למארגן האירוע

רעיון האירוע וקבוצת היעד

כשאתה מתחיל לתכנן אירוע, תחילה חשוב על:

• למי מיועד האירוע?
• למי אכפת אולי?
• איזה סוג של תוכן יהיה טוב שיהיה באירוע?
• איזה סוג של צוות אתה צריך כדי לגרום לאירוע לקרות?

כַּלְכָּלִי

התקציב הוא חלק חשוב בתכנון האירוע, אך בהתאם לאופי האירוע, ניתן לארגן אותו גם בהשקעה קטנה.

בתקציב טוב לקחת בחשבון הוצאות כמו

• עלויות הנובעות מהמקום
• הוצאות עובדים
• מבנים, למשל במה, אוהלים, מערכת סאונד, תאורה, שירותים שכורים ומכלי אשפה
• אגרות רשיון
• דמי מבצעים.

חשבו כיצד תוכלו לממן את האירוע. אתה יכול לרכוש הכנסה, למשל

• עם כרטיסי כניסה
• עם הסכמי חסות
• עם מענקים
• עם פעילות מכירה באירוע, למשל בית קפה או מכירת מוצרים
• על ידי השכרת מצגת או נקודות מכירה באזור למוכרים.

למידע נוסף על מענקי העירייה היכנסו לאתר העירייה.

ניתן גם להגיש בקשה למענקים מהמדינה או מהקרנות.

מָקוֹם מִפגָשׁ

בקרבה אזורים ומקומות רבים המתאימים לאירועים בגדלים שונים. בחירת המקום מושפעת מ:

• אופי האירוע
• זמן אירוע
• קבוצת היעד של האירוע
• מקום
• חוֹפֶשׁ
• עלויות שכירות.

העיר קרבה מנהלת מספר מתקנים. חללים מקורים בבעלות העירייה שמורים באמצעות מערכת Timmi. מידע נוסף על המתקנים תוכלו למצוא באתר העירייה.

שטחי חוץ בבעלות העירייה מנוהלים על ידי שירותי תשתית קרבה: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

ניתן לארגן אירועי שיתוף פעולה עם ספריית העיר קרבה. מידע נוסף תוכל למצוא באתר הספרייה.

להלן מידע על ההיתרים והנהלים הנפוצים ביותר לאירועים. בהתאם לתוכן ואופי האירוע, ייתכן שתזדקקו גם לסוגים אחרים של אישורים וסידורים.

היתר שימוש בקרקע

אישור בעל הקרקע נדרש תמיד לאירועי חוץ. היתרים לשטחים ציבוריים בבעלות העירייה, כגון רחובות ושטחי פארק, ניתנים על ידי שירותי התשתית של קרבה. את ההיתר מבקשים משירות Lupapiste.fi. בעל השטח מחליט על רשות השימוש בשטחים פרטיים. אתה יכול למצוא את פנים העיר במערכת Timmi.

אם רחובות סגורים וקו אוטובוס עובר ברחוב שייסגר, או סידורי אירועים משפיעים אחרת על תנועת האוטובוסים, יש לפנות ל-HSL לגבי שינויים במסלול.

הודעה למשטרה ולשירותי ההצלה

הודעה על האירוע הציבורי צריכה להיעשות בכתב בצירוף המצורפים הנדרשים למשטרה לא יאוחר מחמישה ימים לפני האירוע ולשירות ההצלה לא יאוחר מ-14 ימים לפני האירוע. ככל שהאירוע גדול יותר, כך אתה צריך להיות מוקדם יותר בתנועה.

אין צורך בהכרזה באירועים ציבוריים קטנים עם מעט משתתפים ואשר מפאת אופי האירוע או המקום אינם מצריכים אמצעים לשמירת הסדר והבטיחות. אם אינך בטוח אם יש צורך בדיווח, פנה למשטרה או לשירותי הייעוץ של שירותי החירום:

• משטרת Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (מרכזיה) או שירותים כלליים.ita-uusimaa@poliisi.fi
• שירות ההצלה המרכזי באוסימאה, 09 4191 4475 או paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

מידע נוסף על אירועים ציבוריים ואופן הדיווח עליהם תוכלו למצוא באתר המשטרה.

מידע נוסף על אבטחת אירועים תוכלו למצוא באתר מבצע החילוץ.

התראה על רעש

יש לדווח בכתב על אירוע ציבורי לרשות להגנת הסביבה בעירייה אם הוא גורם לרעש או רעידות זמניים מטרידים במיוחד, למשל בהופעה חיצונית. ההודעה נעשית זמן רב לפני ביצוע המידה או תחילת הפעילות, אך לא יאוחר מ-30 יום לפני מועד זה.

אם יש סיבה להניח שהרעש מהאירוע הוא הפרעה, יש לבצע דיווח רעש. ניתן להשתמש בשחזור קול באירועים המאורגנים בין השעות 7 בבוקר ל-22 בלילה ללא הגשת דו"ח רעש, בתנאי שהווליום נשמר ברמה סבירה. מוזיקה לא יכולה להתנגן בקול רם עד כדי כך שניתן לשמוע אותה בדירות, באזורים רגישים או ברחבה מחוץ לאזור האירוע.

יש ליידע את השכונה בסביבה על האירוע מראש, בין אם בלוח המודעות של השיכון ובין אם באמצעות הודעות בתיבת הדואר. יש לקחת בחשבון גם אזורים הרגישים לרעש של סביבת האירוע, כמו בתי אבות, בתי ספר וכנסיות.

מרכז הסביבה המרכזי באוסימאה אחראי לדיווחי הרעש באזור.

מידע נוסף על דוח הרעש תוכלו למצוא באתר המרכז לאיכות הסביבה המרכזי באוסימאה.

זכויות יוצרים

ביצוע מוזיקה באירועים ואירועים מחייב תשלום של עמלת פיצוי זכויות יוצרים של Teosto.

תוכל למצוא מידע נוסף על ביצועי מוזיקה ורישיונות שימוש באתר של Teosto.

מזונות

מפעילים קטנים יותר, כגון יחידים או מועדוני תחביב, אינם צריכים לדווח על מכירה קטנה או הגשה של מזון. אם מוכרים מקצועיים מגיעים לאירוע, עליהם לדווח על פעילותם למרכז הסביבה המרכזי באוסימאה. רישיונות הגשה זמניים ניתנים על ידי הרשות המנהלית האזורית.

מידע נוסף על היתרים למכירת מזון מקצועית תוכל למצוא באתר המרכז לאיכות הסביבה מרכז אוסימאה.

תוכנית חילוץ

על המארגן להכין תוכנית חילוץ לאירוע

• שם ההערכה היא שלפחות 200 אנשים יהיו נוכחים בו זמנית
• משתמשים בלהבות פתוחות, זיקוקים או מוצרים פירוטכניים אחרים, או אש וכימיקלים נפיצים משמשים כאפקטים מיוחדים
• סידורי היציאה מהמקום שונים מהמקובל או שאופי האירוע מהווה סכנה מיוחדת לאנשים.

בבניית האירוע יש להקפיד על מספיק מקום למחלצים וליוצאים, מעבר של ארבעה מטרים לפחות. על מארגן האירוע לבצע מפת השטח מדויקת ככל האפשר, שתחולק לכל הגורמים המעורבים בהקמת האירוע.

תוכנית החילוץ נשלחת למשטרה, לשירות ההצלה ולצוות האירוע.

מידע נוסף על אבטחת אירועים תוכלו למצוא באתר שירות ההצלה של מרכז אוסימא.

בקרת הזמנה

במידת הצורך, האבטחה במהלך האירוע תהיה בפיקוח על ידי מפקדים שימנו מארגן האירוע. המשטרה קובעת מגבלה מינימלית למספר המזמינים לאירוע.

עזרה ראשונה

על מארגן האירוע חלה החובה לשמור כוננות מספקת לעזרה ראשונה לאירוע. אין מספר חד משמעי של אנשי עזרה ראשונה לאירוע ולכן זה צריך להיות קשור לכמות האנשים, הסיכונים וגודל השטח. אירועים עם 200-2 איש חייבים להיות קצין עזרה ראשונה שסיים לפחות את הקורס EA 000 או שווה ערך. אנשי עזרה ראשונה אחרים חייבים להיות בעלי כישורי עזרה ראשונה מספקים.

ביטוחים

מארגן האירוע אחראי לכל תאונה. נא לברר כבר בשלב התכנון האם יש צורך בביטוח לאירוע ואם כן באיזה סוג. ניתן לברר על כך בחברת הביטוח ובמשטרה.

חשמל ומים

כאשר אתם מזמינים את המקום, בררו על זמינות החשמל. שימו לב שבדרך כלל לא מספיק שקע סטנדרטי, אבל מכשירים גדולים יותר צריכים זרם תלת פאזי (16A). אם אוכל נמכר או מוגש באירוע, חייבים להיות זמינים גם מים במקום. יש לברר לגבי זמינות החשמל והמים מהשוכר של המקום.

לבירור זמינות חשמל ומים בחללים החיצוניים של קרבה וכן מפתחות לארונות חשמל ונקודות מים משירותי התשתית של קרבה: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

מִסגֶרֶת

לרוב נדרשים לאירוע מבנים שונים כמו במה, אוהלים, חופות ושירותים. באחריות מארגן האירוע לוודא שהמבנים יוכלו לעמוד גם בתופעות מזג אוויר בלתי צפויות ועומסים נוספים המוטלים עליהם. נא לוודא, למשל, שלאוהלים ולחופה יש משקלים מתאימים.

ניהול פסולת, ניקוי ומיחזור

חשבו איזה סוג של זבל נוצר באירוע וכיצד אתם דואגים למחזר אותו. מארגן האירוע אחראי על ניהול הפסולת של האירוע וניקיון השטחים המוזלים לאחר מכן.

אנא וודאו כי ישנם שירותים במתחם האירוע וכי סיכמתם את השימוש בהם עם מנהל החלל. אם אין שירותים קבועים באזור, יש לשכור אותם.

מידע נוסף על דרישות ניהול פסולת באירועים ניתן לקבל משירותי תשתית קרבה: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

שלטים

באירוע חייבים שילוט לשירותים (כולל שירותי נכים וטיפול בילדים) ולעמדת העזרה הראשונה. יש לסמן בנפרד גם אזורי עישון ואזורים ללא עישון באזור. יש לקחת בחשבון באירועים הגדולים סימון מקומות חניה והכוונה אליהם.

נמצא סחורה

על מארגן האירוע לדאוג לסחורה שנמצאה ולתכנן את קבלתם ושילוחם.

חוֹפֶשׁ

נגישות מאפשרת השתתפות שווה של אנשים באירוע. ניתן לקחת זאת בחשבון, למשל, על במות השמורים לבעלי מוגבלויות או במקומות השמורים להם בדרכים אחרות. כמו כן, מומלץ להוסיף מידע נגישות לדפי אירועים. אם האירוע אינו נטול מחסומים, אנא זכרו להודיע ​​לנו מראש.

הנחיות לארגון אירוע נגיש תוכלו למצוא באתר האינטרנט של ה-Invalidiliito.

שיווק אירועים צריך להתבצע באמצעות מספר ערוצים. חשבו מי שייך לקבוצת היעד של האירוע וכיצד תוכלו להגיע אליהם בצורה הטובה ביותר.

ערוצי קניות

לוח האירועים של קרבה

הכריזו על האירוע בשעה טובה בלוח האירועים של קרבה. לוח האירועים הוא ערוץ חינמי בו יכולים להשתמש כל הצדדים המארגנים אירועים בקרבה. השימוש בלוח השנה מחייב רישום כמשתמש בשירות או כחברה, קהילה או יחידה. לאחר שנרשמתם, תוכלו לפרסם אירועים בלוח השנה.

קישור לעמוד הראשון של לוח האירועים.

סרטון הדרכה קצר על הרשמה (events.kerava.fi).

סרטון הדרכה קצר על יצירת אירוע (YouTube)

ערוצים ורשתות משלו

• אתר אינטרנט
• מדיה חברתית
• רשימות אימייל
• ניוזלטרים
• ערוצים של בעלי עניין ושותפים משלו
• פוסטרים ועלונים

חלוקת פוסטרים

יש להפיץ פוסטרים באופן נרחב. אתה יכול לשתף אותם במקומות הבאים, למשל:

• המקום והאזורים הסובבים אותו
• ספריית קרבה
• נקודת המכירה של סמפולה
• לוחות המודעות של המדרחוב Kauppakaare ותחנת Kerava.

ניתן לשאול את המפתחות ללוחות המודעות של המדרחוב Kauppakaari ותחנת קרבה עם קבלה משירות הלקוחות של הספרייה העירונית. יש להחזיר את המפתח מיד לאחר השימוש. ניתן לייצא פוסטרים בגודל A4 או A3 ללוחות מודעות. הפוסטרים מחוברים מתחת לדש פלסטיק, הנסגר אוטומטית. אתה לא צריך סרט או התקני תיקון אחרים! אנא הורידו את הפוסטרים שלכם מהקרשים לאחר האירוע שלכם.

ניתן למצוא לוחות מודעות חיצוניים אחרים, למשל, ב- Kannisto וליד פארק הספורט Kaleva וליד ה-K-shop של Ahjo.

שיתוף פעולה תקשורתי

כדאי לתקשר על האירוע לתקשורת המקומית ובהתאם לקהל היעד של האירוע לתקשורת הארצית. שלח הודעה לתקשורת או הצע סיפור מוגמר כאשר תוכנית האירוע מתפרסמת או כאשר היא מתקרבת.

התקשורת המקומית עשויה להתעניין באירוע, למשל Keski-Uusimaa ו-Keski-Uusimaa Viikko. יש לפנות לתקשורת הלאומית, למשל, עיתונים וכתבי עת, ערוצי רדיו וטלוויזיה ומדיה מקוונת. כדאי לחשוב גם על שיתוף פעולה עם משפיעני מדיה חברתית ומפיקי תוכן המתאימים לאירוע.

שיתוף פעולה תקשורתי עם העירייה

העיר קרבה משדרת מעת לעת אירועים מקומיים בערוצים שלה. יש להוסיף את האירוע ללוח האירועים המשותף, ממנו תשתף העירייה במידת האפשר את האירוע בערוצים שלה.

ניתן לפנות ליחידת התקשורת בעיר לגבי שיתוף פעולה תקשורתי אפשרי: viestinta@kerava.fi.

ייעוד מנהל פרויקט או מפיק אירועים

• חלק באחריות
• ערכו תוכנית אירוע

כספים ותקציב

• אירוע בתשלום או בחינם?
• מכירת כרטיסים
• מענקים ומלגות
• שותפים ונותני חסות
• שיטות גיוס כספים אחרות

אישורים וחוזים לאירועים

• היתרים והודעות (שימושי קרקע, משטרה, רשות כיבוי אש, היתר רעש וכן הלאה): יידוע כל הגורמים
• חוזים (שכר דירה, במה, סאונד, מבצעים וכן הלאה)

לוחות זמנים לאירועים

• לוח זמנים לבנייה
• לוח זמנים של התוכנית
• לוח זמנים לפירוק

תוכן האירוע

• תכנית
• משתתפים
• מבצעים
• מגיש
• אורחים מוזמנים
• כְּלֵי תִקְשׁוֹרֶת
• מנות

בטיחות וניהול סיכונים

• הערכת סיכונים
• תוכנית חילוץ ובטיחות
• בקרת הזמנה
• עזרה ראשונה
• שומר
• ביטוחים

מָקוֹם מִפגָשׁ

• מִסגֶרֶת
• אביזרים
• שחזור קול
• מֵידָע
• שלטים
• בקרת תנועה
• קרטה

תִקשׁוֹרֶת

• תוכנית תקשורת
• אתר אינטרנט
• מדיה חברתית
• פוסטרים ופליירים
• פרסומים בתקשורת
• פרסום בתשלום
• מידע על הלקוח, למשל הוראות הגעה וחניה
• ערוצי שיתוף פעולה ובעלי עניין

ניקיון וסביבת האירוע

• שֵׁרוּתִים
• מכולות אשפה
• לנקות את

עובדים ועובדים מ-Talkoo

• הַשׁרָאָה
• חובות עבודה
• משמרות עבודה
• ארוחות

הערכה סופית

• איסוף משוב
• מתן משוב למי שהשתתפו בביצוע האירוע
• ניטור מדיה