Duomenų apsauga

Duomenų apsauga reiškia asmens duomenų apsaugą. Asmens duomenys – tai fizinį asmenį apibūdinanti informacija, iš kurios galima tiesiogiai ar netiesiogiai nustatyti asmens tapatybę. Tokia informacija apima, pavyzdžiui, vardą, pavardę, el. pašto adresą, socialinio draudimo numerį, nuotrauką ir telefono numerį.

Kodėl miesto tarnybose renkami duomenys?

Asmens duomenys renkami ir tvarkomi tarnybinei veiklai vykdyti vadovaujantis teisės aktais ir kitais teisės aktais. Be to, tarnybinės veiklos pareiga yra rengti statistiką, kuriai esant būtinybei naudojami anonimizuoti asmens duomenys, t. y. duomenys yra tokios formos, iš kurios asmens negalima identifikuoti.

Kokia informacija tvarkoma miesto tarnybose?

Klientui, t.y. duomenų subjektui, pradėjus naudotis paslauga, surenkama informacija, reikalinga aptariamai paslaugai įgyvendinti. Miestas savo piliečiams siūlo įvairias paslaugas, pavyzdžiui, mokymo ir ankstyvojo ugdymo paslaugas, bibliotekos paslaugas, sporto paslaugas. Todėl renkamos informacijos turinys skiriasi. Keravos miestas renka tik aptariamai paslaugai reikalingus asmens duomenis. Įvairiose paslaugose surinktą informaciją išsamiau galima rasti šios svetainės privatumo pareiškimuose pagal temas.

Iš kur gaunate informaciją apie miesto paslaugas?

Paprastai asmens duomenys gaunami iš paties kliento. Be to, informacija gaunama iš sistemų, kurias prižiūri kitos institucijos, pavyzdžiui, Gyventojų registro centras. Be to, santykių su klientu metu miesto vardu veikiantis paslaugų teikėjas, remdamasis sutartiniais santykiais, gali palaikyti ir papildyti kliento informaciją.

Kaip asmens duomenys tvarkomi miesto tarnybose?

Asmens duomenys tvarkomi atidžiai. Duomenys tvarkomi tik iš anksto nustatytu tikslu. Tvarkydami asmens duomenis laikomės teisės aktų ir geros duomenų tvarkymo praktikos.

Teisiniai pagrindai pagal Duomenų apsaugos reglamentą yra privalomi teisės aktai, sutartis, sutikimas arba teisėtas interesas. Keravos mieste visada yra teisinis pagrindas tvarkyti asmens duomenis. Įvairiose tarnybose asmens duomenų tvarkymas taip pat gali būti grindžiamas atitinkamą paslaugą reglamentuojančiais teisės aktais, pavyzdžiui, mokymo veikloje.

Mūsų darbuotojai yra saistomi konfidencialumo pareigos. Asmens duomenis tvarkantys darbuotojai yra reguliariai mokomi. Stebimas sistemų, kuriose yra asmens duomenų, naudojimas ir teisės. Asmens duomenis gali tvarkyti tik darbuotojas, turintis teisę tvarkyti atitinkamus duomenis vykdydamas savo darbo pareigas.

Kas tvarko miesto paslaugų duomenis?

Iš esmės miesto klientų, t. y. registruotų vartotojų, asmens duomenis gali tvarkyti tik darbuotojai, kuriems yra poreikis tvarkyti šiuos duomenis savo darbo pareigoms atlikti. Be to, miestas pasitelkia subrangovus ir partnerius, kurie turi prieigą prie paslaugų organizavimui reikalingų asmens duomenų. Šios šalys duomenis gali tvarkyti tik pagal Keravos miesto duotus nurodymus ir susitarimus.

Kam gali būti atskleista miesto registrų informacija?

Asmens duomenų perdavimas reiškia situacijas, kai asmens duomenys perduodami kitam duomenų valdytojui jo paties, nepriklausomam naudojimui. Asmens duomenys gali būti atskleidžiami tik įstatymų nustatyta tvarka arba gavus kliento sutikimą.

Kalbant apie Keravos miestą, asmens duomenys kitoms institucijoms atskleidžiami remiantis teisės aktų reikalavimais. Informacija gali būti atskleista, pavyzdžiui, Nacionalinei pensijų tarnybai arba Suomijos nacionalinės švietimo tarybos prižiūrimai KOSKI tarnybai.

Pagal Duomenų apsaugos reglamentą registruotas asmuo, t.y. miesto klientas, turi teisę:

• patikrinti asmeninę informaciją apie save
• reikalauti ištaisyti arba ištrinti savo duomenis
• prašyti apriboti duomenų tvarkymą arba nesutikti su duomenų tvarkymu
• prašyti perkelti asmens duomenis iš vienos sistemos į kitą
• gauti informaciją apie asmens duomenų tvarkymą

Registruotojas negali naudotis visomis teisėmis visose situacijose. Situacijai įtakos turi, pavyzdžiui, koks teisinis pagrindas pagal duomenų apsaugos reglamentą yra tvarkomi asmens duomenys.

Teisė susipažinti su asmens duomenimis

Užsiregistravęs asmuo, tai yra miesto klientas, turi teisę gauti duomenų valdytojo patvirtinimą, kad su juo susiję asmens duomenys yra tvarkomi arba netvarkomi. Duomenų valdytojas paprašius duomenų subjektui privalo pateikti jo vardu tvarkomų asmens duomenų kopiją.

Rekomenduojame pateikti patikrinimo užklausą pirmiausia atliekant elektronines operacijas su tvirtu identifikavimu (reikia naudoti banko kredencialus). Galite rasti elektroninę formą čia.

Jeigu klientas negali pasinaudoti elektronine forma, prašymą galima pateikti ir miesto metrikacijos skyriuje arba Sampolos aptarnavimo punkte. Tam reikia turėti asmens tapatybės dokumentą su nuotrauka, nes prašymą pateikęs asmuo visada turi būti identifikuojamas. Prašymo pateikti telefonu ar elektroniniu paštu negalima, nes šiuose kanaluose negalime patikimai identifikuoti asmens.

Teisė ištaisyti duomenis

Užsiregistravęs klientas, tai yra miesto klientas, turi teisę reikalauti, kad neteisingi, netikslūs ar neišsamūs jo asmens duomenys būtų nedelsiant ištaisyti ar papildyti. Be to, duomenų subjektas turi teisę reikalauti, kad būtų ištrinti nereikalingi asmens duomenys. Pertekliškumas ir netikslumas vertinami pagal duomenų saugojimo laiką.

Jei miestas nepriima prašymo pataisyti, šiuo klausimu priimamas sprendimas, kuriame nurodomos priežastys, dėl kurių prašymas nebuvo priimtas.

Prašymą dėl duomenų ištaisymo rekomenduojame pateikti pirmiausia atliekant elektronines operacijas su tvirtu identifikavimu (reikia naudoti banko kredencialus). Galite rasti elektroninę formą čia.

Prašymą patikslinti informaciją galima pateikti ir vietoje miesto metrikacijos skyriuje arba Sampolos aptarnavimo punkte. Prašymą teikiančio asmens tapatybė tikrinama pateikiant prašymą.

Prašyti apdorojimo laiko ir mokesčių

Keravos miestas siekia kuo greičiau išnagrinėti prašymus. Su prašymu patikrinti asmens duomenis susijusios informacijos ar papildomos informacijos pateikimo terminas yra vienas mėnuo nuo prašymo patikrinti gavimo dienos. Jei prašymas patikrinti yra ypač sudėtingas ir platus, terminas gali būti pratęstas dviem mėnesiais. Apie apdorojimo laiko pratęsimą klientas bus informuotas asmeniškai.

Registruotojo informacija iš esmės teikiama nemokamai. Tačiau jei prašoma daugiau kopijų, miestas gali imti pagrįstą mokestį, pagrįstą administracinėmis išlaidomis. Jeigu prašymas suteikti informaciją yra akivaizdžiai nepagrįstas ir nepagrįstas, ypač jeigu informacijos prašymai teikiami pakartotinai, miestas gali apmokestinti administravimo išlaidas, patirtas teikiant informaciją, arba iš viso atsisakyti teikti informaciją. Tokiu atveju miestas parodys akivaizdų prašymo nepagrįstumą ar nepagrįstumą.

Duomenų apsaugos komisaro biuras

Duomenų subjektas turi teisę pateikti skundą Duomenų apsaugos komisaro tarnybai, jeigu duomenų subjektas mano, kad tvarkant su juo susijusius asmens duomenis buvo pažeisti galiojantys duomenų apsaugos teisės aktai.

Jei miestas nepriima prašymo pataisyti, šiuo klausimu priimamas sprendimas, kuriame nurodomos priežastys, dėl kurių prašymas nebuvo priimtas. Taip pat informuojame apie teisę į teisines priemones, pavyzdžiui, apie galimybę pateikti skundą duomenų apsaugos komisarui.

Kliento informavimas apie asmens duomenų tvarkymą

Europos Sąjungos Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas įpareigoja duomenų valdytoją (miestą) informuoti duomenų subjektą (klientą) apie jo asmens duomenų tvarkymą. Registruotojo informavimas Keravos mieste vykdomas naudojant tiek registro duomenų apsaugos pareiškimus, tiek svetainėje surinktą informaciją. Konkrečiam registrui skirtus privatumo pareiškimus rasite puslapio apačioje.

Asmens duomenų tvarkymo tikslas

Miesto užduočių valdymas grindžiamas įstatymais, o teisės aktuose nustatytų užduočių vykdymui paprastai reikia tvarkyti asmens duomenis. Todėl asmens duomenų tvarkymo Keravos mieste pagrindas paprastai yra įstatymų numatytų įsipareigojimų vykdymas.

Asmens duomenų saugojimo terminai

Savivaldybės dokumentų saugojimo terminą nustato teisės aktai, Nacionalinio archyvo nuostatai arba Nacionalinės savivaldybių asociacijos rekomendacijos dėl saugojimo termino. Pirmieji du kriterijai yra privalomi, o, pavyzdžiui, dokumentus, kuriuos reikia saugoti vertikaliai, nustato Nacionalinis archyvas. Keravos miesto dokumentų saugojimo terminai, archyvavimas, disponavimas, konfidenciali informacija išsamiau apibrėžti archyvų tarnybų veiklos taisyklėse ir dokumentų valdymo plane. Dokumentai sunaikinami pasibaigus dokumentų valdymo plane nustatytam saugojimo terminui, užtikrinant duomenų apsaugą.

Registruotų grupių ir asmens duomenų grupių, kurios bus tvarkomos, aprašymas

Registruotas asmuo – asmuo, su kuriuo susiję asmens duomenų tvarkymas. Miesto registratoriai yra miesto darbuotojai, patikėtiniai ir klientai, pavyzdžiui, savivaldybės gyventojai, kuriems teikiamos švietimo ir laisvalaikio paslaugos bei techninės paslaugos.

Siekdamas vykdyti teisės aktuose numatytus įsipareigojimus, miestas tvarko įvairius asmens duomenis. Asmens duomenys – tai visa informacija, susijusi su fiziniu asmeniu, kurio tapatybė nustatyta arba kurio tapatybė gali būti nustatyta, pavyzdžiui, vardas, pavardė, socialinio draudimo numeris, adresas, telefono numeris ir elektroninio pašto adresas. Be to, miestas tvarko vadinamuosius specialiuosius (jautrius) asmens duomenis, o tai reiškia, pavyzdžiui, informaciją, susijusią su sveikata, ekonomine padėtimi, politiniais įsitikinimais ar etnine kilme. Speciali informacija turi būti laikoma paslaptyje ir gali būti tvarkoma tik konkrečiai duomenų apsaugos reglamente apibrėžtomis situacijomis, kurios yra pvz. duomenų subjekto sutikimą ir įstatyme numatytų duomenų valdytojo pareigų vykdymą.

Asmens duomenų atskleidimas

Asmens duomenų perdavimas išsamiai paaiškintas konkrečiam registrui skirtuose privatumo pareiškimuose, kuriuos rasite puslapio apačioje. Pagal bendrą taisyklę galima teigti, kad informacija už miesto ribų išleidžiama tik gavus duomenų subjekto sutikimą arba abipusiu institucijų bendradarbiavimu remiantis teisės aktų nustatytais pagrindais.

Techninės ir organizacinės apsaugos priemonės

Informacinių technologijų įranga yra saugomose ir stebimose patalpose. Prieigos prie informacinių sistemų ir bylų teisės grindžiamos asmeninėmis prieigos teisėmis ir jų naudojimas yra stebimas. Prieigos teisės suteikiamos kiekvienai užduočiai. Kiekvienas vartotojas prisiima įsipareigojimą naudoti ir išlaikyti duomenų ir informacinių sistemų konfidencialumą. Be to, archyvuose ir darbo skyriuose yra prieigos kontrolė ir durų spynos. Dokumentai saugomi kontroliuojamose patalpose ir rakinamose spintose.

Privatumo pranešimai

Aprašymai yra pdf failai, kurie atidaromi tame pačiame skirtuke.

• Resident Choices privatumo pareiškimas (pdf)
• Personalo registras (pdf)
• Verslo paslaugų klientų valdymo registras (pdf)
• Keravos universitetas (pdf)
• Ankstyvasis ugdymas ir ikimokyklinis ugdymas (pdf)
• Pagrindinis išsilavinimas (pdf)
• Vidurinė mokykla (pdf)
• Parama augimui ir mokymuisi (pdf)
• Infrastruktūros paslaugos (pdf)
• Bylų ir dokumentų tvarkymo registras (pdf)
• Įdarbinimo paslaugos (pdf)
• Keravos vandentiekis (pdf)
• Keravos miesto bibliotekos ir Kirkės bibliotekų bibliotekų sistemos klientų registras (pdf)
• Bibliotekos paslaugos vaizdo stebėjimas (pdf)
• Patikėtinių registras (pdf)
• Muziejaus paslaugos (pdf)
• Informacinių dokumentų erdvės rezervavimo registras Timmi (pdf)
• Paraiškos dotacijai gauti (pdf)
• Žemėlapių apklausos atsakymų medžiagų registras (pdf)
• eParking (pdf)
• Navisec Flex duomenų apsaugos internetinės mokymo aplinkos naudotojų registras (pdf)
• Statybos kontrolės tarnybinių pareigų klientų registras (pdf)
• Granito darbų saugos, rizikos ir informacijos apsaugos nukrypimų valdymo ir pranešimo asmens registras (pdf)
• Keravos miesto webropolio apklausa (pdf)
• Smilee pokalbių paslaugos kontaktinė forma klientų registras (pdf)
• Elektroninė automobilių parko valdymo sistema su tašku (pdf)
• Keravos miesto finansų administracijos asmens registras (pdf)
• Miesto centro viešųjų vietų kamerų stebėjimo sistemos asmens registras (pdf)
• Keravos miesto nekilnojamojo turto įrašymo kamerų stebėjimo sistema (pdf)
• „Parko dievo“ veikla (pdf)
• Išvykų ir pagalbos maistu organizavimas šeimoms (pdf)
• Asmeninis prašymų suteikti paramą laisvalaikio ir gerovės sektoriuje registras (pdf)
• Miesto tarybos posėdžio transliacija (pdf)
• Darbuotojų leidimai statyti Kalevos sporto parko automobilių stovėjimo aikštelę (pdf)
• Asmenų, dirbančių savivaldybės inžineriniuose savavaldžiuose statybos projektuose, sąrašas (pdf)
• Keravos miesto parkavimo kontrolės klientų registras (pdf)
• Keravos miesto jaunimo paslaugų klientų registras (pdf)
• „Cloudia“ sutarčių valdymas (pdf)
• Laisvalaikio ir gerovės pramonės renginių rinkodaros personalo registras (pdf)
• Piiloduuni.fi (pdf)
• Keravos kultūros paslaugų renginių organizavimo ir rinkodaros registras (pdf)
• Keravos jaunimo tarybos organizavimo ir jaunimo rinkimų registras (pdf)
• Miesto inžinerinių transporto priemonių, mašinų ir darbuotojų buvimo vietos registras (pdf)
• Keravos miesto vidaus pranešimų apie piktnaudžiavimą kanalo registras (pdf)
• Maitinimaspaslaugų registras (pdf)
• Vardinių medžių tyrimų registras (pdf)
• Naujų statybų festivalių registras (pdf)
• Laisvalaikio ir gerovės pramonės suinteresuotųjų šalių registras (pdf)
• Informacinis dokumentas, vartotojų valdymo registras (pdf)
• Informacinis dokumentas, M365 debesies paslauga ir „Intune“ mobiliųjų įrenginių valdymo registras (pdf)
• Informacinis dokumentas, nekilnojamojo turto registras (pdf)