Pentru organizatorul evenimentului

Ideea evenimentului și grupul țintă

Când începeți să planificați un eveniment, mai întâi gândiți-vă la:

• Cui este destinat evenimentul?
• Cui i-ar putea păsa?
• Ce fel de conținut ar fi bine să existe în cadrul evenimentului?
• Ce fel de echipă ai nevoie pentru ca evenimentul să se întâmple?

Economic

Bugetul este o parte importantă a planificării evenimentului, dar în funcție de natura evenimentului, este posibil să îl organizați chiar și cu o investiție mică.

In buget este bine sa tinem cont de cheltuieli, de ex

• costurile care decurg din locație
• cheltuielile angajatului
• structuri, de exemplu scenă, corturi, sistem de sonorizare, iluminat, toalete închiriate și containere de gunoi
• taxele de licență
• onorariile interpreților.

Gândiți-vă cum puteți finanța evenimentul. Puteți obține venituri, de exemplu

• cu bilete de intrare
• cu acorduri de sponsorizare
• cu granturi
• cu activități de vânzare la eveniment, de exemplu o cafenea sau vânzarea de produse
• prin închirierea unor puncte de prezentare sau de vânzare din zonă către vânzători.

Pentru mai multe informații despre granturile orașului, vizitați site-ul web al orașului.

De asemenea, puteți solicita granturi de la stat sau de la fundații.

Locul de desfășurare

Kerava are multe zone și locuri potrivite pentru evenimente de diferite dimensiuni. Alegerea locației este influențată de:

• natura evenimentului
• ora evenimentului
• grupul țintă al evenimentului
• Locație
• libertate
• costurile de închiriere.

Orașul Kerava administrează mai multe facilități. Spațiile interioare deținute de oraș sunt rezervate prin sistemul Timmi. Mai multe informații despre facilități puteți găsi pe site-ul orașului.

Spațiile exterioare deținute de oraș sunt gestionate de serviciile de infrastructură Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Este posibil să se organizeze evenimente de cooperare cu Biblioteca Orașului Kerava. Mai multe informații găsiți pe site-ul bibliotecii.

Mai jos veți găsi informații despre cele mai comune permise și proceduri pentru evenimente. În funcție de conținutul și natura evenimentului, este posibil să aveți nevoie și de alte tipuri de permise și aranjamente.

Permis de utilizare a terenului

Permisiunea proprietarului terenului este întotdeauna necesară pentru evenimentele în aer liber. Autorizațiile pentru zonele publice deținute de oraș, cum ar fi străzi și zone de parc, sunt emise de serviciile de infrastructură ale Kerava. Avizul se solicită de la serviciul Lupapiste.fi. Proprietarul zonei decide asupra permisiunii de utilizare a zonelor private. Puteți găsi interiorul orașului în sistemul Timmi.

Dacă străzile sunt închise și o rută de autobuz circulă pe strada care urmează să fie închisă sau dacă aranjamentele evenimentelor afectează traficul cu autobuzul, HSL trebuie contactat în legătură cu modificările rutei.

Sesizarea poliției și serviciilor de salvare

Anunțarea evenimentului public trebuie făcută în scris, cu anexele necesare, către poliție cu cel puțin cinci zile înainte de eveniment și către serviciul de salvare cu cel puțin 14 zile înainte de eveniment. Cu cât evenimentul este mai mare, cu atât mai devreme ar trebui să fii în mișcare.

Anunțul nu trebuie făcut în cadrul unor evenimente publice restrânse cu puțini participanți și care, din cauza naturii evenimentului sau a locului de desfășurare, nu necesită măsuri de menținere a ordinii și siguranței. Dacă nu sunteți sigur dacă trebuie făcută o sesizare, contactați poliția sau serviciul de consiliere al serviciilor de urgență:

• Politia Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (centrala) sau servicii generale.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Serviciul de salvare central Uusimaa, 09 4191 4475 sau paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Puteți găsi mai multe informații despre evenimentele publice și despre cum să le raportați pe site-ul poliției.

Puteți găsi mai multe informații despre securitatea evenimentului pe site-ul web al operațiunii de salvare.

Notificare de zgomot

Un eveniment public trebuie raportat în scris autorității municipale pentru protecția mediului dacă provoacă temporar zgomot sau vibrații deosebit de perturbatoare, de exemplu într-un concert în aer liber. Notificarea se face cu mult înainte de luarea măsurii sau de începerea activității, dar nu mai târziu de 30 de zile înainte de această oră.

Dacă există motive să presupunem că zgomotul de la eveniment este o perturbare, trebuie făcut un raport de zgomot. Reproducerea sunetului poate fi folosită la evenimentele organizate între orele 7:22 și XNUMX:XNUMX fără a depune un raport de zgomot, cu condiția ca volumul să fie menținut la un nivel rezonabil. Este posibil ca muzica să nu fie redată atât de tare încât să poată fi auzită în apartamente, în zone sensibile sau în afara zonei evenimentului.

Cartierul din împrejurimi trebuie să fie informat în prealabil despre eveniment, fie la avizierul asociației locative, fie prin mesaje din căsuța poștală. Zonele sensibile la zgomotul din mediul evenimentului, cum ar fi casele de bătrâni, școlile și bisericile, trebuie de asemenea luate în considerare.

Centrul de mediu central Uusimaa este responsabil pentru rapoartele de zgomot din zonă.

Mai multe informații despre raportul de zgomot găsiți pe site-ul Centrului de Mediu Central Uusimaa.

Drepturi de autor

Interpretarea muzicii la evenimente și evenimente necesită plata taxei de compensare a drepturilor de autor de la Teosto.

Puteți găsi mai multe informații despre performanța muzicii și licențele de utilizare pe site-ul Teosto.

Alimente

Operatorii mai mici, cum ar fi persoanele fizice sau cluburile de hobby, nu trebuie să întocmească un raport cu privire la vânzarea mică sau servirea alimentelor. Dacă vânzătorii profesioniști vin la eveniment, aceștia trebuie să-și raporteze propriile activități la Centrul de Mediu Central Uusimaa. Licențele temporare de serviciu sunt acordate de autoritatea administrativă regională.

Puteți găsi mai multe informații despre autorizațiile pentru vânzări profesionale de alimente pe site-ul Centrului de Mediu Central Uusimaa.

Plan de salvare

Organizatorul trebuie să pregătească un plan de salvare pentru eveniment

• unde se estimează că cel puţin 200 de persoane vor fi prezente în acelaşi timp
• se folosesc flăcări deschise, artificii sau alte produse pirotehnice sau se folosesc produse chimice de foc și explozive ca efecte speciale
• aranjamentele de ieșire din locație diferă de cele obișnuite sau natura evenimentului prezintă un pericol deosebit pentru oameni.

La construirea evenimentului, trebuie să se asigure că există suficient spațiu pentru salvatori și ieșitori, un pasaj de cel puțin patru metri. Organizatorul evenimentului trebuie să realizeze o hartă a zonei cât mai precisă, care va fi distribuită tuturor părților implicate în construcția evenimentului.

Planul de salvare este transmis poliției, serviciului de salvare și personalului evenimentului.

Puteți găsi mai multe informații despre securitatea evenimentelor pe site-ul serviciului de salvare din Central Uusimaa.

Controlul comenzii

Dacă este necesar, securitatea în timpul evenimentului va fi monitorizată de ordonanți desemnați de organizatorul evenimentului. Poliția stabilește o limită minimă pentru numărul de ordonanți per eveniment.

Prim ajutor

Organizatorul evenimentului are obligația de a rezerva suficientă pregătire de prim ajutor pentru eveniment. Nu există un număr neechivoc de personal de prim ajutor pentru un eveniment, așa că ar trebui să fie raportat la numărul de persoane, riscuri și dimensiunea zonei. Evenimentele cu 200–2 de persoane trebuie să aibă un ofițer de prim ajutor desemnat care a absolvit cel puțin cursul EA 000 sau echivalent. Alți personal de prim ajutor trebuie să aibă suficiente abilități de prim ajutor.

Asigurări

Organizatorul evenimentului este responsabil pentru eventualele accidente. Vă rugăm să aflați deja în faza de planificare dacă este necesară asigurarea pentru eveniment și, dacă da, de ce fel. Puteți întreba despre aceasta de la compania de asigurări și de la poliție.

Electricitate și apă

Când rezervați locația, aflați despre disponibilitatea energiei electrice. Vă rugăm să rețineți că, de obicei, o priză standard nu este suficientă, dar dispozitivele mai mari au nevoie de curent trifazat (16A). Dacă mâncarea este vândută sau servită la eveniment, la locul de desfășurare trebuie să fie disponibilă și apă. Trebuie să vă întrebați despre disponibilitatea energiei electrice și a apei de la chiriașul locației.

Informați-vă despre disponibilitatea energiei electrice și apei în spațiile exterioare ale Kerava, precum și cheile de la dulapurile electrice și punctele de apă de la serviciile de infrastructură Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Cadru

Pentru eveniment sunt adesea necesare diferite structuri, cum ar fi o scenă, corturi, copertine și toalete. Este responsabilitatea organizatorului evenimentului să se asigure că structurile pot rezista chiar și la fenomene meteorologice neașteptate și la alte sarcini aplicate asupra acestora. Vă rugăm să vă asigurați, de exemplu, că corturile și copertinele au greutăți adecvate.

Gestionarea deșeurilor, curățare și reciclare

Gândiți-vă ce fel de gunoi este generat la eveniment și cum vă ocupați de reciclare. Organizatorul evenimentului este responsabil de gestionarea deșeurilor din cadrul evenimentului și de curățarea ulterioară a zonelor așezate.

Vă rugăm să vă asigurați că există toalete în zona evenimentului și că ați convenit asupra utilizării acestora cu administratorul spațiului. Dacă în zonă nu există toalete permanente, trebuie să le închiriezi.

Puteți obține mai multe informații despre cerințele de gestionare a deșeurilor la evenimente de la serviciile de infrastructură Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Semne

Evenimentul trebuie să aibă indicatoare pentru toalete (inclusiv toalete pentru persoane cu dizabilități și îngrijire a copiilor) și stația de prim ajutor. Zonele pentru fumat și zonele pentru nefumători trebuie, de asemenea, marcate separat în zonă. Marcarea locurilor de parcare și îndrumarea către acestea trebuie luate în considerare la cele mai mari evenimente.

Bunuri găsite

Organizatorul evenimentului trebuie să aibă grijă de bunurile găsite și să planifice recepția și expedierea acestora.

libertate

Accesibilitatea permite participarea egală a oamenilor la eveniment. Poate fi luată în considerare, de exemplu, pe podiumurile rezervate persoanelor cu mobilitate redusă sau în locurile rezervate acestora în alte moduri. De asemenea, este o idee bună să adăugați informații de accesibilitate la paginile evenimentului. Dacă evenimentul nu este fără bariere, vă rugăm să nu uitați să ne anunțați în avans.

Puteți găsi instrucțiuni pentru organizarea unui eveniment accesibil pe site-ul Invalidiliito.

Marketingul pentru evenimente ar trebui să se facă folosind mai multe canale. Gândiți-vă cine aparține grupului țintă al evenimentului și cum îi puteți ajunge cel mai bine.

Canale de marketing

Calendarul evenimentelor Kerava

Anunțați evenimentul în timp util în calendarul evenimentelor Kerava. Calendarul evenimentelor este un canal gratuit pe care îl pot folosi toate părțile care organizează evenimente la Kerava. Utilizarea calendarului necesită înregistrarea ca utilizator al serviciului fie ca companie, comunitate sau unitate. Odată ce v-ați înregistrat, puteți publica evenimente în calendar.

Link către prima pagină a calendarului evenimentelor.

Scurt videoclip cu instrucțiuni despre înregistrare (events.kerava.fi).

Scurt videoclip cu instrucțiuni despre crearea unui eveniment (YouTube)

Canale și rețele proprii

• site-ul web
• social media
• liste de e-mail
• buletine informative
• canale ale propriilor părți interesate și parteneri
• postere și pliante

Impartirea posterelor

Posterele ar trebui să fie distribuite pe scară largă. Le puteți partaja în următoarele locuri, de exemplu:

• locația și zonele înconjurătoare
• Biblioteca Kerava
• Punctul de vânzare al lui Sampola
• Avizierele străzii pietonale Kauppakaare și stația Kerava.

Puteți împrumuta cheile de la avizierele străzii pietonale Kauppakaari și de la stația Kerava cu chitanță de la serviciul pentru clienți al bibliotecii orașului. Cheia trebuie returnată imediat după utilizare. Posterele în dimensiunea A4 sau A3 pot fi exportate pe panouri de aviziere. Afișele sunt atașate sub o clapă de plastic, care se închide automat. Nu aveți nevoie de bandă sau alte dispozitive de fixare! Vă rugăm să luați afișele de pe panouri după eveniment.

Alte panouri în aer liber pot fi găsite, de exemplu, în Kannisto și lângă parcul sportiv Kaleva și lângă K-shop-ul lui Ahjo.

Cooperarea mass-media

Merită să comunicați despre eveniment presei locale și, în funcție de grupul țintă al evenimentului, presei naționale. Trimiteți un comunicat de presă sau oferiți o poveste finalizată atunci când programul evenimentului este publicat sau când acesta se apropie.

Mass-media locală ar putea fi interesată de eveniment, de exemplu Keski-Uusimaa și Keski-Uusimaa Viikko. Mass-media națională ar trebui abordată, de exemplu, ziare și periodice, canale de radio și televiziune și mass-media online. De asemenea, merită să ne gândim la cooperarea cu influenței din rețelele sociale și producători de conținut potriviti pentru eveniment.

Cooperare în comunicare cu orașul

Orașul Kerava difuzează periodic evenimente locale pe propriile canale. Evenimentul ar trebui adăugat la calendarul comun al evenimentelor, din care orașul, dacă este posibil, va distribui evenimentul pe propriile canale.

Puteți contacta unitatea de comunicare a orașului pentru o posibilă cooperare în comunicare: viestinta@kerava.fi.

Desemnarea managerului de proiect sau a producătorului de evenimente

• Împărțiți responsabilitățile
• Faceți un plan de eveniment

Finanțe și buget

• Eveniment plătit sau gratuit?
• Vânzarea biletelor
• Granturi și burse
• Parteneri și sponsori
• Alte metode de strângere de fonduri

Autorizații și contracte pentru evenimente

• Permise și notificări (utilizarea terenului, poliție, pompieri, autorizație de zgomot și așa mai departe): informarea tuturor părților
• Contracte (închiriere, scenă, sunet, interpreți și așa mai departe)

Programele evenimentelor

• Program de construcție
• Programul programului
• Program de demontare

Conținutul evenimentului

• Program
• Participanții
• Interpreți
• Prezentator
• Invitați invitați
• Mass-media
• Porții

Siguranta si managementul riscurilor

• Evaluare a riscurilor
• Plan de salvare și siguranță
• Controlul comenzii
• Prim ajutor
• gardian
• Asigurări

Locul de desfășurare

• Cadru
• Accesorii
• Reproducerea sunetului
• informație
• Semne
• Control de trafic
• Hartă

Comunicare

• Plan de comunicare
• Site-ul web
• Rețelele de socializare
• Afișe și fluturași
• Comunicate media
• Publicitate plătită
• Informații despre clienți, de exemplu instrucțiuni de sosire și parcare
• Canale ale partenerilor și părților interesate de cooperare

Curățenia și mediul în care se desfășoară evenimentul

• Toalete
• Containere de gunoi
• Clearout

Muncitori și muncitori de la Talkoo

• Inducţie
• Sarcinile de serviciu
• Tururi de lucru
• Mesele

Evaluare finală

• Colectarea feedback-ului
• Oferirea de feedback celor care au participat la implementarea evenimentului
• Monitorizare media