Voor de organisator van evenementen

Het idee en de doelgroep van het evenement

Wanneer u begint met het plannen van een evenement, denk dan eerst aan:

• Voor wie is het evenement bedoeld?
• Wie kan het schelen?
• Wat voor soort inhoud zou het goed zijn om op het evenement te hebben?
• Welk team heb je nodig om het evenement te laten slagen?

Economisch

Het budget is een belangrijk onderdeel van de evenementenplanning, maar afhankelijk van de aard van het evenement is het mogelijk om het zelfs met een kleine investering te organiseren.

In de begroting is het goed om rekening te houden met uitgaven, oa

• kosten die voortvloeien uit de locatie
• personeelskosten
• constructies, bijvoorbeeld podium, tenten, geluidsinstallatie, verlichting, gehuurde toiletten en afvalcontainers
• licentiekosten
• honoraria van artiesten.

Bedenk hoe u het evenement kunt financieren. U kunt bijvoorbeeld inkomsten verwerven

• met toegangsbewijzen
• met sponsorovereenkomsten
• met subsidies
• met verkoopactiviteiten op het evenement, bijvoorbeeld een café of het verkopen van producten
• door presentatie- of verkooppunten in de omgeving te verhuren aan verkopers.

Voor meer informatie over de subsidies van de stad kunt u terecht op de website van de stad.

Ook kunt u subsidies aanvragen bij de staat of stichtingen.

Locatie

Kerava heeft veel ruimtes en plaatsen die geschikt zijn voor evenementen van verschillende omvang. De keuze van de locatie wordt beïnvloed door:

• de aard van de gebeurtenis
• evenement tijd
• doelgroep van het evenement
• plaats
• vrijheid
• huur kosten.

De stad Kerava beheert verschillende faciliteiten. Binnenruimtes die eigendom zijn van de stad worden gereserveerd via het Timmi-systeem. Meer informatie over de faciliteiten vindt u op de website van de stad.

Buitenruimtes die eigendom zijn van de stad worden beheerd door de infrastructuurdiensten van Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Het is mogelijk om samenwerkingsevenementen te organiseren met de stadsbibliotheek van Kerava. Meer informatie vindt u op de website van de bibliotheek.

Hieronder vindt u informatie over de meest voorkomende evenementenvergunningen en -procedures. Afhankelijk van de inhoud en aard van het evenement kan het zijn dat u ook andere soorten vergunningen en regelingen nodig heeft.

Vergunning voor grondgebruik

Voor buitenevenementen is altijd toestemming van de grondeigenaar vereist. Vergunningen voor openbare ruimtes die eigendom zijn van de stad, zoals straten en parkgebieden, worden afgegeven door de infrastructuurdiensten van Kerava. De vergunning wordt aangevraagd bij de dienst Lupapiste.fi. De eigenaar van het gebied beslist over de toestemming om privégebieden te gebruiken. Het interieur van de stad vind je in het Timmi-systeem.

Indien straten afgesloten zijn en er een busroute op de af te sluiten straat rijdt, of evenementenregelingen anderszins van invloed zijn op het busverkeer, dient er contact opgenomen te worden met de HSL over routewijzigingen.

Melding aan politie en reddingsdiensten

Melding van het publieksevenement dient uiterlijk vijf dagen vóór het evenement schriftelijk met de benodigde bijlagen te worden gedaan aan de politie en uiterlijk 14 dagen vóór het evenement aan de reddingsdienst. Hoe groter het evenement, hoe eerder u op pad moet zijn.

Bij kleine publieksevenementen met weinig deelnemers en waarvoor vanwege de aard van het evenement of de locatie geen maatregelen nodig zijn om de orde en veiligheid te handhaven, hoeft de aankondiging niet te worden gedaan. Als u niet zeker weet of er aangifte moet worden gedaan, neem dan contact op met de politie of de adviesdienst van de hulpdiensten:

• Politie Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (telefooncentrale) of general services.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Centrale reddingsdienst van Uusimaa, 09 4191 4475 of paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Meer informatie over publieksevenementen en hoe u deze kunt melden, vindt u op de website van de politie.

Meer informatie over evenementenbeveiliging vindt u op de website van de reddingsoperatie.

Geluidsmelding

Een publieksevenement moet schriftelijk worden gemeld bij de milieubeschermingsautoriteit van de gemeente als het tijdelijk bijzonder hinderlijk geluid of trillingen veroorzaakt, bijvoorbeeld tijdens een openluchtconcert. De melding gebeurt ruim vóór het nemen van de maatregel of het starten van de activiteit, maar uiterlijk 30 dagen daarvoor.

Indien er aanleiding is om aan te nemen dat het geluid van het evenement hinderlijk is, moet er een geluidsrapportage worden gemaakt. Bij evenementen die tussen 7 uur en 22 uur worden georganiseerd, kan gebruik worden gemaakt van geluidsweergave zonder geluidsmelding, mits het volume op een redelijk niveau wordt gehouden. Muziek mag niet zo luid gespeeld worden dat deze hoorbaar is in appartementen, in gevoelige ruimtes of ver buiten het evenemententerrein.

De buurt in de omgeving moet vooraf over de gebeurtenis worden geïnformeerd, hetzij op het mededelingenbord van de woningbouwvereniging, hetzij via brievenbusberichten. Ook moet rekening worden gehouden met ruimtes die gevoelig zijn voor het geluid van de evenementenomgeving, zoals verpleeghuizen, scholen en kerken.

Het Central Uusimaa Environmental Center is verantwoordelijk voor geluidsrapporten in het gebied.

Meer informatie over het geluidsrapport kunt u vinden op de website van het Centraal Uusimaa Milieucentrum.

Auteursrechten

Voor het uitvoeren van muziek op evenementen en evenementen is de betaling van Teosto's auteursrechtcompensatievergoeding vereist.

Meer informatie over muziekuitvoeringen en gebruikslicenties vindt u op de website van Teosto.

Voedingsmiddelen

Kleinere ondernemers, zoals particulieren of hobbyclubs, hoeven geen melding te maken van de kleine verkoop of het serveren van voedsel. Als er professionele verkopers naar het evenement komen, moeten zij hun eigen activiteiten melden bij het Centraal Uusimaa Milieucentrum. Tijdelijke serveervergunningen worden verleend door de regionale administratieve autoriteit.

Meer informatie over vergunningen voor professionele voedselverkoop vindt u op de website van het Central Uusimaa Environmental Center.

Reddingsplan

De organisator moet een reddingsplan voor het evenement opstellen

• waar naar schatting minstens 200 mensen tegelijkertijd aanwezig zullen zijn
• er wordt gebruik gemaakt van open vuur, vuurwerk of andere pyrotechnische producten, of er worden vuur en explosieve chemicaliën gebruikt als speciale effecten
• de regelingen voor het verlaten van de locatie verschillen van gebruikelijk of de aard van het evenement vormt een bijzonder gevaar voor mensen.

Bij de opbouw van het evenement moet ervoor worden gezorgd dat er voldoende ruimte is voor hulpverleners en uittreders, een doorgang van minimaal vier meter. De organisator van het evenement moet een zo nauwkeurig mogelijke plattegrond van het gebied maken, die wordt verspreid onder alle partijen die betrokken zijn bij de opbouw van het evenement.

Het reddingsplan wordt verzonden naar de politie, de reddingsdienst en het evenementenpersoneel.

Meer informatie over evenementenbeveiliging vindt u op de website van de reddingsdienst van Centraal Uusimaa.

Controle van bestellingen

Indien nodig wordt de beveiliging tijdens het evenement bewaakt door door de organisator van het evenement aangewezen verplegers. De politie stelt een minimumlimiet aan het aantal verplegers per evenement.

E.H.B.O.

De organisator van het evenement heeft de verplichting om voldoende EHBO-gereedheid voor het evenement te reserveren. Er bestaat geen eenduidig ​​aantal EHBO-ers voor een evenement, dus moet het gerelateerd zijn aan het aantal personen, de risico's en de grootte van het gebied. Bij evenementen met 200–2 mensen moet er een EHBO-functionaris zijn aangewezen die ten minste de EA 000-cursus of gelijkwaardig heeft afgerond. Ander EHBO-personeel moet over voldoende EHBO-vaardigheden beschikken.

Verzekeringen

De organisator van het evenement is verantwoordelijk voor eventuele ongevallen. Ontdek al in de planningsfase of er een verzekering nodig is voor het evenement en zo ja, welke. U kunt hiernaar informeren bij de verzekeringsmaatschappij en de politie.

Elektriciteit en water

Wanneer u de locatie boekt, informeer dan naar de beschikbaarheid van elektriciteit. Houd er rekening mee dat een standaard stopcontact meestal niet voldoende is, maar dat grotere apparaten driefasige stroom (16A) nodig hebben. Als er op het evenement eten wordt verkocht of geserveerd, moet er ook water op de locatie aanwezig zijn. De beschikbaarheid van elektriciteit en water dient u te informeren bij de huurder van de locatie.

Informeer naar de beschikbaarheid van elektriciteit en water in de buitenruimtes van Kerava, evenals sleutels van elektriciteitskasten en waterpunten bij de infrastructuurdiensten van Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Kader

Voor het evenement zijn vaak verschillende constructies nodig, zoals een podium, tenten, overkappingen en toiletten. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator van het evenement om ervoor te zorgen dat de constructies bestand zijn tegen zelfs onverwachte weersverschijnselen en andere belastingen die erop worden uitgeoefend. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de tenten en luifels de juiste gewichten hebben.

Afvalbeheer, reiniging en recycling

Denk na over wat voor soort afval er tijdens het evenement wordt gegenereerd en hoe u ervoor zorgt dat dit wordt gerecycled. De organisator van het evenement is verantwoordelijk voor het afvalbeheer van het evenement en de daaropvolgende schoonmaak van vervuilde plekken.

Zorg ervoor dat er toiletten aanwezig zijn op het evenemententerrein en dat u hierover afspraken heeft gemaakt met de ruimtebeheerder. Als er geen permanente toiletten in de buurt zijn, moet je deze huren.

Meer informatie over afvalbeheervereisten bij evenementen kunt u krijgen van de infrastructuurdiensten van Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Tekens

Op het evenement moeten borden aanwezig zijn voor de toiletten (inclusief invalidentoiletten en kinderopvang) en de EHBO-post. Ook dienen rookruimtes en niet-rookruimtes in de ruimte apart gemarkeerd te worden. Bij de grootste evenementen moet rekening worden gehouden met de markering van parkeerplaatsen en de begeleiding ernaartoe.

Gevonden goederen

De organisator van het evenement moet zorg dragen voor de gevonden goederen en de ontvangst en verzending ervan plannen.

Vrijheid

Toegankelijkheid maakt gelijke deelname van mensen aan het evenement mogelijk. Er kan bijvoorbeeld rekening mee worden gehouden op podia die zijn gereserveerd voor mensen met beperkte mobiliteit of op plaatsen die op andere manieren voor hen zijn gereserveerd. Het is ook een goed idee om toegankelijkheidsinformatie toe te voegen aan evenementpagina's. Indien het evenement niet barrièrevrij is, verzoeken wij u dit vooraf aan ons te melden.

Instructies voor het organiseren van een toegankelijk evenement vind je op de website van de Invalidiliito.

Eventmarketing moet via meerdere kanalen worden gedaan. Bedenk wie tot de doelgroep van het evenement behoort en hoe je hen het beste kunt bereiken.

Marketing kanalen

Kerava's evenementenkalender

Meld het evenement tijdig aan in de evenementenkalender van Kerava. De evenementenkalender is een gratis kanaal waar alle partijen die evenementen organiseren op Kerava gebruik van kunnen maken. Voor het gebruik van de kalender is registratie als gebruiker van de dienst vereist, hetzij als bedrijf, gemeenschap of eenheid. Nadat u zich heeft geregistreerd, kunt u evenementen in de kalender publiceren.

Link naar de voorpagina van de evenementenkalender.

Korte instructievideo over registratie (events.kerava.fi).

Korte instructievideo over het maken van een evenement (YouTube)

Eigen kanalen en netwerken

• website
• sociale media
• e-maillijsten
• nieuwsbrieven
• kanalen van eigen stakeholders en partners
• affiches en folders

Affiches uitdelen

Posters moeten op grote schaal worden verspreid. Je kunt ze bijvoorbeeld op de volgende plaatsen delen:

• de locatie en de omliggende gebieden
• Kerava-bibliotheek
• Verkooppunt van Sampola
• De mededelingenborden van de voetgangersstraat Kauppakaare en het Kerava-station.

De sleutels van de mededelingenborden van de voetgangersstraat Kauppakaari en het station van Kerava kunt u tegen ontvangstbewijs lenen bij de klantenservice van de stadsbibliotheek. De sleutel dient na gebruik direct ingeleverd te worden. Posters in A4- of A3-formaat kunnen naar prikborden worden geëxporteerd. De posters worden bevestigd onder een kunststof flap, die automatisch sluit. Je hebt geen tape of ander bevestigingsmateriaal nodig! Haal na uw evenement uw posters van de borden.

Andere buitenprikborden vind je bijvoorbeeld in Kannisto en vlakbij sportpark Kaleva en naast Ahjo's K-shop.

Media-samenwerking

Het loont de moeite om over het evenement te communiceren naar de lokale media en, afhankelijk van de doelgroep van het evenement, naar de landelijke media. Stuur een persbericht of bied een afgerond verhaal aan wanneer het evenementenprogramma verschijnt of nadert.

Lokale media zijn mogelijk geïnteresseerd in het evenement, bijvoorbeeld Keski-Uusimaa en Keski-Uusimaa Viikko. Nationale media moeten worden benaderd, bijvoorbeeld kranten en tijdschriften, radio- en televisiekanalen en online media. Het is ook de moeite waard om na te denken over samenwerking met social media influencers en contentproducenten die geschikt zijn voor het evenement.

Communicatiesamenwerking met de stad

De stad Kerava zendt periodiek lokale evenementen uit op haar eigen kanalen. Het evenement moet worden toegevoegd aan de gemeenschappelijke evenementenkalender, van waaruit de stad het evenement, indien mogelijk, op de eigen kanalen zal delen.

U kunt contact opnemen met de communicatie-eenheid van de stad over mogelijke communicatiesamenwerking: viestinta@kerava.fi.

Aanwijzing projectmanager of evenementenproducent

• Deel verantwoordelijkheden
• Maak een evenementenplan

Financiën en begroting

• Betaald of gratis evenement?
• Kaartverkoop
• Subsidies en beurzen
• Partners en sponsoren
• Andere fondsenwervingsmethoden

Evenementenvergunningen en contracten

• Vergunningen en meldingen (grondgebruik, politie, brandweer, geluidsvergunning etc.): alle partijen informeren
• Contracten (huur, podium, geluid, artiesten enzovoort)

Schema's van evenementen

• Constructie schema
• Programmaschema
• Demontageschema

Inhoud van het evenement

• Programma
• Deelnemers
• Artiesten
• Presentator
• Uitgenodigde gasten
• Media
• Porties

Veiligheid en risicobeheer

• Risicobeoordeling
• Reddings- en veiligheidsplan
• Controle van bestellingen
• E.H.B.O.
• Bewaker
• Verzekeringen

Locatie

• Kader
• Accessoires
• Geluidsweergave
• Informatie
• Tekens
• Verkeerscontrole
• Kaart

Communicatie

• Communicatie plan
• Website
• Sociale media
• Affiches en flyers
• Mediaberichten
• Betaalde advertenties
• Klantinformatie, bijvoorbeeld aankomst- en parkeerinstructies
• Kanalen van samenwerkingspartners en belanghebbenden

Netheid en omgeving van het evenement

• Toiletten
• Vuilniscontainers
• Siief

Arbeiders en arbeiders van Talkoo

• Inductie
• Baanplichten
• Ploegendiensten
• Maaltijden

Eindevaluatie

• Feedback verzamelen
• Feedback geven aan degenen die hebben deelgenomen aan de uitvoering van het evenement
• Mediabewaking