Varstvo podatkov

Varstvo podatkov se nanaša na varstvo osebnih podatkov. Osebni podatek je podatek, ki opisuje fizično osebo, iz katerega je osebo mogoče neposredno ali posredno identificirati. Takšni podatki vključujejo na primer ime, e-poštni naslov, številko socialnega zavarovanja, fotografijo in telefonsko številko.

Zakaj se podatki zbirajo v mestnih službah?

Osebne podatke zbiramo in obdelujemo za opravljanje uradne dejavnosti v skladu z zakonodajo in predpisi. Poleg tega je obveznost uradne dejavnosti priprava statistike, za kar se po potrebi uporabljajo anonimizirani osebni podatki, torej podatki v obliki, iz katere osebe ni mogoče identificirati.

Katere podatke obdelujejo mestne službe?

Ko stranka, tj. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, začne uporabljati storitev, se zberejo informacije, potrebne za izvajanje zadevne storitve. Mesto ponuja različne storitve svojim meščanom, na primer storitve poučevanja in predšolske vzgoje, knjižnične storitve in športne storitve. Posledično se vsebina zbranih informacij razlikuje. Mesto Kerava zbira le osebne podatke, ki so potrebni za zadevno storitev. Podatke, zbrane v različnih storitvah, lahko podrobneje najdete v izjavah o zasebnosti tega spletnega mesta po vsebinskih področjih.

Kje dobite informacije za mestne službe?

Osebne podatke praviloma pridobimo od stranke same. Poleg tega se informacije pridobivajo iz sistemov, ki jih vzdržujejo drugi organi, kot je Center za register prebivalstva. Poleg tega lahko v času trajanja odnosa s stranko ponudnik storitev v imenu mesta na podlagi pogodbenega razmerja vzdržuje in dopolnjuje podatke o stranki.

Kako poteka obdelava osebnih podatkov v mestnih službah?

Z osebnimi podatki ravnamo skrbno. Podatki se obdelujejo samo za vnaprej določen namen. Pri obdelavi osebnih podatkov upoštevamo zakonodajo in dobre prakse obdelave podatkov.

Pravna podlaga po Uredbi o varstvu podatkov je obvezna zakonodaja, pogodba, privolitev ali zakoniti interes. V mestu Kerava za obdelavo osebnih podatkov vedno obstaja pravna podlaga. V različnih storitvah lahko obdelava osebnih podatkov temelji tudi na zakonodaji, ki ureja zadevno storitev, na primer pri pedagoški dejavnosti.

Naše osebje je zavezano k zaupnosti. Osebje, ki obdeluje osebne podatke, se redno usposablja. Spremlja se uporaba in pravice sistemov, ki vsebujejo osebne podatke. Osebne podatke lahko obdeluje le delavec, ki ima pravico do obdelave teh podatkov v okviru svoje službe.

Kdo obdeluje podatke v mestnih službah?

Osebne podatke naročnikov mesta, to je registriranih uporabnikov, lahko načeloma obdelujejo samo zaposleni, ki imajo zaradi službenih obveznosti obdelavo teh podatkov. Poleg tega mesto uporablja podizvajalce in partnerje, ki imajo dostop do osebnih podatkov, potrebnih za organizacijo storitev. Te stranke lahko obdelujejo podatke samo v skladu z navodili in sporazumi mesta Kerava.

Komu se lahko razkrijejo podatki iz mestnih registrov?

Prenos osebnih podatkov se nanaša na situacije, ko se osebni podatki dajo drugemu upravljavcu podatkov za njegovo lastno, neodvisno uporabo. Osebni podatki se lahko razkrijejo le v zakonsko določenih okvirih ali s soglasjem stranke.

Kar zadeva mesto Kerava, se osebni podatki razkrijejo drugim organom na podlagi zahtev zakonodaje. Podatke je mogoče razkriti na primer Nacionalni pokojninski službi ali službi KOSKI, ki jo vzdržuje Finski nacionalni odbor za izobraževanje.

V skladu z Uredbo o varstvu podatkov ima registrirana oseba, tj. stranka mesta, pravico do:

• da preveri osebne podatke o sebi
• zahtevati popravek ali izbris svojih podatkov
• zahtevati omejitev obdelave ali ugovarjati obdelavi
• zahtevati prenos osebnih podatkov iz enega sistema v drugega
• prejemati informacije o obdelavi osebnih podatkov

Registrant ne more uporabljati vseh pravic v vseh situacijah. Na položaj vpliva na primer, katera pravna podlaga v skladu z uredbo o varstvu podatkov se obdelujejo osebni podatki.

Pravica do vpogleda v osebne podatke

Registrirana oseba, tj. stranka mesta, ima pravico od upravljavca prejeti potrdilo, da se osebni podatki v zvezi z njo obdelujejo ali da se ne obdelujejo. Na zahtevo mora upravljavec posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotoviti kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo v njegovem imenu.

Priporočamo, da zahtevo za inšpekcijski pregled oddate predvsem prek elektronskih transakcij z močno identifikacijo (zahteva uporabo bančnih poverilnic). Elektronski obrazec najdete od tod.

Če kupec ne more uporabiti elektronskega obrazca, lahko zahtevo vloži tudi na mestni pisarni ali na servisu Sampola. Za to potrebujete osebni dokument s fotografijo, saj mora biti oseba, ki poda zahtevo, vedno prepoznavna. Povpraševanje po telefonu ali elektronski pošti ni možno, ker v teh kanalih ne moremo zanesljivo identificirati osebe.

Pravica do popravka podatkov

Registrirana stranka, tj. stranka mesta, ima pravico zahtevati, da se nepravilni, netočni ali nepopolni osebni podatki v zvezi z njo brez nepotrebnega odlašanja popravijo ali dopolnijo. Poleg tega ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico zahtevati izbris nepotrebnih osebnih podatkov. Redundanca in netočnost se ocenjujeta glede na čas hrambe podatkov.

Če mesto zahtevi za popravek ne ugodi, se o tem izda odločba, v kateri so navedeni razlogi, zaradi katerih zahtevku ni ugodilo.

Priporočamo oddajo zahteve za popravek podatkov predvsem z elektronskimi transakcijami z močno identifikacijo (zahteva uporabo bančnih poverilnic). Elektronski obrazec najdete od tod.

Zahtevo za popravek podatkov lahko vložite tudi na licu mesta v mestni pisarni ali na servisu Sampola. Identiteta osebe, ki je podala zahtevo, se preveri ob vložitvi zahteve.

Čas obdelave zahteve in stroški

Mesto Kerava si prizadeva, da bi zahteve obdelali v najkrajšem možnem času. Rok za posredovanje informacij oziroma posredovanje dodatnih informacij v zvezi z zahtevo za vpogled v osebne podatke je en mesec od prejema zahteve za vpogled. Če je inšpekcijski zahtevek izjemno zapleten in obsežen, se lahko rok podaljša za dva meseca. O podaljšanju roka obdelave bo stranka osebno obveščena.

Podatki registranta so v bistvu na voljo brezplačno. Če pa se zahteva več kopij, lahko mesto zaračuna razumno pristojbino na podlagi upravnih stroškov. Če je zahteva po informacijah očitno neutemeljena in nerazumna, zlasti če se zahteve za informacije podajajo večkrat, lahko mesto zaračuna administrativne stroške, ki so nastali zaradi posredovanja informacij, ali pa posredovanje informacij v celoti zavrne. V tem primeru bo mesto dokazalo očitno neutemeljenost oziroma nerazumnost zahteve.

Urad pooblaščenca za varstvo podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico vložiti pritožbo pri Uradu pooblaščenca za varstvo podatkov, če meni, da je bila pri obdelavi osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, kršena veljavna zakonodaja o varstvu podatkov.

Če mesto zahtevi za popravek ne ugodi, se o tem izda odločba, v kateri so navedeni razlogi, zaradi katerih zahtevku ni ugodilo. Obveščamo vas tudi o pravici do pravnih sredstev, na primer o možnosti vložitve pritožbe pri Pooblaščencu za varstvo podatkov.

Obveščanje stranke o obdelavi osebnih podatkov

Splošna uredba Evropske unije o varstvu podatkov zavezuje upravljavca podatkov (mesto), da posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (stranko), obvesti o obdelavi njegovih osebnih podatkov. Obveščanje registranta v mestu Kerava poteka s pomočjo izjav o varstvu podatkov, specifičnih za register, in informacij, zbranih na spletni strani. Izjave o zasebnosti za posamezne registre najdete na dnu strani.

Namen obdelave osebnih podatkov

Opravljanje nalog mesta temelji na zakonu, opravljanje zakonsko določenih nalog pa običajno zahteva obdelavo osebnih podatkov. Podlaga za obdelavo osebnih podatkov v mestu Kerava je torej praviloma izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Obdobja hrambe osebnih podatkov

Obdobje hrambe občinskih dokumentov določa zakonodaja, predpisi državnega arhiva ali priporočila nacionalnega združenja občin glede obdobja hrambe. Prva dva kriterija sta obvezna in na primer dokumente, ki se hranijo vertikalno, določa Državni arhiv. Roki hrambe, arhiviranja, odlaganja in zaupnosti dokumentov mesta Kerava so podrobneje opredeljeni v pravilniku o delovanju arhivskih služb in načrtu upravljanja z dokumenti. Dokumenti se uničijo po poteku roka hrambe, določenega v načrtu upravljanja z dokumenti, s čimer je zagotovljeno varovanje podatkov.

Opis registriranih skupin in skupin osebnih podatkov, ki se obdelujejo

Registrirana oseba pomeni osebo, na katero se obdelava osebnih podatkov nanaša. Registrirani mestni zavezanci so mestni uslužbenci, skrbniki in stranke, kot so občinski prebivalci, ki jih pokrivajo izobraževalne storitve in storitve za prosti čas ter tehnične storitve.

Za izpolnjevanje zakonskih obveznosti mesto obdeluje različne osebne podatke. Osebni podatki se nanašajo na vse informacije v zvezi z določeno ali določljivo fizično osebo, kot so ime, številka socialnega zavarovanja, naslov, telefonska številka in e-poštni naslov. Poleg tega mesto obdeluje tako imenovane posebne (občutljive) osebne podatke, kar pomeni na primer informacije v zvezi z zdravstvenim stanjem, ekonomskim statusom, političnim prepričanjem ali etničnim poreklom. Posebni podatki morajo biti tajni in se lahko obdelujejo samo v primerih, ki so posebej opredeljeni v uredbi o varstvu podatkov, kot so npr. privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, in izpolnjevanje zakonskih obveznosti upravljavca.

Razkritje osebnih podatkov

Prenos osebnih podatkov je podrobno pojasnjen v izjavah o zasebnosti za posamezne registre, ki jih najdete na dnu strani. Kot splošno pravilo lahko trdimo, da se informacije izven mesta objavijo samo s soglasjem posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali medsebojnim sodelovanjem organov na podlagi zakonskih razlogov.

Tehnični in organizacijski varnostni ukrepi

Informacijska oprema se nahaja v varovanih in nadzorovanih prostorih. Pravice dostopa do informacijskih sistemov in datotek temeljijo na osebnih pravicah dostopa in se spremlja njihova uporaba. Pravice dostopa se dodelijo za vsako nalogo posebej. Vsak uporabnik sprejema obveznost uporabe in varovanja zaupnosti podatkov in informacijskih sistemov. Poleg tega imajo arhivi in ​​delovne enote nadzor dostopa in ključavnice. Dokumenti so shranjeni v nadzorovanih prostorih in v zaklenjenih omarah.

Obvestila o zasebnosti

Opisi so pdf datoteke, ki se odprejo v istem zavihku.

• Izjava o zasebnosti Resident Choices (pdf)
• Kadrovska evidenca (pdf)
• Register vodenja strank poslovnih storitev (pdf)
• Univerza Kerava (pdf)
• Vzgoja in predšolska vzgoja (pdf)
• Osnovno izobraževanje (pdf)
• Srednja šola (pdf)
• Podpora rasti in učenju (pdf)
• Infrastrukturne storitve (pdf)
• Vpisnik zadev in dokumentov (pdf)
• Službe za zaposlovanje (pdf)
• Vodovod Kerava (pdf)
• Register strank knjižničnega sistema mestne knjižnice Kerava in knjižnice Kirkes (pdf)
• Videonadzor knjižničnih storitev (pdf)
• Register skrbnikov (pdf)
• Muzejske storitve (pdf)
• Informacijski dokument Register rezervacij prostora Timmi (pdf)
• Vloge za nepovratna sredstva (pdf)
• Register odgovorov na raziskavo Maptionaire (pdf)
• eParkiranje (pdf)
• Register uporabnikov spletnega izobraževalnega okolja za zaščito podatkov Navisec Flex (pdf)
• Register strank za službene naloge gradbenega nadzora (pdf)
• Osebni register obvladovanja in obveščanja o varnosti pri delu, tveganju in informacijski varnosti Granite (pdf)
• Anketa mesta Kerava webropol (pdf)
• Kontaktni obrazec storitve Smilee chat register strank (pdf)
• Elektronski sistem za upravljanje voznega parka s Spotom (pdf)
• Osebni register finančne uprave mesta Kerava (pdf)
• Osebni register sistema kamer za nadzor javnih mest v središču mesta (pdf)
• Sistem nadzornih kamer za snemanje nepremičnin Kerava City (pdf)
• Aktivnost Park God (pdf)
• Organizacija izletov in pomoč pri hrani za družine (pdf)
• Osebni register vlog za nepovratna sredstva v sektorju prostega časa in dobrega počutja (pdf)
• Prenos seje mestnega sveta (pdf)
• Parkirne dovolilnice za osebje na parkirišču športnega parka Kaleva (pdf)
• Seznam zaposlenih v komunalnih inženirskih samoupravnih gradbenih projektih (pdf)
• Register strank mestnega parkirnega nadzora Kerava (pdf)
• Register strank mestnih mladinskih storitev Kerava (pdf)
• Cloudia pogodbeno upravljanje (pdf)
• Register osebja za marketing dogodkov industrije prostega časa in dobrega počutja (pdf)
• Piiloduuni.fi (pdf)
• Register organizacije dogodkov in trženja kulturnih storitev Kerava (pdf)
• Register mladinske svetniške organizacije Kerava in volitve mladih (pdf)
• Register lokacij mestnih inženirskih vozil, strojev in delavcev (pdf)
• Register notranjega kanala za prijavo zlorab mesta Kerava (pdf)
• Obrokregister storitev (pdf)
• Evidenčni register imen (pdf)
• Register novogradenj (pdf)
• Register deležnikov industrije prostega časa in dobrega počutja (pdf)
• Informator, register upravljanja uporabnikov (pdf)
• Dokument z informacijami, storitev v oblaku M365 in register upravljanja mobilnih naprav Intune (pdf)
• Informointiasiakirja, kiinteistörekisteri (pdf)