Správa dokumentov

Za obvyklé poskytnutie informácií, zápisníc, kópií alebo iných výtlačkov sa účtuje poplatok 5,00 EUR za prvú stranu a 0,50 EUR za každú ďalšiu stranu.

Za poskytnutie informácií, ktoré si vyžadujú osobitné opatrenia, dokument, kópiu alebo iný výtlačok, sa účtuje fixný základný poplatok, ktorý je odstupňovaný podľa náročnosti vyhľadávania informácií takto:

• bežné vyhľadávanie informácií (pracovný čas menej ako 2 hodiny) 30 eur
• náročné vyhľadávanie informácií (pracovný čas 2 – 5 hodín) 60 eur a
• veľmi náročné vyhľadávanie informácií (úväzok viac ako 5 hodín) 100 eur.

Okrem základného poplatku sa účtuje poplatok za stranu. V naliehavých prípadoch môže byť poplatok za dokument účtovaný jeden a pol krát.

Každý má právo na informácie o verejnej listine úradu v súlade so zákonom o zverejňovaní činnosti úradu (621/1999).

Žiadosť o informácie o verejnom materiáli nie je potrebné odôvodňovať a ten, kto o informácie žiada, nemusí povedať, na čo budú informácie použité. Takéto žiadosti možno podať voľne, napríklad telefonicky alebo e-mailom. Žiadosti o informácie týkajúce sa dokumentov mesta Kerava smerujú priamo na kancelára alebo doménu zodpovednú za vec.

V prípade potreby sa môžete poradiť s matričným úradom mesta o doménach rôznych úradov a tam spracovaných dátových materiáloch.

Mestský úrad je možné kontaktovať buď e-mailom na kirjaamo@kerava.fi alebo telefonicky na čísle 09 29491.

Žiadosť o informácie je dobré špecifikovať čo najpresnejšie, aby ste dokument ľahšie našli. Žiadosť o informácie musí byť identifikovaná tak, aby bolo zrejmé, ktorého dokumentu alebo dokumentov sa žiadosť týka. Napríklad by ste mali vždy uviesť dátum alebo názov dokumentu, ak je známy. Mestský úrad môže požiadať žiadateľa o informácie, aby svoju žiadosť obmedzil a spresnil.

Keď žiadosť o informácie zacielite na dokumenty, identifikačnými údajmi môže byť napríklad názov registra alebo služby, v ktorej je dokument zaradený, ako aj informácie o type dokumentu (žiadosť, rozhodnutie, výkres, bulletin). Popis publicity dokumentu mesta nájdete na stránke popisu publicity dokumentu. Pre upresnenie požiadavky sa v prípade potreby obráťte na mestskú doménu, o ktorej dokument ide.

Súčasťou dokladov orgánu sú aj informácie, ktoré možno poskytnúť len za určitých podmienok podľa zákona a pri ktorých musí orgán zvážiť, či informácie možno žiadateľovi poskytnúť. Týka sa to napríklad informácií utajovaných podľa zákona o verejnosti alebo osobitných právnych predpisov.

Osoba, ktorej právo, záujem alebo povinnosť je vecou dotknutá, má podľa zákona o verejnosti právo dostať od orgánu, ktorý vec prejednáva alebo vybavuje, informáciu o obsahu neverejnej listiny, ktorá môže alebo mala o vybavovaní jeho prípadu. Pri žiadosti o informácie o dôvernom dokumente alebo dokumentoch, o ktorých je možné sprístupniť informácie len za určitých podmienok, musí žiadateľ uviesť účel použitia informácií a vedieť si overiť svoju totožnosť. Elektronický formulár nájdete odtiaľ. Žiadosti o informácie bez elektronickej identifikácie musia byť podané s platným úradným preukazom totožnosti s fotografiou Na transakčnom mieste Kerava.

Keď je verejná iba časť dokumentu, požadované informácie sú uvedené z verejnej časti dokumentu, aby nebola odhalená tajná časť. Žiadateľ o dokument môže byť požiadaný o dodatočné informácie, ak sú potrebné na objasnenie podmienok odovzdania informácií.

Informácie o verejnej listine budú poskytnuté čo najskôr, najneskôr do dvoch týždňov od podania žiadosti o informácie. Ak si vybavenie a vybavenie infožiadosti vyžaduje osobitné opatrenia alebo väčšiu pracovnú záťaž ako je obvyklé, bude informácia o dokumente poskytnutá alebo vec vyriešená najneskôr do jedného mesiaca od podania infožiadosti.

Podľa všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov musí byť žiadosť o kontrolu osobných údajov a žiadosť o opravu nesprávnych údajov zodpovedaná bez zbytočného odkladu a najneskôr do jedného mesiaca od doručenia žiadosti. Dobu možno predĺžiť najviac o dva mesiace.

Mesto môže podľa charakteru, rozsahu a formy požadovaných informácií odovzdať požadované informácie buď elektronicky, na papieri alebo na mieste.

Jednotka správy údajov musí viesť popis rezerv údajov, ktoré spravuje, a register prípadov v súlade s § 906 zákona o správe údajov (2019/28). Mesto Kerava vystupuje ako útvar správy informácií uvedený v zákone.

Pomocou tohto popisu sa zákazníkom mesta Kerava priblíži, ako mesto spravuje dátové materiály, ktoré vznikajú pri spracovaní prípadov úradu a poskytovaní služieb. Cieľom popisu je pomôcť zákazníkom identifikovať obsah žiadosti o informácie a nasmerovať žiadosť o informácie na správnu stranu.

Opis publicity dokumentu tiež hovorí, do akej miery mesto spracúva údaje pri poskytovaní služieb alebo vybavovaní záležitostí. Transparentnosti správy slúži možnosť získať informácie o tom, aké dátové rezervy má mesto.