Para o organizador do evento

A ideia do evento e o público-alvo

Ao começar a planejar um evento, primeiro pense em:

• A quem se destina o evento?
• Quem pode se importar?
• Que tipo de conteúdo seria bom ter no evento?
• Que tipo de equipe você precisa para fazer o evento acontecer?

Econômico

O orçamento é uma parte importante do planejamento do evento, mas dependendo da natureza do evento é possível organizá-lo mesmo com um pequeno investimento.

No orçamento é bom levar em conta despesas como

• custos decorrentes do local
• despesas de funcionários
• estruturas, por exemplo palco, tendas, sistema de som, iluminação, banheiros alugados e contêineres de lixo
• Taxas de licença
• honorários dos artistas.

Pense em como você pode financiar o evento. Você pode adquirir renda, por exemplo

• com ingressos
• com acordos de patrocínio
• com doações
• com atividades de vendas no evento, por exemplo, um café ou venda de produtos
• alugando pontos de apresentação ou vendas na área para vendedores.

Para mais informações sobre as bolsas da cidade, visite o site da cidade.

Você também pode solicitar subsídios do estado ou de fundações.

Local

Kerava possui diversas áreas e locais adequados para eventos de diversos portes. A escolha do local é influenciada por:

• a natureza do evento
• hora do evento
• grupo-alvo do evento
• localização
• liberdade
• custos de aluguel.

A cidade de Kerava administra diversas instalações. Os espaços internos de propriedade da cidade são reservados através do sistema Timmi. Você pode encontrar mais informações sobre as instalações no site da cidade.

Os espaços exteriores propriedade da cidade são geridos pelos serviços de infra-estruturas de Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

É possível organizar eventos de cooperação com a Biblioteca Municipal de Kerava. Você pode encontrar mais informações no site da biblioteca.

Abaixo você encontrará informações sobre as autorizações e procedimentos de eventos mais comuns. Dependendo do conteúdo e da natureza do evento, você também poderá precisar de outros tipos de licenças e providências.

Licença de uso da terra

A autorização do proprietário do terreno é sempre necessária para eventos ao ar livre. As licenças para áreas públicas de propriedade da cidade, como ruas e parques, são emitidas pelos serviços de infraestrutura de Kerava. A licença é solicitada no serviço Lupapiste.fi. O proprietário da área decide sobre a permissão de uso de áreas privadas. Você pode encontrar o interior da cidade no sistema Timmi.

Se as ruas estiverem fechadas e uma rota de ônibus circular na rua a ser fechada, ou se os preparativos do evento afetarem o tráfego de ônibus, o HSL deverá ser contatado sobre alterações de rota.

Notificação à polícia e serviços de resgate

A notificação do evento público deve ser feita por escrito, com os devidos anexos, à polícia o mais tardar cinco dias antes do evento e ao serviço de resgate o mais tardar 14 dias antes do evento. Quanto maior o evento, mais cedo você deve se movimentar.

O anúncio não precisa ser feito em eventos públicos de pequeno porte, com poucos participantes e que, pela natureza do evento ou do local, não exijam medidas de manutenção da ordem e segurança. Se não tiver a certeza se é necessário fazer uma denúncia, contacte a polícia ou o serviço de aconselhamento dos serviços de emergência:

• Polícia de Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (central telefônica) ou serviços gerais.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Serviço de resgate Central Uusimaa, 09 4191 4475 ou paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Você pode encontrar mais informações sobre eventos públicos e como denunciá-los no site da polícia.

Você pode encontrar mais informações sobre segurança de eventos no site da operação de resgate.

Notificação de ruído

Um evento público deve ser comunicado por escrito à autoridade de proteção ambiental do município se causar ruído ou vibração temporário particularmente perturbador, por exemplo, num concerto ao ar livre. A notificação é feita com bastante antecedência à tomada da medida ou ao início da atividade, mas o mais tardar 30 dias antes desse momento.

Se houver motivos para supor que o ruído do evento é uma perturbação, deverá ser feito um relatório de ruído. A reprodução sonora poderá ser utilizada em eventos organizados entre 7h e 22h sem apresentação de relatório de ruído, desde que o volume seja mantido em nível razoável. A música não pode ser tocada tão alto que possa ser ouvida em apartamentos, em áreas sensíveis ou fora da área do evento.

A vizinhança do entorno deverá ser informada antecipadamente sobre o evento, seja no quadro de avisos da associação habitacional ou por mensagens na caixa postal. Áreas sensíveis ao ruído do ambiente do evento, como lares de idosos, escolas e igrejas, também devem ser levadas em consideração.

O Centro Ambiental Central Uusimaa é responsável pelos relatórios de ruído na área.

Você pode encontrar mais informações sobre o relatório de ruído no site do Centro Ambiental Central Uusimaa.

direitos autorais

A apresentação de música em eventos e eventos exige o pagamento da taxa de compensação de direitos autorais da Teosto.

Você pode encontrar mais informações sobre performance musical e licenças de uso no site da Teosto.

Alimentos

Os operadores mais pequenos, tais como indivíduos ou clubes de hobby, não precisam de fazer um relatório sobre a pequena venda ou porção de alimentos. Se vendedores profissionais comparecerem ao evento, eles deverão relatar suas próprias atividades ao Centro Ambiental Central Uusimaa. As licenças de serviço temporário são concedidas pela autoridade administrativa regional.

Você pode encontrar mais informações sobre licenças para vendas profissionais de alimentos no site do Centro Ambiental Central Uusimaa.

Plano de resgate

O organizador deve preparar um plano de resgate para o evento

• onde se estima que pelo menos 200 pessoas estarão presentes ao mesmo tempo
• chamas abertas, fogos de artifício ou outros produtos pirotécnicos são usados, ou fogo e produtos químicos explosivos são usados ​​como efeitos especiais
• as modalidades de saída do local diferem das habituais ou a natureza do evento representa um perigo especial para as pessoas.

Na construção do evento, deve-se garantir que haja espaço suficiente para socorristas e sais, passagem de pelo menos quatro metros. A organização do evento deverá elaborar um mapa da área o mais preciso possível, que será distribuído a todos os envolvidos na construção do evento.

O plano de resgate é enviado à polícia, ao serviço de resgate e à equipe do evento.

Você pode encontrar mais informações sobre segurança de eventos no site do serviço de resgate de Central Uusimaa.

Controle de pedidos

Caso necessário, a segurança durante o evento será monitorada por auxiliares indicados pela organização do evento. A polícia estabelece um limite mínimo para o número de auxiliares por evento.

Primeiro socorro

O organizador do evento tem a obrigação de reservar disponibilidade suficiente de primeiros socorros para o evento. Não existe um número inequívoco de socorristas para um evento, portanto deve estar relacionado ao número de pessoas, aos riscos e ao tamanho da área. Eventos com 200 a 2 pessoas devem ter um oficial de primeiros socorros designado que tenha concluído pelo menos o curso EA 000 ou equivalente. Outro pessoal de primeiros socorros deve ter habilidades suficientes em primeiros socorros.

Seguros

A organização do evento é responsável por quaisquer acidentes. Informe-se já na fase de planejamento se é necessário seguro para o evento e, em caso afirmativo, de que tipo. Você pode perguntar sobre isso à seguradora e à polícia.

Eletricidade e água

Ao reservar o local, informe-se sobre a disponibilidade de energia elétrica. Observe que normalmente uma tomada padrão não é suficiente, mas dispositivos maiores precisam de corrente trifásica (16A). Caso seja vendida ou servida comida no evento, também deverá haver água disponível no local. Você deve perguntar sobre a disponibilidade de eletricidade e água com o locatário do local.

Informe-se sobre a disponibilidade de eletricidade e água nos espaços exteriores de Kerava, bem como chaves de armários elétricos e pontos de água dos serviços de infraestrutura de Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Estrutura

Muitas vezes são necessárias diversas estruturas para o evento, como palco, tendas, coberturas e banheiros. É responsabilidade do organizador do evento garantir que as estruturas possam resistir até mesmo a fenômenos climáticos inesperados e outras cargas colocadas sobre elas. Certifique-se, por exemplo, de que as tendas e coberturas tenham pesos adequados.

Gestão de resíduos, limpeza e reciclagem

Pense em que tipo de lixo é gerado no evento e como você cuida para reciclá-lo. O organizador do evento é responsável pela gestão dos resíduos do evento e pela posterior limpeza das áreas com lixo.

Certifique-se de que existem instalações sanitárias na área do evento e de que acordou a sua utilização com o administrador do espaço. Se não houver banheiros permanentes na área, será necessário alugá-los.

Você pode obter mais informações sobre os requisitos de gestão de resíduos em eventos nos serviços de infraestrutura de Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Sinais

O evento deverá ter sinalização para os banheiros (incluindo banheiros para deficientes e creches) e posto de primeiros socorros. As áreas para fumantes e as áreas para não fumantes também devem ser marcadas separadamente na área. A marcação das vagas de estacionamento e a orientação a elas devem ser levadas em consideração nos grandes eventos.

Bens encontrados

O organizador do evento deverá cuidar dos bens encontrados e planejar sua recepção e encaminhamento.

Liberdade

A acessibilidade permite a participação igualitária das pessoas no evento. Pode ser tido em conta, por exemplo, em pódios reservados a pessoas com mobilidade reduzida ou em locais reservados a elas de outras formas. Também é uma boa ideia adicionar informações de acessibilidade às páginas do evento. Se o evento não for livre de barreiras, lembre-se de nos avisar com antecedência.

Você pode encontrar instruções para organizar um evento acessível no site do Invalidiliito.

O marketing de eventos deve ser feito por meio de vários canais. Pense em quem pertence ao grupo-alvo do evento e na melhor forma de alcançá-lo.

Canais de comercialização

Calendário de eventos de Kerava

Anuncie o evento em tempo hábil no calendário de eventos de Kerava. O calendário de eventos é um canal gratuito que todas as partes que organizam eventos em Kerava podem utilizar. A utilização do calendário exige o cadastro como usuário do serviço seja como empresa, comunidade ou unidade. Depois de se registrar, você pode publicar eventos no calendário.

Link para a primeira página do calendário de eventos.

Pequeno vídeo instrutivo sobre inscrição (events.kerava.fi).

Pequeno vídeo instrutivo sobre como criar um evento (YouTube)

Canais e redes próprias

• local na rede Internet
• mídia social
• listas de e-mail
• boletins informativos
• canais das próprias partes interessadas e parceiros
• cartazes e folhetos

Distribuindo cartazes

Os pôsteres devem ser amplamente distribuídos. Você pode compartilhá-los nos seguintes locais, por exemplo:

• o local e seus arredores
• Biblioteca Kerava
• Ponto de venda de Sampola
• Os quadros de avisos da rua pedonal Kauppakaare e da estação Kerava.

Você pode emprestar as chaves dos quadros de avisos da rua de pedestres Kauppakaari e da estação Kerava com recibo do atendimento ao cliente da biblioteca municipal. A chave deverá ser devolvida imediatamente após o uso. Cartazes em tamanho A4 ou A3 podem ser exportados para quadros de avisos. Os cartazes são fixados sob uma aba plástica, que fecha automaticamente. Você não precisa de fita ou outros dispositivos de fixação! Por favor, retire seus pôsteres dos painéis após o evento.

Outros quadros de avisos ao ar livre podem ser encontrados, por exemplo, em Kannisto e perto do parque esportivo Kaleva e próximo à K-shop de Ahjo.

Cooperação mediática

Vale a pena comunicar o evento aos meios de comunicação locais e, dependendo do público-alvo do evento, aos meios de comunicação nacionais. Envie um comunicado à mídia ou ofereça uma história finalizada quando o programa do evento for publicado ou quando ele estiver se aproximando.

A mídia local pode estar interessada no evento, por exemplo Keski-Uusimaa e Keski-Uusimaa Viikko. Os meios de comunicação nacionais devem ser abordados, por exemplo, jornais e periódicos, canais de rádio e televisão e meios de comunicação online. Também vale a pena pensar na cooperação com influenciadores de redes sociais e produtores de conteúdo adequados ao evento.

Cooperação de comunicação com a cidade

A cidade de Kerava transmite periodicamente eventos locais em seus próprios canais. O evento deverá ser adicionado ao calendário comum de eventos, a partir do qual a cidade, se possível, divulgará o evento em canais próprios.

Você pode entrar em contato com a unidade de comunicação da cidade sobre uma possível cooperação de comunicação: viestinta@kerava.fi.

Designação do gerente de projeto ou produtor do evento

• Compartilhe responsabilidades
• Faça um plano de evento

Finanças e orçamento

• Evento pago ou gratuito?
• Venda de ingressos
• Subsídios e bolsas de estudo
• Parceiros e patrocinadores
• Outros métodos de arrecadação de fundos

Licenças e contratos de eventos

• Licenças e notificações (uso do solo, polícia, bombeiros, licença de ruído e assim por diante): informar todas as partes
• Contratos (aluguel, palco, som, artistas e assim por diante)

Programações de eventos

• Cronograma de construção
• Cronograma do programa
• Cronograma de desmontagem

Conteúdo do evento

• Programa
• Participantes
• Artistas
• Apresentador
• Convidados
• meios de comunicação
• Porções

Segurança e gerenciamento de riscos

• Avaliação de risco
• Plano de resgate e segurança
• Controle de pedidos
• Primeiro socorro
• Guarda
• Seguros

Local

• Estrutura
• Acessórios
• Reprodução de som
• Informação
• Sinais
• Controle de tráfego
• Mapa

Comunicação

• Plano de comunicação
• Local na rede Internet
• Mídia social
• Cartazes e Folhetos
• Comunicados à mídia
• Publicidade paga
• Informações do cliente, por exemplo, instruções de chegada e estacionamento
• Canais de cooperação parceiros e partes interessadas

Limpeza e ambiente do evento

• Banheiros
• Recipientes de lixo
• Limpeza

Trabalhadores e trabalhadores de Talkoo

• Indução
• Deveres do trabalho
• Turnos de trabalho
• Refeições

Avaliação final

• Coletando feedback
• Fornecer feedback a quem participou da implementação do evento
• Monitoramento de mídia