Dokumentu pārvaldība

Par parasto informācijas, protokolu, kopiju vai citu izdruku sniegšanu tiek iekasēta maksa 5,00 EUR par pirmo lapu un 0,50 EUR par katru nākamo lapu.

Par informācijas sniegšanu, kurai nepieciešami īpaši pasākumi, dokuments, kopija vai cita izdruka, tiek iekasēta fiksēta pamatmaksa, kas tiek noteikta atbilstoši informācijas meklēšanas sarežģītībai:

• parasta informācijas meklēšana (darba laiks mazāks par 2 stundām) 30 eiro
• prasīga informācijas meklēšana (darba laiks 2 – 5 stundas) 60 eiro un
• ļoti prasīga informācijas meklēšana (darba slodze vairāk par 5 stundām) 100 eiro.

Papildus pamatmaksai tiek iekasēta maksa par lapu. Steidzamos gadījumos maksu par dokumentu var iekasēt pusotras reizes.

Ikvienam ir tiesības saņemt informāciju par iestādes publisko dokumentu saskaņā ar Likumu par iestādes darbības atklātību (621/1999).

Informācijas pieprasījums par publiskajiem materiāliem nav jāpamato, un informācijas pieprasītājam nav jāpasaka, kādam nolūkam informācija tiks izmantota. Šādus pieprasījumus var iesniegt brīvi, piemēram, pa tālruni vai e-pastu. Informācijas pieprasījumi par Keravas pilsētas dokumentiem tiek adresēti tieši par lietu atbildīgajam amata īpašniekam vai domēnam.

Nepieciešamības gadījumā pilsētas dzimtsarakstu nodaļā var saņemt konsultācijas par dažādu iestāžu domēniem un tajās apstrādātajiem datu materiāliem.

Ar pilsētas dzimtsarakstu nodaļu var sazināties pa e-pastu kirjaamo@kerava.fi vai pa tālruni 09 29491.

Ieteicams pēc iespējas precīzāk norādīt informācijas pieprasījumu, lai atvieglotu dokumenta atrašanu. Informācijas pieprasījums jāidentificē tā, lai būtu skaidrs, uz kuru dokumentu vai dokumentiem attiecas pieprasījums. Piemēram, vienmēr jānorāda dokumenta datums vai nosaukums, ja tas ir zināms. Pilsētas iestāde var lūgt informācijas pieprasījuma iesniedzēju ierobežot un precizēt savu pieprasījumu.

Ja informācijas pieprasījumu mērķējat uz dokumentiem, identificējoša informācija var būt, piemēram, reģistra vai dienesta nosaukums, kurā dokuments ir iekļauts, kā arī informācija par dokumenta veidu (pieteikums, lēmums, zīmējums, biļetens). Ar pilsētas dokumentu publicitātes aprakstu var iepazīties dokumentu publicitātes apraksta lapā. Lai precizētu pieprasījumu, ja nepieciešams, sazinieties ar pilsētas domēnu, kura dokuments ir attiecināms.

Iestādes dokumentos ir iekļauta arī informācija, kuru var sniegt tikai ar noteiktiem likuma nosacījumiem un par kuru iestādei ir jāizvērtē, vai informāciju var sniegt pieprasītājam. Tas attiecas, piemēram, uz informāciju, kas tiek turēta noslēpumā saskaņā ar Publicitātes likumu vai īpašiem tiesību aktiem.

Saskaņā ar Publicitātes likumu personai, kuras tiesības, intereses vai pienākumu lieta skar, ir tiesības no iestādes, kas izskata vai risina lietu, saņemt informāciju par nepubliska dokumenta saturu, kas var vai ir ietekmējis. par viņa lietas izskatīšanu. Pieprasot informāciju par konfidenciālu dokumentu vai dokumentiem, par kuriem informāciju var izpaust tikai noteiktos apstākļos, dokumenta pieprasītājam ir jānorāda informācijas izmantošanas mērķis un jāspēj pārliecināties par savu identitāti. Jūs varat atrast elektronisko veidlapu no šejienes. Informācijas pieprasījumi, kas veikti bez elektroniskās identifikācijas, jāveic, izmantojot derīgu oficiālu personas apliecību ar fotogrāfiju Keravas darījumu punktā.

Ja publiska ir tikai daļa no dokumenta, pieprasītā informācija tiek sniegta no dokumenta publiskās daļas, lai netiktu atklāta slepenā daļa. Dokumenta pieprasītājam var lūgt papildu informāciju, ja tā nepieciešama informācijas nodošanas nosacījumu precizēšanai.

Informācija par publisko dokumentu tiks sniegta pēc iespējas ātrāk, ne vēlāk kā divu nedēļu laikā pēc informācijas pieprasījuma iesniegšanas. Ja informācijas pieprasījuma apstrādei un risināšanai būs nepieciešami īpaši pasākumi vai lielāka darba slodze nekā parasti, informācija par dokumentu tiks sniegta vai lieta tiks atrisināta ne vēlāk kā viena mēneša laikā no informācijas pieprasījuma iesniegšanas.

Atbilstoši ES Vispārīgajai datu aizsardzības regulai uz personas datu pārbaudes pieprasījumu un nepareizu datu labošanas pieprasījumu ir jāatbild bez nepamatotas kavēšanās un ne vēlāk kā viena mēneša laikā pēc pieprasījuma saņemšanas. Termiņu var pagarināt ne vairāk kā par diviem mēnešiem.

Atkarībā no pieprasītās informācijas veida, apjoma un formas pilsēta pieprasīto informāciju var nodot vai nu elektroniski, papīra formātā vai uz vietas.

Datu pārvaldības struktūrvienībai ir jāuztur tās pārvaldīto datu rezervju apraksts un lietu reģistrs saskaņā ar Datu pārvaldības likuma (906/2019) 28. pantu. Keravas pilsēta darbojas kā likumā minētā informācijas pārvaldības vienība.

Ar šī apraksta palīdzību Keravas pilsētas klientiem tiek pastāstīts, kā pilsēta pārvalda datu materiālus, kas tiek veidoti iestādes lietu apstrādē un pakalpojumu sniegšanā. Apraksta mērķis ir palīdzēt klientiem identificēt informācijas pieprasījuma saturu un novirzīt informācijas pieprasījumu pareizajai pusei.

Dokumenta publicitātes aprakstā ir arī norādīts, cik lielā mērā pilsēta apstrādā datus, sniedzot pakalpojumus vai kārtojot lietas. Iespēja iegūt informāciju par to, kādas datu rezerves ir pilsētai, kalpo pārvaldes caurskatāmībai.