Іс-шараны ұйымдастырушы үшін

Іс-шараның идеясы және мақсатты тобы

Оқиғаны жоспарлауды бастағанда алдымен мынаны ойлаңыз:

• Іс-шара кімдерге арналған?
• Кімге мән беруі мүмкін?
• Іс-шарада қандай мазмұн болғаны жақсы болар еді?
• Іс-шараны өткізу үшін сізге қандай команда қажет?

Экономикалық

Бюджет іс-шараны жоспарлаудың маңызды бөлігі болып табылады, бірақ іс-шараның сипатына байланысты оны тіпті шағын инвестициямен де ұйымдастыруға болады.

Бюджетте, сияқты шығындарды есепке алған дұрыс

• өткізу орнынан туындайтын шығындар
• қызметкерлердің шығындары
• құрылымдар, мысалы, сахна, шатырлар, дыбыс жүйесі, жарықтандыру, жалға алынған дәретханалар және қоқыс контейнерлері
• лицензиялық алымдар
• орындаушылардың қаламақысы.

Іс-шараны қалай қаржыландыруға болатынын ойлаңыз. Сіз, мысалы, кіріс ала аласыз

• кіру билеттерімен
• демеушілік келісімдермен
• гранттармен
• іс-шарадағы сату әрекеттерімен, мысалы, кафе немесе өнімдерді сату
• сатушыларға аудандағы презентация немесе сауда нүктелерін жалға беру арқылы.

Қалалық гранттар туралы қосымша ақпарат алу үшін қаланың веб-сайтына кіріңіз.

Сіз сондай-ақ мемлекеттен немесе қорлардан грант алуға өтініш бере аласыз.

Өтетін орны

Керавада әртүрлі көлемдегі оқиғаларға қолайлы көптеген аймақтар мен орындар бар. Орын таңдауына мыналар әсер етеді:

• оқиғаның сипаты
• оқиға уақыты
• іс-шараның мақсатты тобы
• орналасуы
• бостандық
• жалға алу шығындары.

Керава қаласы бірнеше нысандарды басқарады. Қалаға тиесілі жабық кеңістіктер Тимми жүйесі арқылы сақталады. Нысандар туралы толығырақ ақпаратты қаланың сайтынан таба аласыз.

Қала меншігіндегі ашық кеңістіктерді Kerava инфрақұрылымдық қызметтері басқарады: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Керава қалалық кітапханасымен ынтымақтастық шараларын ұйымдастыруға болады. Толық ақпаратты кітапхананың сайтынан таба аласыз.

Төменде сіз ең көп тараған оқиғаларға рұқсаттар мен процедуралар туралы ақпаратты таба аласыз. Оқиғаның мазмұны мен сипатына байланысты сізге рұқсаттар мен шаралардың басқа түрлері де қажет болуы мүмкін.

Жерді пайдалануға рұқсат

Ашық ауадағы іс-шаралар үшін жер иесінің рұқсаты әрқашан қажет. Қаланың меншігіндегі көшелер мен саябақ аумақтары сияқты қоғамдық аумақтарға рұқсаттарды Кераваның инфрақұрылымдық қызметтері береді. Рұқсат Lupapiste.fi қызметінен сұралады. Аймақ иесі жеке аумақтарды пайдалануға рұқсат беру туралы шешім қабылдайды. Қаланың ішкі көрінісін Тимми жүйесінен табуға болады.

Егер көшелер жабық болса және автобус бағыты жабылатын көшеде жүрсе немесе іс-шараларды ұйымдастыру автобус қозғалысына басқаша әсер етсе, бағытты өзгерту туралы HSL компаниясына хабарласу керек.

Полиция мен құтқару қызметтеріне хабарлау

Қоғамдық іс-шара туралы хабарлау қажетті қосымшалармен жазбаша нысанда оқиға болғанға дейін бес тәуліктен кешіктірілмей ішкі істер органдарына және оқиға болғанға дейін 14 күннен кешіктірілмей құтқару қызметіне жіберіледі. Оқиға неғұрлым үлкен болса, соғұрлым ертерек қозғалу керек.

Хабарландыруды қатысушылар саны аз және іс-шараның сипатына немесе өтетін орынға байланысты тәртіп пен қауіпсіздікті қамтамасыз ету шараларын талап етпейтін шағын бұқаралық іс-шараларда жасау қажет емес. Есеп беру қажет пе екеніне сенімді болмасаңыз, полицияға немесе төтенше жағдайлар қызметінің кеңес беру қызметіне хабарласыңыз:

• Ita-Uusimaa полициясы: 0295 430 291 (коммуторлық тақта) немесе general services.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Орталық Уусимаа құтқару қызметі, 09 4191 4475 немесе paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Қоғамдық іс-шаралар және олар туралы хабарлау туралы қосымша ақпаратты полицияның веб-сайтынан таба аласыз.

Оқиға қауіпсіздігі туралы қосымша ақпаратты құтқару операциясының веб-сайтынан таба аласыз.

Шу туралы хабарландыру

Қоғамдық іс-шара, мысалы, ашық ауада өтетін концертте уақытша ерекше алаңдататын шу немесе діріл тудыратын болса, муниципалитеттің қоршаған ортаны қорғау органына жазбаша түрде хабарлануы керек. Хабарлама шараны қабылдау немесе әрекетті бастау алдында, бірақ осы уақытқа дейін 30 күннен кешіктірмей жасалады.

Оқиғаның шуы мазасыздық деп болжауға негіз болса, шу туралы есеп беру керек. Таңертеңгі сағат 7-ден кешкі 22-ге дейін ұйымдастырылған іс-шараларда дыбыс деңгейі қолайлы деңгейде болған жағдайда дыбысты шығару туралы есеп бермей-ақ пайдалануға болады. Музыканы пәтерлерде, сезімтал аймақтарда немесе оқиға аймағынан тыс жерде естілетіндей қатты ойнатпау мүмкін.

ТКШ хабарландыру тақтасында немесе пошта жәшiгiндегi хабарламалар арқылы төңiрегiндегi ауданда болған оқиға туралы алдын ала хабардар етiлуi тиiс. Қарттар үйі, мектептер мен шіркеулер сияқты іс-шара ортасының шуына сезімтал аймақтар да ескерілуі керек.

Орталық Уусимаа экологиялық орталығы аймақтағы шу туралы есептерге жауап береді.

Шу туралы есеп туралы қосымша ақпаратты Орталық Уусимаа экологиялық орталығының веб-сайтынан таба аласыз.

Тексеру

Оқиғалар мен іс-шараларда музыканы орындау Teosto авторлық құқығы үшін өтемақы төлеуді талап етеді.

Музыка өнімділігі және пайдалану лицензиялары туралы қосымша ақпаратты Teosto веб-сайтынан таба аласыз.

Тағамдар

Жеке тұлғалар немесе хобби клубтары сияқты кішігірім операторларға азық-түлікті шағын сату немесе ұсыну туралы есеп берудің қажеті жоқ. Егер іс-шараға кәсіби сатушылар келсе, олар Орталық Уусимаа экологиялық орталығына өз әрекеттері туралы хабарлауы керек. Уақытша қызмет көрсету лицензияларын облыстың әкімшілік органы береді.

Кәсіби азық-түлік сатуға рұқсаттар туралы қосымша ақпаратты Орталық Уусимаа экологиялық орталығының веб-сайтынан таба аласыз.

Құтқару жоспары

Ұйымдастырушы оқиға үшін құтқару жоспарын дайындауы керек

• онда бір уақытта кем дегенде 200 адам болады деп болжануда
• ашық от, отшашулар немесе басқа пиротехникалық бұйымдар пайдаланылады немесе арнайы әсерлер ретінде өрт және жарылғыш химиялық заттар қолданылады
• өткізілетін орыннан шығу тәртібі әдеттегіден өзгеше немесе оқиғаның сипаты адамдарға ерекше қауіп төндіреді.

Оқиғаны салу кезінде құтқарушылар мен шығушылар үшін жеткілікті орын, кемінде төрт метрлік өту жолы болуы қамтамасыз етілуі керек. Іс-шараны ұйымдастырушы іс-шараның құрылысына қатысатын барлық тараптарға таратылатын аумақтың картасын мүмкіндігінше дәл жасауы керек.

Құтқару жоспары полицияға, құтқару қызметіне және оқиға қызметкерлеріне жіберіледі.

Оқиға қауіпсіздігі туралы қосымша ақпаратты Орталық Уусимаа құтқару қызметінің веб-сайтынан таба аласыз.

Тапсырысты бақылау

Қажет болған жағдайда іс-шараны өткізу кезінде қауіпсіздік шараларын ұйымдастырушы тағайындаған тәртіп сақшылары бақылайды. Полиция әр іс-шараға тәртіп сақшылары санының ең төменгі шегін белгілейді.

Энсиапу

Іс-шараны ұйымдастырушы іс-шараға жеткілікті алғашқы медициналық көмек көрсету дайындығын сақтауға міндетті. Оқиға үшін алғашқы медициналық көмек көрсететін персоналдың нақты саны жоқ, сондықтан ол адамдар санына, тәуекелдерге және аумақтың көлеміне байланысты болуы керек. 200–2 адамы бар іс-шараларда кем дегенде EA 000 курсын немесе баламалы курсты бітірген тағайындалған алғашқы медициналық көмек қызметкері болуы керек. Басқа алғашқы көмек көрсету персоналында алғашқы көмек көрсету дағдылары болуы керек.

Вакуутуксет

Кез келген апатқа іс-шараны ұйымдастырушы жауапты. Оқиға үшін сақтандыру қажет пе және қажет болса, қандай түрін жоспарлау кезеңінде анықтаңыз. Бұл туралы сақтандыру компаниясынан және полициядан білуге ​​болады.

Электр және су

Өткізілетін орынға тапсырыс бергенде, электр қуатының бар-жоғын біліңіз. Әдетте стандартты розетка жеткіліксіз екенін ескеріңіз, бірақ үлкенірек құрылғылар үш фазалы ток (16А) қажет. Іс-шарада тамақ сатылса немесе ұсынылса, су да өткізілетін жерде болуы керек. Жарық пен судың бар-жоғын жалға берушіден сұрау керек.

Кераваның сыртқы кеңістігінде электр қуаты мен судың бар-жоғын, сондай-ақ Кераваның инфрақұрылымдық қызметтерінен электр шкафтары мен су нүктелерінің кілттерін сұраңыз: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Рамка

Оқиға үшін сахна, шатырлар, шатырлар және дәретханалар сияқты әртүрлі құрылымдар жиі қажет. Ғимараттардың тіпті күтпеген ауа-райының құбылыстарына және оларға түсетін басқа да жүктемелерге төтеп беруін қамтамасыз ету шараны ұйымдастырушының міндеті. Мысалы, шатырлар мен шатырлардың тиісті салмақтары бар екеніне көз жеткізіңіз.

Қалдықтарды басқару, тазалау және қайта өңдеу

Іс-шарада қандай қоқыс пайда болатынын және оны қайта өңдеуге қалай қамқорлық жасайтыныңызды ойлаңыз. Іс-шараны ұйымдастырушы іс-шараның қалдықтарын басқаруға және кейін қоқыс төгілген аумақтарды тазалауға жауапты.

Іс-шара аймағында дәретханалар бар екеніне және оларды пайдалану туралы ғарыш әкімшісімен келіскеніңізге көз жеткізіңіз. Ауданда тұрақты дәретханалар болмаса, оларды жалға алуға тура келеді.

Іс-шараларда қалдықтарды басқару талаптары туралы қосымша ақпаратты Kerava инфрақұрылым қызметтерінен ала аласыз: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Белгілер

Іс-шарада дәретханалар (мүгедектерге арналған дәретханалар мен бала күтімін қоса алғанда) және алғашқы медициналық көмек көрсету пункті үшін белгілер болуы керек. Темекі шегетін және темекі шекпейтін жерлер де аймақта бөлек белгіленуі керек. Тұрақ орындарын белгілеу және оларға нұсқау ең үлкен іс-шараларда ескерілуі керек.

Тауарлар табылды

Іс-шараны ұйымдастырушы табылған тауарларға қамқорлық жасап, оларды қабылдау мен жөнелтуді жоспарлауы керек.

Бостандық

Қолжетімділік адамдардың іс-шараға тең қатысуына мүмкіндік береді. Мұны, мысалы, қимыл-қозғалысы шектеулі адамдар үшін бөлінген подиумдарда немесе басқа тәсілдермен олар үшін бөлінген орындарда ескеруге болады. Оқиға беттеріне арнайы мүмкіндіктер туралы ақпаратты қосу да жақсы идея. Оқиға кедергісіз өтпесе, бізге алдын ала хабарлауды ұмытпаңыз.

Сіз Invalidiliito веб-сайтында қол жетімді іс-шараны ұйымдастыру нұсқауларын таба аласыз.

Оқиға маркетингі бірнеше арналарды қолдану арқылы жасалуы керек. Оқиғаның мақсатты тобына кім жататынын және оларға қалай жақсы жетуге болатынын ойлаңыз.

Маркетинг арналары

Кераваның оқиғалар күнтізбесі

Кераваның оқиғалар күнтізбесінде оқиғаны дер кезінде хабарлаңыз. Оқиғалар күнтізбесі - Керавадағы іс-шараларды ұйымдастыратын барлық тараптар пайдалана алатын тегін арна. Күнтізбені пайдалану компания, қауымдастық немесе бөлімше ретінде қызметті пайдаланушы ретінде тіркелуді талап етеді. Тіркелгеннен кейін күнтізбеде оқиғаларды жариялауға болады.

Оқиғалар күнтізбесінің алдыңғы бетіне сілтеме.

Тіркелу туралы қысқаша нұсқаулық бейне (events.kerava.fi).

Оқиға жасау бойынша қысқаша нұсқаулық бейне (YouTube)

Жеке арналар мен желілер

• веб-сайт
• әлеуметтік медиа
• электрондық пошта тізімдері
• ақпараттық бюллетеньдер
• меншікті мүдделі тараптар мен серіктестердің арналары
• плакаттар мен парақшалар

Постер тарату

Плакаттарды кеңінен тарату керек. Сіз оларды келесі орындарда бөлісе аласыз, мысалы:

• өткізу орны және оған жақын аумақтар
• Керава кітапханасы
• Самполаның сауда нүктесі
• Кауппакааре жаяу жүргіншілер көшесі мен Керава станциясының хабарландыру тақталары.

Кауппакаари жаяу жүргіншілер көшесі мен Керава станциясының хабарландыру тақталарының кілттерін қалалық кітапхананың тұтынушыларға қызмет көрсету орталығынан түбіртекпен алуға болады. Кілтті пайдаланғаннан кейін дереу қайтару керек. А4 немесе А3 өлшеміндегі плакаттарды хабарландыру тақталарына экспорттауға болады. Плакаттар автоматты түрде жабылатын пластикалық қақпақтың астына бекітілген. Сізге таспа немесе басқа бекіту құрылғылары қажет емес! Іс-шарадан кейін плакаттарыңызды тақталардан алыңыз.

Басқа ашық хабарландыру тақталарын, мысалы, Каннистода және Калева спорт саябағының жанында және Ahjo's K-shop жанында табуға болады.

БАҚ ынтымақтастығы

Оқиға туралы жергілікті бұқаралық ақпарат құралдарына және іс-шараның мақсатты тобына байланысты республикалық БАҚ-қа хабарлаған жөн. Оқиға бағдарламасы жарияланғанда немесе ол жақындағанда медиа-релизді жіберіңіз немесе аяқталған оқиғаны ұсыныңыз.

Жергілікті БАҚ бұл оқиғаға қызығушылық танытуы мүмкін, мысалы, Кески-Уусимаа және Кески-Уусимаа Виикко. Ұлттық бұқаралық ақпарат құралдарына, мысалы, газеттер мен мерзімді басылымдарға, радио мен телеарналарға және онлайн БАҚ-қа жүгіну керек. Сондай-ақ іс-шараға қолайлы әлеуметтік медиа әсер етушілерімен және контент өндірушілерімен ынтымақтастық туралы ойлану керек.

Қаламен байланыс ынтымақтастығы

Керава қаласы мезгіл-мезгіл жергілікті оқиғаларды өз арналарында көрсетеді. Оқиғаны қала мүмкіндігінше өз арналарында бөлісетін жалпы оқиғалар күнтізбесіне қосу керек.

Ықтимал коммуникациялық ынтымақтастық туралы қалалық байланыс бөліміне хабарласуға болады: viestinta@kerava.fi.

Жоба менеджерін немесе оқиға продюсерін белгілеу

• Жауапкершіліктерді бөлісу
• Оқиға жоспарын жасаңыз

Қаржы және бюджет

• Ақылы немесе тегін оқиға ма?
• Билет сату
• Гранттар мен шәкіртақылар
• Серіктестер мен демеушілер
• Басқа да қаражат жинау әдістері

Оқиғаға рұқсаттар мен келісім-шарттар

• Рұқсаттар мен хабарламалар (жерді пайдалану, полиция, өрт сөндіру қызметі, шуға рұқсат және т.б.): барлық тараптарды хабардар ету
• Келісімшарттар (жалға алу, сахна, дыбыс, орындаушылар және т.б.)

Оқиға кестелері

• Құрылыс кестесі
• Бағдарлама кестесі
• Бөлшектеу кестесі

Оқиға мазмұны

• Охельма
• Қатысушылар
• Орындаушылар
• Жүргізуші
• Шақырылған қонақтар
• БАҚ
• Порциялар

Қауіпсіздік және тәуекелдерді басқару

• Тәуекел арвиоинти
• Құтқару және қауіпсіздік жоспары
• Тапсырысты бақылау
• Энсиапу
• Күзетші
• Вакуутуксет

Өтетін орны

• Рамка
• Аксессуарлар
• Дыбысты жаңғырту
• ақпарат
• Белгілер
• Жол қозғалысын бақылау
• Карта

Байланыс

• Коммуникация жоспары
• Веб-сайт
• Sosiaalinen бұқаралық ақпарат құралдары
• Плакаттар мен парақшалар
• БАҚ шығарылымдары
• Ақылы жарнама
• Тұтынушы туралы ақпарат, мысалы келу және тұрақ туралы нұсқаулар
• Ынтымақтастық серіктестері мен мүдделі тараптардың арналары

Іс-шараның тазалығы мен қоршаған ортасы

• Дәретханалар
• Қоқыс контейнерлері
• Сиивус

Талкоо жұмысшылары мен жұмысшылары

• Индукция
• Лауазымдық міндеттері
• Жұмыс ауысымдары
• Тамақтану

Қорытынды бағалау

• Кері байланыс жинау
• Іс-шараны жүзеге асыруға қатысқандармен кері байланыс орнату
• БАҚ мониторингі