Pasākuma organizatoram

Pasākuma ideja un mērķa grupa

Kad sākat plānot pasākumu, vispirms padomājiet par:

• Kam pasākums paredzēts?
• Kuram tas varētu interesēt?
• Kāds saturs būtu labs pasākumā?
• Kāda komanda ir nepieciešama, lai pasākums notiktu?

Ekonomisks

Budžets ir svarīga pasākuma plānošanas sastāvdaļa, taču atkarībā no pasākuma rakstura to iespējams noorganizēt pat ar nelielu ieguldījumu.

Budžetā ir labi ņemt vērā izdevumus, piemēram

• izmaksas, kas rodas no pasākuma norises vietas
• darbinieku izdevumi
• būves, piemēram, skatuve, teltis, skaņas sistēma, apgaismojums, īrētas tualetes un atkritumu konteineri
• licences maksas
• izpildītāju honorāri.

Padomājiet par to, kā jūs varat finansēt pasākumu. Piemēram, jūs varat iegūt ienākumus

• ar ieejas biļetēm
• ar sponsorēšanas līgumiem
• ar dotācijām
• ar pārdošanas aktivitātēm pasākumā, piemēram, kafejnīcā vai produktu pārdošanu
• iznomājot prezentācijas vai tirdzniecības vietas teritorijā pārdevējiem.

Lai iegūtu papildinformāciju par pilsētas dotācijām, apmeklējiet pilsētas vietni.

Var pretendēt arī uz valsts vai fondu dotācijām.

Norises vieta

Keravā ir daudz teritoriju un vietu, kas piemērotas dažāda lieluma pasākumiem. Norises vietas izvēli ietekmē:

• notikuma raksturs
• pasākuma laiks
• pasākuma mērķa grupa
• atrašanās vieta
• brīvība
• nomas izmaksas.

Keravas pilsētas pārziņā ir vairāki objekti. Pilsētai piederošās iekštelpas tiek rezervētas, izmantojot Timmi sistēmu. Plašāku informāciju par iekārtām varat atrast pilsētas tīmekļa vietnē.

Pilsētai piederošās āra telpas pārvalda Keravas infrastruktūras dienesti: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Ir iespēja organizēt sadarbības pasākumus ar Keravas pilsētas bibliotēku. Vairāk informācijas var atrast bibliotēkas mājaslapā.

Zemāk atradīsiet informāciju par izplatītākajām pasākumu atļaujām un procedūrām. Atkarībā no pasākuma satura un rakstura jums var būt nepieciešamas arī cita veida atļaujas un vienošanās.

Zemes lietošanas atļauja

Brīvdabas pasākumiem vienmēr ir nepieciešama zemes īpašnieka atļauja. Atļaujas pilsētas īpašumā esošajām publiskajām teritorijām, piemēram, ielām un parku teritorijām, izsniedz Keravas infrastruktūras dienesti. Atļauja tiek pieprasīta vietnē Lupapiste.fi. Par privāto teritoriju izmantošanas atļauju lemj teritorijas īpašnieks. Pilsētas interjeru var atrast Timmi sistēmā.

Ja ielas ir slēgtas un pa slēdzamo ielu kursē autobusu maršruts vai pasākumu organizēšana citādi ietekmē autobusu satiksmi, par maršruta izmaiņām jāvēršas HSL.

Paziņojums policijai un glābšanas dienestiem

Paziņojums par publisko pasākumu jāveic rakstveidā ar nepieciešamajiem pielikumiem policijai ne vēlāk kā piecas dienas pirms notikuma un glābšanas dienestam ne vēlāk kā 14 dienas pirms notikuma. Jo lielāks pasākums, jo agrāk jums vajadzētu būt kustībā.

Paziņojums nav jāveic nelielos publiskos pasākumos, kuros ir maz dalībnieku un kuros pasākuma vai norises vietas rakstura dēļ nav nepieciešami pasākumi kārtības un drošības uzturēšanai. Ja neesat pārliecināts, vai ir jāziņo, sazinieties ar policiju vai neatliekamās palīdzības dienestu konsultatīvo dienestu:

• Itālijas-Jaunzemes policija: 0295 430 291 (sadales panelis) vai vispārīgie pakalpojumi.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Centrālās Ūsimā glābšanas dienests, 09 4191 4475 vai paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Plašāku informāciju par publiskiem pasākumiem un ziņošanu par tiem varat atrast policijas mājaslapā.

Plašāku informāciju par notikumu drošību varat atrast glābšanas operācijas mājaslapā.

Paziņojums par troksni

Par publisku pasākumu rakstiski jāziņo pašvaldības vides aizsardzības iestādei, ja tas rada īslaicīgu īpaši traucējošu troksni vai vibrāciju, piemēram, āra koncertā. Paziņojums tiek veikts labu laiku pirms pasākuma veikšanas vai aktivitātes uzsākšanas, bet ne vēlāk kā 30 dienas pirms šī laika.

Ja ir pamats uzskatīt, ka notikuma radītais troksnis ir traucēklis, ir jāsastāda trokšņa ziņojums. Skaņas reproducēšanu var izmantot pasākumos, kas tiek organizēti laikā no 7:22 līdz XNUMX:XNUMX bez trokšņa ziņojuma iesniegšanas, ja skaļums tiek uzturēts saprātīgā līmenī. Mūzika nedrīkst tikt atskaņota tik skaļi, lai to varētu dzirdēt dzīvokļos, jutīgās zonās vai plaši ārpus pasākuma zonas.

Par notikumu iepriekš jāinformē apkārtne tuvākajā apkārtnē vai nu uz namu biedrības ziņojumu dēļa, vai ar pastkastes ziņām. Jāņem vērā arī teritorijas, kas ir jutīgas pret pasākuma vides troksni, piemēram, pansionāti, skolas un baznīcas.

Centrālais Ūsimā vides centrs ir atbildīgs par ziņojumiem par troksni šajā apgabalā.

Plašāku informāciju par trokšņa ziņojumu varat atrast Centrālās Ūsimā vides centra tīmekļa vietnē.

Autortiesības

Lai izpildītu mūziku pasākumos un pasākumos, ir jāmaksā Teosto autortiesību kompensācijas maksa.

Plašāku informāciju par mūzikas atskaņošanu un lietošanas licencēm varat atrast Teosto vietnē.

Pārtikas produkti

Mazākiem operatoriem, piemēram, privātpersonām vai hobiju klubiem, nav jāsniedz atskaite par nelielo pārtikas izpārdošanu vai pasniegšanu. Ja uz pasākumu ierodas profesionāli pārdevēji, viņiem ir jāziņo par savu darbību Centrālās Ūsimā vides centram. Pagaidu dienesta licences izsniedz reģionālā administratīvā iestāde.

Plašāku informāciju par atļaujām profesionālai pārtikas tirdzniecībai varat atrast Centrālās Ūsimā vides centra tīmekļa vietnē.

Glābšanas plāns

Organizatoram jāsagatavo pasākuma glābšanas plāns

• kur tiek lēsts, ka tajā pašā laikā būs vismaz 200 cilvēku
• tiek izmantotas atklātas liesmas, uguņošanas ierīces vai citi pirotehniskie izstrādājumi, kā arī uguns un sprādzienbīstamas ķīmiskas vielas kā specefekti
• iziešanas kārtība no norises vietas atšķiras no ierastā vai pasākuma raksturs rada īpašu bīstamību cilvēkiem.

Būvējot pasākumu, jānodrošina, lai tajā būtu pietiekami daudz vietas glābējiem un izkļūtājiem, eja vismaz četru metru garumā. Pasākuma organizatoram ir jāizveido pēc iespējas precīzāka teritorijas karte, kas tiks izplatīta visām pasākuma būvniecībā iesaistītajām pusēm.

Glābšanas plāns tiek nosūtīts policijai, glābšanas dienestam un pasākuma darbiniekiem.

Plašāku informāciju par pasākumu drošību varat atrast Centrālās Ūsimā glābšanas dienesta tīmekļa vietnē.

Pasūtījumu kontrole

Nepieciešamības gadījumā drošību pasākuma laikā uzraudzīs pasākuma organizatora nozīmēti kārtībnieki. Policija nosaka minimālo kārtībnieku skaita limitu vienā pasākumā.

Pirmā palīdzība

Pasākuma organizatoram ir pienākums rezervēt pietiekamu pirmās palīdzības gatavību pasākumam. Pasākumam nav viennozīmīga pirmās palīdzības darbinieku skaita, tāpēc tam jābūt saistītam ar cilvēku skaitu, riskiem un teritorijas lielumu. Pasākumos, kuros piedalās 200–2 cilvēku, jābūt izraudzītam pirmās palīdzības dienesta darbiniekam, kurš ir pabeidzis vismaz EA 000 kursu vai līdzvērtīgu kursu. Pārējiem pirmās palīdzības darbiniekiem jābūt pietiekamām pirmās palīdzības sniegšanas prasmēm.

Apdrošināšanas

Pasākuma organizators ir atbildīgs par negadījumiem. Lūdzam jau plānošanas posmā noskaidrot, vai pasākumam ir nepieciešama apdrošināšana un, ja jā, tad kāda. Par to var interesēties apdrošināšanas sabiedrībā un policijā.

Elektrība un ūdens

Rezervējot norises vietu, uzzini par elektrības pieejamību. Lūdzu, ņemiet vērā, ka parasti ar standarta kontaktligzdu nepietiek, bet lielākām ierīcēm nepieciešama trīsfāzu strāva (16A). Ja pasākumā tiek pārdots vai pasniegts ēdiens, pasākuma vietā jābūt pieejamam arī ūdenim. Par elektrības un ūdens pieejamību jājautā norises vietas nomniekam.

Par elektrības un ūdens pieejamību Keravas ārtelpās, kā arī elektrības skapju un ūdens ņemšanas punktu atslēgas jautājiet Keravas infrastruktūras dienestos: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Ietvars

Pasākumam bieži nepieciešamas dažādas konstrukcijas, piemēram, skatuve, teltis, nojumes un tualetes. Pasākuma organizatora pienākums ir nodrošināt, lai konstrukcijas izturētu pat negaidītas laikapstākļu parādības un citas tām uzliktas slodzes. Lūdzu, pārliecinieties, ka, piemēram, teltīm un nojumēm ir atbilstošs svars.

Atkritumu apsaimniekošana, tīrīšana un pārstrāde

Padomājiet par to, kādi atkritumi rodas pasākumā un kā jūs parūpējaties par to pārstrādi. Pasākuma organizators ir atbildīgs par pasākuma atkritumu apsaimniekošanu un tai sekojošo piegružoto vietu sakopšanu.

Lūdzam pārliecināties, vai pasākuma teritorijā ir tualetes un par to izmantošanu esat vienojušies ar telpas administratoru. Ja teritorijā nav pastāvīgas tualetes, tās ir jāīrē.

Plašāku informāciju par atkritumu apsaimniekošanas prasībām varat iegūt pasākumos Keravas infrastruktūras dienestos: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Zīmes

Pasākumā jābūt norādes uz tualetēm (t.sk. invalīdu tualetēm un bērnu pieskatīšanas vietām) un pirmās palīdzības punktu. Teritorijā atsevišķi jāatzīmē arī smēķēšanas un nesmēķētāju zonas. Lielākajos pasākumos jāņem vērā stāvvietu marķēšana un norādes uz tām.

Atrastas preces

Pasākuma organizatoram jāparūpējas par atrastajām precēm un jāplāno to saņemšana un nosūtīšana.

Brīvība

Pieejamība nodrošina vienlīdzīgu cilvēku līdzdalību pasākumā. To var ņemt vērā, piemēram, uz cilvēkiem ar kustību traucējumiem paredzētiem tribīnēm vai citādi viņiem atvēlētās vietās. Ir arī ieteicams notikumu lapām pievienot pieejamības informāciju. Ja pasākums nav bez šķēršļiem, lūdzam par to informēt iepriekš.

Norādījumus par pieejama pasākuma organizēšanu varat atrast Invalidiliito tīmekļa vietnē.

Pasākumu mārketings jāveic, izmantojot vairākus kanālus. Padomājiet par to, kas pieder pasākuma mērķa grupai un kā jūs tos vislabāk varat sasniegt.

Mārketinga kanāli

Keravas pasākumu kalendārs

Pasākumu izziņo jau laicīgi Keravas pasākumu kalendārā. Pasākumu kalendārs ir bezmaksas kanāls, ko var izmantot visas puses, kas organizē pasākumus Keravā. Kalendāra lietošanai ir jāreģistrējas kā pakalpojuma lietotājam vai nu kā uzņēmums, kopiena vai struktūrvienība. Kad esat reģistrējies, varat publicēt pasākumus kalendārā.

Saite uz pasākumu kalendāra sākumlapu.

Īss mācību video par reģistrāciju (events.kerava.fi).

Īss mācību video par pasākuma izveidi (YouTube)

Paši kanāli un tīkli

• tīmekļa vietne
• sociālie mēdiji
• e-pasta saraksti
• biļeteni
• pašu ieinteresēto personu un partneru kanāli
• plakāti un skrejlapas

Plakātu izdalīšana

Plakāti ir jāizplata plaši. Varat tos kopīgot, piemēram, šādās vietās:

• norises vieta un tās apkārtnes
• Keravas bibliotēka
• Sampolas tirdzniecības vieta
• Kauppakaares gājēju ielas un Keravas stacijas ziņojumu dēļi.

Kauppakaari gājēju ielas un Keravas stacijas ziņojumu dēļu atslēgas var aizņemties ar čeku pilsētas bibliotēkas klientu servisā. Atslēga ir jāatdod nekavējoties pēc lietošanas. A4 vai A3 izmēra plakātus var eksportēt uz ziņojumu dēļiem. Plakāti ir piestiprināti zem plastmasas atloka, kas automātiski aizveras. Jums nav nepieciešama lente vai citas fiksācijas ierīces! Lūdzu, pēc pasākuma noņemiet savus plakātus no dēļiem.

Citus āra ziņojumu dēļus var atrast, piemēram, Kannisto un pie Kalevas sporta parka un blakus Ahjo K-veikalam.

Mediju sadarbība

Par pasākumu ir vērts komunicēt vietējiem medijiem un, atkarībā no pasākuma mērķa grupas, arī nacionālajiem medijiem. Nosūtiet mediju relīzi vai piedāvājiet gatavu stāstu, kad tiek publicēta pasākuma programma vai kad tas tuvojas.

Par pasākumu varētu interesēties vietējie mediji, piemēram, Keski-Uusimaa un Keski-Uusimaa Viikko. Jāpievēršas nacionālajiem medijiem, piemēram, laikrakstiem un periodiskajiem izdevumiem, radio un televīzijas kanāliem un tiešsaistes medijiem. Tāpat vērts padomāt par sadarbību ar sociālo mediju influenceriem un pasākumam piemērota satura veidotājiem.

Komunikācijas sadarbība ar pilsētu

Keravas pilsēta savos kanālos periodiski pārraida vietējos notikumus. Pasākums jāpievieno kopējam pasākumu kalendāram, no kura pilsēta, ja iespējams, dalīsies ar pasākumu savos kanālos.

Par iespējamo komunikācijas sadarbību varat sazināties ar pilsētas komunikācijas vienību: viestinta@kerava.fi.

Projekta vadītāja vai pasākuma producenta norīkojums

• Dalieties pienākumos
• Izveidojiet pasākuma plānu

Finanses un budžets

• Maksas vai bezmaksas pasākums?
• Biļešu tirdzniecība
• Dotācijas un stipendijas
• Partneri un sponsori
• Citas līdzekļu vākšanas metodes

Pasākumu atļaujas un līgumi

• Atļaujas un paziņojumi (zemes izmantošana, policija, ugunsdzēsības iestāde, trokšņa atļauja un tā tālāk): visu pušu informēšana
• Līgumi (īre, skatuve, skaņa, izpildītāji un tā tālāk)

Pasākumu grafiki

• Būvniecības grafiks
• Programmas grafiks
• Demontāžas grafiks

Pasākuma saturs

• Programma
• Dalībnieki
• Izpildītāji
• Prezentētājs
• Uzaicinātie viesi
• Plašsaziņas līdzekļi
• Porcijas

Drošība un riska pārvaldība

• Riska novērtēšana
• Glābšanas un drošības plāns
• Pasūtījumu kontrole
• Pirmā palīdzība
• Sargs
• Apdrošināšanas

Norises vieta

• Ietvars
• Piederumi
• Skaņas reproducēšana
• Informācija
• Zīmes
• Satiksmes kontrole
• Karte

Komunikācija

• Komunikācijas plāns
• Tīmekļa vietne
• Sociālie mēdiji
• Plakāti un skrejlapas
• Plašsaziņas līdzekļu izlaidumi
• Apmaksāta reklāma
• Klienta informācija, piemēram, ierašanās un stāvēšanas norādījumi
• Sadarbības partneru un ieinteresēto pušu kanāli

Pasākuma tīrība un vide

• Tualetes
• Atkritumu konteineri
• Clearout

Strādnieki un strādnieki no Talkoo

• Indukcija
• Darba pienākumi
• Darba maiņas
• Maltītes

Galīgais novērtējums

• Atsauksmju vākšana
• Atsauksmes sniegšana tiem, kas piedalījās pasākuma īstenošanā
• Mediju monitorings