За организаторот на настанот

Идејата и целната група на настанот

Кога ќе почнете да планирате настан, прво размислете за:

• За кого е наменет настанот?
• Кој би можел да се грижи?
• Каква содржина би било добро да се има на настанот?
• Каков тим ви е потребен за да се случи настанот?

Економски

Буџетот е важен дел од планирањето на настаните, но во зависност од природата на настанот, можно е да се организира дури и со мала инвестиција.

Во буџетот добро е да се земат предвид трошоците, како на пр

• трошоци кои произлегуваат од местото на одржување
• трошоци на вработените
• структури, на пример сцена, шатори, озвучување, осветлување, изнајмени тоалети и контејнери за ѓубре
• такси за лиценца
• хонорари за изведувачи.

Размислете како можете да го финансирате настанот. Можете да стекнете приход, на пример

• со влезни билети
• со спонзорски договори
• со грантови
• со продажни активности на настанот, на пример кафуле или продажба на производи
• со изнајмување на презентации или продажни места во областа на продавачи.

За повеќе информации за грантовите на градот, посетете ја веб-страницата на градот.

Можете исто така да аплицирате за грантови од државата или фондациите.

Место на одржување

Керава има многу области и места погодни за настани од различни големини. Изборот на место е под влијание на:

• природата на настанот
• време на настанот
• целна група на настанот
• локација
• слободата
• трошоци за изнајмување.

Градот Керава управува со неколку објекти. Внатрешните простори во сопственост на градот се резервирани преку системот Timmi. Повеќе информации за објектите можете да најдете на веб-страницата на градот.

Надворешните простори во сопственост на градот се управувани од инфраструктурните служби на Керава: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Можно е да се организираат настани за соработка со градската библиотека Керава. Повеќе информации можете да најдете на веб-страницата на библиотеката.

Подолу ќе најдете информации за најчестите дозволи и процедури за настани. Во зависност од содржината и природата на настанот, можеби ќе ви требаат и други видови дозволи и аранжмани.

Дозвола за користење на земјиштето

За настани на отворено секогаш е потребна дозвола од сопственикот на земјиштето. Дозволите за јавни површини во сопственост на градот, како што се улици и паркови, ги издаваат инфраструктурните служби на Керава. Дозволата се бара од сервисот Lupapiste.fi. Сопственикот на просторот одлучува за дозволата за користење на приватни површини. Внатрешноста на градот можете да ја најдете во системот Timmi.

Ако улиците се затворени и автобуската рута сообраќа на улицата што треба да се затвори, или ако договорите за настани на друг начин влијаат на автобускиот сообраќај, мора да се контактира HSL за промените на рутата.

Известување до полицијата и спасувачките служби

Известувањето за јавниот настан мора да биде писмено со потребните прилози до полицијата најдоцна пет дена пред настанот и до службата за спасување најдоцна 14 дена пред настанот. Колку е поголем настанот, толку порано треба да бидете во движење.

Огласот не треба да се објавува на мали јавни настани со малку учесници и кои, поради природата на настанот или местото на одржување, не бараат мерки за одржување на редот и безбедноста. Ако не сте сигурни дали треба да се пријави, контактирајте ја полицијата или советодавната служба за итни случаи:

• ITA-Uusimaa полиција: 0295 430 291 (разводна табла) или општи услуги.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Централна служба за спасување Уусимаа, 09 4191 4475 или paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Повеќе информации за јавни настани и како да ги пријавите можете да најдете на веб-страницата на полицијата.

Можете да најдете повеќе информации за безбедноста на настаните на веб-страницата на операцијата за спасување.

Известување за бучава

Јавен настан мора писмено да се пријави до органот за заштита на животната средина на општината доколку предизвикува привремена особено вознемирувачка бучава или вибрации, на пример при концерт на отворено. Известувањето се врши многу пред преземањето на мерката или започнувањето на активноста, но најдоцна 30 дена пред тоа време.

Ако има причина да се претпостави дека бучавата од настанот е нарушување, мора да се направи извештај за бучава. Репродукцијата на звукот може да се користи на настани организирани помеѓу 7 часот наутро и 22 часот навечер без да се прави извештај за бучава, под услов јачината на звукот да се одржува на разумно ниво. Музиката може да не се репродуцира толку гласно што може да се слушне во станови, во чувствителни области или нашироко надвор од областа на настанот.

Населбата во околината мора однапред да биде информирана за настанот, или на огласната табла на здружението за домување или преку пораки во поштенското сандаче. Мора да се земат предвид и областите чувствителни на бучавата од околината на настанот, како што се домовите за стари лица, училиштата и црквите.

Централниот центар за животна средина Уусима е одговорен за извештаите за бучавата во областа.

Можете да најдете повеќе информации за извештајот за бучавата на веб-страницата на Централниот центар за животна средина во Уусимаа.

Авторски права

Изведувањето музика на настани и настани бара плаќање на надоместокот за компензација на авторските права на Teosto.

Можете да најдете повеќе информации за музичките перформанси и лиценците за користење на веб-страницата на Teosto.

Храна

Помалите оператори, како што се поединци или хоби клубови, не треба да прават извештај за малата продажба или сервирање храна. Ако професионални продавачи доаѓаат на настанот, тие мора да ги пријават своите активности во Централниот центар за животна средина во Уусимаа. Дозволите за привремено служење ги издава регионалниот административен орган.

Можете да најдете повеќе информации за дозволите за професионална продажба на храна на веб-страницата на Централниот центар за животна средина во Уусимаа.

План за спасување

Организаторот мора да подготви план за спасување на настанот

• каде што се проценува дека истовремено ќе бидат присутни најмалку 200 луѓе
• се користат отворен пламен, огномет или други пиротехнички производи или се користат оган и експлозивни хемикалии како специјални ефекти
• аранжманите за излез од местото се разликуваат од вообичаените или природата на настанот претставува посебна опасност за луѓето.

При изградбата на настанот, мора да се осигура дека има доволно простор за спасувачите и излезите, премин од најмалку четири метри. Организаторот на настанот мора да направи мапа на областа што е можно попрецизна, која ќе биде дистрибуирана до сите страни вклучени во изградбата на настанот.

Планот за спасување се испраќа до полицијата, спасувачката служба и персоналот на настанот.

Можете да најдете повеќе информации за безбедноста на настаните на веб-страницата на спасувачката служба на Централна Уусимаа.

Контрола на нарачката

Доколку е потребно, безбедноста за време на настанот ќе биде надгледувана од наредбодавци назначени од организаторот на настанот. Полицијата поставува минимална граница за бројот на нарачатели по настан.

Енсијапу

Организаторот на настанот има обврска да резервира доволно подготвеност за прва помош за настанот. Не постои недвосмислен број на персонал за прва помош за некој настан, така што тој треба да биде поврзан со бројот на луѓе, ризиците и големината на областа. Настаните со 200–2 луѓе мора да имаат назначен службеник за прва помош кој има завршено најмалку EA 000 курс или еквивалент. Другиот персонал за прва помош мора да има доволно вештини за прва помош.

Осигурувања

Организаторот на настанот е одговорен за сите несреќи. Ве молиме, веќе во фазата на планирање дознајте дали е потребно осигурување за настанот и, доколку е така, каков вид. Можете да се распрашате за тоа од осигурителната компанија и полицијата.

Струја и вода

Кога ќе го резервирате местото, дознајте за достапноста на електрична енергија. Ве молиме имајте предвид дека обично стандардниот штекер не е доволен, но на поголемите уреди им е потребна трифазна струја (16А). Ако храната се продава или служи на настанот, водата мора да има и на местото на одржување. Мора да се распрашате за достапноста на струја и вода од изнајмувачот на местото.

Распрашајте се за достапноста на електрична енергија и вода во надворешните простори на Керава, како и клучевите од електричните кабинети и точките за вода од инфраструктурните услуги на Керава: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Рамка

За настанот често се потребни различни структури, како што се сцена, шатори, настрешници и тоалети. Одговорност на организаторот на настанот е да се погрижи конструкциите да можат да издржат дури и неочекувани временски феномени и други оптоварувања што се ставаат врз нив. Погрижете се, на пример, шаторите и настрешниците да имаат соодветни тежини.

Управување со отпад, чистење и рециклирање

Размислете каков вид на ѓубре се создава на настанот и како се грижите за негово рециклирање. Организаторот на настанот е одговорен за управувањето со отпадот на настанот и последователно чистење на ѓубрето.

Ве молиме проверете дали има тоалети во областа на настанот и дека сте се договориле за нивното користење со администраторот на просторот. Ако во околината нема постојани тоалети, мора да ги изнајмите.

Можете да добиете повеќе информации за барањата за управување со отпад на настани од инфраструктурните услуги на Керава: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Знаци

Настанот мора да има знаци за тоалетите (вклучувајќи ги тоалетите за инвалиди и згрижување деца) и станицата за прва помош. Местата за пушење и местата за непушачи исто така мора да бидат посебно означени во областа. Обележувањето на паркинг местата и насоките за нив мора да се земат предвид на најголемите настани.

Пронајдена стока

Организаторот на настанот мора да се погрижи за пронајдената стока и да го планира нивниот прием и проследување.

Слобода

Пристапноста овозможува еднакво учество на луѓето во настанот. Може да се земе предвид, на пример, на подиуми резервирани за лица со намалена подвижност или на места резервирани за нив на други начини. Исто така, добра идеја е да додадете информации за пристапност на страниците за настани. Ако настанот не е без бариери, не заборавајте да не известите однапред.

Можете да најдете упатства за организирање пристапен настан на веб-страницата на Invalidiliito.

Маркетинг на настани треба да се направи со користење на повеќе канали. Размислете кој припаѓа на целната група на настанот и како најдобро да ги достигнете.

Маркетинг канали

Календар на настани на Керава

Објавете го настанот навремено во календарот на настани на Керава. Календарот на настани е бесплатен канал што можат да го користат сите страни кои организираат настани во Керава. Користењето на календарот бара регистрација како корисник на услугата било како компанија, заедница или единица. Откако ќе се регистрирате, можете да објавувате настани во календарот.

Линк до насловната страница на календарот на настани.

Кратко наставно видео за регистрација (events.kerava.fi).

Кратко инструктивно видео за создавање настан (YouTube)

Сопствени канали и мрежи

• веб-страница
• социјални медиуми
• списоци со е-пошта
• билтени
• канали на сопствени засегнати страни и партнери
• постери и летоци

Делење постери

Постерите треба да бидат широко дистрибуирани. Можете да ги споделите на следните места, на пример:

• местото и неговите околни области
• Библиотека Керава
• Продажното место на Сампола
• Огласните табли на пешачката улица Каупакааре и станицата Керава.

Можете да ги позајмите клучевите од огласните табли на пешачката улица Каупакаари и станицата Керава со потврда од службата за корисници на градската библиотека. Клучот мора да се врати веднаш по употребата. Постерите во големина А4 или А3 може да се извезат на огласни табли. Постерите се прикачени под пластична клапа, која автоматски се затвора. Не ви треба лента или други уреди за фиксирање! Ве молиме извадете ги вашите постери од таблите по вашиот настан.

Други огласни табли на отворено може да се најдат, на пример, во Канисто и во близина на спортскиот парк Калева и до продавницата К-продавница на Ахјо.

Соработка со медиумите

Вреди да се комуницира за настанот со локалните медиуми и, во зависност од целната група на настанот, со националните медиуми. Испратете медиумско соопштение или понудете готова приказна кога ќе се објави програмата на настанот или кога се наближува.

Локалните медиуми може да бидат заинтересирани за настанот, на пример Кески-Уусимаа и Кески-Уусимаа Виико. Треба да им се пристапи на националните медиуми, на пример, весници и периодични изданија, радио и телевизиски канали и онлајн медиуми. Исто така, вреди да се размислува за соработка со влијателите на социјалните медиуми и производителите на содржини погодни за настанот.

Комуникациска соработка со градот

Градот Керава периодично емитува локални настани на сопствените канали. Настанот треба да се додаде во календарот на заеднички настани, од кој градот, доколку е можно, ќе го сподели настанот на своите канали.

За можна комуникациска соработка можете да ја контактирате единицата за комуникации на градот: viestinta@kerava.fi.

Назначување на проект менаџер или продуцент на настан

• Споделете ги одговорностите
• Направете план за настан

Финансии и буџет

• Платен или бесплатен настан?
• Продажба на билети
• Грантови и стипендии
• Партнери и спонзори
• Други методи за собирање средства

Дозволи и договори за настан

• Дозволи и известувања (користење на земјиштето, полиција, противпожарна служба, дозвола за бучава и така натаму): информирање на сите страни
• Договори (кирија, сцена, звук, изведувачи и така натаму)

Распоред на настани

• Распоред на изградба
• Распоред на програмата
• Распоред на демонтирање

Содржина на настанот

• Програма
• Учесници
• Изведувачи
• Презентер
• Поканети гости
• Медиуми
• порции

Безбедност и управување со ризик

• Проценка на ризик
• План за спасување и безбедност
• Контрола на нарачката
• Енсијапу
• Чувар
• Осигурувања

Место на одржување

• Рамка
• Додатоци
• Репродукција на звук
• Информации
• Знаци
• Контрола на сообраќајот
• Карта

Комуникација

• План за комуникација
• Веркосивусто
• Социјални медиуми
• Постери и флаери
• Соопштенија за медиумите
• Платено рекламирање
• Информации за клиентите, на пример упатства за пристигнување и паркирање
• Канали на партнери и засегнати страни за соработка

Чистота и околината на настанот

• Тоалети
• Контејнери за ѓубре
• Разјаснува

Работници и работници од Talkoo

• Индукција
• Работни обврски
• Работни смени
• Оброци

Конечна евалуација

• Собирање повратни информации
• Обезбедување повратни информации за оние кои учествуваа во спроведувањето на настанот
• Мониторинг на медиумите