Ochrona danych

Ochrona danych odnosi się do ochrony danych osobowych. Dane osobowe to informacje opisujące osobę fizyczną, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tę osobę. Informacje takie obejmują na przykład imię i nazwisko, adres e-mail, numer PESEL, zdjęcie i numer telefonu.

Dlaczego dane gromadzone są w służbach miejskich?

Dane osobowe są zbierane i przetwarzane w celu prowadzenia czynności służbowych zgodnie z przepisami prawa i regulacjami. Ponadto obowiązkiem czynności urzędowych jest sporządzanie statystyk, do celów których wykorzystywane są w miarę potrzeby zanonimizowane dane osobowe, tj. dane mają postać niemożliwą do zidentyfikowania osoby.

Jakie informacje przetwarzane są w służbach miejskich?

W momencie rozpoczęcia korzystania z usługi przez Klienta, czyli osobę, której dane dotyczą, zbierane są informacje niezbędne do realizacji danej usługi. Miasto oferuje swoim obywatelom różnorodne usługi, na przykład usługi dydaktyczne i wczesnoszkolne, usługi biblioteczne i usługi sportowe. W związku z tym treść gromadzonych informacji jest zróżnicowana. Miasto Kerava gromadzi wyłącznie dane osobowe niezbędne do realizacji danej usługi. Informacje gromadzone w ramach różnych usług można znaleźć bardziej szczegółowo w oświadczeniach o ochronie prywatności tej witryny internetowej według obszarów tematycznych.

Skąd czerpiecie informacje o służbach miejskich?

Co do zasady dane osobowe pozyskiwane są od samego Klienta. Dodatkowo informacje pozyskiwane są z systemów prowadzonych przez inne urzędy, np. Centrum Ewidencji Ludności. Ponadto w trakcie relacji z klientem usługodawca działający w imieniu miasta może, na podstawie stosunku umownego, utrzymywać i uzupełniać informacje o kliencie.

Jak przetwarzane są dane osobowe w służbach miejskich?

Dane osobowe są traktowane ostrożnie. Dane przetwarzane są wyłącznie w z góry określonym celu. Przetwarzając dane osobowe, przestrzegamy przepisów prawa i dobrych praktyk w zakresie przetwarzania danych.

Podstawą prawną zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych są obowiązujące przepisy prawa, umowa, zgoda lub uzasadniony interes. W mieście Kerava zawsze istnieje podstawa prawna do przetwarzania danych osobowych. W przypadku różnych usług przetwarzanie danych osobowych może również opierać się na przepisach regulujących daną usługę, np. w przypadku działalności dydaktycznej.

Nasi pracownicy zobowiązani są do zachowania poufności. Personel zajmujący się danymi osobowymi jest regularnie szkolony. Korzystanie i prawa systemów zawierających dane osobowe są monitorowane. Dane osobowe może przetwarzać wyłącznie pracownik, który ma prawo przetwarzać dane w związku ze swoimi obowiązkami służbowymi.

Kto przetwarza dane w służbach miejskich?

Co do zasady dane osobowe klientów miasta, czyli zarejestrowanych użytkowników, mogą być przetwarzane wyłącznie przez pracowników, których przetwarzanie jest niezbędne ze względu na obowiązki służbowe. Ponadto miasto korzysta z podwykonawców i partnerów, którzy mają dostęp do danych osobowych niezbędnych do organizacji usług. Strony te mogą przetwarzać dane wyłącznie zgodnie z instrukcjami i umowami wydanymi przez miasto Kerava.

Komu można udostępniać informacje z rejestrów miejskich?

Przekazanie danych osobowych oznacza sytuację, w której dane osobowe są przekazywane innemu administratorowi danych dla jego własnego, samodzielnego użytku. Dane osobowe mogą zostać ujawnione wyłącznie w granicach określonych przepisami prawa lub za zgodą Klienta.

Jeśli chodzi o miasto Kerava, dane osobowe są ujawniane innym organom na podstawie wymogów prawnych. Informacje mogą zostać ujawnione na przykład Krajowej Służbie Emerytalnej lub usłudze KOSKI prowadzonej przez Fińską Krajową Radę ds. Edukacji.

Zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych osoba zarejestrowana, czyli klient miasta, ma prawo do:

• aby sprawdzić dane osobowe na swój temat
• żądania poprawienia lub usunięcia swoich danych
• żądania ograniczenia przetwarzania lub sprzeciwu wobec przetwarzania
• zażądać przeniesienia danych osobowych z jednego systemu do drugiego
• otrzymania informacji o przetwarzaniu danych osobowych

Rejestrujący nie może korzystać ze wszystkich praw w każdej sytuacji. Na sytuację ma wpływ np. to, na jakiej podstawie prawnej zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych przetwarzane są dane osobowe.

Prawo wglądu do danych osobowych

Osoba zarejestrowana, czyli klient miasta, ma prawo otrzymać od administratora potwierdzenie, że dane osobowe jej dotyczące są przetwarzane lub nie są przetwarzane. Na żądanie administrator ma obowiązek udostępnić osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych przetwarzanych w jej imieniu.

Zalecamy składanie wniosku o kontrolę przede wszystkim za pośrednictwem transakcji elektronicznych z silną identyfikacją (wymagane jest użycie danych uwierzytelniających bankowych). Można znaleźć formularz elektroniczny smak.

Jeżeli Klient nie ma możliwości skorzystania z formularza elektronicznego, wniosek można złożyć także w Urzędzie Miejskim lub w punkcie obsługi Sampoli. W tym celu potrzebny jest dokument tożsamości ze zdjęciem, ponieważ osoba składająca wniosek musi być zawsze możliwa do zidentyfikowania. Nie ma możliwości złożenia wniosku drogą telefoniczną lub e-mailową, ponieważ nie możemy wiarygodnie zidentyfikować osoby tymi kanałami.

Prawo do sprostowania danych

Klientowi zarejestrowanemu, tj. klientowi miasta, przysługuje prawo żądania niezwłocznego sprostowania lub uzupełnienia dotyczących go nieprawidłowych, nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych. Ponadto osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądać usunięcia zbędnych danych osobowych. Redundancję i niedokładność ocenia się według czasu przechowywania danych.

Jeżeli miasto nie uwzględni wniosku o sprostowanie, wydawana jest decyzja w tej sprawie, w której podaje się przyczyny, dla których wniosek nie został uwzględniony.

Zalecamy złożenie wniosku o sprostowanie danych przede wszystkim poprzez transakcje elektroniczne z silną identyfikacją (wymagane jest użycie danych uwierzytelniających bankowych). Można znaleźć formularz elektroniczny smak.

Zgłoszenie sprostowania informacji można również zgłosić na miejscu w urzędzie stanu cywilnego lub w punkcie obsługi Sampoli. Tożsamość osoby składającej wniosek jest sprawdzana w momencie składania wniosku.

Zapytaj o czas przetwarzania i opłaty

Miasto Kerava stara się rozpatrywać wnioski tak szybko, jak to możliwe. Termin na przesłanie informacji lub udzielenie dodatkowych informacji związanych z żądaniem wglądu do danych osobowych wynosi jeden miesiąc od dnia otrzymania żądania wglądu. Jeżeli wniosek o przeprowadzenie kontroli jest wyjątkowo skomplikowany i obszerny, termin może zostać przedłużony o dwa miesiące. O wydłużeniu czasu przetwarzania Klient zostanie poinformowany osobiście.

Informacje dla rejestrującego są zasadniczo udostępniane bezpłatnie. Jeżeli jednak zażądana zostanie większa liczba kopii, miasto może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli żądanie informacji jest oczywiście bezpodstawne i nieuzasadnione, zwłaszcza jeśli prośby o informacje są składane wielokrotnie, miasto może obciążyć kosztami administracyjnymi poniesionymi w związku z udzieleniem informacji lub w ogóle odmówić udzielenia informacji. W takiej sytuacji Miasto wykaże oczywistą bezzasadność lub bezzasadność żądania.

Biuro Rzecznika Ochrony Danych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Urzędu Rzecznika Ochrony Danych, jeżeli uzna, że ​​przy przetwarzaniu dotyczących jej danych osobowych naruszono obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych.

Jeżeli miasto nie uwzględni wniosku o sprostowanie, wydawana jest decyzja w tej sprawie, w której podaje się przyczyny, dla których wniosek nie został uwzględniony. Informujemy również o prawie do skorzystania ze środków ochrony prawnej, np. o możliwości złożenia skargi do Inspektora Ochrony Danych.

Informowanie Klienta o przetwarzaniu danych osobowych

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych Unii Europejskiej nakłada na administratora danych (miasto) obowiązek poinformowania osoby, której dane dotyczą (klienta), o przetwarzaniu jego danych osobowych. Informowanie osoby rejestrującej się w mieście Kerava odbywa się za pomocą zarówno właściwych dla rejestru oświadczeń o ochronie danych, jak i informacji zgromadzonych na stronie internetowej. Oświadczenia o ochronie prywatności dotyczące poszczególnych rejestrów można znaleźć na dole strony.

Cel przetwarzania danych osobowych

Zarządzanie zadaniami miasta opiera się na przepisach prawa, a realizacja zadań statutowych zwykle wymaga przetwarzania danych osobowych. Podstawą przetwarzania danych osobowych w mieście Kerava jest zatem co do zasady wypełnienie obowiązków ustawowych.

Okresy przechowywania danych osobowych

Okres przechowywania dokumentów gminnych określają przepisy, regulacje Archiwum Państwowego lub zalecenia Krajowego Związku Gmin dotyczące okresu przechowywania. Pierwsze dwa kryteria są obowiązkowe i np. to, jakie dokumenty mają być przechowywane w pozycji pionowej, ustala Archiwum Państwowe. Okresy przechowywania, archiwizacji, utylizacji i poufności dokumentów miasta Kerava są szczegółowo określone w regulaminie funkcjonowania służb archiwalnych i planie zarządzania dokumentacją. Dokumenty ulegają zniszczeniu po upływie okresu przechowywania określonego w planie zarządzania dokumentami, zapewniając ochronę danych.

Opis zarejestrowanych grup i grup danych osobowych podlegających przetwarzaniu

Osoba zarejestrowana oznacza osobę, której dotyczy przetwarzanie danych osobowych. Rejestratorami miasta są jego pracownicy, zarządcy i klienci, m.in. mieszkańcy gminy objęci usługami edukacyjno-rekreacyjnymi i technicznymi.

W celu wypełnienia obowiązków ustawowych miasto przetwarza różne dane osobowe. Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, takie jak imię i nazwisko, numer PESEL, adres, numer telefonu i adres e-mail. Ponadto miasto przetwarza tzw. szczególne (wrażliwe) dane osobowe, czyli np. informacje dotyczące stanu zdrowia, statusu ekonomicznego, przekonań politycznych czy pochodzenia etnicznego. Informacje szczególne muszą być zachowane w tajemnicy i mogą być przetwarzane wyłącznie w sytuacjach szczegółowo określonych w rozporządzeniu o ochronie danych, którymi są m.in. zgody osoby, której dane dotyczą i wywiązania się z ustawowych obowiązków administratora.

Ujawnienie danych osobowych

Przekazywanie danych osobowych zostało szczegółowo wyjaśnione w oświadczeniach o ochronie prywatności dotyczących poszczególnych rejestrów, które można znaleźć na dole strony. Co do zasady można stwierdzić, że informacja poza miastem jest udostępniana jedynie za zgodą osoby, której dane dotyczą, lub za wzajemną współpracą organów w oparciu o podstawy ustawowe.

Techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa

Sprzęt informatyczny znajduje się w chronionym i monitorowanym obiekcie. Prawa dostępu do systemów informatycznych i plików opierają się na osobistych prawach dostępu, a ich wykorzystanie jest monitorowane. Prawa dostępu są przyznawane dla poszczególnych zadań. Każdy użytkownik akceptuje obowiązek korzystania i zachowania poufności danych i systemów informatycznych. Dodatkowo archiwa i pracownie posiadają kontrolę dostępu i zamki w drzwiach. Dokumenty przechowywane są w kontrolowanych pomieszczeniach oraz w zamykanych szafach.

Informacje o ochronie prywatności

Opisy to pliki PDF otwierane w tej samej zakładce.

• Oświadczenie o ochronie prywatności w programie Resident Choices (pdf)
• Rejestr personelu (pdf)
• Rejestr zarządzania klientami usług biznesowych (pdf)
• Uniwersytet w Kerawie (pdf)
• Edukacja wczesnoszkolna i wychowanie przedszkolne (pdf)
• Edukacja podstawowa (pdf)
• Szkoła średnia (pdf)
• Wsparcie rozwoju i uczenia się (pdf)
• Usługi infrastrukturalne (pdf)
• Rejestr zarządzania sprawami i dokumentami (pdf)
• Służby zatrudnienia (pdf)
• Zaopatrzenie w wodę Kerava (pdf)
• Rejestr klientów systemu bibliotecznego biblioteki miejskiej Kerava i bibliotek Kirkes (pdf)
• Monitoring wideo usług bibliotecznych (pdf)
• Rejestr powierników (pdf)
• Usługi muzealne (pdf)
• Dokument informacyjny rejestr rezerwacji miejsca Timmi (pdf)
• Wnioski o dotacje (pdf)
• Rejestr materiałów odpowiedzi na ankietę Maptionaire (pdf)
• eParking (pdf)
• Rejestr użytkowników środowiska szkoleniowego online Navisec Flex do ochrony danych (pdf)
• Rejestr klientów do zadań urzędowych nadzoru budowlanego (pdf)
• Granite zarządzanie bezpieczeństwem pracy, ryzykiem i odstępstwami od bezpieczeństwa informacji oraz rejestr osobowy (pdf)
• Ankieta webropolu miasta Kerava (pdf)
• Formularz kontaktowy usługi Smilee Chat Rejestr klienta (pdf)
• Elektroniczny System Zarządzania Flotą ze Spotem (pdf)
• Rejestr personalny administracji finansowej miasta Kerava (pdf)
• Rejestr osobowy systemu kamerowego monitoringu miejsc publicznych w centrum miasta (pdf)
• System monitoringu kamerami rejestrującymi nieruchomości w mieście Kerava (pdf)
• Aktywność Park God (pdf)
• Organizacja wycieczek i pomoc żywnościowa dla rodzin (pdf)
• Rejestr imienny wniosków o dotacje w sektorze rekreacji i dobrego samopoczucia (pdf)
• Transmisja obrad Rady Miejskiej (pdf)
• Zezwolenia na parkowanie personelu na terenie parku sportowego Kaleva (pdf)
• Wykaz osób pracujących w samorządowych projektach budowlanych inżynierii komunalnej (pdf)
• Rejestr klientów kontroli parkowania w mieście Kerava (pdf)
• Rejestr klientów usług dla młodzieży miasta Kerava (pdf)
• Zarządzanie umowami Cloudia (pdf)
• Rejestr personelu zajmującego się marketingiem wydarzeń w branży rekreacji i dobrego samopoczucia (pdf)
• Piiloduuni.fi (pdf)
• Rejestr organizacji wydarzeń i marketingu usług kulturalnych Kerava (pdf)
• Rejestr organizacji rad młodzieżowych w Kerawie i wyborów młodzieżowych (pdf)
• Rejestr lokalizacji pojazdów, maszyn i pracowników inżynierii miejskiej (pdf)
• Rejestr wewnętrznego kanału zgłaszania nadużyć miasta Kerava (pdf)
• Posiłekrejestr usług (pdf)
• Rejestr badań drzew nazw (pdf)
• Rejestr festiwalu nowego budownictwa (pdf)
• Rejestr interesariuszy branży czasu wolnego i dobrego samopoczucia (pdf)
• Dokument informacyjny, rejestr zarządzania użytkownikami (pdf)
• Dokument informacyjny, usługa w chmurze M365 i rejestr zarządzania urządzeniami mobilnymi Intune (pdf)
• Informointiasiakirja, kiinteistörekisteri (pdf)