Informácie

Ochrana údajov sa vzťahuje na ochranu osobných údajov. Osobné údaje sú informácie popisujúce fyzickú osobu, z ktorých možno túto osobu priamo alebo nepriamo identifikovať. Medzi takéto informácie patrí napríklad meno, e-mailová adresa, rodné číslo, fotografia a telefónne číslo.

Prečo sa údaje zhromažďujú v mestských službách?

Osobné údaje sa zhromažďujú a spracúvajú na vykonávanie úradných činností v súlade s legislatívou a predpismi. Okrem toho je povinnosťou úradnej činnosti zostavovať štatistiky, na ktoré sa podľa potreby využívajú anonymizované osobné údaje, t. j. údaje sú vo forme, z ktorej nemožno osobu identifikovať.

Aké informácie sa spracúvajú v mestských službách?

Keď zákazník, teda dotknutá osoba, začne službu využívať, zhromažďujú sa informácie potrebné na implementáciu príslušnej služby. Mesto ponúka svojim občanom rôzne služby, napríklad služby vyučovania a vzdelávania v ranom detstve, knižničné služby a športové služby. V dôsledku toho sa obsah zozbieraných informácií líši. Mesto Kerava zhromažďuje iba osobné údaje nevyhnutné pre predmetnú službu. Informácie zhromaždené v rôznych službách možno podrobnejšie nájsť vo vyhláseniach o ochrane osobných údajov na tejto webovej lokalite podľa oblasti.

Kde získavate informácie o mestských službách?

Osobné údaje sa spravidla získavajú od samotného zákazníka. Okrem toho sa informácie získavajú zo systémov spravovaných inými orgánmi, ako je napríklad Centrum evidencie obyvateľstva. Poskytovateľ služby konajúci v mene mesta môže navyše počas zákazníckeho vzťahu na základe zmluvného vzťahu uchovávať a dopĺňať údaje objednávateľa.

Ako sa spracúvajú osobné údaje v službách mesta?

S osobnými údajmi sa nakladá opatrne. Údaje sa spracúvajú iba na vopred definovaný účel. Pri spracúvaní osobných údajov dodržiavame legislatívu a správnu prax spracúvania údajov.

Právnym základom podľa Nariadenia o ochrane osobných údajov sú kogentné právne predpisy, zmluva, súhlas alebo oprávnený záujem. V meste Kerava vždy existuje právny základ na spracúvanie osobných údajov. V rôznych službách môže byť spracúvanie osobných údajov založené aj na právnych predpisoch upravujúcich danú službu, napríklad pri pedagogickej činnosti.

Naši pracovníci sú viazaní povinnosťou mlčanlivosti. Personál nakladajúci s osobnými údajmi je pravidelne školený. Používanie a práva systémov obsahujúcich osobné údaje sú monitorované. Osobné údaje môže spracúvať iba zamestnanec, ktorý má právo spracúvať predmetné údaje v rámci svojich pracovných povinností.

Kto spracúva údaje v mestských službách?

Osobné údaje zákazníkov mesta, teda registrovaných užívateľov, môžu v zásade spracúvať len zamestnanci, ktorí majú potrebu spracúvať predmetné údaje pre svoje pracovné povinnosti. Okrem toho mesto využíva subdodávateľov a partnerov, ktorí majú prístup k osobným údajom potrebným na organizáciu služieb. Tieto strany môžu spracovávať údaje len v súlade s pokynmi a dohodami danými mestom Kerava.

Komu môžu byť sprístupnené informácie z mestských registrov?

Prenos osobných údajov sa týka situácií, keď sú osobné údaje poskytnuté inému prevádzkovateľovi údajov na jeho vlastné, nezávislé použitie. Osobné údaje je možné zverejniť len v zákonom stanovenom rámci alebo so súhlasom zákazníka.

Pokiaľ ide o mesto Kerava, osobné údaje sú sprístupnené iným orgánom na základe požiadaviek legislatívy. Informácie možno poskytnúť napríklad Národnej dôchodkovej službe alebo službe KOSKI, ktorú spravuje Fínska národná rada pre vzdelávanie.

Registrovaná osoba, teda zákazník mesta, má podľa Nariadenia o ochrane osobných údajov právo:

• na kontrolu osobných údajov o sebe
• požiadať o opravu alebo vymazanie svojich údajov
• požiadať o obmedzenie spracovania alebo namietať proti spracovaniu
• požiadať o prenos osobných údajov z jedného systému do druhého
• získať informácie o spracúvaní osobných údajov

Registrujúci nemôže využívať všetky práva vo všetkých situáciách. Situáciu ovplyvňuje napríklad to, aký právny základ podľa nariadenia o ochrane údajov spracúvajú osobné údaje.

Právo na kontrolu osobných údajov

Registrovaná osoba, teda zákazník mesta, má právo získať od prevádzkovateľa potvrdenie o tom, že osobné údaje, ktoré sa jej týkajú, sa spracúvajú alebo že sa nespracúvajú. Prevádzkovateľ musí na požiadanie poskytnúť dotknutej osobe kópiu osobných údajov spracúvaných v jej mene.

Žiadosť o kontrolu odporúčame podávať predovšetkým prostredníctvom elektronických transakcií so silnou identifikáciou (vyžaduje použitie bankových prihlasovacích údajov). Elektronický formulár nájdete odtiaľ.

Ak zákazník nemôže použiť elektronický formulár, žiadosť môže podať aj na podateľni mesta alebo na obslužnom mieste Sampola. Na to potrebujete so sebou preukaz totožnosti s fotografiou, pretože osoba, ktorá žiadosť podáva, musí byť vždy identifikovateľná. Žiadosť nie je možné podať telefonicky ani e-mailom, pretože v týchto kanáloch nedokážeme osobu spoľahlivo identifikovať.

Právo na opravu údajov

Registrovaný zákazník, teda zákazník mesta, má právo požadovať, aby boli bez zbytočného odkladu opravené alebo doplnené nesprávne, nepresné alebo neúplné osobné údaje, ktoré sa ho týkajú. Okrem toho má dotknutá osoba právo požadovať vymazanie nepotrebných osobných údajov. Redundancia a nepresnosť sa posudzujú podľa času uloženia dát.

Ak mesto žiadosť o nápravu neakceptuje, vydá sa vo veci rozhodnutie, v ktorom sa uvedú dôvody, na základe ktorých nebolo žiadosti vyhovené.

Žiadosť o opravu údajov odporúčame podávať predovšetkým prostredníctvom elektronických transakcií so silnou identifikáciou (vyžaduje použitie bankových prihlasovacích údajov). Elektronický formulár nájdete odtiaľ.

Žiadosť o opravu údajov je možné uplatniť aj priamo na mieste na podateľni mesta alebo na obslužnom mieste Sampola. Pri podaní žiadosti sa kontroluje totožnosť osoby, ktorá žiadosť podáva.

Požiadajte o čas spracovania a poplatky

Mesto Kerava sa snaží vybaviť žiadosti čo najskôr. Lehota na podanie informácie alebo poskytnutie dodatočných informácií súvisiacich so žiadosťou o nahliadnutie do osobných údajov je jeden mesiac od doručenia žiadosti o nahliadnutie. Ak je žiadosť o kontrolu mimoriadne zložitá a rozsiahla, lehota sa môže predĺžiť o dva mesiace. O predĺžení doby spracovania bude zákazník osobne informovaný.

Informácie o registrujúcom sa v zásade poskytujú bezplatne. Ak sa však požaduje viac kópií, mesto si môže účtovať primeraný poplatok na základe administratívnych nákladov. Ak je žiadosť o informácie zjavne neopodstatnená a nedôvodná, najmä ak sú žiadosti o informácie podávané opakovane, mesto si môže vyúčtovať administratívne náklady spojené s poskytnutím informácie alebo poskytnutie informácie úplne odmietnuť. V takom prípade mesto preukáže zjavnú neopodstatnenosť alebo nedôvodnosť žiadosti.

Úrad splnomocnenca pre ochranu údajov

Dotknutá osoba má právo podať sťažnosť na Úrad pre ochranu osobných údajov, ak sa dotknutá osoba domnieva, že pri spracúvaní osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, boli porušené platné právne predpisy o ochrane údajov.

Ak mesto žiadosť o nápravu neakceptuje, vydá sa vo veci rozhodnutie, v ktorom sa uvedú dôvody, na základe ktorých nebolo žiadosti vyhovené. Informujeme vás aj o práve na opravné prostriedky, napríklad o možnosti podať sťažnosť splnomocnencovi pre ochranu osobných údajov.

Informovanie zákazníka o spracúvaní osobných údajov

Všeobecné nariadenie Európskej únie o ochrane osobných údajov ukladá prevádzkovateľovi (mestu) povinnosť informovať dotknutú osobu (zákazníka) o spracúvaní jej osobných údajov. Informovanie registrujúceho v meste Kerava sa vykonáva pomocou vyhlásení o ochrane údajov špecifických pre register a informácií zhromaždených na webovej stránke. Vyhlásenia o ochrane osobných údajov špecifické pre register nájdete v spodnej časti stránky.

Účel spracovania osobných údajov

Riadenie úloh mesta vychádza zo zákona a výkon zákonom stanovených úloh si spravidla vyžaduje spracúvanie osobných údajov. Základom spracúvania osobných údajov v meste Kerava je teda spravidla plnenie zákonných povinností.

Doby uchovávania osobných údajov

Obdobie uchovávania dokumentov obce je určené buď legislatívou, vyhláškou Národného archívu alebo odporúčaniami Národného združenia obcí a obcí. Prvé dve kritériá sú povinné a napríklad dokumenty, ktoré sa majú ukladať vertikálne, určuje Národný archív. Lehoty uchovávania, archivácie, vyraďovania a dôverných informácií dokumentov mesta Kerava sú bližšie definované v prevádzkovom poriadku archívnych služieb a pláne správy dokumentov. Dokumenty sa zničia po uplynutí doby uchovávania definovanej v pláne správy dokumentov, čím sa zabezpečí ochrana údajov.

Popis registrovaných skupín a skupín osobných údajov, ktoré sa majú spracúvať

Registrovanou osobou sa rozumie osoba, ktorej sa spracúvanie osobných údajov týka. Registrátormi mesta sú zamestnanci mesta, správcovia a zákazníci, ako sú obyvatelia samosprávy, na ktorých sa vzťahujú vzdelávacie a voľnočasové služby a technické služby.

Za účelom plnenia zákonných povinností mesto spracúva rôzne osobné údaje. Osobné údaje sa týkajú všetkých informácií týkajúcich sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ako je meno, rodné číslo, adresa, telefónne číslo a e-mailová adresa. Okrem toho mesto spracúva takzvané špeciálne (citlivé) osobné údaje, pod ktorými sa rozumejú napríklad informácie týkajúce sa zdravia, ekonomického postavenia, politického presvedčenia či etnického pôvodu. Špeciálne informácie musia byť uchované v tajnosti a môžu byť spracované len v situáciách osobitne definovaných v nariadení o ochrane údajov, ktorými sú napr. súhlas dotknutej osoby a plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa.

Zverejnenie osobných údajov

Prenos osobných údajov je podrobne vysvetlený vo vyhlásení o ochrane osobných údajov špecifických pre register, ktoré nájdete v spodnej časti stránky. Vo všeobecnosti možno konštatovať, že informácie sa sprístupňujú mimo mesta len so súhlasom dotknutej osoby alebo so vzájomnou súčinnosťou úradov na základe zákonom stanovených dôvodov.

Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia

Zariadenia informačných technológií sú umiestnené v chránených a monitorovaných priestoroch. Prístupové práva k informačným systémom a súborom sú založené na osobných prístupových právach a ich využívanie je monitorované. Prístupové práva sa udeľujú pre každú úlohu. Každý užívateľ prijíma povinnosť používať a zachovávať dôvernosť údajov a informačných systémov. Okrem toho majú archívy a pracovné jednotky kontrolu prístupu a zámky dverí. Dokumenty sú uložené v kontrolovaných miestnostiach a v uzamknutých skriniach.

Oznámenia o ochrane osobných údajov

Popisy sú súbory pdf, ktoré sa otvárajú na tej istej karte.

• Vyhlásenie o ochrane osobných údajov Resident Choices (pdf)
• Personálny register (pdf)
• Register správy zákazníkov obchodných služieb (pdf)
• Univerzita Kerava (pdf)
• Vzdelávanie v ranom detstve a predškolská výchova (pdf)
• Základné vzdelanie (pdf)
• stredná škola (pdf)
• Podpora rastu a učenia (pdf)
• Služby infraštruktúry (pdf)
• Register správy prípadov a dokumentov (pdf)
• Služby zamestnanosti (pdf)
• Vodovod Kerava (pdf)
• Register zákazníkov knižničného systému mestskej knižnice Kerava a knižníc Kirkes (pdf)
• Videodohľad služieb knižnice (pdf)
• Register správcov (pdf)
• Služby múzea (pdf)
• Informačný register rezervácií priestoru na dokumenty Timmi (pdf)
• Žiadosti o grant (pdf)
• Register materiálov s odpoveďami na prieskum Maptionaire (pdf)
• elektronické parkovanie (pdf)
• Registrácia používateľov online školiaceho prostredia na ochranu údajov Navisec Flex (pdf)
• Register klientov pre úradné úlohy stavebného dozoru (pdf)
• Osobný register bezpečnosti práce, rizík a informačnej bezpečnosti Granite manažment a oznamovanie (pdf)
• Prieskum webropol mesta Kerava (pdf)
• Smilee chat kontaktný formulár zákaznícka registrácia (pdf)
• Elektronický systém správy vozového parku s Spot (pdf)
• Osobný register finančnej správy mesta Kerava (pdf)
• Osobný register kamerového dohľadového systému na verejné miesta v centre mesta (pdf)
• Kamerový dohľadový systém Kerava City (pdf)
• Aktivita Park God (pdf)
• Organizovanie výletov a potravinová pomoc pre rodiny (pdf)
• Osobný register žiadostí o grant v sektore voľného času a pohody (pdf)
• Streamovanie zo zasadnutia mestského zastupiteľstva (pdf)
• Povolenia na parkovanie zamestnancov na parkovisku športového parku Kaleva (pdf)
• Zoznam osôb pracujúcich na projektoch samosprávnych stavieb komunálneho inžinierstva (pdf)
• Register zákazníkov kontroly parkovania mesta Kerava (pdf)
• Register zákazníkov služieb mládeže mesta Kerava (pdf)
• Správa zmlúv Cloudia (pdf)
• Register zamestnancov marketingu podujatí pre voľný čas a pohodu (pdf)
• Piiloduuni.fi (pdf)
• Organizácia podujatia a marketingový register kultúrnych služieb Kerava (pdf)
• Register organizácie mládežníckeho zastupiteľstva Kerava a voľby mládeže (pdf)
• Register polohy vozidiel, strojov a pracovníkov mestskej techniky (pdf)
• Register interného kanála na nahlasovanie zneužívania mesta Kerava (pdf)
• Jedloregister služieb (pdf)
• Register prieskumu menného stromu (pdf)
• Nový register stavebných slávností (pdf)
• Register zainteresovaných strán odvetvia voľného času a blahobytu (pdf)
• Informačný dokument, register správy používateľov (pdf)
• Informačný dokument, cloudová služba M365 a register správy mobilných zariadení Intune (pdf)
• Informointiasiakirja, kiinteistörekisteri (pdf)