イベント主催者様へ
ケラヴァでイベントを企画してみませんか？イベント主催者の指示が開始に役立ちます。
このページには、イベントの開催に関連する最も一般的な事項が記載されています。イベントの内容や北西部によっては、イベントの開催には許可や手配など、その他の考慮すべき事項も含まれる可能性があることを考慮してください。イベント主催者は、イベントの安全管理、必要な許可および通知に責任を負います。
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イベントの趣旨と対象者
イベントの計画を始めるときは、まず次のことを考えてください。
- イベントは誰を対象としていますか?
- 誰が気にするでしょうか？
- イベントではどのような内容が良いでしょうか？
- イベントを実現するにはどのようなチームが必要ですか?
経済的
イベント企画では予算も重要ですが、イベントの内容によっては少額の投資でも企画することが可能です。
予算には、次のような費用も考慮するとよいでしょう。
- 会場で発生する費用
- 従業員の経費
- ステージ、テント、音響システム、照明、レンタルトイレ、ゴミ箱などの構造物
- ライセンス料
- 出演者の出演料。
イベントの資金をどのように確保できるかを考えてください。たとえば、収入を得ることができます。
- 入場券付き
- スポンサー契約あり
- 助成金あり
- イベントでの販売活動（カフェや物販など）
- エリア内のプレゼンテーションまたはセールスポイントを販売者にレンタルすることによって。
州や財団からの補助金を申請することもできます。
タパトゥマパイッカ
ケラバには、さまざまな規模のイベントに適したエリアや場所がたくさんあります。会場の選択は次の影響を受けます。
- イベントの性質
- イベント時間
- イベントのターゲット層
- シジャインティ
- 自由
- レンタル費用。
ケラヴァ市はいくつかの施設を管理しています。市が所有する屋内スペースは Timmi システムを通じて予約されます。 施設の詳細については市のホームページで確認できる。
市が所有する屋外スペースは、Kerava インフラストラクチャ サービス (kuntateknisetpalvelut@kerava.fi) によって管理されています。
ケラヴァ市立図書館との連携イベントの開催も可能です。 詳細については、図書館の Web サイトをご覧ください。
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以下に、最も一般的なイベント許可と手順に関する情報を示します。イベントの内容や性質によっては、他の種類の許可や手配も必要になる場合があります。
土地使用許可
屋外イベントには必ず土地所有者の許可が必要です。道路や公園エリアなど、市が所有する公共エリアの許可は、Kerava のインフラストラクチャ サービスによって発行されます。 許可はLupapiste.fiで申請できます。 専有エリアの使用許可はエリアの所有者が決定します。 都市の内部はティミ星系で見つけることができます。
道路が閉鎖され、バス路線が閉鎖される道路を走行する場合、またはイベントの手配によりバスの交通に影響が出る場合、ルート変更について HSL に連絡する必要があります。
警察や救助隊への通報
公開イベントの通知は、イベントの 14 日前までに警察に、イベントの XNUMX 日前までに、必要な添付書類を添えて書面で行う必要があります。イベントが大きければ大きいほど、早めに行動する必要があります。
参加者が少なく、イベントや会場の性質上、秩序や安全を維持するための措置を必要としない小規模な公開イベントでは、発表する必要はありません。通報が必要かどうか不明な場合は、警察または緊急サービス相談窓口にご連絡ください。
- Itä-Uusimaa 警察: 0295 430 291 (代表) または一般サービス.ita-uusimaa@poliisi.fi
- ウーシマー中央救助サービス、09 4191 4475 または paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi。
公共のイベントに関する詳細情報とその報告方法については、警察の Web サイトでご覧いただけます。
イベントのセキュリティに関する詳細情報は、救助活動の Web サイトでご覧いただけます。
騒音通知
屋外コンサートなど、公共のイベントで一時的に特に不快な騒音や振動が発生する場合は、自治体の環境保護当局に書面で報告する必要があります。通知は、措置の実施または活動の開始よりかなり前、遅くとも 30 日前までに行われます。
イベントの騒音が妨害であると推定される理由がある場合は、騒音報告を行う必要があります。午前 7 時から午後 22 時まで開催されるイベントでは、適度な音量に保たれる限り、騒音報告をすることなく音声再生を使用できます。音楽は、アパート、敏感なエリア、またはイベントエリアの広範囲外で聞こえるほど大音量で再生することはできません。
周辺地域の近隣住民には、住宅協会の掲示板または郵便ポストのメッセージでイベントについて事前に通知する必要があります。老人ホーム、学校、教会など、イベント環境の騒音に敏感なエリアも考慮する必要があります。
中央ウーシマー環境センターは、この地域の騒音報告を担当しています。
騒音報告に関する詳細情報は、中央ウーシマー環境センターの Web サイトでご覧いただけます。
テキヤノイケウデット
イベントやイベントで楽曲を演奏する場合は、Teostoの著作権補償金の支払いが必要となります。
音楽の演奏と使用ライセンスの詳細については、Teosto の Web サイトをご覧ください。
食品
個人や趣味のクラブなどの小規模な事業者は、少量の食品の販売や提供について報告を行う必要はありません。プロの販売者がイベントに来る場合は、自身の活動を中央ウーシマー環境センターに報告する必要があります。一時的なサービスライセンスは、地域の行政当局によって付与されます。
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救出計画
主催者はイベントのための救助計画を準備しなければなりません
- 同時に少なくとも200人が出席すると推定される場所
- 裸火、花火、その他の火工品が使用されたり、特殊効果として火災や爆発性の化学物質が使用されたりする場合
- 会場から退出するための手配が通常と異なる場合、またはイベントの性質が人々に特別な危険をもたらす場合。
イベントを構築する際には、救助者と退場者のための十分なスペース、少なくとも 4 メートルの通路を確保する必要があります。イベント主催者は、可能な限り正確なエリアの地図を作成し、イベントの建設に関わるすべての関係者に配布する必要があります。
救助計画は警察、救助隊、イベントスタッフに送信されます。
イベントの警備に関する詳細情報は、中央ウーシマーの救助サービスの Web サイトでご覧いただけます。
順序制御
必要に応じて、イベント主催者が任命した警備員がイベント中の安全を監視します。警察はイベントごとに秩序の数の最低制限を設定します。
エンシアプ
イベントの主催者は、イベントに備えて十分な応急処置の準備をしておく義務があります。イベントの応急処置要員の明確な数は存在しないため、人数、リスク、エリアの広さに関係するはずです。 200 ～ 2 人が参加するイベントには、少なくとも EA 000 コースまたは同等のコースを修了した指定された救急隊員を配置する必要があります。他の応急処置担当者は十分な応急処置スキルを持っている必要があります。
バクートゥクセット
事故等の責任は主催者が負います。イベントに保険が必要かどうか、必要な場合はどのような種類のものであるかを、計画段階ですでに調べてください。保険会社や警察に問い合わせてみましょう。
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電気と水道
会場を予約する際は、電気の有無を確認してください。通常、標準ソケットでは十分ではありませんが、大型のデバイスには三相電流 (16A) が必要であることに注意してください。イベントで食べ物が販売または提供される場合は、水も会場で入手できる必要があります。電気と水道の有無については、会場の賃貸人に問い合わせる必要があります。
Kerava の屋外スペースの電気と水の利用可能性、および Kerava のインフラストラクチャ サービスの電気キャビネットと給水ポイントの鍵についてお問い合わせください: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi。
フレームワーク
イベントには、ステージ、テント、天蓋、トイレなど、さまざまな構造物が必要になることがよくあります。予想外の気象現象やその他の負荷にも構造物が耐えられるようにするのはイベント主催者の責任です。たとえば、テントやキャノピーの重量が適切であることを確認してください。
廃棄物の管理、清掃、リサイクル
イベントで出るゴミの種類とリサイクル方法を考えてみましょう。イベントの主催者は、イベントの廃棄物管理とその後のゴミ捨てエリアの清掃に責任を負います。
イベントエリア内にトイレが設置されており、トイレの使用についてはスペース管理者と合意の上でご利用ください。地域に常設のトイレがない場合は、トイレを借りる必要があります。
イベントでの廃棄物管理要件の詳細については、Kerava インフラストラクチャ サービス (kuntateknisetpalvelut@kerava.fi) から入手できます。
標識
イベントにはトイレ（身障者用トイレと託児所を含む）と救護所の標識が必要です。喫煙エリアと禁煙エリアもエリア内に個別にマークする必要があります。最大のイベントでは、駐車スペースのマークとその誘導を考慮する必要があります。
拾い物
イベントの主催者は拾得物を処理し、受け取りと転送を計画しなければなりません。
自由
アクセシビリティにより、人々がイベントに平等に参加できるようになります。たとえば、身体の不自由な人のために用意された演台や、他の方法でその人のために用意された場所などで考慮することができます。イベント ページにアクセシビリティ情報を追加することもお勧めします。バリアフリー対応でないイベントの場合は必ず事前にご連絡ください。
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イベントマーケティングは複数のチャネルを使用して行う必要があります。イベントのターゲット グループに誰が属しているのか、そして彼らにリーチするのに最適な方法を考えてください。
マーケティングチャネル
ケラヴァのイベントカレンダー
Kerava のイベント カレンダーで適切なタイミングでイベントを発表してください。イベント カレンダーは、Kerava でイベントを企画するすべての関係者が使用できる無料のチャンネルです。カレンダーを使用するには、企業、コミュニティ、または団体としてサービスのユーザー登録が必要です。登録が完了すると、カレンダーにイベントを公開することができます。
登録に関する短い説明ビデオ (events.kerava.fi)。
独自のチャネルとネットワーク
- Webサイト
- ソーシャルメディア
- メールリスト
- ニュースレター
- 自社の利害関係者やパートナーのチャネル
- ポスターとチラシ
ポスター配布
ポスターは広く配布されるべきです。たとえば、次の場所で共有できます。
- 会場とその周辺
- ケラヴァ図書館
- サンポーラの販売場所
- カウッパカレ歩行者通りとケラヴァ駅の掲示板。
カウッパカアリ歩行者専用道路とケラヴァ駅の掲示板の鍵は、市立図書館の顧客サービスのレシートで借りることができます。キーは使用後すぐに返却する必要があります。 A4またはA3サイズのポスターを掲示板にエクスポートできます。ポスターはプラスチック製のフラップの下に取り付けられており、自動的に閉じます。テープやその他の固定具は必要ありません。イベント終了後はポスターをボードから外してください。
他の屋外掲示板は、たとえばカニスト、カレヴァ スポーツ公園の近く、アジョの K ショップの隣などにあります。
メディア協力
イベントについて地元メディア、そしてイベントの対象グループによっては全国メディアに伝える価値があります。イベントプログラムが公開されたとき、またはイベントが近づいたときに、メディアリリースを送信したり、完成したストーリーを提供したりしてください。
Keski-Uusimaa や Keski-Uusimaa Viikko などの地元メディアがこのイベントに興味を持っている可能性があります。新聞や定期刊行物、ラジオやテレビのチャンネル、オンライン メディアなどの全国メディアにアプローチする必要があります。イベントに適したソーシャルメディアのインフルエンサーやコンテンツ制作者との連携も検討する価値がある。
市との連絡協力
ケラヴァ市は、独自のチャンネルで地元のイベントを定期的に放送しています。イベントは共通のイベント カレンダーに追加する必要があり、可能であれば市はそこから独自のチャンネルでイベントを共有します。
通信協力の可能性については、市の通信部門 viestinta@kerava.fi までご連絡ください。
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プロジェクトマネージャーまたはイベントプロデューサーの指名
- 責任を共有する
- イベント計画を立てる
財務と予算
- 有料イベントか無料イベントか？
- チケット販売
- 助成金と奨学金
- パートナーとスポンサー
- その他の募金方法
イベントの許可と契約
- 許可と通知 (土地使用、警察、消防当局、騒音許可など): すべての関係者に通知
- 契約（家賃、ステージ、音響、出演者など）
イベントスケジュール
- 工事スケジュール
- プログラムスケジュール
- 解体スケジュール
イベント内容
- オジェルマ
- 参加者
- 出演者
- プレゼンター
- 招待ゲスト
- メディア
- 1食分
安全性とリスク管理
- リスクアセスメント
- 救助・安全計画
- 順序制御
- エンシアプ
- ガード
- バクートゥクセット
タパトゥマパイッカ
- フレームワーク
- アクセサリー
- サウンド再生
- 情報
- 標識
- 交通規制
- カルッタ
ビエスチンタ
- コミュニケーション計画
- ヴェルコシヴスト
- ソシアリネンメディア
- ポスターとチラシ
- メディアリリース
- 有料広告
- 到着や駐車の指示などの顧客情報
- 協力パートナーと関係者のチャネル
イベントの清潔さと環境
- トイレ
- ゴミ容器
- シヴァス
Talkoo の労働者と労働者
- 誘導
- 職務
- 勤務シフト
- 食事
最終評価
- フィードバックの収集
- イベントの実施に参加した人へのフィードバックの提供
- メディア監視
ケラヴァでのイベントの開催について詳しく質問してください。
文化サービス
訪問先住所: ケラヴァ図書館、2階パーシキヴェンカトゥ 12
04200 ケラヴァ kulttuuri@kerava.fi