ניהול מסמכים

תשלום של 5,00 אירו נגבה עבור העמוד הראשון ו-0,50 אירו עבור כל עמוד עוקב עבור מסירת מידע, פרוטוקול, עותקים או תדפיסים אחרים הרגילים.

עבור מסירת מידע הדורש אמצעים מיוחדים, מסמך, עותק או תדפיס אחר, נגבית אגרה בסיסית קבועה, המוגדלת בהתאם לקושי בחיפוש המידע באופן הבא:

• חיפוש מידע רגיל (זמן עבודה פחות משעתיים) 2 יורו
• חיפוש מידע תובעני (זמן עבודה 2 – 5 שעות) 60 יורו ו
• חיפוש מידע תובעני מאוד (עומס עבודה יותר מ-5 שעות) 100 יורו.

בנוסף לתשלום הבסיסי, נגבית עמלה לכל עמוד. במקרה דחוף ניתן לגבות את אגרת המסמכים בפרק זמן וחצי.

כל אדם זכאי לקבל מידע על המסמך הציבורי של הרשות בהתאם לחוק פומביות פעילות הרשות (621/1999).

אין צורך לנמק בקשה למידע על חומר פומבי, והמבקש את המידע אינו חייב לספר למה ישמש המידע. בקשות כאלה יכולות להיעשות באופן חופשי, למשל בטלפון או בדואר אלקטרוני. בקשות למידע לגבי מסמכי העיר קרבה מופנות ישירות לבעל התפקיד או לתחום האחראי לעניין.

במידת הצורך, ניתן לקבל ייעוץ מלשכת הרישום בעיר לגבי תחומי הרשויות השונות וחומרי הנתונים המעובדים שם.

ניתן ליצור קשר עם משרד רישום העיר באמצעות דואר אלקטרוני בכתובת kirjaamo@kerava.fi או בטלפון 09 29491.

כדאי לפרט את בקשת המידע בצורה מדויקת ככל האפשר כדי להקל על מציאת המסמך. יש לזהות את בקשת המידע באופן שיהיה ברור לאיזה מסמך או מסמכים מדובר בבקשה. לדוגמה, תמיד יש לציין את התאריך או הכותרת של המסמך אם הוא ידוע. רשות העירייה יכולה לבקש מגורם בקשת המידע להגביל ולפרט את בקשתו.

כאשר ממקדים את בקשת המידע למסמכים, מידע מזהה יכול להיות למשל שם הפנקס או השירות בו נכלל המסמך וכן מידע על סוג המסמך (בקשה, החלטה, שרטוט, עלון). ניתן למצוא את תיאור פרסום המסמך של העירייה בעמוד תיאור פרסום המסמך. לציון הבקשה, במידת הצורך, פנה לתחום העיר שעל המסמך שלו מדובר.

מסמכי הרשות כוללים גם מידע שניתן למסור רק בתנאים מסוימים על פי חוק ואשר לגביו על הרשות לשקול האם ניתן למסור את המידע למבקש. הדבר חל, למשל, על מידע השמור בסוד לפי חוק הפרסום או חקיקה מיוחדת.

על פי חוק הפרסום, מי שזכותו, ענינו או חובתו נפגעים מהעניין זכאי לקבל מידע על תוכנו של מסמך שאינו פומבי מהרשות המטפלת או המטפלת בנושא, שיכולה או הייתה לו השפעה. על הטיפול בעניינו. בעת בקשה למידע על מסמך סודי או מסמכים שניתן למסור עליהם מידע רק בתנאים מסוימים, על המבקש את המסמך לציין את מטרת השימוש במידע ולהיות מסוגל לאמת את זהותו. אתה יכול למצוא את הטופס האלקטרוני מכאן. בקשות למידע המבוצעות ללא זיהוי אלקטרוני חייבות להיעשות עם תעודה מזהה רשמית תקפה עם תמונה בנקודת העסקה של קרבה.

כאשר רק חלק מהמסמך פומבי, המידע המבוקש ניתן מהחלק הציבורי של המסמך כדי שהחלק הסודי לא ייחשף. ניתן לבקש ממבקש המסמך מידע נוסף אם יש צורך להבהיר את התנאים למסירת המידע.

מידע על המסמך הציבורי ימסר בהקדם האפשרי, לא יאוחר משבועיים לאחר הגשת בקשת המידע. במידה והטיפול ופתרון בקשת המידע מחייבים אמצעים מיוחדים או עומס עבודה גדול מהרגיל, ימסר מידע על המסמך או ייפתר העניין תוך חודש מיום הגשת בקשת המידע לכל המאוחר.

על פי תקנת הגנת המידע הכללית של האיחוד האירופי, בקשה לבדיקת נתונים אישיים ובקשה לתיקון נתונים שגויים יש להשיב ללא דיחוי מיותר ולא יאוחר מחודש לאחר קבלת הבקשה. ניתן להאריך את הזמן עד חודשיים לכל היותר.

בהתאם לאופי, היקף וצורת המידע המבוקש, העירייה יכולה למסור את המידע המבוקש באופן אלקטרוני, על נייר או באתר.

על היחידה לניהול נתונים לנהל תיאור של מאגרי המידע שהיא מנהלת ואת מרשם התיקים בהתאם לסעיף 906 לחוק ניהול נתונים (2019/28). העיר קרבה פועלת כיחידת ניהול המידע המוזכרת בחוק.

בעזרת תיאור זה מסופר ללקוחות העיר קרבה כיצד העירייה מנהלת חומרי נתונים הנוצרים בטיפול התיקים ובמתן השירותים של הרשות. מטרת התיאור היא לסייע ללקוחות לזהות את תוכן בקשת המידע ולהפנות את בקשת המידע לגורם הנכון.

תיאור הפרסום של המסמך גם אומר באיזו מידה העירייה מעבדת נתונים בעת הפקת שירותים או טיפול בעניינים. האפשרות לקבל מידע לגבי מאגרי הנתונים שיש לעיר משרתת את השקיפות של המינהל.