Untuk penganjur majlis

Idea acara dan kumpulan sasaran

Apabila anda mula merancang acara, fikirkan dahulu tentang:

• Untuk siapa acara itu dimaksudkan?
• Siapa mungkin peduli?
• Apakah jenis kandungan yang bagus untuk ada dalam acara itu?
• Apakah jenis pasukan yang anda perlukan untuk menjayakan acara tersebut?

ekonomi

Belanjawan adalah bahagian penting dalam perancangan acara, tetapi bergantung pada jenis acara, adalah mungkin untuk menganjurkannya walaupun dengan pelaburan yang kecil.

Dalam belanjawan, adalah baik untuk mengambil kira perbelanjaan, seperti

• kos yang timbul daripada tempat tersebut
• perbelanjaan pekerja
• struktur, contohnya pentas, khemah, sistem bunyi, lampu, tandas yang disewa dan bekas sampah
• bayaran lesen
• yuran penghibur.

Fikirkan bagaimana anda boleh membiayai acara tersebut. Anda boleh memperoleh pendapatan, contohnya

• dengan tiket masuk
• dengan perjanjian penajaan
• dengan geran
• dengan aktiviti jualan di majlis tersebut, contohnya kafe atau menjual produk
• dengan menyewa tempat pembentangan atau jualan di kawasan itu kepada penjual.

Untuk maklumat lanjut tentang geran bandar, lawati tapak web bandar.

Anda juga boleh memohon geran daripada negeri atau yayasan.

Tempat

Kerava mempunyai banyak kawasan dan tempat yang sesuai untuk acara pelbagai saiz. Pemilihan tempat dipengaruhi oleh:

• sifat kejadian
• masa acara
• kumpulan sasaran acara tersebut
• lokasi
• kebebasan
• kos sewa.

Bandar Kerava menguruskan beberapa kemudahan. Ruang dalaman yang dimiliki oleh bandar dikhaskan melalui sistem Timmi. Anda boleh mendapatkan maklumat lanjut tentang kemudahan di laman web bandar ini.

Ruang luar yang dimiliki oleh bandar ini diuruskan oleh perkhidmatan infrastruktur Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Anda boleh menganjurkan acara kerjasama dengan Perpustakaan Bandar Kerava. Anda boleh mendapatkan maklumat lanjut di laman web perpustakaan.

Di bawah anda akan mendapat maklumat tentang permit dan prosedur acara yang paling biasa. Bergantung pada kandungan dan sifat acara, anda juga mungkin memerlukan jenis permit dan pengaturan lain.

Permit guna tanah

Kebenaran pemilik tanah sentiasa diperlukan untuk acara luar. Permit untuk kawasan awam yang dimiliki oleh bandar, seperti jalan dan kawasan taman, dikeluarkan oleh perkhidmatan infrastruktur Kerava. Permit dipohon di Lupapiste.fi. Pemilik kawasan memutuskan kebenaran untuk menggunakan kawasan persendirian. Anda boleh menemui bahagian dalam bandar dalam sistem Timmi.

Jika jalan ditutup dan laluan bas berjalan di jalan untuk ditutup, atau pengaturan acara menjejaskan trafik bas, HSL mesti dihubungi mengenai perubahan laluan.

Pemberitahuan kepada polis dan perkhidmatan penyelamat

Pemberitahuan mengenai acara awam mesti dibuat secara bertulis dengan lampiran yang diperlukan kepada polis selewat-lewatnya lima hari sebelum acara dan kepada perkhidmatan menyelamat tidak lewat daripada 14 hari sebelum acara. Lebih besar acara, lebih awal anda perlu bergerak.

Pengumuman tidak perlu dibuat dalam acara awam kecil dengan sedikit peserta dan yang, disebabkan sifat acara atau tempat itu, tidak memerlukan langkah untuk mengekalkan ketenteraman dan keselamatan. Jika anda tidak pasti sama ada laporan perlu dibuat, hubungi polis atau khidmat nasihat perkhidmatan kecemasan:

• Polis Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (papan suis) atau perkhidmatan am.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Perkhidmatan menyelamat Central Uusimaa, 09 4191 4475 atau paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Anda boleh mendapatkan maklumat lanjut tentang acara awam dan cara melaporkannya di tapak web polis.

Anda boleh mendapatkan maklumat lanjut tentang keselamatan acara di tapak web operasi menyelamat.

Pemberitahuan bunyi bising

Acara awam mesti dilaporkan secara bertulis kepada pihak berkuasa perlindungan alam sekitar majlis perbandaran jika ia menyebabkan bunyi bising atau getaran sementara yang mengganggu, contohnya dalam konsert luar. Pemberitahuan dibuat lebih awal daripada mengambil langkah atau memulakan aktiviti, tetapi tidak lewat daripada 30 hari sebelum waktu ini.

Sekiranya terdapat sebab untuk menganggap bahawa bunyi bising daripada peristiwa itu adalah gangguan, laporan bunyi mesti dibuat. Pengeluaran semula bunyi boleh digunakan pada acara yang dianjurkan antara 7 pagi dan 22 malam tanpa membuat laporan bunyi, dengan syarat volumnya dikekalkan pada tahap yang munasabah. Muzik mungkin tidak dimainkan dengan kuat sehingga boleh didengari di pangsapuri, di kawasan sensitif atau secara meluas di luar kawasan acara.

Kejiranan di kawasan sekitar mesti dimaklumkan tentang acara itu lebih awal, sama ada di papan kenyataan persatuan perumahan atau melalui mesej peti mel. Kawasan yang sensitif kepada bunyi bising persekitaran acara, seperti rumah jagaan, sekolah dan gereja, juga mesti diambil kira.

Pusat Alam Sekitar Uusimaa bertanggungjawab untuk laporan bunyi bising di kawasan tersebut.

Anda boleh mendapatkan maklumat lanjut tentang laporan bunyi di laman web Pusat Alam Sekitar Uusimaa Tengah.

Hak Cipta

Mempersembahkan muzik di acara dan acara memerlukan pembayaran yuran pampasan hak cipta Teosto.

Anda boleh mendapatkan maklumat lanjut tentang prestasi muzik dan lesen penggunaan di tapak web Teosto.

Makanan

Pengendali yang lebih kecil, seperti individu atau kelab hobi, tidak perlu membuat laporan mengenai jualan kecil atau hidangan makanan. Jika penjual profesional datang ke acara itu, mereka mesti melaporkan aktiviti mereka sendiri kepada Pusat Alam Sekitar Uusimaa Pusat. Lesen berkhidmat sementara diberikan oleh pihak berkuasa pentadbiran wilayah.

Anda boleh mendapatkan maklumat lanjut tentang permit untuk jualan makanan profesional di laman web Pusat Alam Sekitar Uusimaa Pusat.

Pelan menyelamat

Penganjur mesti menyediakan pelan menyelamat untuk acara tersebut

• di mana dianggarkan sekurang-kurangnya 200 orang akan hadir pada masa yang sama
• api terbuka, bunga api atau produk piroteknik lain digunakan, atau bahan kimia api dan bahan letupan digunakan sebagai kesan khas
• pengaturan untuk keluar dari tempat itu berbeza daripada kebiasaan atau sifat acara itu menimbulkan bahaya khusus kepada orang ramai.

Semasa membina acara, ia mesti dipastikan bahawa terdapat ruang yang cukup untuk penyelamat dan orang keluar, laluan sekurang-kurangnya empat meter. Penganjur acara hendaklah membuat peta kawasan setepat mungkin, yang akan diedarkan kepada semua pihak yang terlibat dalam pembinaan majlis tersebut.

Pelan menyelamat dihantar kepada polis, perkhidmatan menyelamat dan kakitangan acara.

Anda boleh mendapatkan lebih banyak maklumat tentang keselamatan acara di laman web perkhidmatan menyelamat Central Uusimaa.

Kawalan pesanan

Sekiranya perlu, keselamatan semasa acara akan dipantau oleh petugas yang dilantik oleh penganjur acara. Polis menetapkan had minimum untuk bilangan pesanan setiap acara.

pertolongan cemas

Penganjur acara mempunyai kewajipan untuk menempah persediaan pertolongan cemas yang mencukupi untuk acara tersebut. Tiada bilangan kakitangan pertolongan cemas yang jelas untuk sesuatu acara, jadi ia harus dikaitkan dengan bilangan orang, risiko dan saiz kawasan. Acara dengan 200–2 orang mesti mempunyai pegawai pertolongan cemas yang dilantik yang telah menamatkan sekurang-kurangnya kursus EA 000 atau yang setaraf. Kakitangan pertolongan cemas yang lain mesti mempunyai kemahiran pertolongan cemas yang mencukupi.

Insurans

Penganjur acara bertanggungjawab ke atas sebarang kemalangan. Sila ketahui dalam fasa perancangan sama ada insurans diperlukan untuk acara tersebut dan, jika ya, jenis apa. Anda boleh bertanya mengenainya daripada syarikat insurans dan polis.

Elektrik dan air

Apabila anda menempah tempat itu, ketahui tentang ketersediaan elektrik. Sila ambil perhatian bahawa biasanya soket standard tidak mencukupi, tetapi peranti yang lebih besar memerlukan arus tiga fasa (16A). Jika makanan dijual atau dihidangkan pada majlis itu, air juga mesti ada di tempat tersebut. Anda mesti bertanya tentang ketersediaan elektrik dan air daripada penyewa tempat tersebut.

Tanya tentang ketersediaan elektrik dan air di ruang luar Kerava, serta kunci kabinet elektrik dan titik air daripada perkhidmatan infrastruktur Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Rangka kerja

Pelbagai struktur sering diperlukan untuk acara tersebut, seperti pentas, khemah, kanopi dan tandas. Adalah menjadi tanggungjawab penganjur acara untuk memastikan bahawa struktur boleh menahan walaupun fenomena cuaca yang tidak dijangka dan beban lain yang diletakkan pada mereka. Sila pastikan, sebagai contoh, bahawa khemah dan kanopi mempunyai berat yang sesuai.

Pengurusan sisa, pembersihan dan kitar semula

Fikirkan tentang jenis sampah yang dihasilkan pada acara itu dan cara anda menjaga kitar semula. Penganjur acara bertanggungjawab ke atas pengurusan sisa acara dan seterusnya membersihkan kawasan yang bersepah.

Sila pastikan terdapat tandas di kawasan acara dan anda telah bersetuju untuk menggunakannya dengan pengurus angkasa. Sekiranya tiada tandas kekal di kawasan itu, anda perlu menyewanya.

Anda boleh mendapatkan maklumat lanjut tentang keperluan pengurusan sisa di acara daripada perkhidmatan infrastruktur Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Tanda-tanda

Acara mesti mempunyai papan tanda untuk tandas (termasuk tandas orang kurang upaya dan penjagaan kanak-kanak) dan stesen pertolongan cemas. Kawasan merokok dan kawasan larangan merokok juga mesti ditanda secara berasingan di kawasan tersebut. Penandaan tempat letak kereta dan panduan kepada mereka mesti diambil kira pada acara terbesar.

Barang terjumpa

Penganjur acara mesti menjaga barang yang ditemui dan merancang penerimaan dan penghantarannya.

Kebebasan

Kebolehaksesan membolehkan penyertaan sama rata orang dalam acara tersebut. Ia boleh diambil kira, sebagai contoh, pada podium yang dikhaskan untuk orang yang kurang pergerakan atau di tempat yang dikhaskan untuk mereka dengan cara lain. Ia juga merupakan idea yang baik untuk menambah maklumat kebolehaksesan pada halaman acara. Jika acara itu tidak bebas halangan, sila ingat untuk memaklumkan kami terlebih dahulu.

Anda boleh mendapatkan arahan untuk menganjurkan acara yang boleh diakses di tapak web Invalidiliito.

Pemasaran acara harus dilakukan menggunakan berbilang saluran. Fikirkan tentang siapa yang tergolong dalam kumpulan sasaran acara dan cara terbaik anda boleh menjangkau mereka.

Saluran pemasaran

Kalendar acara Kerava

Umumkan acara pada masa yang sesuai dalam kalendar acara Kerava. Kalendar acara ialah saluran percuma yang boleh digunakan oleh semua pihak yang menganjurkan acara di Kerava. Penggunaan kalendar memerlukan pendaftaran sebagai pengguna perkhidmatan sama ada sebagai syarikat, komuniti atau unit. Sebaik sahaja anda telah mendaftar, anda boleh menerbitkan acara dalam kalendar.

Pautan ke halaman hadapan kalendar acara.

Video pengajaran pendek tentang pendaftaran (events.kerava.fi).

Video pengajaran pendek tentang membuat acara (YouTube)

Saluran dan rangkaian sendiri

• laman web
• media sosial
• senarai e-mel
• surat berita
• saluran pihak berkepentingan dan rakan kongsi
• poster dan risalah

Mengedarkan poster

Poster hendaklah diedarkan secara meluas. Anda boleh berkongsinya di tempat berikut, contohnya:

• tempat dan kawasan sekitarnya
• perpustakaan Kerava
• Tempat jualan Sampola
• Papan kenyataan jalan pejalan kaki Kauppakaare dan stesen Kerava.

Anda boleh meminjam kunci papan kenyataan jalan pejalan kaki Kauppakaari dan stesen Kerava dengan resit daripada perkhidmatan pelanggan perpustakaan bandar. Kunci mesti dikembalikan sejurus selepas digunakan. Poster dalam saiz A4 atau A3 boleh dieksport ke papan kenyataan. Poster dilampirkan di bawah kepak plastik, yang ditutup secara automatik. Anda tidak memerlukan pita atau peranti penetapan lain! Sila keluarkan poster anda dari papan selepas acara anda.

Papan kenyataan luar lain boleh didapati, contohnya, di Kannisto dan berhampiran taman sukan Kaleva dan bersebelahan dengan Ahjo's K-shop.

Kerjasama media

Adalah wajar untuk menyampaikan tentang acara itu kepada media tempatan dan, bergantung kepada kumpulan sasaran acara itu, kepada media nasional. Hantar siaran media atau tawarkan cerita siap apabila program acara diterbitkan atau apabila ia semakin hampir.

Media tempatan mungkin berminat dengan acara tersebut, contohnya Keski-Uusimaa dan Keski-Uusimaa Viikko. Media negara harus didekati, contohnya, akhbar dan majalah berkala, saluran radio dan televisyen dan media dalam talian. Ia juga patut difikirkan tentang kerjasama dengan pengaruh media sosial dan pengeluar kandungan yang sesuai untuk acara tersebut.

Kerjasama komunikasi dengan bandar

Bandar Kerava secara berkala menyiarkan acara tempatan di salurannya sendiri. Acara itu harus ditambahkan pada kalendar acara biasa, yang mana bandar akan, jika boleh, berkongsi acara itu pada salurannya sendiri.

Anda boleh menghubungi unit komunikasi bandar mengenai kemungkinan kerjasama komunikasi: viestinta@kerava.fi.

Pelantikan pengurus projek atau pengeluar acara

• Berkongsi tanggungjawab
• Buat rancangan acara

Kewangan dan bajet

• Acara berbayar atau percuma?
• Penjualan tiket
• Pemberian dan biasiswa
• Rakan kongsi dan penaja
• Kaedah pengumpulan dana lain

Permit acara dan kontrak

• Permit dan pemberitahuan (guna tanah, polis, pihak berkuasa bomba, permit bunyi dan sebagainya): memaklumkan kepada semua pihak
• Kontrak (sewa, pentas, bunyi, penghibur dan sebagainya)

Jadual acara

• Jadual pembinaan
• Jadual program
• Jadual pembongkaran

Kandungan acara

• Program
• Peserta
• Penghibur
• Penyampai
• Tetamu jemputan
• Media
• Hidangan

Keselamatan dan pengurusan risiko

• Penilaian risiko
• Pelan penyelamatan dan keselamatan
• Kawalan pesanan
• pertolongan cemas
• Pengawal
• Insurans

Tempat

• Rangka kerja
• Aksesori
• Pembiakan bunyi
• Maklumat
• Tanda-tanda
• Kawalan trafik
• Peta

Komunikasi

• Pelan komunikasi
• laman web
• media sosial
• Poster dan Risalah
• Siaran media
• Pengiklanan berbayar
• Maklumat pelanggan, contohnya arahan ketibaan dan tempat letak kereta
• Saluran rakan kerjasama dan pihak berkepentingan

Kebersihan dan persekitaran majlis

• tandas
• Bekas sampah
• Membersihkan

Pekerja dan pekerja dari Talkoo

• Induksi
• Tugas kerja
• Syif kerja
• Makanan

Penilaian akhir

• Mengumpul maklum balas
• Memberi maklum balas kepada mereka yang turut serta dalam pelaksanaan acara tersebut
• Pemantauan media