Per l'organizzatore dell'evento

L'idea dell'evento e il gruppo target

Quando inizi a pianificare un evento, pensa innanzitutto a:

• A chi è destinato l'evento?
• A chi potrebbe importare?
• Che tipo di contenuti sarebbe bello avere nell'evento?
• Che tipo di squadra è necessaria per realizzare l'evento?

Economico

Il budget è una parte importante nella pianificazione di un evento, ma a seconda della natura dell'evento è possibile organizzarlo anche con un piccolo investimento.

Nel bilancio è bene tenere conto delle spese, ad es

• costi derivanti dalla sede
• spese dei dipendenti
• strutture, ad esempio palco, tende, impianto audio, illuminazione, servizi igienici in affitto e contenitori per i rifiuti
• tasse di licenza
• compensi degli artisti.

Pensa a come puoi finanziare l’evento. Puoi acquisire reddito, ad esempio

• con biglietti d'ingresso
• con accordi di sponsorizzazione
• con sovvenzioni
• con attività di vendita durante l'evento, ad esempio un bar o la vendita di prodotti
• affittando ai venditori punti vendita o di presentazione presenti nella zona.

Per ulteriori informazioni sulle sovvenzioni della città, visitare il sito web della città.

Puoi anche richiedere sovvenzioni allo Stato o alle fondazioni.

Luogo

Kerava dispone di numerose aree e luoghi adatti ad eventi di diverse dimensioni. La scelta della sede è influenzata da:

• la natura dell'evento
• orario dell'evento
• gruppo target dell'evento
• posizione
• libertà
• costi di noleggio.

La città di Kerava gestisce diverse strutture. Gli spazi interni di proprietà del Comune sono riservati attraverso il sistema Timmi. Puoi trovare maggiori informazioni sulle strutture sul sito web della città.

Gli spazi esterni di proprietà della città sono gestiti dai servizi infrastrutturali Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

È possibile organizzare eventi di cooperazione con la Biblioteca comunale di Kerava. Potete trovare maggiori informazioni sul sito web della biblioteca.

Di seguito troverai informazioni sui permessi e sulle procedure più comuni per gli eventi. A seconda del contenuto e della natura dell'evento, potrebbero essere necessari anche altri tipi di permessi e accordi.

Permesso di uso del terreno

Per gli eventi all'aperto è sempre necessaria l'autorizzazione del proprietario del terreno. I permessi per le aree pubbliche di proprietà della città, come strade e aree verdi, sono rilasciati dai servizi infrastrutturali di Kerava. Il permesso si richiede su Lupapiste.fi. Il proprietario dell'area decide sull'autorizzazione all'uso delle aree private. Puoi trovare l'interno della città nel sistema Timmi.

Se le strade sono chiuse e una linea di autobus corre sulla strada da chiudere, o se gli eventi organizzati influiscono in altro modo sul traffico degli autobus, è necessario contattare HSL per eventuali modifiche al percorso.

Segnalazione alle forze dell'ordine e ai servizi di soccorso

La notifica dell'evento pubblico deve essere effettuata per iscritto, con i prescritti allegati, alle forze di polizia entro cinque giorni prima dell'evento e al servizio di soccorso entro e non oltre 14 giorni prima dell'evento. Più grande è l'evento, prima dovresti partire.

L'annuncio non deve essere fatto negli eventi pubblici di piccole dimensioni, con pochi partecipanti e che, per la natura dell'evento o del luogo, non richiedono misure per il mantenimento dell'ordine e della sicurezza. Se non sei sicuro se sia necessario effettuare una denuncia, contatta la polizia o il servizio di consulenza dei servizi di emergenza:

• Polizia Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (centralino) o servizi generali.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Servizio di soccorso centrale di Uusimaa, 09 4191 4475 o paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Puoi trovare maggiori informazioni sugli eventi pubblici e su come segnalarli sul sito web della polizia.

Puoi trovare ulteriori informazioni sulla sicurezza degli eventi sul sito web dell'operazione di salvataggio.

Notifica di rumore

Un evento pubblico deve essere segnalato per iscritto all'autorità comunale per la protezione dell'ambiente se provoca temporaneamente rumori o vibrazioni particolarmente disturbanti, ad esempio nel caso di un concerto all'aperto. La notifica viene effettuata con congruo anticipo rispetto all'adozione del provvedimento o all'inizio dell'attività, comunque non oltre 30 giorni prima di tale momento.

Se vi è motivo di ritenere che il rumore derivante dall'evento costituisca un disturbo, è necessario redigere una segnalazione sul rumore. La riproduzione sonora può essere utilizzata in occasione di eventi organizzati tra le 7:22 e le XNUMX:XNUMX senza effettuare alcuna segnalazione di rumore, a condizione che il volume sia mantenuto a un livello ragionevole. La musica non deve essere diffusa a un volume così alto da poter essere udita negli appartamenti, in aree sensibili o ampiamente al di fuori dell'area dell'evento.

Il quartiere circostante deve essere informato in anticipo dell'evento, tramite la bacheca dell'associazione edilizia o tramite messaggi nella casella di posta. Dovranno essere prese in considerazione anche le aree sensibili al rumore dell'ambiente dell'evento, come case di cura, scuole e chiese.

Il Centro Ambientale Centrale di Uusimaa è responsabile delle segnalazioni sul rumore nella zona.

Puoi trovare maggiori informazioni sul rapporto sul rumore sul sito web del Centro ambientale centrale di Uusimaa.

Diritti d'autore

L'esecuzione di musica in occasione di manifestazioni ed eventi richiede il pagamento della commissione di compensazione dei diritti d'autore da parte di Teosto.

Puoi trovare ulteriori informazioni sulle prestazioni musicali e sulle licenze d'uso sul sito web di Teosto.

Alimenti

Gli operatori più piccoli, come i privati ​​o i club di hobby, non sono tenuti a presentare una relazione sulla piccola vendita o sulla somministrazione di cibo. Se i venditori professionisti partecipano all'evento, devono segnalare le proprie attività al Centro ambientale centrale di Uusimaa. Le licenze di servizio temporanee sono concesse dall'autorità amministrativa regionale.

Puoi trovare maggiori informazioni sui permessi per la vendita professionale di alimenti sul sito web del Centro ambientale centrale di Uusimaa.

Piano di salvataggio

L'organizzatore deve predisporre un piano di salvataggio per l'evento

• dove si stima che saranno presenti contemporaneamente almeno 200 persone
• vengono utilizzate fiamme libere, fuochi d'artificio o altri prodotti pirotecnici, oppure vengono utilizzati fuoco e sostanze chimiche esplosive come effetti speciali
• le modalità di uscita dal luogo dell'evento differiscono dal solito o la natura dell'evento costituisce un pericolo particolare per le persone.

Nella realizzazione dell'evento è necessario garantire che ci sia spazio sufficiente per i soccorritori e gli usciti, un passaggio di almeno quattro metri. L'organizzatore dell'evento dovrà realizzare una mappa dell'area quanto più precisa possibile, che verrà distribuita a tutte le parti coinvolte nella realizzazione dell'evento.

Il piano di salvataggio viene inviato alla polizia, al servizio di soccorso e al personale dell'evento.

Puoi trovare maggiori informazioni sulla sicurezza degli eventi sul sito web del servizio di soccorso di Central Uusimaa.

Controllo degli ordini

Se necessario, la sicurezza durante la manifestazione sarà vigilata da inservienti nominati dall'organizzatore dell'evento. La polizia stabilisce un limite minimo per il numero di inservienti per evento.

Primo soccorso

L'organizzatore della manifestazione ha l'obbligo di riservare sufficienti mezzi di pronto soccorso per la manifestazione. Non esiste un numero univoco del personale di primo soccorso per un evento, quindi dovrebbe essere correlato al numero di persone, ai rischi e alle dimensioni dell'area. Gli eventi con 200-2 persone devono avere un addetto al primo soccorso designato che abbia completato almeno il corso EA 000 o equivalente. Il resto del personale di primo soccorso deve avere sufficienti competenze di primo soccorso.

Assicurazioni

L'organizzatore dell'evento è responsabile di eventuali incidenti. Vi preghiamo di informarvi già in fase di pianificazione se è necessaria un'assicurazione per l'evento e, in caso affermativo, di che tipo. Potete informarvi presso la compagnia assicurativa e la polizia.

Elettricità e acqua

Quando prenoti la sede, informati sulla disponibilità di energia elettrica. Tieni presente che solitamente una presa standard non è sufficiente, ma i dispositivi più grandi necessitano di corrente trifase (16A). Se durante l'evento viene venduto o servito cibo, nel luogo dell'evento deve essere disponibile anche acqua. È necessario informarsi sulla disponibilità di elettricità e acqua presso l'affittuario del locale.

Richiedi informazioni sulla disponibilità di elettricità e acqua negli spazi esterni di Kerava, nonché sulle chiavi degli armadi elettrici e dei punti d'acqua dei servizi infrastrutturali di Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Struttura

Spesso sono necessarie varie strutture per l'evento, come palco, tende, tettoie e servizi igienici. È responsabilità dell'organizzatore dell'evento garantire che le strutture possano resistere anche a fenomeni atmosferici imprevisti e agli altri carichi posti su di esse. Assicurati, ad esempio, che le tende e le tettoie abbiano pesi adeguati.

Gestione, pulizia e riciclaggio dei rifiuti

Pensa a che tipo di rifiuti vengono generati durante l'evento e a come ti prendi cura di riciclarli. L'organizzatore dell'evento è responsabile della gestione dei rifiuti dell'evento e della successiva pulizia delle aree disseminate.

Assicurati che siano presenti servizi igienici nell'area dell'evento e di aver concordato il loro utilizzo con il responsabile dello spazio. Se nella zona non sono presenti servizi igienici permanenti, è necessario affittarli.

Puoi ottenere maggiori informazioni sui requisiti di gestione dei rifiuti durante gli eventi dai servizi infrastrutturali Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Segni

L'evento dovrà essere dotato di segnaletica per i servizi igienici (compresi i servizi igienici per disabili e per l'infanzia) e il posto di pronto soccorso. Anche le aree fumatori e quelle non fumatori devono essere contrassegnate separatamente nell'area. Negli eventi più grandi si deve tenere conto della segnaletica dei parcheggi e delle indicazioni per raggiungerli.

Merci trovate

L'organizzatore dell'evento dovrà prendersi cura della merce ritrovata e pianificarne la ricezione e la spedizione.

Libertà

L’accessibilità consente una partecipazione paritaria delle persone all’evento. Se ne può tenere conto, ad esempio, sui podi riservati alle persone a mobilità ridotta o nei posti loro riservati in altri modi. È anche una buona idea aggiungere informazioni sull'accessibilità alle pagine degli eventi. Se l'evento non è privo di barriere, ricordati di avvisarci in anticipo.

Puoi trovare le istruzioni per organizzare un evento accessibile sul sito dell'Invalidiliito.

Il marketing degli eventi dovrebbe essere fatto utilizzando più canali. Pensa a chi appartiene al gruppo target dell'evento e a come puoi raggiungerlo al meglio.

Canali di marketing

Il calendario degli eventi di Kerava

Annuncia l'evento in tempo utile nel calendario degli eventi di Kerava. Il calendario degli eventi è un canale gratuito che possono utilizzare tutte le parti che organizzano eventi a Kerava. L'utilizzo del calendario richiede la registrazione come utente del servizio come azienda, comunità o unità. Una volta registrato potrai pubblicare gli eventi nel calendario.

Collegamento alla prima pagina del calendario degli eventi.

Breve video didattico sulla registrazione (events.kerava.fi).

Breve video didattico sulla creazione di un evento (YouTube)

Propri canali e reti

• sito web
• mezzi di comunicazione sociale
• elenchi di posta elettronica
• newsletter
• canali dei propri stakeholder e partner
• manifesti e volantini

Distribuzione di manifesti

I poster dovrebbero essere distribuiti ampiamente. Puoi condividerli nei seguenti luoghi, ad esempio:

• il locale e i suoi dintorni
• Biblioteca Kerava
• Il punto vendita di Sampola
• Le bacheche della via pedonale Kauppakaare e della stazione Kerava.

Puoi prendere in prestito le chiavi delle bacheche della strada pedonale Kauppakaari e della stazione Kerava con una ricevuta del servizio clienti della biblioteca cittadina. La chiave deve essere restituita immediatamente dopo l'uso. I poster in formato A4 o A3 possono essere esportati nelle bacheche. I poster sono fissati sotto una linguetta di plastica che si chiude automaticamente. Non hai bisogno di nastro adesivo o altri dispositivi di fissaggio! Si prega di togliere i poster dai cartelloni dopo l'evento.

Altre bacheche all'aperto si trovano, ad esempio, a Kannisto e vicino al parco sportivo Kaleva e accanto al K-shop di Ahjo.

Cooperazione mediatica

Vale la pena comunicare l'evento ai media locali e, a seconda del gruppo target dell'evento, ai media nazionali. Invia un comunicato stampa o offri una storia finita quando il programma dell'evento viene pubblicato o quando si avvicina.

I media locali potrebbero essere interessati all'evento, ad esempio Keski-Uusimaa e Keski-Uusimaa Viikko. Dovrebbero essere avvicinati i media nazionali, ad esempio giornali e periodici, canali radiofonici e televisivi e media online. Vale anche la pena pensare alla collaborazione con influencer dei social media e produttori di contenuti adatti all'evento.

Cooperazione comunicativa con la città

La città di Kerava trasmette periodicamente eventi locali sui propri canali. L'evento dovrà essere inserito nel calendario comune degli eventi, dal quale la città, se possibile, condividerà l'evento sui propri canali.

Puoi contattare l'unità di comunicazione della città per una possibile cooperazione comunicativa: viestinta@kerava.fi.

Designazione del responsabile del progetto o del produttore dell'evento

• Condividi le responsabilità
• Prepara un programma per l'evento

Finanza e bilancio

• Evento a pagamento o gratuito?
• Vendita biglietti
• Sovvenzioni e borse di studio
• Partner e sponsor
• Altri metodi di raccolta fondi

Autorizzazioni e contratti per eventi

• Autorizzazioni e notifiche (uso del territorio, polizia, vigili del fuoco, autorizzazione al rumore e così via): informare tutte le parti
• Contratti (affitto, palco, suono, artisti e così via)

Orari degli eventi

• Programma di costruzione
• Programma del programma
• Programma di smantellamento

Contenuto dell'evento

• Programma
• Partecipanti
• Artisti
• Presentatore
• Ospiti invitati
• Media
• Porzioni

Sicurezza e gestione del rischio

• Valutazione del rischio
• Piano di salvataggio e sicurezza
• Controllo degli ordini
• Primo soccorso
• Guardia
• Assicurazioni

Luogo

• Struttura
• Accessori
• Riproduzione del suono
• Informazione
• Segni
• Controllo del traffico
• la cartografia

Comunicazione

• Piano di comunicazione
• Sito web
• Mezzi sociali
• Poster e volantini
• Comunicati stampa
• Pubblicità a pagamento
• Informazioni sul cliente, ad esempio istruzioni per l'arrivo e il parcheggio
• Canali dei partner di cooperazione e delle parti interessate

Pulizia e ambiente dell'evento

• Servizi igienici
• Contenitori per rifiuti
• Sgombero

Lavoratrici e lavoratrici di Talkoo

• Induzione
• Mansioni
• Turni di lavoro
• Pasti

Valutazione finale

• Raccolta di feedback
• Fornire feedback a coloro che hanno partecipato alla realizzazione dell’evento
• Monitoraggio dei media