Для организатора мероприятия

Идея мероприятия и целевая группа

Приступая к планированию мероприятия, в первую очередь подумайте:

• На кого рассчитано мероприятие?
• Кого это может волновать?
• Какой контент было бы хорошо иметь на мероприятии?
• Какая команда вам нужна, чтобы мероприятие состоялось?

Экономический

Бюджет является важной частью планирования мероприятия, но в зависимости от характера мероприятия его можно организовать даже с небольшими вложениями.

В бюджете хорошо учитывать расходы, такие как

• расходы, связанные с местом проведения
• расходы на сотрудников
• конструкции, например сцена, шатры, звуковая система, освещение, арендованные туалеты и контейнеры для мусора.
• лицензионные сборы
• гонорары исполнителей.

Подумайте, как вы можете профинансировать мероприятие. Вы можете получить доход, например

• с входными билетами
• со спонсорскими договорами
• с грантами
• с продажами на мероприятии, например кафе или продажей продукции
• сдавая продавцам в аренду презентационные или торговые точки в этом районе.

Для получения дополнительной информации о городских грантах посетите веб-сайт города.

Вы также можете подать заявку на гранты от государства или фондов.

Место проведения

В Кераве есть множество площадок и мест, подходящих для проведения мероприятий разного масштаба. На выбор места влияют:

• характер мероприятия
• время события
• целевая группа мероприятия
• расположение
• свобода
• расходы на аренду.

Город Керава управляет несколькими объектами. Крытые помещения, принадлежащие городу, резервируются через систему Timmi. Более подробную информацию об объектах можно найти на сайте города.

Открытые пространства, принадлежащие городу, находятся в ведении инфраструктурных служб Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Возможна организация мероприятий сотрудничества с городской библиотекой Керавы. Более подробную информацию вы можете найти на сайте библиотеки.

Ниже вы найдете информацию о наиболее распространенных разрешениях и процедурах проведения мероприятий. В зависимости от содержания и характера мероприятия вам также могут потребоваться другие виды разрешений и договоренностей.

Разрешение на землепользование

Для проведения мероприятий на открытом воздухе всегда требуется разрешение владельца земли. Разрешения на общественные места, принадлежащие городу, такие как улицы и парковые зоны, выдаются инфраструктурными службами Керавы. Разрешение подается через сервис Lupapiste.fi. Владелец территории принимает решение о разрешении использования частных территорий. Интерьер города вы можете найти в системе Timmi.

Если улицы закрыты, а автобусный маршрут проходит по улице, которую нужно закрыть, или если мероприятия, запланированные на какое-либо мероприятие, иным образом влияют на движение автобусов, необходимо связаться с HSL по поводу изменения маршрута.

Уведомление полиции и спасательных служб

Уведомление о публичном мероприятии должно быть сделано в письменной форме с необходимыми приложениями в полицию не позднее, чем за пять дней до мероприятия и в службу спасения не позднее, чем за 14 дней до мероприятия. Чем масштабнее мероприятие, тем раньше вам следует выдвигаться.

Объявление не обязательно делать на небольших публичных мероприятиях с небольшим количеством участников, которые в силу характера мероприятия или места его проведения не требуют мер по поддержанию порядка и безопасности. Если вы не уверены, необходимо ли подавать заявление, обратитесь в полицию или консультационную службу экстренной помощи:

• Полиция Итя-Уусимаа: 0295 430 291 (коммутатор) или General Services.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Центральная спасательная служба Уусимаа, 09 4191 4475 или paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Дополнительную информацию о публичных мероприятиях и о том, как сообщить о них, можно найти на сайте полиции.

Более подробную информацию о безопасности мероприятия можно найти на сайте спасательной операции.

Уведомление о шуме

О публичном мероприятии необходимо письменно сообщить в муниципальный орган по охране окружающей среды, если оно вызывает временный особенно тревожный шум или вибрацию, например, во время концерта под открытым небом. Уведомление делается задолго до принятия меры или начала деятельности, но не позднее, чем за 30 дней до этого времени.

Если есть основания предполагать, что шум от мероприятия является помехой, необходимо составить отчет о шуме. Воспроизведение звука можно использовать на мероприятиях, организованных с 7:22 до XNUMX:XNUMX, без подачи отчета о шуме, при условии поддержания громкости на разумном уровне. Музыку нельзя воспроизводить настолько громко, чтобы ее можно было услышать в квартирах, в чувствительных зонах или далеко за пределами места проведения мероприятия.

О событии необходимо заранее проинформировать жителей близлежащего района либо на доске объявлений жилищной ассоциации, либо посредством сообщений в почтовом ящике. Также необходимо учитывать места, чувствительные к шуму окружающей среды, например, дома престарелых, школы и церкви.

Центральный экологический центр Уусимаа отвечает за отчеты о шуме в этом районе.

Более подробную информацию об отчете о шуме можно найти на сайте Центрального экологического центра Уусимаа.

Авторские права

Исполнение музыки на мероприятиях и мероприятиях требует выплаты компенсации Теосто за авторские права.

Дополнительную информацию о лицензиях на исполнение и использование музыки можно найти на веб-сайте Teosto.

Еда

Небольшим операторам, таким как частные лица или клубы по интересам, не нужно составлять отчет о мелкой продаже или подаче еды. Если на мероприятие приезжают профессиональные продавцы, они должны сообщить о своей деятельности в Центральный экологический центр Уусимаа. Лицензии на временную работу выдаются региональным административным органом.

Более подробную информацию о разрешениях на профессиональную торговлю продуктами питания можно найти на сайте Центрального экологического центра Уусимаа.

План спасения

Организатор должен подготовить план спасения на мероприятии.

• где предполагается, что одновременно будут присутствовать не менее 200 человек
• используется открытое пламя, фейерверки или другие пиротехнические изделия либо в качестве спецэффектов используются огне- и взрывоопасные химические вещества.
• порядок выхода из места проведения отличается от обычного или характер мероприятия представляет особую опасность для людей.

При строительстве мероприятия необходимо обеспечить достаточное пространство для спасателей и выходцев, проход не менее четырех метров. Организатор мероприятия должен составить максимально точную карту местности, которая будет распространена среди всех сторон, участвующих в строительстве мероприятия.

План спасения отправляется в полицию, спасательную службу и персонал мероприятия.

Более подробную информацию о безопасности мероприятия можно найти на сайте спасательной службы Центрального Уусимаа.

Контроль заказов

При необходимости за безопасностью во время мероприятия будут следить санитары, назначенные организатором мероприятия. Полиция устанавливает минимальный лимит количества санитаров на одно мероприятие.

Первая помощь

Организатор мероприятия обязан обеспечить достаточную готовность к оказанию первой помощи на время мероприятия. Не существует однозначного количества персонала, оказывающего первую помощь на мероприятии, поэтому оно должно быть связано с количеством людей, рисками и размером территории. На мероприятиях с участием 200–2 человек должен присутствовать назначенный специалист по оказанию первой помощи, прошедший как минимум курс EA 000 или его эквивалент. Другой персонал, оказывающий первую помощь, должен обладать достаточными навыками оказания первой помощи.

Страхование

Организатор мероприятия несет ответственность за любые несчастные случаи. Пожалуйста, выясните еще на этапе планирования, нужна ли страховка для мероприятия и если да, то какая. Вы можете узнать об этом в страховой компании и полиции.

Электричество и вода

При бронировании места узнайте о наличии электричества. Обратите внимание, что обычно стандартной розетки недостаточно, а для более крупных устройств необходим трехфазный ток (16А). Если на мероприятии продается или подается еда, на месте проведения также должна быть доступна вода. О наличии электричества и воды необходимо узнать у арендатора помещения.

Информацию о наличии электричества и воды на открытых площадках Керавы, а также ключах от электрических шкафов и точек водоснабжения можно получить в инфраструктурных службах Керавы: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Рамки

Для проведения мероприятия часто необходимы различные конструкции, такие как сцена, шатры, навесы и туалеты. Организатор мероприятия несет ответственность за то, чтобы конструкции выдерживали даже непредвиденные погодные явления и другие нагрузки, возложенные на них. Убедитесь, например, что палатки и навесы имеют соответствующий вес.

Управление отходами, очистка и переработка

Подумайте, какой мусор образуется на мероприятии и как вы заботитесь о его переработке. Организатор мероприятия несет ответственность за утилизацию отходов мероприятия и последующую уборку замусоренных территорий.

Пожалуйста, убедитесь, что в зоне проведения мероприятия есть туалеты и что вы согласовали их использование с администратором помещения. Если в районе нет постоянных туалетов, их придется арендовать.

Дополнительную информацию о требованиях к обращению с отходами можно получить на мероприятиях инфраструктурных служб Керавы: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Знаки

На мероприятии должны быть указаны туалеты (включая туалеты для инвалидов и места для ухода за детьми) и пункт первой медицинской помощи. Зоны для курения и зоны для некурящих также должны быть отмечены на территории отдельно. На крупнейших мероприятиях необходимо учитывать разметку парковочных мест и ориентиры к ним.

Найден товар

Организатор мероприятия обязан позаботиться о найденных товарах и спланировать их прием и отправку.

Свобода

Доступность обеспечивает равное участие людей в мероприятии. Это можно учесть, например, на подиумах, отведенных для людей с ограниченной подвижностью, или в местах, отведенных для них иным образом. Также рекомендуется добавить информацию о доступности на страницы мероприятий. Если мероприятие не является безбарьерным, пожалуйста, сообщите нам об этом заранее.

Инструкции по организации доступного мероприятия вы можете найти на сайте Invalidiliito.

Маркетинг событий должен осуществляться с использованием нескольких каналов. Подумайте, кто входит в целевую группу мероприятия и как вы можете лучше всего с ними связаться.

Маркетинговые каналы

Календарь событий Керавы

Заблаговременно сообщите о событии в календаре событий Керавы. Календарь событий — это бесплатный канал, которым могут пользоваться все стороны, организующие мероприятия в Кераве. Использование календаря требует регистрации в качестве пользователя сервиса в качестве компании, сообщества или подразделения. После регистрации вы сможете публиковать события в календаре.

Ссылка на главную страницу календаря событий.

Короткое обучающее видео по регистрации (events.kerava.fi).

Короткое обучающее видео по созданию мероприятия (YouTube)

Собственные каналы и сети

• Веб-сайт
• социальные медиа
• списки адресов электронной почты
• информационные бюллетени
• каналы собственных заинтересованных сторон и партнеров
• плакаты и листовки

Раздача плакатов

Плакаты должны быть широко распространены. Вы можете поделиться ими, например, в следующих местах:

• место проведения и прилегающая территория
• библиотека Керава
• Торговая точка Самполы
• Доски объявлений на пешеходной улице Кауппакааре и станции Керава.

Ключи от досок объявлений на пешеходной улице Кауппакаари и станции Керава можно одолжить по квитанции в отделе обслуживания клиентов городской библиотеки. Ключ необходимо вернуть сразу после использования. Плакаты формата А4 или А3 можно экспортировать на доски объявлений. Плакаты крепятся под пластиковой крышкой, которая закрывается автоматически. Вам не понадобится скотч или другие крепежные приспособления! Пожалуйста, уберите плакаты со досок после мероприятия.

Другие наружные доски объявлений можно найти, например, в Каннисто, возле спортивного парка Калева и рядом с магазином Ahjo's K-shop.

Медийное сотрудничество

О мероприятии стоит сообщить местным СМИ и, в зависимости от целевой группы мероприятия, национальным СМИ. Отправьте пресс-релиз или предложите готовый сюжет, когда программа мероприятия будет опубликована или когда она приблизится.

Мероприятием могут заинтересоваться местные СМИ, например Кески-Уусимаа и Кески-Уусимаа Вийкко. Следует обратиться к национальным средствам массовой информации, например, к газетам и периодическим изданиям, радио- и телевизионным каналам и интернет-СМИ. Также стоит подумать о сотрудничестве с влиятельными лицами в социальных сетях и производителями контента, подходящим для мероприятия.

Коммуникационное сотрудничество с городом

Город Керава периодически транслирует местные события на своих каналах. Мероприятие должно быть добавлено в общий календарь событий, из которого город по возможности будет делиться событием на своих каналах.

По поводу возможного коммуникационного сотрудничества вы можете обратиться в городской отдел связи: viestinta@kerava.fi.

Назначение руководителя проекта или продюсера мероприятия

• Разделите обязанности
• Составьте план мероприятия

Финансы и бюджет

• Платное или бесплатное мероприятие?
• Продажа билетов
• Гранты и стипендии
• Партнеры и спонсоры
• Другие способы сбора средств

Разрешения и контракты на проведение мероприятий

• Разрешения и уведомления (землепользование, полиция, пожарная служба, разрешение на шум и т. д.): информирование всех сторон
• Договоры (аренда, сцена, звук, исполнители и т.д.)

Расписание мероприятий

• График строительства
• Расписание программ
• График демонтажа

Содержание мероприятия

• Программа
• Участники
• Исполнители
• Ведущий
• Приглашенные гости
• СМИ
• Порции

Безопасность и управление рисками

• Оценка риска
• План спасения и безопасности
• Контроль заказов
• Первая помощь
• Сторожить
• Страхование

Место проведения

• Рамки
• Аксессуары
• Воспроизведение звука
• Информация
• Знаки
• Контроль дорожного движения
• Картта

Коммуникация

• План коммуникации
• Верккосивусто
• Социальные медиа
• Плакаты и флаеры
• Пресс-релизы
• Платная реклама
• Информация о клиенте, например инструкции о прибытии и парковке.
• Каналы сотрудничества партнеров и заинтересованных сторон

Чистота и обстановка мероприятия

• Туалеты
• Контейнеры для мусора
• Вычищать

Рабочие и рабочие из Talkoo

• Индукция
• Должностные обязанности
• Рабочие смены
• Питание

Окончательная оценка

• Сбор обратной связи
• Предоставление обратной связи тем, кто принял участие в реализации мероприятия
• Мониторинг СМИ