Datu aizsardzība

Datu aizsardzība attiecas uz personas datu aizsardzību. Personas dati ir fizisku personu raksturojoša informācija, no kuras personu var tieši vai netieši identificēt. Šāda informācija ietver, piemēram, vārdu, uzvārdu, e-pasta adresi, sociālās apdrošināšanas numuru, fotoattēlu un tālruņa numuru.

Kāpēc pilsētas dienestos tiek vākti dati?

Personas dati tiek vākti un apstrādāti, lai veiktu dienesta darbības saskaņā ar normatīvajiem aktiem. Turklāt oficiālās darbības pienākums ir apkopot statistiku, kurai pēc nepieciešamības tiek izmantoti anonimizēti personas dati, t.i., dati ir tādā formā, no kuras personu nav iespējams identificēt.

Kāda informācija tiek apstrādāta pilsētas dienestos?

Kad klients, t.i., datu subjekts, sāk lietot pakalpojumu, tiek apkopota attiecīgā pakalpojuma īstenošanai nepieciešamā informācija. Pilsēta saviem iedzīvotājiem piedāvā dažādus pakalpojumus, piemēram, mācību un pirmsskolas izglītības pakalpojumus, bibliotēku pakalpojumus un sporta pakalpojumus. Līdz ar to savāktās informācijas saturs atšķiras. Keravas pilsēta ievāc tikai attiecīgā pakalpojuma sniegšanai nepieciešamos personas datus. Dažādos pakalpojumos apkopotā informācija ir atrodama sīkāk šīs tīmekļa vietnes paziņojumos par konfidencialitāti pa tematiem.

Kur jūs iegūstat informāciju par pilsētas pakalpojumiem?

Personas dati parasti tiek iegūti no paša klienta. Turklāt informācija tiek iegūta no citu iestāžu uzturētām sistēmām, piemēram, Iedzīvotāju reģistra centra. Turklāt klienta attiecību laikā pakalpojumu sniedzējs, kas darbojas pilsētas vārdā, var, pamatojoties uz līgumattiecībām, uzturēt un papildināt klienta informāciju.

Kā pilsētas dienestos tiek apstrādāti personas dati?

Personas dati tiek apstrādāti rūpīgi. Dati tiek apstrādāti tikai iepriekš noteiktam mērķim. Apstrādājot personas datus, mēs ievērojam tiesību aktus un labu datu apstrādes praksi.

Juridiskais pamats saskaņā ar Datu aizsardzības regulu ir obligāts tiesību akts, līgums, piekrišana vai likumīgas intereses. Keravas pilsētā vienmēr pastāv likumīgs pamats personas datu apstrādei. Dažādos pakalpojumos personas datu apstrāde var būt balstīta arī uz tiesību aktiem, kas reglamentē attiecīgo pakalpojumu, piemēram, mācību darbībās.

Mūsu darbiniekiem ir pienākums ievērot konfidencialitāti. Personāls, kas apstrādā personas datus, tiek regulāri apmācīts. Personas datus saturošo sistēmu izmantošana un tiesības tiek uzraudzītas. Personas datus drīkst apstrādāt tikai darbinieks, kuram ir tiesības apstrādāt attiecīgos datus savu darba pienākumu veikšanai.

Kas apstrādā datus pilsētas pakalpojumos?

Pilsētas klientu, t.i., reģistrēto lietotāju, personas datus principā drīkst apstrādāt tikai darbinieki, kuriem ir nepieciešamība attiecīgos datus apstrādāt savu darba pienākumu veikšanai. Turklāt pilsēta izmanto apakšuzņēmējus un partnerus, kuriem ir piekļuve pakalpojumu organizēšanai nepieciešamajiem personas datiem. Šīs puses var apstrādāt datus tikai saskaņā ar Keravas pilsētas sniegtajiem norādījumiem un līgumiem.

Kam var izpaust informāciju no pilsētu reģistriem?

Personas datu nodošana attiecas uz situācijām, kad personas dati tiek nodoti citam datu pārzinim pašam, neatkarīgai lietošanai. Personas datus var izpaust tikai likumā noteiktajos ietvaros vai ar klienta piekrišanu.

Attiecībā uz Keravas pilsētu personas dati tiek izpausti citām iestādēm, pamatojoties uz likumdošanas prasībām. Informāciju var izpaust, piemēram, Nacionālajam pensiju dienestam vai Somijas Nacionālās izglītības padomes uzturētajam KOSKI dienestam.

Saskaņā ar Datu aizsardzības regulu reģistrētajai personai, t.i., pilsētas klientam, ir tiesības:

• pārbaudīt personisko informāciju par sevi
• pieprasīt savu datu labošanu vai dzēšanu
• pieprasīt apstrādes ierobežošanu vai iebilst pret apstrādi
• pieprasīt personas datu pārsūtīšanu no vienas sistēmas uz citu
• saņemt informāciju par personas datu apstrādi

Reģistrētājs nevar izmantot visas tiesības visās situācijās. Situāciju ietekmē, piemēram, uz kāda tiesiskā pamata saskaņā ar datu aizsardzības regulējumu tiek apstrādāti personas dati.

Tiesības pārbaudīt personas datus

Reģistrētajai personai, t.i., pilsētas klientam, ir tiesības saņemt no pārziņa apstiprinājumu, ka tiek apstrādāti vai netiek apstrādāti viņu personas dati. Pārzinim pēc pieprasījuma ir jāiesniedz datu subjektam viņa vārdā apstrādāto personas datu kopija.

Mēs iesakām iesniegt pārbaudes pieprasījumu galvenokārt, izmantojot elektroniskus darījumus ar spēcīgu identifikāciju (nepieciešama bankas akreditācijas datu izmantošana). Jūs varat atrast elektronisko veidlapu no šejienes.

Ja klients nevar izmantot elektronisko formu, pieprasījumu var veikt arī pilsētas dzimtsarakstu nodaļā vai Sampolas apkalpošanas punktā. Lai to izdarītu, jums ir nepieciešams personu apliecinošs dokuments ar fotoattēlu, jo personai, kas iesniedz pieprasījumu, vienmēr ir jābūt identificējamai. Pieprasījumu veikt pa tālruni vai e-pastu nav iespējams, jo šajos kanālos nevaram droši identificēt personu.

Tiesības uz datu labošanu

Reģistrētajam klientam, t.i., pilsētas klientam, ir tiesības pieprasīt, lai nepareizi, neprecīzi vai nepilnīgi personas dati par viņu tiktu laboti vai papildināti bez nepamatotas kavēšanās. Turklāt datu subjektam ir tiesības pieprasīt, lai tiktu dzēsti nevajadzīgi personas dati. Redundance un neprecizitāte tiek novērtēta atbilstoši datu glabāšanas laikam.

Ja pilsēta neakceptē labojuma lūgumu, par lietu tiek pieņemts lēmums, kurā minēti iemesli, uz kuru pamata lūgums nav pieņemts.

Mēs iesakām iesniegt pieprasījumu par datu labošanu galvenokārt, izmantojot elektroniskus darījumus ar spēcīgu identifikāciju (nepieciešama bankas akreditācijas datu izmantošana). Jūs varat atrast elektronisko veidlapu no šejienes.

Pieprasījumu labot informāciju var arī uz vietas pilsētas dzimtsarakstu nodaļā vai Sampolas apkalpošanas punktā. Pieprasījuma iesniedzēja identitāte tiek pārbaudīta, kad tiek iesniegts pieprasījums.

Pieprasiet apstrādes laiku un maksas

Keravas pilsēta cenšas izskatīt pieprasījumus pēc iespējas ātrāk. Ar personas datu pārbaudes pieprasījumu saistītās informācijas iesniegšanas vai papildu informācijas sniegšanas termiņš ir viens mēnesis no pārbaudes pieprasījuma saņemšanas. Ja pārbaudes pieprasījums ir īpaši sarežģīts un apjomīgs, termiņu var pagarināt par diviem mēnešiem. Par apstrādes laika pagarināšanu klients tiks informēts personīgi.

Reģistrētāja informācija pamatā tiek sniegta bez maksas. Tomēr, ja tiek pieprasīti vairāk eksemplāru, pilsēta var iekasēt saprātīgu maksu, pamatojoties uz administratīvajām izmaksām. Ja informācijas pieprasījums ir acīmredzami nepamatots un nepamatots, īpaši, ja informācijas pieprasījumi tiek izteikti atkārtoti, pilsēta var iekasēt par informācijas sniegšanu radušos administratīvos izdevumus vai atteikties sniegt informāciju vispār. Šādā gadījumā pilsēta demonstrēs pieprasījuma acīmredzamo nepamatotību vai nepamatotību.

Datu aizsardzības komisāra birojs

Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu aizsardzības komisāra birojā, ja datu subjekts uzskata, ka, apstrādājot viņu personas datus, ir pārkāpti spēkā esošie datu aizsardzības tiesību akti.

Ja pilsēta neakceptē labojuma lūgumu, par lietu tiek pieņemts lēmums, kurā minēti iemesli, uz kuru pamata lūgums nav pieņemts. Informējam arī par tiesībām uz tiesiskās aizsardzības līdzekļiem, piemēram, iespēju iesniegt sūdzību datu aizsardzības komisāram.

Klienta informēšana par personas datu apstrādi

Eiropas Savienības Vispārīgā datu aizsardzības regula uzliek pienākumu datu pārzinim (pilsētai) informēt datu subjektu (klientu) par viņa personas datu apstrādi. Reģistrētāja informēšana Keravas pilsētā tiek veikta, izmantojot gan reģistram specifiskus datu aizsardzības paziņojumus, gan tīmekļa vietnē apkopoto informāciju. Ar reģistru saistītos privātuma paziņojumus varat atrast lapas apakšā.

Personas datu apstrādes mērķis

Pilsētas uzdevumu pārvaldība balstās uz likumu, un likumā noteikto uzdevumu veikšanai parasti ir nepieciešama personas datu apstrāde. Tāpēc personas datu apstrādes pamats Keravas pilsētā parasti ir likumā noteikto pienākumu izpilde.

Personas datu glabāšanas termiņi

Pašvaldību dokumentu glabāšanas termiņu nosaka vai nu tiesību akti, Nacionālā arhīva noteikumi, vai Nacionālās pašvaldību apvienības glabāšanas termiņa ieteikumi. Pirmie divi kritēriji ir obligāti, un, piemēram, vertikāli glabājamos dokumentus nosaka Nacionālais arhīvs. Keravas pilsētas dokumentu glabāšanas termiņi, arhivēšana, iznīcināšana, konfidenciālā informācija sīkāk noteikti arhīvu dienestu darbības noteikumos un dokumentu pārvaldības plānā. Dokumenti tiek iznīcināti pēc dokumentu pārvaldības plānā noteiktā glabāšanas termiņa beigām, nodrošinot datu aizsardzību.

Reģistrēto grupu un apstrādājamo personas datu grupu apraksts

Reģistrēta persona ir persona, uz kuru attiecas personas datu apstrāde. Pilsētas reģistrētāji ir pilsētas darbinieki, pilnvarotie un klienti, piemēram, pašvaldības iedzīvotāji, uz kuriem attiecas izglītības un atpūtas pakalpojumi un tehniskie pakalpojumi.

Lai izpildītu likumā noteiktās saistības, pilsēta apstrādā dažādus personas datus. Personas dati attiecas uz visu informāciju, kas saistīta ar identificētu vai identificējamu fizisku personu, piemēram, vārds, sociālās apdrošināšanas numurs, adrese, tālruņa numurs un e-pasta adrese. Turklāt pilsēta apstrādā tā sauktos īpašos (sensitīvos) personas datus, kas nozīmē, piemēram, informāciju, kas saistīta ar veselību, ekonomisko stāvokli, politisko pārliecību vai etnisko izcelsmi. Īpašā informācija ir jātur noslēpumā, un to drīkst apstrādāt tikai datu aizsardzības regulā īpaši definētās situācijās, kas ir piem. datu subjekta piekrišana un pārziņa likumā noteikto pienākumu izpilde.

Personas datu izpaušana

Personas datu pārsūtīšana ir detalizēti izskaidrota reģistra privātuma paziņojumos, kas atrodami lapas apakšā. Parasti var teikt, ka informācija ārpus pilsētas tiek izplatīta tikai ar datu subjekta piekrišanu vai savstarpēju iestāžu sadarbību, pamatojoties uz likumā noteikto pamatojumu.

Tehniskie un organizatoriski drošības pasākumi

Informācijas tehnoloģiju iekārtas atrodas aizsargājamās un pārraudzītās telpās. Piekļuves tiesības informācijas sistēmām un failiem ir balstītas uz personas piekļuves tiesībām, un to izmantošana tiek uzraudzīta. Piekļuves tiesības tiek piešķirtas katram uzdevumam atsevišķi. Katrs lietotājs uzņemas pienākumu izmantot un uzturēt datu un informācijas sistēmu konfidencialitāti. Turklāt arhīvos un darba daļās ir piekļuves kontrole un durvju slēdzenes. Dokumenti tiek glabāti kontrolējamās telpās un aizslēgtos skapjos.

Paziņojumi par konfidencialitāti

Apraksti ir pdf faili, kas tiek atvērti tajā pašā cilnē.

• Resident Choices paziņojums par konfidencialitāti (pdf)
• Personāla reģistrs (pdf)
• Biznesa pakalpojumu klientu vadības reģistrs (pdf)
• Keravas Universitāte (pdf)
• Pirmsskolas izglītība un pirmsskolas izglītība (pdf)
• Pamatizglītība (pdf)
• Vidusskola (pdf)
• Atbalsts izaugsmei un mācībām (pdf)
• Infrastruktūras pakalpojumi (pdf)
• Lietu un dokumentu pārvaldības reģistrs (pdf)
• Nodarbinātības pakalpojumi (pdf)
• Keravas ūdensapgāde (pdf)
• Keravas pilsētas bibliotēkas un Ķirkes bibliotēku bibliotēku sistēmas klientu reģistrs (pdf)
• Bibliotēkas pakalpojumu videonovērošana (pdf)
• Pilnvaroto reģistrs (pdf)
• Muzeju pakalpojumi (pdf)
• Informācijas dokumentu telpu rezervēšanas reģistrs Timmi (pdf)
• Grantu pieteikumi (pdf)
• Maptionaire aptaujas atbilžu materiālu reģistrs (pdf)
• e-stāvvieta (pdf)
• Navisec Flex datu aizsardzības tiešsaistes apmācību vides lietotāju reģistrs (pdf)
• Klientu reģistrs būvkontroles dienesta pienākumu veikšanai (pdf)
• Granīta darba drošības, risku un informācijas drošības noviržu vadības un paziņošanas personu reģistrs (pdf)
• Keravas pilsētas Webropole aptauja (pdf)
• Smilee tērzēšanas pakalpojuma saziņas veidlapa klientu reģistrs (pdf)
• Elektroniskā autoparka pārvaldības sistēma ar Spot (pdf)
• Keravas pilsētas finanšu pārvaldes personu reģistrs (pdf)
• Pilsētas centra publisko vietu kameru novērošanas sistēmas personu reģistrs (pdf)
• Keravas pilsētas nekustamo īpašumu ierakstīšanas kameru novērošanas sistēma (pdf)
• Parka dieva aktivitāte (pdf)
• Izbraukumu un pārtikas palīdzības organizēšana ģimenēm (pdf)
• Grantu pieteikumu personu reģistrs atpūtas un labklājības nozarē (pdf)
• Domes sēdes straumēšana (pdf)
• Personāla autostāvvietas atļaujas sporta parka Kaleva autostāvvietai (pdf)
• Pašvaldības inženiertehniskajos būvprojektos strādājošo personu saraksts (pdf)
• Keravas pilsētas stāvvietu kontroles klientu reģistrs (pdf)
• Keravas pilsētas jaunatnes pakalpojumu klientu reģistrs (pdf)
• Cloudia līgumu pārvaldība (pdf)
• Atpūtas un labklājības nozares pasākumu mārketinga darbinieku reģistrs (pdf)
• Piiloduuni.fi (pdf)
• Keravas kultūras pakalpojumu pasākumu organizēšanas un mārketinga reģistrs (pdf)
• Keravas jauniešu domes organizāciju un jauniešu vēlēšanu reģistrs (pdf)
• Pilsētas inženiertehnisko transportlīdzekļu, tehnikas un strādnieku atrašanās vietu reģistrs (pdf)
• Keravas pilsētas iekšējās ziņošanas kanāla reģistrs (pdf)
• Maltītepakalpojumu reģistrs (pdf)
• Vārdu koku apsekojumu reģistrs (pdf)
• Jaunās būvniecības svētku reģistrs (pdf)
• Atpūtas un labklājības nozares ieinteresēto personu reģistrs (pdf)
• Informācijas dokuments, lietotāju pārvaldības reģistrs (pdf)
• Informācijas dokuments, M365 mākoņpakalpojums un Intune mobilo ierīču pārvaldības reģistrs (pdf)
• Informointiasiakirja, kiinteistörekisteri (pdf)