Dokumenthåndtering

For vanlig fremskaffelse av informasjon, referater, kopier eller andre utskrifter, belastes et gebyr på EUR 5,00 for første side og EUR 0,50 for hver påfølgende side.

For utlevering av opplysninger som krever spesielle tiltak, dokument, kopi eller annen utskrift, ilegges et fast grunngebyr som skaleres etter vanskelighetsgraden av informasjonssøket slik:

• vanlig informasjonssøk (arbeidstid under 2 timer) 30 euro
• krevende informasjonssøk (arbeidstid 2 – 5 timer) 60 euro og
• svært krevende informasjonssøk (arbeidsmengde mer enn 5 timer) 100 euro.

I tillegg til grunnavgiften påløper en sideavgift. I hastetilfelle kan dokumentavgiften belastes på en og en halv gang.

Enhver har rett til å få informasjon om myndighetens offentlige dokument i henhold til lov om offentlighet for tilsynets virksomhet (621/1999).

Det er ikke behov for å begrunne en forespørsel om opplysninger om offentlig materiale, og den som ber om opplysningene trenger ikke fortelle hva opplysningene skal brukes til. Slike forespørsler kan gjøres fritt, for eksempel via telefon eller e-post. Forespørsler om informasjon angående dokumenter fra byen Kerava rettes direkte til kontorinnehaveren eller domenet som er ansvarlig for saken.

Ved behov kan du få råd fra kommunens registerkontor om ulike myndigheters domener og datamaterialet som behandles der.

Byregisteret kan kontaktes enten på e-post på kirjaamo@kerava.fi eller på telefon 09 29491.

Det er lurt å spesifisere informasjonsforespørselen så nøyaktig som mulig for å gjøre det lettere å finne dokumentet. Begjæringen om opplysninger skal identifiseres på en slik måte at det er klart hvilket eller hvilke dokumenter forespørselen gjelder. For eksempel bør du alltid oppgi dato eller tittel på dokumentet hvis det er kjent. Bymyndigheten kan be den som fremsetter informasjonsforespørselen om å begrense og spesifisere forespørselen.

Når du målretter informasjonsforespørselen mot dokumenter, kan identifiserende opplysninger for eksempel være navnet på registeret eller tjenesten som dokumentet inngår i, samt informasjon om type dokument (søknad, vedtak, tegning, bulletin). Byens dokumentoffentlighetsbeskrivelse finner du på dokumentkunnskapsbeskrivelsessiden. For å spesifisere forespørselen, om nødvendig, kontakt bydomenet hvis dokumentet er aktuelt.

Myndighetens dokumenter omfatter også opplysninger som bare kan gis på visse vilkår etter lov og som myndigheten må vurdere om opplysningene kan gis til rekvirenten. Dette gjelder for eksempel opplysninger som holdes hemmelig etter offentlighetsloven eller særlovgivningen.

I følge offentlighetsloven har den som har rett, interesse eller plikt som berøres av forholdet, rett til å få opplysninger om innholdet i et ikke-offentlig dokument fra den myndighet som behandler eller behandler saken, som kan eller har hatt betydning. om behandlingen av saken hans. Ved forespørsel om opplysninger om et taushetsbelagt dokument eller dokumenter som det kun kan gis opplysninger om på visse vilkår, skal den som ber om dokumentet oppgi formålet med bruken av opplysningene og kunne bekrefte sin identitet. Du finner det elektroniske skjemaet herfra. Forespørsler om informasjon uten elektronisk identifikasjon må gjøres med et gyldig offisielt ID-kort med bilde Ved transaksjonspunktet i Kerava.

Når kun en del av dokumentet er offentlig, gis den etterspurte informasjonen fra den offentlige delen av dokumentet slik at den hemmelige delen ikke avsløres. Rekvirenten av dokumentet kan bes om ytterligere opplysninger dersom det er nødvendig for å avklare vilkårene for utlevering av opplysningene.

Informasjon om det offentlige dokumentet vil bli gitt så snart som mulig, senest to uker etter at kravet om opplysninger er fremsatt. Dersom behandlingen og løsningen av opplysningsforespørselen krever spesielle tiltak eller større arbeidsmengde enn vanlig, vil det bli gitt opplysninger om dokumentet eller saken avgjort innen en måned etter at opplysningsforespørselen ble fremsatt.

I henhold til EUs generelle databeskyttelsesforordning skal en forespørsel om innsyn i personopplysninger og en forespørsel om retting av uriktige opplysninger besvares uten ugrunnet opphold og senest en måned etter at forespørselen er mottatt. Tiden kan maksimalt forlenges med to måneder.

Avhengig av arten, omfanget og formen på den forespurte informasjonen, kan kommunen utlevere den forespurte informasjonen enten elektronisk, på papir eller på stedet.

Dataforvaltningsenheten skal føre en beskrivelse av datareservene den forvalter og saksregisteret i henhold til dataforvaltningsloven (906/2019) § 28. Byen Kerava fungerer som informasjonsstyringsenheten nevnt i loven.

Ved hjelp av denne beskrivelsen blir kundene til Kerava by fortalt hvordan byen forvalter datamateriell som lages i myndighetens saksbehandling og tjenesteyting. Målet med beskrivelsen er å hjelpe kundene med å identifisere innholdet i informasjonsforespørselen og rette informasjonsforespørselen til rett part.

Dokumentpublikasjonsbeskrivelsen forteller også i hvilken grad kommunen behandler data ved produksjon av tjenester eller håndtering av saker. Muligheten for å få informasjon om hvilke datareserver byen har tjener administrasjonens åpenhet.