Pre organizátora podujatia

Myšlienka podujatia a cieľová skupina

Keď začnete plánovať udalosť, najprv si premyslite:

• Pre koho je podujatie určené?
• Koho by to mohlo zaujímať?
• Aký obsah by bolo dobré mať v akcii?
• Aký tím potrebujete, aby sa podujatie uskutočnilo?

Ekonomický

Rozpočet je dôležitou súčasťou plánovania podujatia, no podľa charakteru podujatia je možné ho zorganizovať aj s malou investíciou.

V rozpočte je dobré zohľadniť výdavky, ako napr

• náklady vyplývajúce z miesta konania
• výdavky zamestnancov
• konštrukcie, napríklad pódium, stany, ozvučenie, osvetlenie, prenajaté toalety a kontajnery na odpadky
• licenčné poplatky
• honoráre pre účinkujúcich.

Zamyslite sa nad tým, ako môžete akciu financovať. Príjem môžete získať napr

• so vstupenkami
• so sponzorskými zmluvami
• s grantmi
• s predajnými aktivitami na podujatí, napríklad kaviareň alebo predaj produktov
• prenájmom prezentačných alebo predajných miest v areáli predajcom.

Viac informácií o grantoch mesta nájdete na webovej stránke mesta.

Môžete tiež požiadať o granty od štátu alebo nadácií.

Miesto konania

Kerava má veľa plôch a miest vhodných na podujatia rôznych veľkostí. Výber miesta ovplyvňuje:

• charakter udalosti
• čas udalosti
• cieľová skupina podujatia
• umiestnenie
• sloboda
• náklady na prenájom.

Mesto Kerava spravuje viacero zariadení. Vnútorné priestory vo vlastníctve mesta sú rezervované prostredníctvom systému Timmi. Viac informácií o zariadeniach nájdete na webovej stránke mesta.

Vonkajšie priestory vo vlastníctve mesta sú spravované infraštruktúrnymi službami Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

S Mestskou knižnicou Kerava je možné organizovať kooperačné akcie. Viac informácií nájdete na stránke knižnice.

Nižšie nájdete informácie o najbežnejších povoleniach a postupoch na podujatia. V závislosti od obsahu a charakteru podujatia možno budete potrebovať aj iné typy povolení a opatrení.

Povolenie na užívanie pôdy

Na vonkajšie akcie je vždy potrebný súhlas vlastníka pozemku. Povolenia na verejné priestranstvá vo vlastníctve mesta, ako sú ulice a parkové plochy, vydávajú infraštruktúrne služby Keravy. O povolenie sa žiada na Lupapiste.fi. O povolení užívania súkromných plôch rozhoduje vlastník areálu. Interiér mesta nájdete v systéme Timmi.

Ak sú ulice uzavreté a autobusová trasa vedie ulicou, ktorá má byť uzavretá, alebo ak organizačné opatrenia inak ovplyvňujú autobusovú dopravu, je potrebné kontaktovať HSL o zmenách trasy.

Oznámenie polícii a záchranným zložkám

Oznámenie o verejnom podujatí je potrebné urobiť písomne ​​s požadovanými prílohami polícii najneskôr päť dní pred podujatím a záchrannej službe najneskôr 14 dní pred podujatím. Čím väčšia udalosť, tým skôr by ste mali byť v pohybe.

Oznamovanie nie je potrebné robiť na malých verejných podujatiach s malým počtom účastníkov a ktoré si vzhľadom na charakter podujatia alebo miesta konania nevyžadujú opatrenia na udržanie poriadku a bezpečnosti. Ak si nie ste istí, či je potrebné podať oznámenie, kontaktujte políciu alebo poradenskú službu záchrannej služby:

• Polícia Itä-Uusimaa: 0295 430 291 (ústredňa) alebo všeobecné služby.ita-uusimaa@poliisi.fi
• Záchranná služba Central Uusimaa, 09 4191 4475 alebo paivystavapalotarkastaja@vantaa.fi.

Bližšie informácie o verejných podujatiach a spôsobe ich nahlasovania nájdete na webovej stránke polície.

Viac informácií o zabezpečení podujatia nájdete na stránke záchrannej akcie.

Upozornenie na hluk

Verejné podujatie je potrebné písomne ​​nahlásiť orgánu ochrany životného prostredia obce, ak spôsobí prechodný obzvlášť rušivý hluk alebo vibrácie, napríklad na koncerte pod holým nebom. Oznámenie sa podáva v dostatočnom predstihu pred prijatím opatrenia alebo začatím činnosti, najneskôr však 30 dní pred týmto časom.

Ak je dôvod predpokladať, že hluk z podujatia je rušivý, musí sa vypracovať správa o hluku. Reprodukciu zvuku je možné použiť na podujatiach organizovaných medzi 7. a 22. hodinou bez hlásenia o hluku, za predpokladu, že je hlasitosť udržiavaná na primeranej úrovni. Hudba nesmie byť prehrávaná tak hlasno, aby ju bolo počuť v bytoch, v citlivých oblastiach alebo mimo priestoru podujatia.

Okolie v okolí je potrebné o podujatí vopred informovať buď na nástenke bytového družstva alebo správou do schránky. Do úvahy treba brať aj oblasti citlivé na hluk z prostredia podujatia, ako sú opatrovateľské domy, školy a kostoly.

Centrálne environmentálne centrum Uusimaa je zodpovedné za správy o hluku v oblasti.

Viac informácií o správe o hluku nájdete na webovej stránke Stredného environmentálneho centra Uusimaa.

Autorské práva

Hranie hudby na podujatiach a podujatiach si vyžaduje zaplatenie kompenzačného poplatku spoločnosti Teosto za autorské práva.

Viac informácií o hudobnom výkone a licenciách na používanie nájdete na webovej stránke Teosto.

Potraviny

Menší prevádzkovatelia, ako sú jednotlivci alebo záujmové kluby, nemusia robiť hlásenie o malom predaji alebo podávaní jedla. Ak na podujatie prídu profesionálni predajcovia, musia nahlásiť svoje vlastné aktivity Centrálnemu environmentálnemu centru Uusimaa. Dočasné služobné preukazy udeľuje krajský správny úrad.

Viac informácií o povoleniach na profesionálny predaj potravín nájdete na webovej stránke Stredného environmentálneho centra Uusimaa.

Záchranný plán

Organizátor musí pripraviť záchranný plán podujatia

• kde sa odhaduje, že súčasne bude prítomných najmenej 200 ľudí
• sa používa otvorený oheň, zábavná pyrotechnika alebo iné pyrotechnické výrobky, prípadne sa ako špeciálne efekty používajú požiarne a výbušné chemikálie
• opatrenia na opustenie miesta konania sa líšia od bežných alebo charakter podujatia predstavuje pre ľudí osobitné nebezpečenstvo.

Pri budovaní akcie treba zabezpečiť dostatok miesta pre záchranárov a výjazdcov, priechod minimálne štyri metre. Organizátor podujatia musí vyhotoviť čo najpresnejšiu mapu areálu, ktorá bude distribuovaná všetkým stranám, ktoré sa podieľajú na výstavbe podujatia.

Záchranný plán je zaslaný polícii, záchrannej službe a personálu podujatia.

Viac informácií o zabezpečení podujatia nájdete na stránke záchrannej služby Central Uusimaa.

Kontrola objednávky

Na bezpečnosť počas podujatia budú v prípade potreby dohliadať sanitári určení organizátorom podujatia. Polícia stanovuje minimálny limit počtu sanitárov na akciu.

Prvá pomoc

Organizátor podujatia má povinnosť vyhradiť si na podujatie dostatočnú pohotovosť prvej pomoci. Jednoznačný počet personálu prvej pomoci na akciu nie je určený, preto by mal súvisieť s počtom osôb, rizikami a veľkosťou areálu. Podujatia s 200 – 2 000 ľuďmi musia mať určeného pracovníka prvej pomoci, ktorý absolvoval aspoň kurz EA 1 alebo ekvivalent. Ostatní pracovníci prvej pomoci musia mať dostatočné zručnosti prvej pomoci.

Poistenia

Za prípadné nehody zodpovedá organizátor podujatia. Už vo fáze plánovania si prosím zistite, či je pre danú udalosť potrebné poistenie a ak áno, aké. Môžete sa o tom informovať v poisťovni a na polícii.

Elektrina a voda

Pri rezervácii miesta sa informujte o dostupnosti elektriny. Upozorňujeme, že zvyčajne nestačí štandardná zásuvka, ale väčšie zariadenia potrebujú trojfázový prúd (16A). Ak sa na podujatí predáva alebo podáva jedlo, na mieste musí byť k dispozícii aj voda. O dostupnosti elektriny a vody sa musíte informovať u prenajímateľa priestorov.

Informujte sa o dostupnosti elektriny a vody vo vonkajších priestoroch Kerava, ako aj o kľúčoch k elektrickým skriniam a vodovodným bodom od služieb infraštruktúry Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Rámec

Pre podujatie sú často potrebné rôzne konštrukcie, ako je pódium, stany, baldachýny a toalety. Zodpovednosťou organizátora podujatia je zabezpečiť, aby konštrukcie odolali aj neočakávaným poveternostným javom a iným zaťaženiam, ktoré sú na ne kladené. Uistite sa napríklad, že stany a baldachýny majú primeranú hmotnosť.

Odpadové hospodárstvo, čistenie a recyklácia

Zamyslite sa nad tým, aký odpad na podujatí vzniká a ako sa staráte o jeho recykláciu. Za odpadové hospodárstvo podujatia a následné čistenie posypaných plôch zodpovedá organizátor podujatia.

Uistite sa, prosím, že v areáli podujatia sú toalety a že ste sa na ich použití dohodli so správcom priestorov. Ak v okolí nie sú stále toalety, musíte si ich prenajať.

Viac informácií o požiadavkách na nakladanie s odpadmi získate na podujatiach od služieb infraštruktúry Kerava: kuntateknisetpalvelut@kerava.fi.

Známky

Podujatie musí mať označenia pre toalety (vrátane bezbariérových toaliet a starostlivosti o deti) a stanovište prvej pomoci. V areáli musia byť oddelene označené aj fajčiarske a nefajčiarske priestory. S vyznačením parkovacích miest a navádzaním na ne treba počítať pri najväčších akciách.

Nájdený tovar

Organizátor akcie sa musí o nájdený tovar postarať a naplánovať jeho príjem a expedíciu.

Liberty

Prístupnosť umožňuje rovnakú účasť ľudí na podujatí. Do úvahy sa dá brať napríklad na pódiách vyhradených pre osoby so zníženou pohyblivosťou alebo na miestach, ktoré sú im inak vyhradené. Na stránky udalostí je tiež vhodné pridať informácie o prístupnosti. V prípade, že podujatie nie je bezbariérové, nezabudnite nám to vopred oznámiť.

Pokyny na organizáciu prístupného podujatia nájdete na webovej stránke Invalidiliito.

Event marketing by sa mal robiť pomocou viacerých kanálov. Zamyslite sa nad tým, kto patrí do cieľovej skupiny podujatia a ako ho najlepšie oslovíte.

Marketingové kanály

Kalendár podujatí Kerava

Akciu včas nahláste v kalendári akcií Keravy. Kalendár podujatí je bezplatný kanál, ktorý môžu využívať všetky strany organizujúce podujatia na Kerave. Používanie kalendára vyžaduje registráciu používateľa služby buď ako spoločnosť, komunita alebo jednotka. Po registrácii môžete publikovať udalosti v kalendári.

Odkaz na titulnú stranu kalendára podujatí.

Krátke inštruktážne video o registrácii (events.kerava.fi).

Krátke inštruktážne video o vytvorení udalosti (YouTube)

Vlastné kanály a siete

• webovej stránky
• sociálne médiá
• zoznamy e-mailov
• bulletiny
• kanálov vlastných zainteresovaných strán a partnerov
• plagáty a letáky

Rozdávanie plagátov

Plagáty by sa mali široko distribuovať. Môžete ich zdieľať napríklad na nasledujúcich miestach:

• miesto konania a jeho okolie
• Knižnica Kerava
• Predajné miesto Sampola
• Nástenky pešej zóny Kauppakaare a stanice Kerava.

Kľúče od násteniek pešej zóny Kauppakaari a stanice Kerava si môžete požičať s potvrdením od zákazníckeho servisu mestskej knižnice. Kľúč musí byť vrátený ihneď po použití. Plagáty vo veľkosti A4 alebo A3 je možné exportovať na nástenky. Plagáty sú pripevnené pod plastovou chlopňou, ktorá sa automaticky zatvára. Nepotrebujete pásku ani iné upevňovacie zariadenia! Po skončení akcie zložte plagáty z násteniek.

Ďalšie vonkajšie nástenky nájdete napríklad v Kannisto a pri športovom parku Kaleva a vedľa Ahjo's K-shop.

Mediálna spolupráca

O podujatí sa oplatí informovať miestne médiá a v závislosti od cieľovej skupiny podujatia aj celoštátne médiá. Pošlite mediálnu správu alebo ponúknite hotový príbeh, keď bude zverejnený program podujatia alebo keď sa bude blížiť.

O podujatie môžu mať záujem miestne médiá, napríklad Keski-Uusimaa a Keski-Uusimaa Viikko. Je potrebné osloviť celoštátne médiá, napríklad noviny a periodiká, rozhlasové a televízne kanály a online médiá. Za zamyslenie stojí aj spolupráca s influencermi na sociálnych sieťach a producentmi obsahu vhodného pre podujatie.

Komunikačná spolupráca s mestom

Mesto Kerava pravidelne vysiela miestne podujatia na vlastných kanáloch. Podujatie by malo byť zaradené do spoločného kalendára podujatí, z ktorého bude mesto podľa možnosti zdieľať podujatie na vlastných kanáloch.

O prípadnej komunikačnej spolupráci sa môžete obrátiť na komunikačný útvar mesta: viestinta@kerava.fi.

Označenie projektového manažéra alebo producenta podujatia

• Zdieľajte zodpovednosť
• Urobte si plán udalosti

Financie a rozpočet

• Platené alebo bezplatné podujatie?
• Predaj lístkov
• Granty a štipendiá
• Partneri a sponzori
• Iné spôsoby získavania finančných prostriedkov

Povolenia a zmluvy na podujatia

• Povolenia a oznámenia (využívanie pôdy, polícia, požiarny úrad, hlukové povolenie atď.): informovanie všetkých strán
• Zmluvy (nájomné, javisko, zvuk, umelci atď.)

Plány podujatí

• Harmonogram výstavby
• Harmonogram programu
• Harmonogram demontáže

Obsah udalosti

• Program
• Účastníci
• Účinkujúci
• Moderátor
• Pozvaní hostia
• Médiá
• Porcie

Bezpečnosť a riadenie rizík

• Posúdenie rizík
• Záchranný a bezpečnostný plán
• Kontrola objednávky
• Prvá pomoc
• Stráž
• Poistenia

Miesto konania

• Rámec
• Príslušenstvo
• Reprodukcia zvuku
• Informácie
• Známky
• Riadenie dopravy
• Mapa

Komunikácia

• Komunikačný plán
• Webová stránka
• Sociálne médiá
• Plagáty a letáky
• Mediálne správy
• Platená reklama
• Informácie o zákazníkovi, napríklad pokyny na príchod a parkovanie
• Kanály spolupracujúcich partnerov a zainteresovaných strán

Čistota a prostredie podujatia

• Toalety
• Nádoby na odpadky
• Vypratať

Robotníci a robotníci z Talkoo

• Indukcia
• Pracovné povinnosti
• Pracovné zmeny
• Jedlá

Záverečné vyhodnotenie

• Zhromažďovanie spätnej väzby
• Poskytovanie spätnej väzby tým, ktorí sa podieľali na realizácii podujatia
• Monitoring médií