Renginio organizatoriui

Renginio idėja ir tikslinė grupė

Pradėdami planuoti renginį, pirmiausia pagalvokite apie:

• Kam skirtas renginys?
• Kam gali rūpėti?
• Kokį turinį būtų gerai renginyje?
• Kokios komandos reikia, kad renginys įvyktų?

Ekonominis

Biudžetas yra svarbi renginio planavimo dalis, tačiau atsižvelgiant į renginio pobūdį, jį suorganizuoti įmanoma net ir su nedidelėmis investicijomis.

Biudžete gerai atsižvelgti į išlaidas, pvz

• išlaidas, susijusias su renginio vieta
• darbuotojų išlaidos
• statiniai, pavyzdžiui, scena, palapinės, garso sistema, apšvietimas, nuomojami tualetai ir šiukšlių konteineriai
• licencijos mokesčiai
• atlikėjų honorarai.

Pagalvokite, kaip galite finansuoti renginį. Pavyzdžiui, galite gauti pajamų

• su įėjimo bilietais
• su rėmimo sutartimis
• su dotacijomis
• su pardavimo veikla renginio metu, pavyzdžiui, kavinėje ar produktų pardavimu
• išnuomojant pardavėjams pristatymo ar pardavimo vietas teritorijoje.

Norėdami gauti daugiau informacijos apie miesto dotacijas, apsilankykite miesto svetainėje.

Taip pat galite kreiptis dėl dotacijų iš valstybės ar fondų.

Vieta

Kerava turi daug erdvių ir vietų, tinkančių įvairaus dydžio renginiams. Vietos pasirinkimui įtakos turi:

• įvykio pobūdis
• renginio laikas
• tikslinė renginio grupė
• vieta
• laisvė
• nuomos išlaidos.

Keravos miestas valdo keletą objektų. Miestui priklausančios vidaus erdvės rezervuojamos per Timmi sistemą. Daugiau informacijos apie patalpas rasite miesto svetainėje.

Miestui priklausančias lauko erdves tvarko Keravos infrastruktūros tarnybos: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Galima organizuoti bendradarbiavimo renginius su Keravos miesto biblioteka. Daugiau informacijos rasite bibliotekos svetainėje.

Žemiau rasite informaciją apie dažniausiai pasitaikančius renginių leidimus ir procedūras. Atsižvelgiant į renginio turinį ir pobūdį, jums taip pat gali prireikti kitų tipų leidimų ir susitarimų.

Leidimas naudoti žemę

Lauko renginiams visada reikalingas žemės savininko leidimas. Leidimus miestui priklausančioms viešosioms teritorijoms, tokioms kaip gatvės ir parkų teritorijos, išduoda Keravos infrastruktūros tarnybos. Leidimo prašoma iš Lupapiste.fi tarnybos. Dėl leidimo naudotis privačiomis teritorijomis sprendžia teritorijos savininkas. Miesto interjerą galite rasti Timmi sistemoje.

Jei uždaromos gatvės ir uždaroma gatve važiuoja autobusų maršrutas arba renginių organizavimas kitaip turi įtakos autobusų eismui, dėl maršruto pakeitimų reikia kreiptis į HSL.

Pranešimas policijai ir gelbėjimo tarnyboms

Pranešimas apie viešą renginį turi būti pateiktas raštu su reikiamais priedais policijai ne vėliau kaip prieš penkias dienas iki įvykio ir gelbėjimo tarnybai ne vėliau kaip prieš 14 dienų iki įvykio. Kuo didesnis renginys, tuo anksčiau turėtumėte pradėti judėti.

Skelbimo nereikia skelbti nedideliuose viešuose renginiuose, kuriuose dalyvauja nedaug dalyvių ir kuriuose dėl renginio pobūdžio ar vietos pobūdžio nereikia priemonių tvarkai ir saugumui palaikyti. Jei nesate tikri, ar reikia pranešti, kreipkitės į policiją arba greitosios pagalbos tarnybą:

• Ita-Uusimaa policija: 0295 430 291 (jungiklis) arba bendrosios paslaugos.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Centrinės Ūsimos gelbėjimo tarnyba, 09 4191 4475 arba paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Daugiau informacijos apie viešus renginius ir apie tai, kaip apie juos pranešti, rasite policijos svetainėje.

Daugiau informacijos apie įvykių saugumą rasite gelbėjimo operacijos svetainėje.

Pranešimas apie triukšmą

Apie viešą renginį būtina raštu pranešti savivaldybės aplinkos apsaugos institucijai, jeigu dėl jo sukeliamas laikinas ypač trikdantis triukšmas ar vibracija, pavyzdžiui, lauko koncerte. Pranešimas pateikiamas likus pakankamai laiko iki priemonės ėmimo ar veiklos pradžios, bet ne vėliau kaip prieš 30 dienų iki šio laiko.

Jei yra pagrindo manyti, kad renginio keliamas triukšmas yra trikdymas, turi būti surašytas triukšmo pranešimas. Garso atkūrimas gali būti naudojamas renginiuose, organizuojamuose nuo 7 iki 22 val., nepateikus pranešimo apie triukšmą, jei garsumas yra protingas. Muzika negali būti grojama taip garsiai, kad ją girdėtų butuose, jautriose vietose ar plačiai už renginio zonos ribų.

Apylinkėse esantys kvartalai apie įvykį turi būti informuoti iš anksto arba bendrijos skelbimų lentoje, arba pašto dėžutės žinutėmis. Reikia atsižvelgti ir į renginio aplinkos triukšmui jautrias vietas, tokias kaip slaugos namai, mokyklos ir bažnyčios.

Centrinis Usimos aplinkos centras yra atsakingas už pranešimus apie triukšmą rajone.

Daugiau informacijos apie triukšmo ataskaitą galite rasti Centrinės Ūsimos aplinkos centro svetainėje.

Autorių teisės

Atliekant muziką renginiuose ir renginiuose, reikia sumokėti Teosto autorinių teisių kompensavimo mokestį.

Daugiau informacijos apie muzikos atlikimą ir naudojimo licencijas rasite „Teosto“ svetainėje.

Maisto produktai

Mažesniems ūkio subjektams, pavyzdžiui, asmenims ar pomėgių klubams, nereikia rengti ataskaitos apie mažą maisto pardavimą ar patiekimą. Jei į renginį atvyksta profesionalūs pardavėjai, jie turi pranešti apie savo veiklą Centriniam Ūsimos aplinkos centrui. Laikinojo aptarnavimo licencijas išduoda regioninė administracinė institucija.

Daugiau informacijos apie leidimus prekiauti maistu profesionaliai galite rasti Centrinės Ūsimos aplinkos centro svetainėje.

Gelbėjimo planas

Renginio organizatorius turi parengti gelbėjimo planą

• kur manoma, kad vienu metu dalyvaus ne mažiau kaip 200 žmonių
• naudojama atvira liepsna, fejerverkai ar kiti pirotechnikos gaminiai arba kaip specialieji efektai naudojami ugniai ir sprogstamieji chemikalai
• išvykimo iš renginio vietos tvarka skiriasi nuo įprastos arba renginio pobūdis kelia ypatingą pavojų žmonėms.

Statant renginį turi būti užtikrinta, kad būtų pakankamai vietos gelbėtojams ir išėjusiesiems, ne mažesnis kaip keturių metrų praėjimas. Renginio organizatorius turi sudaryti kuo tikslesnį teritorijos žemėlapį, kuris bus išdalintas visoms renginio statyboje dalyvaujančioms šalims.

Gelbėjimo planas siunčiamas policijai, gelbėjimo tarnybai ir įvykio darbuotojams.

Daugiau informacijos apie įvykių saugumą galite rasti Centrinės Ūsimos gelbėjimo tarnybos svetainėje.

Užsakymo kontrolė

Esant poreikiui, saugumą renginio metu stebės renginio organizatoriaus paskirti tvarkdariai. Policija nustato minimalų tvarkdarių skaičių viename renginyje.

Pirmoji pagalba

Renginio organizatorius įsipareigoja renginiui rezervuoti pakankamą pirmosios pagalbos pasirengimą. Renginyje nėra vienareikšmio pirmosios pagalbos darbuotojų skaičiaus, todėl jis turėtų būti susijęs su žmonių skaičiumi, rizika ir teritorijos dydžiu. Renginiuose, kuriuose dalyvauja 200–2 žmonių, turi būti paskirtas pirmosios pagalbos pareigūnas, baigęs bent EA 000 kursą arba lygiavertį kursą. Kiti pirmosios pagalbos darbuotojai turi turėti pakankamai pirmosios pagalbos įgūdžių.

Draudimai

Už nelaimingus atsitikimus atsako renginio organizatorius. Jau planavimo etape pasidomėkite, ar renginiui reikalingas draudimas ir, jei taip, koks. Apie tai galite pasiteirauti draudimo bendrovės ir policijos.

Elektra ir vanduo

Kai užsisakysite vietą, sužinokite apie elektros energijos prieinamumą. Atkreipkite dėmesį, kad dažniausiai standartinio lizdo neužtenka, tačiau didesniems įrenginiams reikia trifazės srovės (16A). Jei renginio metu parduodamas ar patiekiamas maistas, renginio vietoje turi būti ir vandens. Dėl elektros ir vandens prieinamumo turite teirautis vietos nuomininko.

Dėl elektros ir vandens prieinamumo Keravos lauko erdvėse, taip pat elektros spintelių ir vandens punktų raktų teirautis Keravos infrastruktūros tarnyboje: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Sistema

Renginiui dažnai prireikia įvairių konstrukcijų, tokių kaip scena, palapinės, stogeliai ir tualetai. Renginio organizatoriaus pareiga yra užtikrinti, kad konstrukcijos atlaikytų net netikėtus oro reiškinius ir kitas joms tenkančias apkrovas. Pavyzdžiui, įsitikinkite, kad palapinės ir stogeliai turi atitinkamą svorį.

Atliekų tvarkymas, valymas ir perdirbimas

Pagalvokite, kokios šiukšlės susidaro renginyje ir kaip pasirūpinate jų perdirbimu. Renginio organizatorius yra atsakingas už renginio atliekų tvarkymą ir vėlesnį šiukšlintų plotų valymą.

Prašome įsitikinti, kad renginio zonoje yra tualetai ir dėl jų naudojimo susitarėte su erdvės administratoriumi. Jei rajone nėra nuolatinių tualetų, turite juos išsinuomoti.

Daugiau informacijos apie atliekų tvarkymo reikalavimus renginiuose galite gauti iš Keravos infrastruktūros tarnybų: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Ženklai

Renginyje turi būti tualetų (įskaitant neįgaliųjų tualetus ir vaikų priežiūros) bei pirmosios pagalbos punkto iškabos. Taip pat zonoje atskirai turi būti pažymėtos rūkymo ir nerūkymo vietos. Didžiausiuose renginiuose būtina atsižvelgti į automobilių stovėjimo vietų ženklinimą ir nukreipimą į jas.

Rastos prekės

Renginio organizatorius privalo pasirūpinti rastomis prekėmis ir planuoti jų priėmimą bei persiuntimą.

Laisvė

Prieinamumas įgalina vienodą žmonių dalyvavimą renginyje. Į jį galima atsižvelgti, pavyzdžiui, ant podiumų, skirtų judėjimo negalią turintiems žmonėms, arba kitaip jiems skirtose vietose. Taip pat gera idėja įtraukti pasiekiamumo informaciją į įvykių puslapius. Jei renginys nėra be kliūčių, nepamirškite apie tai pranešti iš anksto.

Instrukcijas, kaip organizuoti prieinamą renginį, rasite Invalidiliito svetainėje.

Renginių rinkodara turėtų būti vykdoma naudojant kelis kanalus. Pagalvokite, kas priklauso renginio tikslinei grupei ir kaip galite juos geriausiai pasiekti.

Rinkodaros kanalai

Keravos renginių kalendorius

Skelbkite apie renginį iš anksto Keravos renginių kalendoriuje. Renginių kalendorius yra nemokamas kanalas, kuriuo gali naudotis visos Keravoje renginius organizuojančios šalys. Norint naudotis kalendoriumi, reikia užsiregistruoti kaip paslaugos vartotojui kaip įmonė, bendruomenė ar padalinys. Užsiregistravę galite skelbti įvykius kalendoriuje.

Nuoroda į pirmąjį renginių kalendoriaus puslapį.

Trumpas mokomasis vaizdo įrašas apie registraciją (events.kerava.fi).

Trumpas mokomasis vaizdo įrašas apie renginio kūrimą (YouTube)

Nuosavi kanalai ir tinklai

• Interneto svetainė
• socialinė žiniasklaida
• pašto sąrašus
• naujienlaiškiai
• savo suinteresuotųjų šalių ir partnerių kanalus
• plakatai ir lankstinukai

Plakatų dalijimas

Plakatai turėtų būti platinami plačiai. Galite jais bendrinti, pavyzdžiui, šiose vietose:

• renginio vietą ir jos apylinkes
• Keravos biblioteka
• Sampolos prekybos vieta
• Kauppakaare pėsčiųjų gatvės ir Keravos stoties skelbimų lentos.

Kauppakaari pėsčiųjų gatvės ir Keravos stoties skelbimų lentų raktus galite pasiskolinti su kvitu iš miesto bibliotekos klientų aptarnavimo skyriaus. Panaudojus raktą reikia nedelsiant grąžinti. A4 arba A3 formato plakatus galima eksportuoti į skelbimų lentas. Plakatai tvirtinami po plastikiniu atvartu, kuris užsidaro automatiškai. Jums nereikia juostos ar kitų tvirtinimo priemonių! Po renginio nuimkite plakatus nuo lentų.

Kitų lauko skelbimų lentų galima rasti, pavyzdžiui, Kannisto ir prie Kalevos sporto parko bei šalia Ahjo K parduotuvės.

Žiniasklaidos bendradarbiavimas

Apie renginį verta pranešti vietos žiniasklaidai ir, priklausomai nuo renginio tikslinės grupės, šalies žiniasklaidai. Siųskite pranešimą žiniasklaidai arba pasiūlykite užbaigtą istoriją, kai bus paskelbta renginio programa arba kai ji artėja.

Vietos žiniasklaida gali susidomėti renginiu, pavyzdžiui, Keski-Uusimaa ir Keski-Uusimaa Viikko. Reikėtų kreiptis į nacionalinę žiniasklaidą, pavyzdžiui, laikraščius ir periodinius leidinius, radijo ir televizijos kanalus bei internetinę žiniasklaidą. Taip pat verta pagalvoti apie bendradarbiavimą su socialinių tinklų influenceriais ir renginiui tinkančiais turinio gamintojais.

Bendradarbiavimas su miestu

Keravos miestas savo kanalais retkarčiais transliuoja vietos renginius. Renginys turėtų būti įtrauktas į bendrą renginių kalendorių, iš kurio miestas, esant galimybei, dalinsis renginiu savo kanalais.

Dėl galimo komunikacijos bendradarbiavimo galite kreiptis į miesto komunikacijos skyrių: viestinta@kerava.fi.

Projekto vadovo arba renginio prodiuserio paskyrimas

• Pasidalykite pareigomis
• Sudarykite renginio planą

Finansai ir biudžetas

• Mokamas ar nemokamas renginys?
• Bilietų pardavimas
• Dotacijos ir stipendijos
• Partneriai ir rėmėjai
• Kiti lėšų rinkimo būdai

Renginių leidimai ir sutartys

• Leidimai ir pranešimai (žemės naudojimo, policijos, priešgaisrinės tarnybos, triukšmo leidimai ir pan.): visų šalių informavimas
• Sutartys (nuomos, scenos, garso, atlikėjų ir pan.)

Renginių tvarkaraščiai

• Statybos grafikas
• Programos tvarkaraštis
• Išmontavimo grafikas

Renginio turinys

• Programa
• Dalyviai
• Atlikėjai
• Pranešėjas
• Pakviesti svečiai
• Žiniasklaida
• Porcijos

Sauga ir rizikos valdymas

• Rizikos vertinimas
• Gelbėjimo ir saugos planas
• Užsakymo kontrolė
• Pirmoji pagalba
• Apsauga
• Draudimai

Vieta

• Sistema
• Priedai
• Garso atkūrimas
• Informacija
• Ženklai
• Eismo kontrolė
• Žemėlapis

Bendravimas

• Komunikacijos planas
• Interneto svetainė
• Socialinė žiniasklaida
• Plakatai ir skrajutės
• Žiniasklaidos pranešimai
• Mokama reklama
• Kliento informacija, pavyzdžiui, atvykimo ir stovėjimo instrukcijos
• Bendradarbiavimo partnerių ir suinteresuotųjų šalių kanalai

Renginio švara ir aplinka

• Tualetai
• Šiukšlių konteineriai
• Išvalyti

Darbininkai ir darbininkai iš Talkoo

• Indukcija
• Darbo pareigos
• Darbo pamainos
• Patiekalai

Galutinis įvertinimas

• Atsiliepimų rinkimas
• Atsiliepimų teikimas tiems, kurie dalyvavo įgyvendinant renginį
• Žiniasklaidos stebėjimas