Dla organizatora wydarzenia

Idea wydarzenia i grupa docelowa

Kiedy zaczynasz planować wydarzenie, najpierw pomyśl o:

• Dla kogo przeznaczone jest wydarzenie?
• Kogo to może obchodzić?
• Jakie treści dobrze byłoby mieć na wydarzeniu?
• Jakiego zespołu potrzebujesz, aby wydarzenie się odbyło?

Gospodarczy

Budżet jest ważnym elementem planowania wydarzenia, jednak w zależności od charakteru wydarzenia możliwe jest jego zorganizowanie nawet przy niewielkiej inwestycji.

W budżecie dobrze jest uwzględnić wydatki takie jak

• koszty wynikające z miejsca
• wydatki pracownicze
• konstrukcje, np. scena, namioty, nagłośnienie, oświetlenie, wynajmowane toalety i kontenery na śmieci
• opłaty licencyjne
• honoraria wykonawców.

Zastanów się, jak możesz sfinansować wydarzenie. Można uzyskać dochód np

• z biletami wstępu
• z umowami sponsorskimi
• z dotacjami
• z działaniami sprzedażowymi na wydarzeniu, np. kawiarnią lub sprzedażą produktów
• wynajmując sprzedawcom punkty prezentacyjne lub sprzedażowe na danym terenie.

Więcej informacji na temat dotacji miejskich można znaleźć na stronie internetowej miasta.

Można także ubiegać się o dotacje od państwa lub fundacji.

Lokal

Kerava ma wiele obszarów i miejsc odpowiednich do organizacji wydarzeń o różnej wielkości. Na wybór miejsca wpływają:

• charakter wydarzenia
• czas wydarzenia
• grupa docelowa wydarzenia
• Lokalizacja
• wolność
• koszty wynajmu.

Miasto Kerava zarządza kilkoma obiektami. Przestrzenie wewnętrzne będące własnością miasta rezerwowane są poprzez system Timmi. Więcej informacji na temat obiektów można znaleźć na stronie internetowej miasta.

Przestrzeniami zewnętrznymi będącymi własnością miasta zarządzają służby infrastruktury Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Istnieje możliwość organizacji wydarzeń we współpracy z Biblioteką Miejską Kerava. Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej biblioteki.

Poniżej znajdziesz informacje na temat najpopularniejszych zezwoleń i procedur związanych z imprezami. W zależności od treści i charakteru wydarzenia mogą być potrzebne także inne rodzaje zezwoleń i uzgodnień.

Pozwolenie na użytkowanie terenu

W przypadku imprez plenerowych zawsze wymagana jest zgoda właściciela terenu. Pozwolenia na tereny publiczne będące własnością miasta, takie jak ulice i tereny parkowe, wydawane są przez służby infrastrukturalne Kerawy. O zezwolenie ubiega się w serwisie Lupapiste.fi. O pozwoleniu na korzystanie z terenów prywatnych decyduje właściciel terenu. Wnętrza miasta znajdziesz w systemie Timmi.

Jeśli ulice są zamknięte i po zamkniętej ulicy kursuje linia autobusowa lub ustalenia dotyczące wydarzeń w inny sposób wpływają na ruch autobusowy, należy skontaktować się z HSL w sprawie zmian tras.

Zawiadomienie policji i służb ratowniczych

Zgłoszenia wydarzenia publicznego należy dokonać w formie pisemnej wraz z wymaganymi załącznikami na policję nie później niż na pięć dni przed wydarzeniem oraz na policję nie później niż na 14 dni przed wydarzeniem. Im większe wydarzenie, tym wcześniej warto się ruszyć.

Ogłoszenia nie trzeba ogłaszać w przypadku małych imprez masowych, nielicznych, które ze względu na charakter wydarzenia lub miejsce nie wymagają podjęcia działań zapewniających porządek i bezpieczeństwo. Jeżeli nie jesteś pewien, czy konieczne jest dokonanie zgłoszenia, skontaktuj się z policją lub służbami doradczymi:

• Policja Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (centrala telefoniczna) lub adres ogólny Services.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Centralna służba ratownicza Uusimaa, 09 4191 4475 lub paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Więcej informacji na temat wydarzeń publicznych i sposobu ich zgłaszania można znaleźć na stronie internetowej policji.

Więcej informacji na temat bezpieczeństwa imprezy można znaleźć na stronie internetowej akcji ratowniczej.

Powiadomienie o hałasie

Zdarzenie publiczne należy zgłosić pisemnie do gminnego organu ochrony środowiska, jeżeli powoduje ono chwilowe szczególnie uciążliwe hałasy lub wibracje, np. podczas koncertu plenerowego. Zgłoszenia dokonuje się z dużym wyprzedzeniem przed podjęciem środka lub rozpoczęciem działalności, nie później jednak niż na 30 dni przed tym terminem.

Jeżeli istnieją podstawy, aby przypuszczać, że hałas powstający podczas wydarzenia stanowi zakłócenie, należy sporządzić raport dotyczący hałasu. Z reprodukcji dźwięku można korzystać na imprezach organizowanych w godzinach od 7 do 22 bez konieczności zgłaszania hałasu, pod warunkiem zachowania odpowiedniego poziomu głośności. Muzyka nie może być odtwarzana tak głośno, aby była słyszalna w mieszkaniach, w obszarach wrażliwych lub szeroko poza terenem wydarzenia.

O zdarzeniu należy powiadomić sąsiadów z najbliższej okolicy albo na tablicy ogłoszeń spółdzielni mieszkaniowej, albo za pomocą wiadomości w skrzynce pocztowej. Należy również wziąć pod uwagę obszary wrażliwe na hałas otoczenia wydarzenia, takie jak domy opieki, szkoły i kościoły.

Centralne Centrum Ochrony Środowiska Uusimaa jest odpowiedzialne za raporty dotyczące hałasu na tym obszarze.

Więcej informacji na temat raportu dotyczącego hałasu można znaleźć na stronie internetowej Centralnego Centrum Ekologicznego Uusimaa.

Prawa autorskie

Wykonywanie muzyki na imprezach i wydarzeniach wymaga uiszczenia opłaty z tytułu rekompensaty za prawa autorskie Teosto.

Więcej informacji na temat wykonywania muzyki i licencji na użytkowanie można znaleźć na stronie internetowej Teosto.

Jedzenie

Mniejsi operatorzy, np. osoby fizyczne lub kluby hobbystyczne, nie muszą sporządzać raportów dotyczących drobnej sprzedaży lub podawania żywności. Jeśli na wydarzenie przybędą profesjonalni sprzedawcy, muszą zgłosić swoją działalność do Centralnego Centrum Ekologicznego w Uusimaa. Licencje na pracę tymczasową wydają regionalne władze administracyjne.

Więcej informacji na temat zezwoleń na profesjonalną sprzedaż żywności można znaleźć na stronie Centralnego Centrum Ekologicznego Uusimaa.

Plan ratunkowy

Organizator ma obowiązek przygotować plan ratunkowy na imprezę

• gdzie szacuje się, że jednocześnie będzie obecnych co najmniej 200 osób
• używa się otwartego ognia, sztucznych ogni lub innych produktów pirotechnicznych albo używa się ognia i wybuchowych substancji chemicznych jako efektów specjalnych
• sposób opuszczenia obiektu różni się od zwyczajowego lub charakter wydarzenia stwarza szczególne zagrożenie dla ludzi.

Budując wydarzenie, należy zadbać o wystarczającą ilość miejsca dla ratowników i osób ewakuowanych, korytarz o długości co najmniej czterech metrów. Organizator wydarzenia musi sporządzić możliwie najdokładniejszą mapę terenu, która zostanie rozesłana do wszystkich stron zaangażowanych w budowę wydarzenia.

Plan ratunkowy zostaje przesłany policji, służbom ratowniczym i obsłudze imprezy.

Więcej informacji na temat bezpieczeństwa imprezy można znaleźć na stronie internetowej służb ratunkowych Central Uusimaa.

Kontrola zamówień

W razie potrzeby nad bezpieczeństwem podczas imprezy czuwać będą sanitariusze wyznaczeni przez organizatora imprezy. Policja ustala minimalny limit liczby sanitariuszy na jedno zdarzenie.

Pierwsza pomoc

Organizator imprezy ma obowiązek zarezerwować na czas imprezy odpowiednią gotowość do udzielania pierwszej pomocy. Nie ma jednoznacznej liczby osób udzielających pierwszej pomocy na danym wydarzeniu, dlatego należy ją powiązać z liczbą osób, ryzykiem i wielkością terenu. W przypadku wydarzeń z udziałem 200–2 000 osób musi być wyznaczony specjalista pierwszej pomocy, który ukończył co najmniej kurs EA 1 lub równoważny. Pozostały personel udzielający pierwszej pomocy musi posiadać wystarczające umiejętności w zakresie udzielania pierwszej pomocy.

Ubezpieczenia

Za wszelkie nieszczęśliwe wypadki odpowiedzialność ponosi organizator imprezy. Już na etapie planowania prosimy o sprawdzenie, czy potrzebne jest ubezpieczenie na wydarzenie i jeśli tak, to jakie. Możesz o to zapytać ubezpieczyciela i policję.

Prąd i woda

Dokonując rezerwacji miejsca, dowiedz się o dostępności prądu. Należy pamiętać, że zwykle standardowe gniazdko nie wystarczy, ale większe urządzenia wymagają prądu trójfazowego (16A). Jeśli na imprezie sprzedawana jest lub serwowana żywność, na miejscu musi być również dostępna woda. O dostępność prądu i wody należy zapytać najemcę lokalu.

Zapytaj o dostępność prądu i wody na terenach zewnętrznych Kerawy, a także klucze do szafek elektrycznych i punktów wodociągowych w usługach infrastruktury Kerawy: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Struktura

Na wydarzenie często potrzebne są różne konstrukcje, takie jak scena, namioty, zadaszenia i toalety. Organizator imprezy ma obowiązek zadbać o to, aby konstrukcje wytrzymały nawet niespodziewane zjawiska atmosferyczne i inne obciążenia na nie nałożone. Prosimy zadbać np. o to, aby namioty i daszki miały odpowiednią wagę.

Gospodarka odpadami, czyszczenie i recykling

Zastanów się, jakie śmieci powstają podczas wydarzenia i jak dbasz o ich recykling. Organizator imprezy jest odpowiedzialny za gospodarkę odpadami powstałymi podczas imprezy i późniejsze sprzątanie zaśmieconych terenów.

Prosimy o upewnienie się, czy na terenie wydarzenia znajdują się toalety oraz czy uzgodniono z administratorem przestrzeni korzystanie z nich. Jeśli w okolicy nie ma stałych toalet, trzeba je wynająć.

Więcej informacji na temat wymogów w zakresie gospodarki odpadami można uzyskać podczas wydarzeń organizowanych przez służby infrastruktury Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Oznaki

Na imprezie muszą być umieszczone znaki informujące o toaletach (w tym toaletach dla niepełnosprawnych i placówkach opieki nad dziećmi) oraz o punktach pierwszej pomocy. Strefy dla palących i strefy dla niepalących muszą być również oznaczone oddzielnie w okolicy. Na największych imprezach trzeba uwzględnić oznakowanie miejsc parkingowych i wskazówki do nich.

Znaleziono towar

Organizator imprezy ma obowiązek zadbać o znaleziony towar oraz zaplanować jego odbiór i wysyłkę.

Wolność

Dostępność umożliwia równy udział ludzi w wydarzeniu. Można to uwzględnić np. na podium zarezerwowanym dla osób z ograniczoną możliwością poruszania się lub w miejscach zarezerwowanych dla nich w inny sposób. Dobrym pomysłem jest także dodanie informacji o dostępności do stron wydarzeń. Jeśli wydarzenie nie jest dostępne dla osób niepełnosprawnych, prosimy o wcześniejsze zgłoszenie.

Instrukcje dotyczące organizacji wydarzenia dostępnego można znaleźć na stronie internetowej Invalidiliito.

Marketing wydarzeń powinien być prowadzony przy użyciu wielu kanałów. Zastanów się, kto należy do grupy docelowej wydarzenia i jak najlepiej do niej dotrzeć.

Kanały marketingowe

Kalendarz wydarzeń Kerava

Ogłoś wydarzenie z odpowiednim wyprzedzeniem w kalendarzu wydarzeń Kerava. Kalendarz wydarzeń to bezpłatny kanał, z którego mogą korzystać wszystkie podmioty organizujące wydarzenia w Kerava. Korzystanie z kalendarza wymaga rejestracji jako użytkownik serwisu jako firma, społeczność lub jednostka. Po zarejestrowaniu możesz publikować wydarzenia w kalendarzu.

Link do strony głównej kalendarza wydarzeń.

Krótki film instruktażowy dotyczący rejestracji (events.kerava.fi).

Krótki film instruktażowy dotyczący tworzenia wydarzenia (YouTube)

Własne kanały i sieci

• strona internetowa
• Media społecznościowe
• listy e-mailowe
• biuletyny
• kanały własnych interesariuszy i partnerów
• plakaty i ulotki

Rozdawanie plakatów

Plakaty należy szeroko rozpowszechniać. Możesz je udostępnić w następujących miejscach, na przykład:

• miejsce i jego okolice
• Biblioteka Kerava
• Punkt sprzedaży Sampoli
• Tablice informacyjne na deptaku Kauppakaare i na stacji Kerava.

Klucze do tablic ogłoszeniowych na deptaku Kauppakaari i na stacji Kerava można wypożyczyć za okazaniem paragonu z działu obsługi klienta biblioteki miejskiej. Klucz należy zwrócić natychmiast po użyciu. Plakaty w formacie A4 lub A3 można eksportować na tablice ogłoszeń. Plakaty mocowane są pod plastikową klapką, która zamyka się automatycznie. Nie potrzebujesz taśmy ani innych urządzeń mocujących! Po zakończeniu wydarzenia proszę zdjąć plakaty z tablic.

Inne zewnętrzne tablice ogłoszeń można znaleźć na przykład w Kannisto, w pobliżu parku sportowego Kaleva i obok sklepu K-shop Ahjo.

Współpraca medialna

Warto zakomunikować wydarzenie mediom lokalnym oraz – w zależności od grupy docelowej wydarzenia – mediom ogólnopolskim. Wyślij informację prasową lub zaproponuj gotową historię, gdy program wydarzenia zostanie opublikowany lub gdy się on zbliży.

Wydarzeniem mogą zainteresować się lokalne media, na przykład Keski-Uusimaa i Keski-Uusimaa Viikko. Należy zwrócić się do mediów ogólnokrajowych, na przykład gazet i czasopism, kanałów radiowych i telewizyjnych oraz mediów internetowych. Warto pomyśleć także o współpracy z influencerami mediów społecznościowych i producentami treści odpowiednich dla wydarzenia.

Współpraca komunikacyjna z miastem

Miasto Kerava okresowo transmituje lokalne wydarzenia na swoich kanałach. Wydarzenie powinno zostać dodane do wspólnego kalendarza wydarzeń, z którego miasto w miarę możliwości będzie udostępniać wydarzenie na własnych kanałach.

W sprawie ewentualnej współpracy komunikacyjnej można skontaktować się z miejskim wydziałem komunikacji: viestinta@kerava.fi.

Wyznaczenie kierownika projektu lub producenta wydarzenia

• Podziel się obowiązkami
• Zrób plan wydarzenia

Finanse i budżet

• Wydarzenie płatne czy bezpłatne?
• Sprzedaż biletów
• Granty i stypendia
• Partnerzy i sponsorzy
• Inne metody pozyskiwania środków

Zezwolenia i umowy na imprezy

• Zezwolenia i powiadomienia (zagospodarowanie terenu, policja, straż pożarna, zezwolenie na hałas itp.): informowanie wszystkich stron
• Umowy (czynsz, scena, dźwięk, wykonawcy itp.)

Harmonogramy wydarzeń

• Harmonogram budowy
• Harmonogram programu
• Harmonogram demontażu

Treść wydarzenia

• Program
• Uczestnicy
• Wykonawcy
• Prezenter
• Zaproszeni goście
• Głoska bezdźwięczna
• Porcje

Zarządzanie bezpieczeństwem i ryzykiem

• Ocena ryzyka
• Plan ratunkowy i bezpieczeństwa
• Kontrola zamówień
• Pierwsza pomoc
• Strażnik
• Ubezpieczenia

Lokal

• Struktura
• Akcesoria
• Reprodukcja dźwięku
• Informacja
• Oznaki
• Kontrola ruchu
• Karta

Komunikacja

• Plan komunikacji
• Strona internetowa
• Media społecznościowe
• Plakaty i ulotki
• Komunikaty medialne
• Płatna reklama
• Informacje o kliencie, na przykład instrukcje dotyczące przyjazdu i parkowania
• Kanały współpracy partnerów i interesariuszy

Czystość i otoczenie wydarzenia

• WC
• Pojemniki na śmieci
• Oczyszczanie

Pracownicy i pracownicy Talkoo

• Wprowadzenie
• Obowiązki w pracy
• Praca zmianowa
• Posiłki

Ocena końcowa

• Zbieranie informacji zwrotnych
• Przekazywanie informacji zwrotnej osobom, które brały udział w realizacji wydarzenia
• Monitorowanie mediów