Organiseer een evenement in de bibliotheek

De bibliotheek organiseert veel samenwerkingsevenementen met verschillende exploitanten. Als u overweegt een open, gratis publieksevenement te organiseren, vertel ons dan gerust uw eigen evenementidee! Vertel ons de naam van het evenement, de inhoud, de datum, de artiesten en de contactgegevens. Contactgegevens vindt u aan het einde van deze pagina.

Gezamenlijke evenementen die in de bibliotheek worden georganiseerd, moeten open, niet-discriminerend, meerstemmig en gratis toegankelijk zijn. Politieke evenementen zijn mogelijk als vertegenwoordigers van minimaal drie partijen aanwezig zijn.

Commerciële en verkoopgerichte evenementen zijn niet toegestaan, maar kleinschalige nevenverkoop is wel mogelijk. Bijkomende verkopen kunnen bijvoorbeeld een vrijwillig handboek, een boekenverkoop of iets dergelijks zijn. Andere commerciële samenwerkingen moeten vooraf met de bibliotheek worden overeengekomen.

Het evenement moet minimaal drie weken vóór het tijdstip van het evenement worden overeengekomen.

Nadat u contact met ons heeft opgenomen, denken wij samen na of uw evenement geschikt is als samenwerkingsmogelijkheid en of we er een geschikte tijd en plaats voor kunnen vinden.

Voorafgaand aan het evenement spreken wij bijvoorbeeld ook af:

• over de meubelarrangementen van de evenementenruimte en het podium
• over de behoefte aan een geluidstechnicus
• marketing van het evenement

Het is goed als de organisator ongeveer een half uur voor aanvang van het evenement bij de deur van de evenementenruimte aanwezig is om het publiek te verwelkomen en eventuele vragen te beantwoorden.

Communicatie en marketing

Kort gezegd doet de organisator van het evenement zelf:

• poster (verticaal in pdf-formaat en in png- of jpg-formaat; de bibliotheek kan zowel A3- en A4-formaten als flyers afdrukken)
• marketingtekst
• Facebook-evenement (verbind de bibliotheek als parallelle organisator)
• het evenement naar de evenementenkalender van de stad, waar iedereen openbare evenementen kan exporteren
• mogelijke handleiding (bibliotheek kan afdrukken)

Waar mogelijk informeert de bibliotheek over evenementen via de eigen kanalen. De bibliotheek kan posters van het evenement afdrukken om in de bibliotheek op te hangen en over het evenement vertellen op de eigen sociale mediakanalen en op de elektronische schermen van de bibliotheek.

Overige communicatie, zoals persberichten, diverse evenementenkalenders, verspreiding van posters en marketing op sociale media vallen onder de verantwoordelijkheid van de evenementenorganisator.

Let op deze punten:

• Vermeld naast uw eigen organisatie ook Kerava City Library als evenementenorganisator.
• De correcte spelling van de evenementenruimtes van de bibliotheek is Satusiipi, Pentinkulma-sali, Kerava-parvi.
• Geef de voorkeur aan een verticale poster die groter lijkt op de elektronische informatieschermen van de bibliotheek dan een horizontale.
• De informatie moet worden opgenomen in de evenementenkalender van de stad en op Facebook-evenementen zodra de essentiële informatie over het evenement duidelijk is. De informatie kan later aangevuld worden.
• Posters en aankondigingen op het infoscherm worden 2 tot 4 weken vóór het evenement in de bibliotheek getoond

Vertel de lokale media over uw evenement

U kunt informatie over uw evenement naar de krant Keski-Uusimaa sturen op het adres svetning.keskiuusimaa(a)media.fi