For arrangementsarrangøren

Arrangementets idé og målgruppe

Når du begynner å planlegge et arrangement, tenk først på:

• Hvem er arrangementet ment for?
• Hvem kan bry seg?
• Hva slags innhold ville det være bra å ha i arrangementet?
• Hva slags team trenger du for å få arrangementet til å skje?

Økonomisk

Budsjettet er en viktig del av arrangementsplanleggingen, men avhengig av arrangementets art er det mulig å organisere det selv med en liten investering.

I budsjettet er det greit å ta hensyn til utgifter som f.eks

• kostnader som oppstår fra lokalet
• ansattes utgifter
• konstruksjoner, for eksempel scene, telt, lydanlegg, belysning, leid toaletter og søppelcontainere
• lisensavgifter
• artisthonorarer.

Tenk på hvordan du kan finansiere arrangementet. Du kan for eksempel skaffe deg inntekt

• med inngangsbilletter
• med sponsoravtaler
• med tilskudd
• med salgsaktiviteter på arrangementet, for eksempel kafé eller salg av produkter
• ved å leie ut presentasjons- eller salgssteder i området til selgere.

For mer informasjon om byens tilskudd, besøk byens hjemmeside.

Du kan også søke om tilskudd fra stat eller stiftelser.

Sted

Kerava har mange områder og steder som egner seg for arrangementer av forskjellige størrelser. Valget av lokale påvirkes av:

• arten av arrangementet
• hendelsestidspunkt
• målgruppen for arrangementet
• plassering
• frihet
• leiekostnader.

Byen Kerava administrerer flere anlegg. Innendørsrom som eies av byen er reservert gjennom Timmi-systemet. Du finner mer informasjon om fasilitetene på byens nettsider.

Utearealer som eies av byen forvaltes av Keravas infrastrukturtjenester: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Det er mulig å organisere samarbeidsarrangementer med Kerava bybibliotek. Du finner mer informasjon på bibliotekets nettsider.

Nedenfor finner du informasjon om de vanligste arrangementstillatelsene og prosedyrene. Avhengig av innholdet og arten av arrangementet, kan du også trenge andre typer tillatelser og opplegg.

Arealbrukstillatelse

Grunneiers tillatelse kreves alltid for utendørs arrangementer. Tillatelser for offentlige områder som eies av byen, som gater og parkområder, utstedes av Keravas infrastrukturtjenester. Tillatelsen søkes på Lupapiste.fi. Eier av arealet bestemmer tillatelse til bruk av private arealer. Du finner det indre av byen i Timmi-systemet.

Dersom gater er stengt og bussrute går i gaten som skal stenges, eller arrangementsarrangement på annen måte påvirker busstrafikken, skal HSL kontaktes om ruteendringer.

Melding til politi og redningstjeneste

Melding om det offentlige arrangementet skal skje skriftlig med nødvendige vedlegg til politiet senest fem dager før arrangementet og til redningstjenesten senest 14 dager før arrangementet. Jo større arrangementet er, jo tidligere bør du være på farten.

Kunngjøringen trenger ikke skje ved små offentlige arrangementer med få deltakere og som på grunn av arrangementets art eller sted ikke krever tiltak for å opprettholde orden og sikkerhet. Hvis du er usikker på om det skal meldes, ta kontakt med politiet eller redningstjenesten:

• Itä-Uusimaa politi: 0295 430 291 (sentralbord) eller general services.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Sentrale Nyland redningstjeneste, 09 4191 4475 eller paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Du finner mer informasjon om offentlige arrangementer og hvordan du rapporterer dem på politiets nettsider.

Du finner mer informasjon om hendelsessikkerhet på redningsaksjonens hjemmeside.

Støyvarsling

Et offentlig arrangement skal meldes skriftlig til kommunens miljøvernmyndighet dersom det medfører midlertidig spesielt forstyrrende støy eller vibrasjoner, for eksempel ved en utendørskonsert. Meldingen gis i god tid før tiltak eller oppstart av aktivitet, men senest 30 dager før dette tidspunkt.

Dersom det er grunn til å anta at støyen fra arrangementet er en forstyrrelse, skal det lages støyrapport. Lydgjengivelse kan benyttes ved arrangementer mellom kl. 7 og 22 uten støymelding, forutsatt at volumet holdes på et rimelig nivå. Musikk kan ikke spilles så høyt at den kan høres i leiligheter, i sensitive områder eller langt utenfor arrangementsområdet.

Nabolaget i nærområdet skal informeres om arrangementet på forhånd, enten på borettslagets oppslagstavle eller ved postkassemeldinger. Områder som er følsomme for støy fra arrangementsmiljøet, som sykehjem, skoler og kirker, skal også tas i betraktning.

Sentralt Nyland miljøsenter har ansvar for støymeldinger i området.

Du finner mer informasjon om støyrapporten på nettsidene til Sentral-Nyland miljøsenter.

Opphavsrett

Å fremføre musikk på arrangementer og arrangementer krever betaling av Teostos opphavsrettskompensasjon.

Du finner mer informasjon om musikkframføring og brukslisenser på Teostos nettside.

Matvarer

Mindre aktører, som enkeltpersoner eller hobbyklubber, trenger ikke å lage en rapport om lite salg eller servering av mat. Dersom det kommer profesjonelle selgere til arrangementet, må de melde fra om egen virksomhet til Sentral Nyland Miljøsenter. Midlertidig skjenkebevilling gis av regional forvaltningsmyndighet.

Du finner mer informasjon om tillatelser til profesjonelt matsalg på nettsidene til Sentral-Nyland miljøsenter.

Redningsplan

Arrangøren skal utarbeide en redningsplan for arrangementet

• hvor det er anslått at minst 200 personer vil være tilstede samtidig
• det brukes åpen ild, fyrverkeri eller andre pyrotekniske produkter, eller brann og eksplosive kjemikalier brukes som spesialeffekter
• ordningene for å forlate lokalet avviker fra vanlig eller arrangementets art utgjør en spesiell fare for mennesker.

Ved bygging av arrangementet skal det sikres at det er nok plass til redningsmenn og utflyttere, en gang på minst fire meter. Arrangøren skal lage et kart over området så nøyaktig som mulig, som deles ut til alle parter som er involvert i byggingen av arrangementet.

Redningsplanen sendes til politiet, redningstjenesten og arrangementsstaben.

Du finner mer informasjon om arrangementssikkerhet på nettsidene til redningstjenesten Midt-Nyland.

Ordrekontroll

Om nødvendig vil sikkerheten under arrangementet bli overvåket av ordførere utpekt av arrangementsarrangøren. Politiet setter en minimumsgrense for antall ordførere per arrangement.

Førstehjelp

Arrangøren av arrangementet har plikt til å reservere tilstrekkelig førstehjelpsberedskap til arrangementet. Det er ikke entydig antall førstehjelpspersonell til et arrangement, så det bør være relatert til antall personer, risiko og størrelsen på området. Arrangementer med 200–2 personer må ha en utpekt førstehjelpsansvarlig som har gjennomført minst EA 000-kurset eller tilsvarende. Øvrig førstehjelpspersonell skal ha tilstrekkelig førstehjelpskompetanse.

Forsikringer

Arrangøren er ansvarlig for eventuelle ulykker. Finn ut allerede i planleggingsfasen om det er behov for forsikring for arrangementet og i så fall hva slags. Du kan spørre om det hos forsikringsselskapet og politiet.

Strøm og vann

Når du bestiller lokalet, finn ut om tilgjengeligheten av strøm. Vær oppmerksom på at en standard stikkontakt vanligvis ikke er nok, men større enheter trenger trefasestrøm (16A). Dersom det selges eller serveres mat på arrangementet, skal det også finnes vann på stedet. Du må spørre om tilgjengeligheten av strøm og vann fra leietaker av lokalet.

Forespør om tilgjengeligheten av strøm og vann i Keravas uterom, samt nøkler til el-skap og vannpunkter fra Keravas infrastrukturtjenester: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Rammeverk

Ulike strukturer er ofte nødvendig for arrangementet, som scene, telt, baldakiner og toaletter. Det er arrangementsarrangørens ansvar å sørge for at konstruksjonene tåler selv uventede værfenomener og annen belastning som påføres dem. Sørg for for eksempel at teltene og kalesjene har passende vekt.

Avfallshåndtering, renhold og resirkulering

Tenk på hva slags søppel som genereres på arrangementet og hvordan du tar vare på å resirkulere det. Arrangøren av arrangementet er ansvarlig for arrangementets avfallshåndtering og påfølgende renhold av forsøplede områder.

Sørg for at det er toaletter i arrangementsområdet og at du har avtalt bruken med plassadministratoren. Hvis det ikke er faste toaletter i området, må du leie dem.

Du kan få mer informasjon om krav til avfallshåndtering ved arrangementer fra Keravas infrastrukturtjenester: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Tegn

Arrangementet skal ha skilting til toaletter (inkludert handikaptoaletter og barnepass) og førstehjelpsstasjon. Røykeområder og røykfrie områder skal også merkes separat i området. Merking av parkeringsplasser og veiledning til disse skal tas hensyn til ved de største arrangementene.

Fant varer

Arrangøren av arrangementet skal ta vare på funngodset og planlegge mottak og videresending.

Frihet

Tilgjengelighet muliggjør likeverdig deltakelse av mennesker i arrangementet. Det kan tas hensyn til for eksempel på talerstoler reservert for bevegelseshemmede eller på steder som er reservert for dem på andre måter. Det er også en god idé å legge til tilgjengelighetsinformasjon på arrangementssidene. Hvis arrangementet ikke er barrierefritt, husk å varsle oss på forhånd.

Du kan finne instruksjoner for å organisere et tilgjengelig arrangement på nettstedet til Invalidiliito.

Eventmarkedsføring bør gjøres ved hjelp av flere kanaler. Tenk over hvem som tilhører arrangementets målgruppe og hvordan du best kan nå dem.

Markedsføringskanaler

Keravas arrangementskalender

Kunngjør arrangementet i god tid i Keravas arrangementskalender. Arrangementskalenderen er en gratis kanal som alle parter som organiserer arrangementer i Kerava kan bruke. Bruk av kalenderen krever registrering som bruker av tjenesten enten som bedrift, fellesskap eller enhet. Når du har registrert deg, kan du publisere arrangementer i kalenderen.

Link til forsiden av arrangementskalenderen.

Kort instruksjonsvideo om påmelding (events.kerava.fi).

Kort instruksjonsvideo om å lage et arrangement (YouTube)

Egne kanaler og nettverk

• nettsted
• sosiale medier
• e-postlister
• nyhetsbrev
• kanaler til egne interessenter og partnere
• plakater og brosjyrer

Deler ut plakater

Plakater bør distribueres bredt. Du kan dele dem på følgende steder, for eksempel:

• lokalet og området rundt
• Kerava bibliotek
• Sampolas salgssted
• Oppslagstavlene til gågaten Kauppakaare og Kerava stasjon.

Du kan låne nøklene til oppslagstavlene til gågaten Kauppakaari og Kerava stasjon med kvittering fra bybibliotekets kundeservice. Nøkkelen skal returneres umiddelbart etter bruk. Plakater i A4- eller A3-størrelse kan eksporteres til oppslagstavler. Plakatene er festet under en plastklaff, som lukkes automatisk. Du trenger ikke tape eller andre festeenheter! Ta plakatene dine av tavlene etter arrangementet.

Andre utendørs oppslagstavler finner du for eksempel i Kannisto og i nærheten av Kaleva idrettspark og ved siden av Ahjos K-butikk.

Mediesamarbeid

Det er verdt å kommunisere om arrangementet til lokale medier og, avhengig av arrangementets målgruppe, til nasjonale medier. Send en mediemelding eller tilby en ferdig historie når arrangementsprogrammet er publisert eller når det nærmer seg.

Lokale medier kan være interessert i arrangementet, for eksempel Keski-Uusimaa og Keski-Uusimaa Viikko. Nasjonale medier bør oppsøkes, for eksempel aviser og tidsskrifter, radio- og fjernsynskanaler og nettbaserte medier. Det er også verdt å tenke på samarbeid med sosiale medier-påvirkere og innholdsprodusenter egnet for arrangementet.

Kommunikasjonssamarbeid med byen

Byen Kerava sender med jevne mellomrom lokale arrangementer på sine egne kanaler. Arrangementet bør legges inn i felles arrangementskalender, hvorfra byen om mulig deler arrangementet på egne kanaler.

Du kan kontakte kommunens kommunikasjonsenhet om mulig kommunikasjonssamarbeid: viestinta@kerava.fi.

Utpeking av prosjektleder eller arrangementsprodusent

• Del ansvar
• Lag en arrangementsplan

Økonomi og budsjett

• Betalt eller gratis arrangement?
• Billettsalg
• Tilskudd og stipend
• Partnere og sponsorer
• Andre innsamlingsmetoder

Arrangementstillatelser og kontrakter

• Tillatelser og varsler (arealbruk, politi, brannvesen, støytillatelse og så videre): informere alle parter
• Kontrakter (leie, scene, lyd, artister og så videre)

Arrangementsplaner

• Byggeplan
• Programplan
• Demonteringsplan

Eventinnhold

• Program
• Deltakere
• Utøvere
• Konferansier
• Inviterte gjester
• Media
• Porsjoner

Sikkerhet og risikostyring

• Risikovurdering
• Rednings- og sikkerhetsplan
• Ordrekontroll
• Førstehjelp
• Vakt
• Forsikringer

Sted

• Rammeverk
• Tilbehør
• Lydgjengivelse
• Informasjon
• Tegn
• Trafikkkontroll
• kart

Kommunikasjon

• Kommunikasjonsplan
• Nettsted
• Sosiale medier
• Plakater og flyers
• Mediemeldinger
• Betalt annonsering
• Kundeinformasjon, for eksempel ankomst- og parkeringsinstruksjoner
• Kanaler til samarbeidspartnere og interessenter

Renslighet og miljø ved arrangementet

• Toaletter
• Søppelcontainere
• Rydding

Arbeidere og arbeidere fra Talkoo

• Induksjon
• Arbeidsoppgaver
• Arbeidsskift
• Måltider

Sluttvurdering

• Samler tilbakemeldinger
• Gi tilbakemelding til de som deltok i gjennomføringen av arrangementet
• Medieovervåking