Fir den Event Organisateur

D'Iddi an d'Zilgrupp vum Event

Wann Dir ufänkt en Event ze plangen, denkt als éischt un:

• Fir wien ass den Event geduecht?
• Wien kéint egal?
• Wéi eng Zort Inhalt wier et gutt am Event ze hunn?
• Wéi eng Equipe brauch Dir fir den Event ze maachen?

wirtschaftlech

De Budget ass e wichtege Bestanddeel vun der Eventplanung, awer ofhängeg vun der Natur vum Event ass et méiglech et och mat enger klenger Investitioun ze organiséieren.

Am Budget ass et gutt Ausgaben ze berücksichtegen, wéi z.B

• Käschten déi aus der Plaz entstinn
• Mataarbechter Käschten
• Strukturen, zum Beispill Bühn, Zelter, Soundsystem, Beliichtung, gelount Toiletten an Drecksbehälter
• Lizenz Käschten
• Optrëtter Käschten.

Denkt un wéi Dir den Event finanzéiere kënnt. Dir kënnt Akommes kréien, zum Beispill

• mat Entréeën Ticketen
• mat Parrainage Accorden
• mat Subventiounen
• mat Verkafsaktivitéiten um Event, zum Beispill e Café oder Produkter verkafen
• andeems Dir Presentatioun oder Verkafspunkten an der Géigend u Verkeefer verlount.

Fir méi Informatiounen iwwer d'Stad Stipendien, besicht d'Stad Websäit.

Dir kënnt och Subventiounen vum Staat oder Stëftungen ufroen.

Plaz

Kerava huet vill Beräicher a Plazen gëeegent fir Evenementer vu verschiddene Gréisste. D'Wiel vun der Plaz gëtt beaflosst vun:

• d'Natur vum Event
• Event Zäit
• Zilgrupp vum Event
• Standuert
• Fräiheet
• Mietkäschten.

D'Stad Kerava geréiert verschidde Ariichtungen. Indoor Plazen am Besëtz vun der Stad sinn duerch den Timmi System reservéiert. Dir kënnt méi Informatiounen iwwer d'Ariichtungen op der Websäit vun der Stad fannen.

Outdoor Plazen am Besëtz vun der Stad gi vun Kerava Infrastruktur Servicer geréiert: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Et ass méiglech Zesummenaarbecht Eventer mat Kerava City Library ze organiséieren. Méi Informatioune fannt Dir op der Websäit vun der Bibliothéik.

Drënner fannt Dir Informatiounen iwwer déi meescht üblech Eventgenehmegungen a Prozeduren. Je den Inhalt an Natur vun der Manifestatioun, Dir kënnt och aner Zorte vun Genehmegungen an Arrangementer brauchen.

Landverbrauchserlaabnes

D'Erlaabnes vum Landbesëtzer ass ëmmer néideg fir Outdoor-Evenementer. Genehmegungen fir ëffentlech Gebidder, déi vun der Stad gehéiert, wéi Stroossen a Parkberäicher, gi vun de Kerava Infrastrukturservicer ausgestallt. D'Erlaabnes gëtt vum Service Lupapiste.fi ugefrot. De Besëtzer vum Gebitt entscheet iwwer d'Erlaabnes fir privat Flächen ze benotzen. Dir kënnt den Interieur vun der Stad am Timmi System fannen.

Wann d'Stroosse gespaart sinn an e Busroute op der Strooss leeft fir zou ze maachen, oder Eventarrangementer soss de Busverkéier beaflossen, muss d'HSL iwwer d'Streckännerungen kontaktéiert ginn.

Notifikatioun un d'Police an de Rettungsdéngschter

Notifikatioun vum ëffentlechen Event muss schrëftlech mat den erfuerderlechen Uschlëss un d'Police gemaach ginn net méi spéit wéi fënnef Deeg virum Event an dem Rettungsdéngscht net méi spéit wéi 14 Deeg virum Event. Wat méi grouss d'Evenement ass, desto méi fréi sollt Dir ënnerwee sinn.

D'Ukënnegung muss net a klenge ëffentlechen Eventer mat wéineg Participanten gemaach ginn an déi, wéinst der Natur vum Event oder der Plaz, keng Moossname erfuerderen fir Uerdnung a Sécherheet z'erhalen. Wann Dir net sécher sidd ob e Rapport muss gemaach ginn, da kontaktéiert d'Police oder de Rettungsdéngscht Berodungsservice:

• Itä-Uusimaa Police: 0295 430 291 (Switchboard) oder allgemeng Servicer.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Zentral-Uusimaa Rettungsdéngscht, 09 4191 4475 oder paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Méi Informatiounen iwwer ëffentlech Eventer a wéi ee se mellt, fannt Dir op der Police senger Websäit.

Dir kënnt méi Informatiounen iwwer Eventsécherheet op der Websäit vun der Rettungsaktioun fannen.

Kaméidi Notifikatioun

En ëffentlecht Evenement muss schrëftlech un d’Ëmweltschutz vun der Gemeng gemellt ginn, wann et zäitweis besonnesch stéierende Kaméidi oder Vibrationen verursaacht, zum Beispill bei engem Outdoor-Concert. D'Notifikatioun gëtt gutt virum Mesure gemaach oder d'Aktivitéit starten, awer net méi spéit wéi 30 Deeg virun dëser Zäit.

Wann et Grond gëtt unzehuelen datt de Kaméidi vum Event eng Stéierung ass, muss e Kaméidi Bericht gemaach ginn. Tounreproduktioun kann op Eventer, déi tëscht 7 an 22 Auer organiséiert ginn, benotzt ginn ouni e Kaméidibericht ze maachen, virausgesat datt de Volume op engem verstännegen Niveau gehale gëtt. Musek dierf net sou haart gespillt ginn, datt se an Appartementer, a sensiblen Beräicher oder wäit ausserhalb vum Eventberäich héieren kann.

De Quartier an der Ëmgéigend muss am Viraus iwwert d'Evenement informéiert ginn, entweder op der Tafel vun der Wunnengsbau oder per Mailbox. Beräicher sensibel fir de Kaméidi vun der Manifestatioun Ëmfeld, wéi Altersheemer, Schoulen a Kierchen, mussen och Rechnung gedroe ginn.

Ëmweltzenter Zentral Uusimaa ass responsabel fir Kaméidi Berichter an der Géigend.

Méi Informatiounen zum Kaméidibericht fannt Dir um Internetsite vum Ëmweltzenter Zentral Uusimaa.

Copyrights

Musek op Eventer an Eventer ze maachen erfuerdert d'Bezuelung vum Teosto seng Copyright Kompensatiounskäschte.

Dir kënnt méi Informatiounen iwwer Musek Leeschtung a Benotzungslizenzen op der Teosto Websäit fannen.

Liewensmëttel

Kleng Betreiber, wéi Privatpersounen oder Hobbyveräiner, brauche kee Bericht iwwer de klenge Verkaf oder d'Déngscht vu Liewensmëttel ze maachen. Wann professionell Verkeefer op d'Evenement kommen, mussen se hir eege Aktivitéiten am Zentral-Uusimaa Emweltzentrum mellen. Temporär Déngschtlizenzen gi vun der regionaler administrativer Autoritéit ausgezeechent.

Méi Informatiounen iwwer Genehmegunge fir professionell Liewensmëttelverkaaf fannt Dir op der Websäit vum Zentral-Uusimaa Environmental Center.

Rettungsplang

Den Organisateur muss e Rettungsplang fir d'Evenement virbereeden

• wou geschat gëtt, datt op d'mannst 200 Leit zur selwechter Zäit dobäi sinn
• oppe Flamen, Freedefeier oder aner pyrotechnesch Produkter gi benotzt, oder Feier an explosive Chemikalien ginn als Spezialeffekter benotzt
• d'Arrangementer fir d'Plaz ze verloossen ënnerscheede sech wéi gewinnt oder d'Natur vum Event stellt eng speziell Gefor fir d'Leit.

Beim Bau vun der Manifestatioun muss séchergestallt ginn datt et genuch Plaz fir Rettungsdéngschter an Austrëtter ass, e Passage vu mindestens véier Meter. Den Eventorganisator muss eng Kaart vun der Géigend esou genee wéi méiglech maachen, déi un all Parteien, déi um Bau vum Event involvéiert sinn, verdeelt gëtt.

De Rettungsplang gëtt un d'Police, de Rettungsdéngscht an d'Eventpersonal geschéckt.

Méi Informatiounen iwwer Eventsécherheet fannt Dir op der Websäit vum Rettungsdéngscht Zentral-Uusimaa.

Bestellung Kontroll

Wann néideg, gëtt d'Sécherheet während dem Event iwwerwaacht vun Uerderen, déi vum Eventorganisator ernannt ginn. D'Police setzt eng Mindestlimit fir d'Zuel vun den Uerderen pro Event.

Eicht Hëllef

Den Organisateur vun der Manifestatioun huet d'Verpflichtung genuch Éischt Hëllef Bereetschaft fir den Event ze reservéieren. Et gëtt keng eendeiteg Zuel vun Éischt Hëllef Personal fir en Event, also soll et un d'Zuel vun de Leit, Risiken an der Gréisst vun der Géigend Zesummenhang ginn. Eventer mat 200-2 Leit mussen en designéierten Éischt Hëllef Offizéier hunn, deen op d'mannst den EA 000 Cours oder gläichwäerteg ofgeschloss huet. Aner Éischt Hëllef Personal muss genuch Éischt Hëllef Kompetenzen hunn.

Assurancen

Den Event Organisateur ass responsabel fir all Accident. Gitt w.e.g. schonn an der Planungsphase eraus, ob eng Assurance fir den Event gebraucht gëtt a wa jo, wéi eng Aart. Dir kënnt dat bei der Assurancegesellschaft an der Police nofroen.

Elektrizitéit a Waasser

Wann Dir d'Plaz bucht, gitt eraus iwwer d'Disponibilitéit vum Stroum. Notéiert w.e.g. datt normalerweis e Standard Socket net genuch ass, awer méi grouss Apparater brauche Dräi-Phas Stroum (16A). Wann d'Iessen um Event verkaf oder zerwéiert gëtt, muss Waasser och op der Plaz verfügbar sinn. Dir musst iwwer d'Disponibilitéit vu Stroum a Waasser vum Locataire vun der Plaz froen.

Informéiert Iech iwwer d'Disponibilitéit vu Stroum a Waasser an de Kerava Outdoorraim, souwéi Schlësselen fir elektresch Schränke a Waasserpunkte vun de Kerava Infrastrukturservicer: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Kader

Fir den Event sinn dacks verschidde Strukture gebraucht, wéi eng Bühn, Zelter, Canopyen an Toiletten. Et ass d'Verantwortung vum Event Organisateur fir sécherzestellen datt d'Strukturen och onerwaart Wiederphänomener an aner Belaaschtunge kënne widderstoen. Gitt w.e.g. sécher datt d'Zelter an d'Canopien entspriechend Gewiichter hunn.

Offallmanagement, Botzen a Recycling

Denkt un wat fir eng Müll beim Event entsteet a wéi Dir Iech këmmert fir dat ze recycléieren. Den Organisateur vun der Manifestatioun ass verantwortlech fir d'Offallverwaltung vun der Manifestatioun an der spéider Botzen vun den Offallberäicher.

Gitt w.e.g. sécher datt et Toiletten am Eventberäich sinn an datt Dir mam Raumverwalter iwwer hir Notzung ausgemaach hutt. Wa keng permanent Toiletten an der Géigend sinn, musst Dir se lounen.

Dir kënnt méi Informatiounen iwwer Offallverwaltung Ufuerderunge bei Evenementer aus Kerava Infrastruktur Servicer kréien: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Unzeeche

D'Evenement muss Schëlter hunn fir d'Toilette (och Handicaptoiletten a Kannerbetreiung) an d'Éischt Hëllefsstatioun. Fëmmen Beräicher an Net-Fëmmen Beräicher mussen och separat an der Géigend markéiert ginn. D’Markéierung vun de Parkplazen an d’Orientatioun dozou muss bei de gréissten Eventer berücksichtegt ginn.

Wueren fonnt

Den Organisateur vum Event muss sech ëm déi fonnt Wueren këmmeren an hiren Empfang an d'Expeditioun plangen.

Fräiheet

Accessibilitéit erméiglecht d'selwecht Participatioun vu Leit un der Manifestatioun. Et kann zum Beispill op Podiums, déi fir Leit mat reduzéierter Mobilitéit reservéiert sinn, oder op anere Weeër fir si reservéiert sinn, berücksichtegt ginn. Et ass och eng gutt Iddi Accessibilitéitsinformatioun op Event Säiten ze addéieren. Wann d'Evenement net barrièrefräi ass, erënnert Iech w.e.g. eis am Viraus matdeelen.

Dir fannt Instruktioune fir en zougänglechen Event op der Websäit vum Invalidiliito ze organiséieren.

Event Marketing soll mat multiple Channels gemaach ginn. Denkt drun wien zu der Zilgrupp vum Event gehéiert a wéi Dir se am beschten erreechen kënnt.

Marketing Channels

Kerava Event Kalenner

Annoncéiert d'Evenement a gudder Zäit am Kerava Eventkalenner. Den Eventkalenner ass e gratis Kanal deen all Parteien déi Eventer zu Kerava organiséieren kënne benotzen. D'Benotzung vum Kalenner erfuerdert Umeldung als Benotzer vum Service entweder als Firma, Gemeinschaft oder Eenheet. Wann Dir Iech ugemellt hutt, kënnt Dir Eventer am Kalenner publizéieren.

Link op d'Front Säit vum Eventkalenner.

Kuerz Léiervideo iwwer Aschreiwung (events.kerava.fi).

Kuerz Instruktiounsvideo iwwer d'Erstelle vun engem Event (YouTube)

Eegent Channels an Netzwierker

• Websäit
• sozial Medien
• Email Lëschte
• Newslettere
• Channels vun eegene Akteuren a Partner
• Plakater an Broschüren

Plakater ausdeelen

Postere solle wäit verdeelt ginn. Dir kënnt se op de folgende Plazen deelen, zum Beispill:

• d'Plaz a seng Ëmgéigend
• Kerava Bibliothéik
• Sampola Verkafspunkt
• D'Notizbrieder vun der Kauppakaare Foussgängerstrooss an der Kerava Gare.

Dir kënnt d'Schlëssel vun den Notizblieder vun der Kauppakaari Foussgängerstrooss an der Kerava Gare ausléinen mat engem Empfang vum Clientsservice vun der Stadbibliothéik. De Schlëssel muss direkt nom Gebrauch zréckginn. Plakater an der Gréisst A4 oder A3 kënnen op Ukënnegungsbrieder exportéiert ginn. D'Plakater sinn ënnert engem Plastikklappe befestegt, deen automatesch zou. Dir braucht kee Band oder aner Fixgeräter! Huelt w.e.g. Är Plakater vun de Brieder no Ärem Event.

Aner Outdoor Notizblieder fannt Dir zum Beispill am Kannisto an no beim Sportpark Kaleva an nieft dem Ahjo sengem K-Shop.

Medien Zesummenaarbecht

Et ass derwäert iwwer dëst Evenement un déi lokal Medien ze kommunizéieren an, jee no der Zilgrupp vum Event, un déi national Medien. Schéckt eng Medienverëffentlechung oder bitt eng fäerdeg Geschicht wann den Eventprogramm publizéiert gëtt oder wann et ukomm ass.

Lokal Medien kënnen un der Manifestatioun interesséiert sinn, zum Beispill Keski-Uusimaa a Keski-Uusimaa Viikko. National Medien sollen ugeschwat ginn, zum Beispill Zeitungen an Zäitschrëften, Radio- an Televisiounskanäl an Online-Medien. Et ass och derwäert ze denken iwwer Zesummenaarbecht mat Social Media Influencer an Inhaltsproduzenten, déi fir d'Evenement passend sinn.

Kommunikatioun Zesummenaarbecht mat der Stad

D'Stad Kerava verschéckt periodesch lokal Eventer op hiren eegene Kanäl. D'Evenement soll an de gemeinsame Eventkalenner bäigefüügt ginn, vun deem d'Stad, wa méiglech, d'Evenement op hiren eegene Kanäl deelt.

Dir kënnt d'Kommunikatiounsunitéit vun der Stad iwwer méiglech Kommunikatiounszesummenaarbecht kontaktéieren: viestinta@kerava.fi.

Bezeechnung vum Projet Manager oder Event Produzent

• Deelen Verantwortung
• Maacht en Eventplang

Finanzen a Budget

• Bezuelt oder gratis Event?
• Ticket Verkaf
• Stipendien a Stipendien
• Partner a Sponsoren
• Aner Spendenaktiounen Methoden

Event Genehmegungen a Kontrakter

• Genehmegungen an Notifikatiounen (Landverbrauch, Police, Pompjeesautoritéit, Kaméidi Permis an esou weider): all Parteien informéieren
• Kontrakter (Loyer, Bühn, Sound, Interpreten, asw.)

Event Zäitplang

• Bau Zäitplang
• Programm Zäitplang
• Ofbau Zäitplang

Event Inhalt

• Programm
• Participanten
• Performers
• Presentateur
• Invitéiert Gäscht
• Medien
• Déngschtleeschtungen

Sécherheet a Risiko Gestioun

• Geforenanalys
• Rettungs- a Sécherheetsplang
• Bestellung Kontroll
• Eicht Hëllef
• Garde
• Assurancen

Plaz

• Kader
• Accessoiren
• Sound Reproduktioun
• Informatiounen
• Unzeeche
• Verkéier Kontroll
• Kaart

Kommunikatioun

• Kommunikatioun Plang
• Websäit
• Sozial Medien
• Plakater a Flyeren
• Medien verëffentlecht
• Bezuelt Reklammen
• Client Informatiounen, zum Beispill Arrivée a Parking Uweisungen
• Channels vun Kooperatioun Partner an Akteuren

Propretéit an Ëmwelt vun der Manifestatioun

• Toiletten
• Drecksbehälter
• Clearout

Aarbechter an Aarbechter aus Talkoo

• Induktioun
• Aarbecht Flichten
• Aarbecht Schichten
• Iessen

Finale Bewäertung

• Sammelen Feedback
• Feedback un déi, déi un der Ëmsetzung vum Event deelgeholl hunn
• Medien Iwwerwachung