atau yayasan.

Lokasi

Kerava memiliki banyak area dan tempat yang cocok untuk acara dengan ukuran berbeda. Pemilihan tempat dipengaruhi oleh:

• sifat acaranya
• waktu acara
• kelompok sasaran acara tersebut
• lokasi
• kebebasan
• biaya sewa.

Kota Kerava mengelola beberapa fasilitas. Ruang dalam ruangan milik kota dicadangkan melalui sistem Timmi. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang fasilitas di situs web kota.

Ruang luar ruangan milik kota dikelola oleh layanan infrastruktur Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Dimungkinkan untuk menyelenggarakan acara kerjasama dengan Perpustakaan Kota Kerava. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut di situs web perpustakaan.

Di bawah ini Anda akan menemukan informasi tentang izin dan prosedur acara yang paling umum. Tergantung pada isi dan sifat acaranya, Anda mungkin juga memerlukan jenis izin dan pengaturan lainnya.

Izin penggunaan lahan

Izin pemilik lahan selalu diperlukan untuk acara di luar ruangan. Izin area publik milik kota, seperti jalan dan area taman, dikeluarkan oleh layanan infrastruktur Kerava. Izin diajukan dari layanan Lupapiste.fi. Pemilik kawasan memutuskan izin penggunaan kawasan pribadi. Anda dapat menemukan interior kota di sistem Timmi.

Jika jalan ditutup dan rute bus berjalan di jalan yang akan ditutup, atau pengaturan acara mempengaruhi lalu lintas bus, HSL harus dihubungi mengenai perubahan rute.

Pemberitahuan kepada polisi dan layanan penyelamatan

Pemberitahuan acara umum harus dilakukan secara tertulis dengan lampiran yang diperlukan kepada polisi selambat-lambatnya lima hari sebelum acara dan kepada layanan penyelamatan paling lambat 14 hari sebelum acara. Semakin besar acaranya, semakin awal Anda harus berangkat.

Pengumuman tidak perlu dilakukan di acara-acara publik kecil dengan sedikit peserta dan karena sifat acara atau tempatnya, tidak memerlukan tindakan untuk menjaga ketertiban dan keamanan. Jika Anda tidak yakin apakah laporan perlu dibuat, hubungi polisi atau layanan konsultasi layanan darurat:

• Polisi Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (switchboard) atau layanan umum.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Layanan penyelamatan Uusimaa pusat, 09 4191 4475 atau paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang acara publik dan cara melaporkannya di situs web polisi.

Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang keamanan acara di situs web operasi penyelamatan.

Pemberitahuan kebisingan

Suatu acara publik harus dilaporkan secara tertulis kepada otoritas perlindungan lingkungan kota jika acara tersebut menimbulkan kebisingan atau getaran yang bersifat sementara dan sangat mengganggu, misalnya dalam konser di luar ruangan. Pemberitahuan tersebut dilakukan jauh sebelum pengambilan tindakan atau dimulainya kegiatan, tetapi paling lambat 30 hari sebelum waktu tersebut.

Jika ada alasan untuk berasumsi bahwa kebisingan dari peristiwa tersebut merupakan suatu gangguan, maka laporan kebisingan harus dibuat. Reproduksi suara dapat digunakan pada acara yang diselenggarakan antara jam 7 pagi dan 22 malam tanpa mengajukan laporan kebisingan, asalkan volumenya dijaga pada tingkat yang wajar. Musik tidak boleh dimainkan terlalu keras sehingga terdengar di apartemen, di area sensitif, atau di luar area acara.

Lingkungan sekitar harus diberitahu terlebih dahulu tentang acara tersebut, baik melalui papan pengumuman asosiasi perumahan atau melalui pesan kotak surat. Area yang sensitif terhadap kebisingan lingkungan acara, seperti panti jompo, sekolah dan gereja, juga harus diperhitungkan.

Pusat Lingkungan Uusimaa Pusat bertanggung jawab atas laporan kebisingan di daerah tersebut.

Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang laporan kebisingan di situs web Pusat Lingkungan Uusimaa Pusat.

Hak Cipta

Pertunjukan musik di acara dan acara memerlukan pembayaran biaya kompensasi hak cipta Teosto.

Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang pertunjukan musik dan lisensi penggunaan di situs web Teosto.

Makanan

Operator yang lebih kecil, seperti individu atau klub hobi, tidak perlu membuat laporan tentang penjualan atau penyajian makanan dalam jumlah kecil. Jika penjual profesional datang ke acara tersebut, mereka harus melaporkan kegiatannya ke Balai Lingkungan Hidup Uusimaa Pusat. Izin dinas sementara diberikan oleh otoritas administratif daerah.

Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang izin penjualan makanan profesional di situs web Pusat Lingkungan Uusimaa Pusat.

Rencana penyelamatan

Penyelenggara harus menyiapkan rencana penyelamatan untuk acara tersebut

• dimana diperkirakan setidaknya akan hadir 200 orang dalam waktu yang bersamaan
• api terbuka, kembang api atau produk kembang api lainnya digunakan, atau api dan bahan kimia peledak digunakan sebagai efek khusus
• pengaturan untuk keluar dari lokasi berbeda dari biasanya atau sifat acara menimbulkan bahaya khusus bagi manusia.

Ketika membangun acara tersebut, harus dipastikan bahwa ada cukup ruang untuk penyelamat dan orang yang keluar, sebuah lorong minimal empat meter. Pihak penyelenggara acara harus membuat peta area seakurat mungkin untuk dibagikan kepada seluruh pihak yang terlibat dalam pembangunan acara.

Rencana penyelamatan dikirim ke polisi, layanan penyelamatan, dan staf acara.

Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang keamanan acara di situs web layanan penyelamatan Uusimaa Pusat.

Kontrol pesanan

Apabila diperlukan, keamanan selama acara berlangsung akan diawasi oleh petugas yang ditunjuk oleh pihak penyelenggara acara. Polisi menetapkan batasan minimal jumlah petugas per acara.

Pertolongan pertama

Penyelenggara acara mempunyai kewajiban untuk menyiapkan pertolongan pertama yang cukup pada acara tersebut. Tidak ada jumlah pasti petugas P200K untuk suatu peristiwa, sehingga harus dikaitkan dengan jumlah orang, risiko, dan luas area. Acara dengan 2–000 orang harus memiliki petugas pertolongan pertama yang ditunjuk dan telah menyelesaikan setidaknya kursus EA 1 atau setara. Petugas pertolongan pertama lainnya harus memiliki keterampilan pertolongan pertama yang memadai.

Asuransi

Penyelenggara acara bertanggung jawab atas segala kecelakaan. Silakan cari tahu pada tahap perencanaan apakah asuransi diperlukan untuk acara tersebut dan, jika ya, jenis apa. Anda dapat menanyakannya kepada perusahaan asuransi dan polisi.

Listrik dan air

Saat Anda memesan tempat, cari tahu ketersediaan listrik. Harap dicatat bahwa biasanya soket standar tidak cukup, tetapi perangkat yang lebih besar memerlukan arus tiga fase (16A). Jika makanan dijual atau disajikan pada acara tersebut, air juga harus tersedia di tempat tersebut. Anda harus menanyakan ketersediaan listrik dan air kepada penyewa tempat.

Tanyakan tentang ketersediaan listrik dan air di ruang luar Kerava, serta kunci lemari listrik dan titik air dari layanan infrastruktur Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Kerangka

Berbagai bangunan seringkali dibutuhkan untuk sebuah acara, seperti panggung, tenda, kanopi dan toilet. Merupakan tanggung jawab penyelenggara acara untuk memastikan bahwa struktur dapat menahan fenomena cuaca yang tidak terduga dan beban lain yang menimpanya. Harap pastikan, misalnya, tenda dan kanopi memiliki bobot yang sesuai.

Pengelolaan limbah, pembersihan dan daur ulang

Pikirkan tentang jenis sampah apa yang dihasilkan pada acara tersebut dan bagaimana Anda mendaur ulangnya. Penyelenggara acara bertanggung jawab atas pengelolaan limbah acara dan pembersihan area sampah selanjutnya.

Harap pastikan bahwa terdapat toilet di area acara dan Anda telah menyetujui penggunaannya dengan pengelola ruangan. Jika tidak ada toilet permanen di kawasan tersebut, Anda harus menyewanya.

Anda dapat memperoleh informasi lebih lanjut tentang persyaratan pengelolaan sampah di acara-acara dari layanan infrastruktur Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Tanda-tanda

Acara tersebut harus memiliki tanda toilet (termasuk toilet penyandang cacat dan tempat penitipan anak) dan tempat pertolongan pertama. Area merokok dan area bebas rokok juga harus ditandai secara terpisah pada area tersebut. Penandaan tempat parkir dan panduannya harus diperhitungkan pada acara-acara terbesar.

Barang yang ditemukan

Penyelenggara acara harus mengurus barang yang ditemukan dan merencanakan penerimaan dan penerusannya.

Kebebasan

Aksesibilitas memungkinkan partisipasi yang setara dari masyarakat dalam acara tersebut. Hal ini dapat diperhitungkan, misalnya, di podium yang diperuntukkan bagi orang-orang dengan mobilitas terbatas atau di tempat-tempat yang diperuntukkan bagi mereka dengan cara lain. Sebaiknya tambahkan informasi aksesibilitas ke halaman acara. Jika acara tersebut tidak bebas hambatan, harap ingat untuk memberi tahu kami terlebih dahulu.

Anda dapat menemukan petunjuk untuk mengatur acara yang dapat diakses di situs web Invalidiliito.

Pemasaran acara harus dilakukan menggunakan banyak saluran. Pikirkan tentang siapa yang termasuk dalam kelompok sasaran acara dan cara terbaik untuk menjangkau mereka.

Saluran pemasaran

Kalender acara Kerava

Umumkan acara pada waktu yang tepat di kalender acara Kerava. Kalender acara adalah saluran gratis yang dapat digunakan oleh semua pihak yang menyelenggarakan acara di Kerava. Penggunaan kalender memerlukan pendaftaran sebagai pengguna layanan baik sebagai perusahaan, komunitas, atau unit. Setelah Anda mendaftar, Anda dapat mempublikasikan acara di kalender.

Tautan ke halaman depan kalender acara.

Video instruksi singkat tentang pendaftaran (events.kerava.fi).

Video instruksi singkat tentang cara membuat acara (YouTube)

Saluran dan jaringan sendiri

• situs web
• media sosial
• daftar email
• buletin
• saluran pemangku kepentingan dan mitranya sendiri
• poster dan selebaran

Membagikan poster

Poster harus disebarluaskan. Anda dapat membagikannya di tempat-tempat berikut, misalnya:

• lokasi dan sekitarnya
• Perpustakaan Kerava
• Tempat penjualan Sampola
• Papan pengumuman di jalan pejalan kaki Kauppakaare dan stasiun Kerava.

Anda dapat meminjam kunci papan pengumuman jalan pejalan kaki Kauppakaari dan stasiun Kerava dengan tanda terima dari layanan pelanggan perpustakaan kota. Kuncinya harus segera dikembalikan setelah digunakan. Poster berukuran A4 atau A3 dapat diekspor ke papan pengumuman. Poster-poster tersebut ditempelkan di bawah penutup plastik, yang menutup secara otomatis. Anda tidak memerlukan selotip atau perangkat pemasangan lainnya! Silakan lepaskan poster Anda dari papan setelah acara Anda.

Papan pengumuman luar ruangan lainnya dapat ditemukan, misalnya, di Kannisto dan dekat taman olahraga Kaleva serta di samping K-shop Ahjo.

Kerjasama media

Penting untuk mengkomunikasikan acara tersebut kepada media lokal dan, tergantung pada kelompok sasaran acara, kepada media nasional. Kirimkan rilis media atau tawarkan cerita yang sudah selesai ketika program acara diterbitkan atau ketika sudah dekat.

Media lokal mungkin tertarik dengan acara tersebut, misalnya Keski-Uusimaa dan Keski-Uusimaa Viikko. Media nasional harus didekati, misalnya surat kabar dan majalah, saluran radio dan televisi, serta media online. Perlu juga dipikirkan kerja sama dengan influencer media sosial dan produser konten yang sesuai untuk acara tersebut.

Kerjasama komunikasi dengan kota

Kota Kerava secara berkala menyiarkan acara lokal di salurannya sendiri. Acara tersebut harus ditambahkan ke kalender acara umum, yang mana kota tersebut, jika memungkinkan, akan membagikan acara tersebut di salurannya sendiri.

Anda dapat menghubungi unit komunikasi kota tentang kemungkinan kerjasama komunikasi: viestinta@kerava.fi.

Penunjukan manajer proyek atau produser acara

• Bagikan tanggung jawab
• Buatlah rencana acara

Keuangan dan anggaran

• Acara berbayar atau gratis?
• Penjualan tiket
• Hibah dan beasiswa
• Mitra dan sponsor
• Metode penggalangan dana lainnya

Izin dan kontrak acara

• Izin dan pemberitahuan (penggunaan lahan, polisi, otoritas pemadam kebakaran, izin kebisingan, dan sebagainya): memberi informasi kepada semua pihak
• Kontrak (sewa, panggung, suara, artis, dan sebagainya)

Jadwal acara

• Jadwal pembangunan
• Jadwal program
• Jadwal pembongkaran

Konten acara

• Program
• Peserta
• Pelaku
• Pembawa acara
• Tamu undangan
• Media
• Porsi

Keamanan dan manajemen risiko

• Tugas beresiko
• Rencana penyelamatan dan keselamatan
• Kontrol pesanan
• Pertolongan pertama
• Penjaga
• Asuransi

Lokasi

• Kerangka
• Aksesoris
• Reproduksi suara
• Informasi
• Tanda-tanda
• Kontrol lalu lintas
• Karta

Komunikasi

• Rencana komunikasi
• Situs web
• Media sosial
• Poster dan Selebaran
• Rilis media
• Iklan berbayar
• Informasi pelanggan, misalnya petunjuk kedatangan dan parkir
• Saluran mitra kerja sama dan pemangku kepentingan

Kebersihan dan lingkungan acara

• Toilet
• Wadah sampah
• Mengosongkan

Pekerja dan pekerja dari Talkoo

• Induksi
• Tugas pekerjaan
• Shift kerja
• Makanan

Evaluasi akhir

• Mengumpulkan umpan balik
• Memberikan masukan kepada pihak-pihak yang ikut serta dalam pelaksanaan acara
• Pemantauan media